工程部资料归档保管移交你不懂的和懂的都有了

工程部资料归档保管移交整顿，你不懂日勺和懂日勺均有了!

一、工程档案资料归档责任划分

1、工程准备资料（包括开发报建、招投标资料等），由各经

办部门直接向监察室归档C

2、工程监理资料重要由监理单位负责编制并归档。

工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成口勺，监理工程师

将监理过程资料在三天内，其他监理资料在阶段性工程完毕后

统一移交工程部资料。

已委托监理单位的工程监理资料，由委托监理单位形成、编制、

保管，待该工程完毕后统一移交工程部资料室，工程部资料员

对监理资料的形成进行监督和检查。

3、工程施工资料，重要由工程部监督控制，施工单位进行详

细编制、搜集、整顿，并在每项分部工程完毕后，一种月内统

一移交工程部资料室。

4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进行验收资

料编制、搜集并按规定移交给工程部汇总，由工程部牵头，施

工单位配合报送城建档案馆。

5、工程结算资料，重要由施工单位及承包单位按照集团企业

工程结算目录进行搜集整顿，经工程部审核，报工程主管领导

审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结

算完毕后定期向监察室归档。

二、工程部资料员平常保管的资料

1、监理规划、细则及旁站方案：工程动工后，经工程部负责

人审核，报企业主管领导审批，加盖监理企业公章，10天内交

工程部资料室存档。

2、工程动工汇报及动工令：在工程动工3日内，由监理工程

师向工程部资料室归档。

3、分包单位资质报验：分包单位进场10天内将单位资质文献

复印件加盖责任单位公章后，提交工程部资料室存档。分包单

位重要包括建设单位、监理单位、（主体）施工单位、设计单

位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包

括铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单

位等。

4、监理日志：原则上规定监理工程师每写完一本监理日志应

于当日上交工程部资料室或监理企业资料员归档。

5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程

部（或监理单位项目）负责人审批后盖章，向工程部（或监理

单位）资料员移交存档，资料员需检查监理月报与否规范及符

合规定。工程竣工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理

总监签字，报工程主管（或监理单位）领导审批后盖章，10

天内向工程部（或监理单位）资料员移交存档。

6、监理工作联络单及答复：施工单位来文，由工程部资料员

统一接受，监理工程师审查后，由监理工程师或工程部资料员

将答复下发给有关单位。同步工程部资料员将每份的联络单及

有关答复要合并一起存档。

7、往来函件：由工程部资料员统一负责收发，企业内部往来

函件和施工单位的往来函件要分开，分别编制序号后当日存档。

8、旁站记录：监理工程师在旁站工作完毕后2天内将旁站记

录交资料员归档。

9、单位工程坐标定位测量记录：工程动工前1周内上报资料

室存档，测量记录必须有建设、施工、监理、设计等单位签字

并加盖公章。

10、签证、委托、进度申请：监理工程师办理审批手续完毕后

按有关制度规定交给工程部资料员。工程部资料员将签证、委

托经工程部负责人签字，报企业主管领导审批；进度申请经工

程部负责人审批，办理用印后由监理工程师或工程部资料员第

二天分发给有关部门及施工单位，同步工程部资料室存档1份。

11、施工图纸：由总工室直接下发给工程出资料员，再由资料

员分发给有关工程师。工程部资料室收到图纸U勺当日必须保证

存档1份施工图纸。工程部资料室存档的图纸按单位工程分类

保留即可。

12、检测汇报、勘察汇报：有关项目检测完毕由有关单位在1

个月内交工程部资料员按照单位工程进行分类归档。

13、协议、施工许可证、规划证等项目证照复印件：施工现场

保留复印件备查，由资料员统一保管并寄存入柜，任何人不能

随意复印，也不能带出办公区域及外借给其他部门。

