公司管理系统档案管理系统规定

企业档案管理规定

1.0目的

为加强企业H勺各类档案於J管理，实现对企业文献口勺归档、立卷、保管、借阅全过程

口勺控制，以保证企业经营活动的需要，特制定本规定。

2.0合用范围：本规定合用于全企业（含分支机构）。

3.0定义及职责

3.1档案：是指我司过去和目前，在从事经营管理、科技研发、技术改善、文化活动

等活动中形成的文献，体现为盖有企业公章的I以书面形式存在的各类章程、协议、协议、

备忘录、证书、公函规定等原件、复印件、件以及E-mail、光盘、电子档案等。

3.2总办：负责企业的档案管理工作，并对档案的管理进行监督检查。

3.3档案管理员：负责对企业的档案进行归档、保管、借阅等全过程的管理。

3.4部门档案管理人员：负责对分管H勺部门档案进行归档、保管、借阅等全过程进行

管理，积极配合企业的J档案管理工作，完善企业档案管理制度。

4.0档案分类、编码及责任部门

4.1经营决策类档案（编码为A-ZB-OOO1）：股东会文献、董事会文献、人事任命文

献、融资文献、对外投资文献、重大业务合作文献、诉讼/仲裁法律事务文献等，由总办

负责管理。

4.2资质证明类档案（编码为B-ZB-（XX）l）：企业营业执照、资质证书、政府文献等,

由总办负责管理。

4.3协议类档案（编码为C-ZB-0001）：采购协议、市场销售协议、业务合作协议、

外商代理合作协议及其他与协议签订有关口勺文献，由总办负责管理。

4.4知识产权类档案（编码为D-ZB-0001）：专利、商标、版权、域名登记等申请文

献及证书技术成果鉴定资料、技术转让协议及其他与知识产权有关文献，由总办负责管

理。

4.5运作管理类档案（编码为E-ZB-0001）：企业制度文献、流程规范等档案，由总

办负责管理。

4.6人事档案（编码为F-HR-0001）：人事档案、员工档案、劳动协议、培训协议、

保密协议及其他与人事管理有关的文献，由人力资源部负责管理。

4.7项目申报类（编码为G-ZL-0001）：企业申请的有关资质及项目所留H勺备份档案,

由战略发展部负责管理。

4.8研究开发档案（编码为H-YF-（）（）01）：产品档案、设计文献、源程序、技术方案

等档案，由研发中心负责管理。

4.9销售类档案（编码为I-GX-OOOKI-TZ-0001）：销售项目技术方案、销售协议复

印件、往来联络函件、客户信息资料档案，由市场关系部、市场拓展部负责管理。

4.10生产管理类档案（编码为J-SC-0001）：物料管理、设备台账、设备操作规范、设

备检修、工作流程、车间综合作业管理，由生产管理部负责管理。

4.11生产采购档案（1＜（6-（。01）：原材料编码、供应商管理、原材料检测汇报等，由

采购部负责管理。编码为

4.12技术类档案（编码为L-PZ-0001）：设备技术档案、工艺查定资料、品质检查汇报、

产品工艺手册、品质验收原则、检测措施原则等，由技术品质部负责管理。

4.13财务档案（编码为M-CW-0001）：银行开户文献、审计汇报、验资汇报、贷款

协议、税务、海关和外汇登记证书及文献、重要财务凭证及其他与财务有关日勺文献，由

财务部负责管理。

4.14工程类档案（编码为N-JJ-0001）：工程类图纸、工程实行方案、工作联络单、

竣工告知书、验收告知书、报建资料等档案，由基建部负责管理。

4.15行政类档案（编码为0-XZ-0001）：企业各类平常告知文献、办公区域的后勤管

理档案、各类行政凭证及单据、行政规范、办公用品档案等档案，由行政部负责管理。

5.0档案密级

根据部分文献资料重要性及机密性的特殊性质，防止因企业重要文献泄漏而对企业

导致不良影响后果，故各类档案资料均设有密级原则。企业档案秘密等级分为“关键”、

“重要”、“一般”三类。

5.1关键资料包括：波及到企业关键技术资料、重要决策文献资料、经营决策类文

献等，泄露会对企业导致尤其直大的经济和安全损失。关键级档案的归档和借阅须由执

行副总审批，必要时由总裁加批;

