公司规范化办公程序的若干管理规定

公司规范化办公程序的若干管理规定

公司规范化办公程序的若干管理规定规范化办公程序的若干管

理规定

一、文书处理程序：

目的：为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件

的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全,

能更好的维护企业利益，反映企业的历史面貌，记录企业的业绩，

为企业开拓经营供应服务。

参考文件：总公司《档案管理方法》《经济档案管理方法》

（XX字口号）

附件：《档案库房管理制度》

《档案增补修改制度》

《档案借阅及档案材料复印制度》

《档案鉴定与销毁制度》

《档案的统计制度》

《综合档案归档范围及保管期限》

《工程经济档案内容及责任分工》

第1页共26页

（一）收文：

、上级机关下发的文件资料，应由综合办适时分类、签收、登

记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应适时送到综合办统一

登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自力、，综合办适时督促

催收。

、综合办收到文件后，应依照ISO及OHSAS的有关程序适时办

理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立刻办，不

得积压。

、文件由公司领导批办后，按有关批示适时转交承办部门签收

办理，并将承办结果适时反馈到综合办，通过综合办反馈到有关领

导。综合办做好督做事项的登记。

、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅

者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字，并适

时送还综合办。

、涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示看

法交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。

、严格保密制度，依照文件的密级加强管理，依照文件规定的

范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件

发生，应立刻逐级上报，严格处理。

（二）发文：

第2页共26页

、钢结构工程分公司公文文号紧要有“XX字”“XX党

字”“XX工字”“XX团字”。

、行文办理程序包含拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、

用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。

、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式

文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本

部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件，由

主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。

、拟稿需依照公司统一要求的格式，使用统一规定的发文稿纸,

书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发后，由主管部室送

综合办编发公文文号并打印分发。

、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部

室负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。

、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保管、催

办、立卷和归档。

（三）归档：

、公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部室设立兼

职档案人员（各部室资料员、内业），档案室归口综合办。

、归档程序包含收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目

等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。

第3页共26页

()收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室帮忙立卷部门

确定立卷范围，删除不需归档文件。

()整理：遵奉并服从文件材料自然形成规律，保持文件之间

的有机联系。档案室帮忙各部室对应归档文件进行分类，公司全部

档案分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管

理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术

类、建筑设计类、人事档案类。

()档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，依据档案保管期

限规定及其各类文件内容的紧要程度进行鉴定，确定其保管价值，

分为永(Y)、长(C)、短(D)三种归档文件。

O排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间次序排

列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列次序为:

批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；

文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别

集中排列。

O装订：文件按“件”装订，永久、长期保管的文件要去掉

金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。

O编号：归档文件按文件编号，在文件首上端空白处加盖归

档章，填写度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。

()编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室

第4页共26页

编件号次序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门

经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交手续。

、归档范围内的公文材料（详见附件《综合档案归档范围及保

管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必需精

准地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实

内容和历史过程。

、由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并

具有查考保管价值的公文、材料、领导批示（包含各种图、文、影

像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥当保管证件及文件。

、紧要会议形成的公文，包含录音带、录像带、照片等有关材

料，由综合办负责攻集并整理、归档。

、公司在各经营管理工作中形成的紧要文件资料由各职能部门

按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分

工》）,由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对，

并于每度月末前将上度内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部

门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。

、当形成的会计档案，在会计度终了后，可暂由财务部保管一、

保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签

字后，归档备查。

、工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组

第5页共26页

织鉴定归档工作。

、设备仪器档案在开箱验收后，由主管部室审定，随即归档。

、人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级

批复后，〜天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时

归档。

、凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件（如：工程

设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应

按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存档。

、涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其

他部室保管复印件或其他形式的公文副本。

（四）利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录

等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案

材料复印制度》）C

（五）统计：详见附件《档案的统计制度》。

（六）保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。

（七）销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。

二、印信管理程序：

、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切

用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。

第6页共26页

、综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和显现漏洞，

加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。

、印信工作要依据情况、内容、范围而且经过相应的批准手续

及用印登记，方能办理。

、分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的.用印外，

其他用印需到综合办办理有关用印手续。

、需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关

审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应适时归

还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。

、介绍信开出，内容要明的确在，要填写有效期限、介绍信编

号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用,

应交回综合办，附于存根备查。

、介绍信持有人将介绍信遗失应适时报告，涉及紧要事项，还

应通知前往做事的单位，以防事故。

、须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特别情

况需持空白介绍信外出做事，须经公司主管领导批准。

、各部室印鉴（包含合同专用章、财务专用章、采购专用章

等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相

应审批及登记手续C

、如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写

第7页共26页

《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公

室办理有关用印手续。

、印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要适时

清洗保养，以确保盖印清楚。

、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要坚固加锁，不能任意放

置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。

三、公函邮寄程序：

、公司公函（包含财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用

EMS（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。

、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本

削减办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。

、公函办理EMS邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应适

时处理，保证当日递送，不得拖延。

、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因

私邮寄不予办理。

四、办公设备及用品使用程序：

范围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印

机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公

用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。

第8页共26页

目的：为了节省开支杜绝挥霍，确保公司办公设备及办公用品

的合理使用。

参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（XX字口号）

、办公设备由综合办依据需要，经主管领导批准后统一购置。

、办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用

部门负责日常维护和保养。

、办公设备损坏由综合办查明原因，联系维护和修理，并建立

相应的维护和修理台帐。

、办公设备报废需由综合办会同财务部同确认，残体由综合办

处置。

、办公设备使用要严格依照操作规程严禁自行拆卸部件。

、办公用品由综合办统一购置管理。

、办公用品要依据实际工作需要，于每周的周二上午依照部门

所需，由专人一次性集中办理领用手续。

、特别需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统

一购置。

、综合办依据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并

将采购物品分类进帐。

五、图书购置、借阅程序：

第9页共26页

、图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准,

由各部室自行购置C

、购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库

及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销

手续。

、图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图

书资料的登记。

、综合办应依照ISO及OHSAS的有关程序，在相关图书资料上

加盖“有效版本”章。

、借阅人员应珍惜图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要

照价赔偿。

六、信息传递程序：

、公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经

济运行中起侧紧要意义。

、对于总公司下行的信息（包含Fax、Email、电话通知、信函

等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部

市办。

、各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的

联系，接到有关信息后，应立刻作好记录，将记录内容适时传达到

有关部门和人员，并适时处理有关事项。

第10页共26页

、各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形

式进行。

、公司建立健全呈阅件制度，各部室可接受呈阅件的形式向公

司领导汇报工作，提出建议。综合办应加强呈阅件的管理，做到件

件有落实，事事有回音。公司规范化办公程序的若干管理规定

（）收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室帮忙立卷部门

确定立卷范围，删除不需归档文件。

（）整理：遵奉并服从文件材料自然形成规律，保持文件之间

的有机联系。档案室帮忙各部室对应归档文件进行分类，公司全部

档案分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管

理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术

类、建筑设计类、人事档案类。

（）档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，依据档案保管期

限规定及其各类文件内容的紧要程度进行鉴定，确定其保管价值，

分为永（y）、长（c）、短（d）三种归档文件。

（）排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间次序排

列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列次序为:

批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；

文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别

集中排列。

第11页共26页

（）装订：文件按“件”装订，永久、长期保管的文件要去掉

金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。

（）编号：归档文件按文件编号，在文件首上端空白处加盖归

档章，填写度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。

（）编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室

编件号次序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门

经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交手续。

、归档范围内的公文材料（详见附件《综合档案归档范围及保

管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必需精

准地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实

内容和历史过程。

、由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并

具有查考保管价值的公文、材料、领导批示（包含各种图、文、影

像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥当保管证件及文件。

、紧要会议形成的公文，包含录音带、录像带、照片等有关材

料，由综合办负责攻集并整理、归档。

、公司在各经营管理工作中形成的紧要文件资料由各职能部门

按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分

工》）,由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对,

并于每度月末前将上度内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部

第12页共26页

门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。

、当形成的会计档案，在会计度终了后，可暂由财务部保管一、

保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签

字后，归档备查。

、工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组

织鉴定归档工作。

、设备仪器档案在开箱验收后，由主管部室审定，随即归档。

、人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级

批复后，〜天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时

归档。

、凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件（如：工程

设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应

按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存档。

公司规范化办公程序的若干管理规定

、涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其

他部室保管复印件或其他形式的公文副本0

（四）利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录

等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案

材料复印制度》）C

第13页共26页

（五）统计：详见附件《档案的统计制度》。

（六）保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。

（七）销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。

二、印信管理程序：

、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切

用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。

、综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和显现漏洞，

加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。

、印信工作要依据情况、内容、范围而且经过相应的批准手续

及用印登记，方能办理。

、分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，

其他用印需到综合办办理有关用印手续。

、需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关

审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应适时归

还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。

、介绍信开出，内容要明的确在，要填写有效期限、介绍信编

号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用,

应交回综合办，附于存根备查。

、介绍信持有人将介绍信遗失应适时报告，涉及紧要事项，还

第14页共26页

应通知前往做事的单位，以防事故。

、须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特别情

况需持空白介绍信外出做事，须经公司主管领导批准。

、各部室印鉴（包含合同专用章、财务专用章、采购专用章

等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相

应审批及登记手续。

、如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写

《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公

室办理有关用印手续。

、印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要适时

清洗保养，以确保盖印清楚。

、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要坚固加锁，不能任意放

置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。

三、公函邮寄程序：

、公司公函（包含财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用

ems（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。

、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本

削减办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。

公司规范化办公程序的若干管理规定

第15页共26页

、公函办理ems邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应适

时处理，保证当日递送，不得拖延。

、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因

私邮寄不予办理。

四、办公设备及用品使用程序：

范围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印

机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公

用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。

目的：为了节省开支杜绝挥霍，确保公司办公设备及办公用品

的合理使用。

参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（XX字［XX］号）

、办公设备由综合办依据需要，经主管领导批准后统一购置。

、办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用

部门负责日常维护和保养。

、办公设备损坏由综合办查明原因，联系维护和修理，并建立

相应的维护和修理台帐。

、办公设备报废需由综合办会同财务部同确认，残体由综合办

处置。

、办公设备使用要严格依照操作规程严禁自行拆卸部件。

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、办公用品由综合办统一购置管理。

、办公用品要依据实际工作需要，于每周的周二上午依照部门

所需，由专人一次性集中办理领用手续。

、特别需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统

一购置。

、综合办依据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并

将采购物品分类进帐。

五、图书购置、借阅程序：

、图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准,

由各部室自行购置C

、购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库

及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销

手续。

、图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图

书资料的登记。

、综合办应依照iso及ohsas的有关程序，在相关图书资料上

加盖“有效版本”章。

、借阅人员应珍惜图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要

照价赔偿。

第17页共26页

六、信息传递程序:

、公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经

济运行中起侧紧要意义。

、对于总公司下行的信息(包含fax、email＞电话通知、信函

等)由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部

市办。

、各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的

联系，接到有关信息后，应立刻作好记录，将记录内容适时传达到

有关部门和人员，并适时处理有关事项。

、各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形

式进行。

、公司建立健全呈阅件制度，各部室可接受呈阅件的形式向公

司领导汇报工作，提出建议。综合办应加强呈阅件的管理，做到件

件有落实，事事有回音，

公司规范化办公程序的若干管理规定

()整理：遵奉并服从文件材料自然形成规律，保持文件之间

的有机联系。档案室帮忙各部室对应归档文件进行分类，公司全部

档案分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管

理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术

类、建筑设计类、人事档案类。

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（）档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，依据档案保管期

限规定及其各类文件内容的紧要程度进行鉴定，确定其保管价值，

分为永（y）、长（c）、短（d）三种归档文件。

O排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间次序排

列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列次序为:

批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；

文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别

集中排列。

O装订：文件按“件”装订，永久、长期保管的文件要去掉

金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。

（）编号：归档文件按文件编号，在文件首上端空白处加盖归

档章，填写度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。

（）编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室

编件号次序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门

经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交手续。

、归档范围内的公文材料（详见附件《综合档案归档范围及保

管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必需精

准地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实

内容和历史过程。

、由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并

第19页共26页

具有查考保管价值的公文、材料、领导批示（包含各种图、文、影

像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥当保管证件及文件。

、紧要会议形成的公文，包含录音带、录像带、照片等有关材

料，由综合办负责收集并整理、归档。

、公司在各经营管理工作中形成的紧要文件资料由各职能部门

按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分

工》），由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对，

并于每度月末前将上度内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部

门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。

、当形成的会计档案，在会计度终了后，可暂由财务部保管一、

保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签

字后，归档备查。

、工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组

织鉴定归档工作。

、设备仪器档案在开箱验收后，由主管部室审定，随即归档。

、人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级

批复后，〜天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时

归档。

、凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件（如：工程

设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应

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按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存档。

、涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其

他部室保管复印件或其他形式的公文副本。

公司规范化办公程序的若干管理规定

（四）利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录

等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案

材料复印制度》）C

（五）统计：详见附件《档案的统计制度》。

（六）保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。

（七）销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。

二、印信管理程序：

、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切

用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。

、综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和显现漏洞，

加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。

、印信工作要依据情况、内容、范围而且经过相应的批准手续

及用印登记，方能办理。

、分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，

其他用印需到综合办办理有关用印手续。

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、需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关

审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应适时归

还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。

、介绍信开出，内容要明的确在，要填写有效期限、介绍信编

号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用,

应交回综合办，附于存根备查。

、介绍信持有人将介绍信遗失应适时报告，涉及紧要事项，还

应通知前往做事的单位，以防事故。

、须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特别情

况需持空白介绍信外出做事，须经公司主管领导批准。

、各部室印鉴（包含合同专用章、财务专用章、采购专用章

等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相

应审批及登记手续C

、如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写

《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公

室办理有关用印手续。

、印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要适时

清洗保养，以确保盖印清楚。

、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要坚固加锁，不能任意放

置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。

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三、公函邮寄程序:

、公司公函（包含财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用

ems（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。

、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本

削减办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。

、公函办理ems邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应适

时处理，保证当日递送，不得拖延。

、公函邮寄只限各