14、结算资料：施工单位报送H勺结算资料，经监理工程师审核

通过，项目经理、工程部负责人、企业主管领导审批后，由有

关单位给预决算部报一份，由工程部资料员给施工单位一份，

同步，资料室存档1份。

15、材料报验：施工单位上报口勺材料报验资料，监理工程师在

3天内签字报工程部负责人审批后盖章，由监理工程师或资料

员下发给施工单位，并由资料员按照单位工程分类存档。厂家

合格证及检查汇报不是原件时要加盖材料商的公章，并注明原

件寄存处。

16、施工报验资料（包括多种施工记录）：施工单位上报的隐

蔽验收记录、检查批验收记录等施工记录，工程师在收到后3

天内签字，经工程部负责人在报验资料台帐上审批，报验资料

盖章完毕后，由监理工程师或工程部资料员下发给施工单位，

并由工程部资料员按照单位工程进行分类存档。

17、图纸会审及设计变更：图纸会审及设计变更要按照单位工

程进行分类归档，设计院下发口勺设计变更要首先交给工程部资

料员，由资料员分发给有关工程师，下发的资料要有关人员签

收，签收日期精确届时分。工程部资料室同步保留1份存档。

18、施工组织设计及分部工程施工方案：施工单位上报的《施

工组织设计》经监理企业审核同意后7天内归档。《施工组织

设计》中口勺施工单位及监理单位都必须加盖公章，总监要签名

并加盖总监注册章。“编制人”和“审批人”等栏内的签字必

须手签，施工单位审批人必须是施工单位技术负责人。不对外

报送的工程《施工组织设计》中监理单位须加盖监理项目章，

但可不必加盖公章，总监也不必签名，其他按上述规定办理。

三、工程部须移交档案部门归档的资料

项目竣工后，工程部必须向当地城建档案馆移交竣工资料•，并

同步应向监察室移交除一套完整日勺竣工资料（包括工程准备阶

段、监理资料、施工过程资料、竣工验收资料及竣工图）外，

还需要将该项目工程建设过程性管理资料移交保管。详细移交

内容及对象如下：

四、工程部移交资料规定

1、归档工程文献组卷分类必须清晰，将不一样H勺文献资料分

开装订、同类型的资料装订成册，并按工程进度依次编制流水

编号。

2、移交资料类别必须齐全，内容完整。

3、归档的工程文献原则上为原件。没有原件时，复印件要清

晰，并注明原件寄存位置。

4、归档文献应字迹清晰、签字盖章手续完备。

5、工程资料统一采用A4纸规格，不符合原则的原始资料要通

过折叠和粘贴的方式到达A4幅面（297mmX210nun）规格，图

标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制H勺装订成册的文献

材料（如勘察汇报）除外。

6、工程资料尽量使用计算机打印（签名和日期除外），不得

使用涂改液修改；签字和盖章程序要完备，不得使用圆珠笔、

铅笔、复写纸等易褪色的书写材料。

7、工程文献口勺纸张应采用可以长期保留口勺韧性大、耐久性强

的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能使用

二底图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图H勺复印件。

8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。竣工图

的折叠方式要符合档案馆的规定（一般状况下是折成手风琴MJ

样式，见下图）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、

施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单

位、现场监理、总监。

竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

（图章示例见下图）

9、凡施工图构造、工艺、平面布置等有重大变化，或变更部

分超过图面1/3口勺，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁

边以文字注明变更修改根据。

10、制作竣工图只能以图纸会审、设计变更、工程洽商单三种

为修改根据。

五、工程部整顿规范程序

资料的整顿及排列

1、整顿措施

一一平常搜集整顿：

按项目-单位工程进展先后所形成的资料类型装盒，按《工程

技术资料归档移交规范整顿规定列表》分类组卷。