包括：

♦关键技术资料；

♦提交企业董事会、高管层讨论的重要决策文献资料；

♦企业制定口勺经营战略、经营方向、经营规划、经营项目等经营决策；

♦企业项目合作的协议、协议、意向书及可行性汇报；

♦企业财务预决算汇报、财务报表、记录报表及尚未公开日勺财务资料；

♦企业验资汇报、财务审计汇报；

♦企业招标项目H勺标底、合作条件、贸易条件；

♦融资贷款项目口勺协议、协议书、担保书、意向书；

♦重大诉讼事项资料；

♦其他部门认为关键的资料。

5.2重要资料包括：是指与我司经营、技术、人事、管理有重要关系，泄露会使企业

遭受重大经济损失和安全损失的，由档案责任部门分管负贲人审批；

包括：

♦一般性H勺诉讼、仲裁事项资料；

♦企业客户资料；

♦企业工商资料；

♦企业人事档案、协议、协议、薪酬福利资料；

♦企业重要会议口勺文献资料

♦其他应作为重要资料的文献。

5.3一般资料包括：是指一般性的例行的，与企业的经营、管理、技术、人事等关系

较小，泄露会使企业遭受经济和安全损失的也许性较小的文献，一般由档案责任部门负

责人审批；

包括：

♦可以在企业内部公开的一般文档资料；

♦企业内部公开的一般性决定、通告、告知等内部文献；

♦企业证照资料；

♦部门口勺内部工作例会的会议纪要。

♦其他应作为一般资料的文献。

6.0档案室管理

6.1企业设置专门H勺档案室，分派给各部门有一种独立的档案柜放置部门H勺档案资

料，归档立卷文档一律寄存在企业档案室。除企业指定的各文档负责人员外，其他无关

人员不得进入档案室，档案室应具有防火、防潮、防虫等安全寄存设施。

档案室大门钥匙由总办档案管理专人总管，非档案室管理人员未经同意不得进入。

各分类档案柜钥匙由文档负责人保管，严禁借与其他人启动。由企业档案管理员统一备

份。档案室进出需在总办档案管理人处做好登记工作。

6.2部门档案管理人每季度末将及时更新H勺电子档案表提交给总办档案管理员以备

存档，并平常负责该类档案的所有管理维护工作。总办至少每年年终全面检查、清点或

翻页一次。如发现虫蛀、发霉、丢失等现象或发生可疑、意外状况，应及时检查，检查

清点状况和发现的问题或隐患，应做好记录并向领导汇报。

6.3档案室保持整洁，不准堆放无关档案H勺其他杂物，档案资料及其装具排列科学，

做到整洁、清洁、通风、美观，便于杳找运用。档案应按编号次序从上至下，从左至右,

科学地寄存在档案柜、密集架内。

6.4贯彻“防止为主，防治结合”的1方针，切实做好“人防”即防盗、防火、防虫、

防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等工作。

6.5档案室管理人员变动工作岗位时，必须办妥清点交接手续，在交接登记本上签

名，并有一证明人签名。

7.0档案管理流程

7.1归档：所有经办人员需在文献签订后2个工作日内移交原件给本文档负责人归

档，文档负责人在接受文献时，应认真检查文献的正文及附件与否齐全，以保持归档文

献的完整性，并以电子方式建立电子档案。

归档按照如下方式：

7.1.1Word电子档案：由档案制作人在档案上直接加保密水印，分别标注“绝密”、

“机密”、“秘密”字样，字体为宋体，尺寸为原则，颜色为灰色（半透明），输出为斜线。

7.1.2纸张性档案：加盖保密章。

7.1.3其他电子档案：由档案制作人在文献H勺明显位置标注档案的密级，无法在档案

上直接标注的，采用其他方式另行明示。

7.1.4图表：由于图表也许被抽出来使用，由档案制作人在图表口勺明显位置单独标注

密级。

7.2建档：文献一经归档，档案负责人应立即办理立卷手续，填入宗卷目录，宗卷目

录应包括移交人、接受人口勺亲笺签名、文档名称、交卷期、份数、页数等重要内容。宗

卷目录交总办档案管理员实行各份管理。

7.3各部门档案按照档案柜寄存，规定寄存日勺档案按照客级、类别摆放清晰、可查。

总办档案管理员负责组织部门档案管理人员每六个月对档案进行•次清理。

7.4档案借阅及偿还：档案借阅应填写对应的表单，通过对应档案审批权限的领导审

批后方可借阅。

7.4.1档案借用需要在登记表上记录借用状况；电子档案表上录入“借用记录”一栏

资料。

7.4.2档案需按照约定的偿还期限偿还，偿还按照档案原寄存方式和位置寄存偿还档

案；延期另行办理续借手续。

7.4.3需借阅企业资料办理有关业务而不偿还的，需分管领导同意方可借阅。

7.4.4对逾期不还档案或丢失档案的人员，档案室将停止对其借案，直至原借档案偿

还或丢失档案经领导处理后方可恢复借阅档案。