工程技术资料归档移交规范整顿规定列表

备注：对于单位工程的划分，可以参照施工许可证或者根据现

场实际状况划分，例如高层，也许是几栋楼组合在一起才是一

种单位工程，对于别墅等资料较少W、J单体，可以按片区或者组

团进行划分。几种项目共用并且无法分开的资料，可以组综合

卷。

一一移交时整顿规定：

（1）清整、检查各阶段形成H勺资料，保证严格按照附件1分

类组卷；

（2）督促各工程师清理个人手中资料，将应归档的文献补充

归档；

（3）粘贴案卷背脊：根据资料内容编写案卷题名及填写有关

内容；

（4）将已装盒H勺卷内资料按件进行编流水号，页号从“1”开

始，用铅笔书写在文献右下角，双面书写的文献，背面在左下

角书写编号，折叠后的图纸一律写在右下角，并编制卷内目录。

（如下表所示）

（5）制作卷封皮及冬考表（如下图所示）

（6）所有收发文要登记台账（如下图所示）

2、整顿环节

组卷年度：同类型、同一盒中资料最晚形成H勺时间就是组卷时

间。

（1）根据工程进展次序清整已装盒日勺资料，先按“单位工程-

类型”的原则分类，然后分别按年度先后依次编次序号，如：

2023、2023、2023……。

A、不一样档案盒或卷的排列措施：

同一种项目竣工工程、同一工程阶段H勺资料，则以组卷年度先

后从低年度到高年度依次编号排列，以此类推，案卷盒H勺排列

如：2023、2023……0

B、同一盒或卷内资料的排列措施：

同项目、同类型用J资料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷内

的资料按形成年度先后从低年度到高年度依次编号排列。

例：某盒中有两卷，即01、02,分别形成年度为2023、2023

年，在盒中依次排列为2023、2023；又以某卷为例：某卷最早

年度为1999,最晚年度为2023,卷内文献依次排列为1999、

2023、2023年，其组卷年度为2023年）。

（2）按工程进展分类型、分专业逐一清查盒中内容，按照类

别进行组卷装订，不一样类别的资料要分开装订，如工程动工

令，同一种单位工程的则按照时间次序装订在一起构成一卷，

虽然资料再少，也不能将不一样类型的资料装订成一卷。

不一样内容的案卷可以放在同一种档案盒中，该盒案卷题名根

据盒内案卷的重要内容综合而成，例如一种档案盒中包括工程

动工令、工程延期汇报两卷资料，可以概括为：某某项目工程

动工令、工程延期汇报等资料。

当同一类文献数量较多，可以构成多卷时，这些案卷口勺题名相

似，题名背面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。

（3）盒中每卷必须编制卷内目录与该卷一起装订，以便及时

查阅有关卷内内容。

（4）填写《档案资料移交书》，向档案部门正式办理资料移

交手续，并进行清点双方签字承认。

3、档案盒背脊格式；（如下图所示）

六、工程资料分类原则

原则：按照各单位工程项目先分大类，再分小类。

1、根据T程项目叫大小，预先分派一定数量或一片区域日勺铁

皮柜空间;

2、把预留H勺铁皮柜分派到这个项目的每个单位工程，项目中

的每个单位工程至少有一种铁皮柜，根据工程进度及工程规模

进行合理逐渐增长铁皮柜数量；

3、监理文献可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立

卷；

4、施工文献可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立

卷；

5、竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷。

七、工程部移交资料流程

1、工程技术资料移交工作流程图

2、工程技术资料移交预验收申请表

八、注意事项

1、工程部资料员必须集中管理本部门H勺工程资料，任何人不

得私自将工程技术资料保留在个人手中。工程师在收到资料后,

必须在规定期间内审批完毕，并及时向工程部资料室归档。

2、工程资料的分类要科学合理，原则上都要按照项目-单位工

程进行分柜分类。工程部资料员收到资料后要及时归档编目，

不得出现资料堆积口勺状况。

3、工程部资料室的档案柜要随用随锁，资料员离开电脑时要

锁屏，并定期更换密码。

4、多种资料日勺收发台帐要登记及时详尽，重要资料日勺收发台

帐（例如设