7.4.5档案借阅时必须当面检查清晰，不得自行外借或转借，不得随意更改、摘抄和

复制经领导同意摘抄和复印的要履行登记手续，对摘抄和复印的档案进行查对，检查无

误后，方可带走。

7.4.6档案偿还时，经双方查对无误后方可办理偿还手续。如发生丢失、泄密状况，

应立即汇报领导，采用对应措施，妥善处理。档案借用登记表上记录偿还日期；清除电

子档案表中“借用记录”一栏内容。

747凡档案查阅借阅者，均应承担档案的安全、保密之责。查阅档案时严禁吸烟。

748凡自行转借档案或以个人名义为亲友借阅档案，自行摘抄、复制档案或在档案

上填注、涂划、拆卷和抽取，将档案带至不合适日勺地方，因以上行为导致档案损坏的J,

予以批评教育，责令其恢复原状或赔偿损失。对故意损坏和窃取档案者，解除其劳动协

议或交由司法机关处置。

7.5档案的销毁：各职能部门需委派一人构成档案鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。

对已失效H勺档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保留；办理销毁手续，经董事

会或总裁同意，方能销毁；销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

7.5.1档案鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定，对保管期满的多种载体的档

案材料，及时进行鉴定c

7.5.2档案H勺鉴定基本原则：但凡在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成的

具有长远运用价值的档案，都应永久保留：在一定期期内具有保留和运用价值日勺档案，

为定期保留；介于两种保管期限内的档案，其保管期限一律从长。

753鉴定过程中，要认真埴好档案鉴定、销毁登记表，写明鉴定小组的构成状况、

鉴定的环节与措施、被鉴定口勺档案状况、鉴定成果及处理意见，鉴定书须有关人员签字。

7.5.4对无保留价值或已过保管期限不需延期而剔除II勺档案，必须按档案资料销毁规

定手续造册聋记。

7.5.5档案日勺鉴定期间规定为每三年鉴定一次，鉴定后隹毁一次。

756档案剔除销毁时，必须由档案部门指派专人俏毁，销毁与鉴毁后应在销毁清册

上签字。

7.5.7要认直做好档案鉴定后的善后处理工作。对有关的J管理工具应对应修改调整，

将鉴定中形成的材料构成工作卷，妥善长期保留。

8.0附录

8.1《企业档案宗卷目录》

8.2《现行企业档案管理人员一览表》

8.3《档案提议密级表》

8.4《档案室钥匙及档案柜分派表》

企业档案卷宗目录

_______________类

移交人

立卷日期档案名称形式份数页数接受人（筌字）备注

（签字）

备注：形式是指档案是原件、复印件还是电子件。

现行企业档案管理人员一览表

档号档案分类档案负责人

A类经营决策类档案林莉

B类资质证明类档案林莉

C类协议类档案曹海涛

D类知识产权类档案曹海涛

E类运作管理类档案曹海涛

F类人力资源类档案

G类资质申报类档案

H类研发类档案

I类销售类档案

J类生产管理类档案

K类生产采购类档案

L类技术类档案

M类财务类档案

N类工程类档案周玉娟

0类行政类档案

档案提议密级表

分类提议密级

1、股东会文献

2、董事会文献

3、人事任命文献

经营决策类4、融资文献

5、对外投资文献

6、重大业务合作文献

7、诉讼/仲裁法律事务文献

1、企业营业执照

资质证明类2、资质证书

3、政府文献

1、采购协议

2、市场销售协议

协议类3、业务合作协议

4、外商代理合作协议

5、与协议签订有关的文献

1、专利、商标、版权、域名登记等申请文献及证书

2、技术成果鉴定资料

知识产权类

3、技术转让协议

4、与知识产权有关文献

1、企业制度文献

运作管理类

2、流程规范

1、人事档案

2、员工档案

3、劳动协议

人力资源类

4、培训协议

5、保密协议

6、与人事管理有关的文献

资质申报类1、企业申请的有关资质及项目所留的备份档案

1、产品档案

2、设计文献

研究开发类

3、源程序

4、技术方案

1、销售项目技术方案

2、销售协议复印件

销售类

3、往来联络函件

4、客户信息资料档案

1、物料管理

2、设备台账

3、设备操作规范

生产管理类

4、设备检修

5、工程流程