合同到期预警及续签管理办法

合同到期预警及续签管理办法一、第一章总则第一条目的：为避免合同到期未续签导致的经营中断、权利真空及无合同继续履约带来的法律风险（无固定期限劳动合同被动形成、服务断档、价格失控等），规范合同到期前的预警、评估、谈判、续签、归档全流程，特制定本办法。第二条适用范围：本办法适用于本公司作为签约方的全部经济合同，具体分为三类：•劳动合同类：与员工签订的劳动合同、保密协议、竞业限制协议•商务合同类：采购合同、销售合同、服务外包合同、租赁合同•项目合作类：技术开发合同、代理协议、合作协议第三条管理职责划分：责任主体职责考核指标法务部预警台账维护、到期提醒、合同审查台账准确率100%，到期前90天完成首轮提醒业务经办部门续签必要性评估、商务谈判、续签申请到期前60天提交评估结论承办人（合同签约时指定）跟踪所负责合同全生命周期无因个人原因导致的合同脱管分管副总续签审批、争议裁决5个工作日内完成审批人力资源部劳动合同类专项管理劳动合同零脱签第四条基本原则：先评估后续签、先审查后用印、先归档后付款。未完成续签审批的合同到期后，严禁以口头约定继续履行；确需短期过渡的，必须签订不超过3个月的补充过渡协议。二、第二章合同台账与到期预警机制第五条台账建立：法务部须建立《合同到期预警台账》，合同签订后5个工作日内录入，字段包括：合同编号、合同名称、对方单位、承办人、签订日期、生效日期、到期日期、合同金额、续签优先级、最近提醒日期、当前状态。台账每周五更新一次，每月最后一个工作日出具《到期合同月度清单》。第六条三级预警标准：预警级别触发条件（距到期日）预警动作责任人启动权限黄色预警90天法务部邮件提醒承办人，承办人10个工作日内启动续签必要性评估法务专员法务部自动触发橙色预警60天承办人须提交《续签评估表》；未提交的，法务部抄送部门负责人承办人法务部红色预警30天分管副总召集专题会，明确续签、终止或过渡方案；仍未决策的上报总经理分管副总法务部直报第七条预警升级规则：红色预警满15天仍未决策的，由法务部直接冻结该合同项下未付付款申请（付款冻结须提前在合同中约定相应条款），并向总经理书面报告。冻结的原因是：无合同状态下的持续付款一旦发生争议，公司丧失全部履约抗辩依据，付款将无法追回。第八条劳动合同专项规则：依据《中华人民共和国劳动合同法》，劳动合同到期终止或续签须提前30日书面通知员工；续签开始协商后员工仍在岗而未及时签订书面合同的，公司面临支付二倍工资的风险。故劳动合同预警线比商务合同前移：•到期前60日：HR向员工送达《续签意向确认书》•到期前30日：双方续签意向一致的，完成合同文本签订•到期前30日仍无明确意向的：HR报人力资源负责人决策，按“到期前完成终止手续或完成续签”双轨准备•严禁在员工已连续工作满十年、符合无固定期限劳动合同条件时仍按固定期限合同到期“自然终止”处理——该操作构成违法终止，赔偿标准为二倍经济补偿三、第三章续签评估与决策第九条评估前置：续签不是默认动作。承办人收到黄色预警后10个工作日内，填写《合同续签评估表》，内容必须包含：1.履约评价：对方近一个周期内交付质量、及时率、违约次数（用数据说话，如“交付及时率92%，3次延期均在5天内纠正”）2.续签必要性：业务是否仍依赖、有无替代方案、切换成本估算3.商务条件变化建议：价格调整方向、账期、服务范围增减4.对方资信复查：经营异常查询结果、涉诉情况（通过国家企业信用信息公示系统等公开渠道核查，核查截图存档）5.明确结论：建议续签/建议重新招标/建议终止第十条分路径决策规则：•优先路径：履约良好且价格公允的，直接续签，谈判周期控制在45天内•备选路径：履约合格但价格偏离市场水平（同类采购价格偏离超过10%）的，先询价2~3家替代方再谈判，须预留60天•禁止路径：对方存在重大违约未赔偿、被列入失信名单、核心资质失效三种情形之一的，严禁直接续签；确有业务依赖的，须先解决违约索赔并取得对方书面整改承诺，否则按终止路径执行过渡方案第十一条审批权限：续签合同金额较原合同增幅不超过5%且合同期不超过原期限的，由承办部门负责人+法务会签、分管副总批准；超过上述任一界线的，报总经理批准；劳动合同续签由人力资源负责人批准。四、第四章续签谈判与合同审查第十二条谈判要点清单：承办人谈判前必须准备《谈判要点清单》，至少覆盖：价格与调价机制（约定年度调价幅度上限及触发条件）、期限（首次续签不超过2年，便于定期重议）、付款条件、违约责任（与原合同对齐或加严）、到期自动顺延条款（原则上删除；确需保留的，顺延期限不得超过3个月且顺延次数不超过1次——无限自动顺延会使合同脱离台账管控，形成事实上的“僵尸合同”）。第十三条法务审查时限：承办人提交续签文本后，法务部5个工作日内出具书面审查意见；重大合同（金额超过100万元或合同期超过1年）审查时限延长至8个工作日。审查意见分为“同意”“修改后同意”“不同意”三档，不同意须列明具体条款及法律依据。用印前文本必须与审批通过的版本一致，任何条款改动须重新走审查流程。五、第五章到期未决的应急处置第十四条过渡协议规则：确因谈判未完成而需继续履约的，必须签订书面《过渡期补充协议》，期限不超过3个月，价格按原合同执行，并明确“过渡期内任一方可提前15日书面通知终止”。严禁无书面依据继续履约。第十五条终止衔接方案：决策终止的，承办人须在到期前完成：在途订单清点并书面确认截止节点、预付款结算或退还安排、资料与账号返还清单、替代供应商启动计划（替代方须在原合同到期前30天完成商务流程，确保服务不断档1天以上间隙）。六、第六章监督检查与考核第十六条检查机制：法务部每季度抽查台账与实际合同的一致性（每季度抽查比例不低于20%），出具《合同管理季度检查报告》。抽查发现脱管合同（到期超过30天未录入台账或未决策）的，每份扣减承办人当月绩效10%，扣减部门负责人当月绩效5%。第十七条例外追责：因承办人隐瞒到期信息导致无合同持续履约并造成损失的，由承办人承担相应赔偿责任；法务部已按本办法履行提醒义务的，免除法务部责任，责任划分以邮件/系统提醒记录为准。七、第七章附则第十八条本办法由法务部负责解释和修订，每年12月评审一次，根据执行情况修订。第十九条本办法自发布之日起施行。附件一：合同到期预警台账（样表）合同编号合同名称对方单位承办人到期日期金额（万元）续签优先级预警级别最近提醒日期当前状态HT-20XX-001办公楼租赁合同A物业公司（示例）张某某20XX-06-30120高黄色20XX-04-01评估中HT-20XX-015信息系统运维合同B科技公司（示例）李某某20XX-05-1585高橙色20XX-04-01评估表已提交HT-20XX-022原材料采购合同C材料公司（示例）王某某20XX-04-20240高红色20XX-04-01专题会待召开附件二：合同续签评估表（样表）项目填写内容合同名称/编号承办人/部门履约评价（质量、及时率、违约次数）续签必要性及替代方案商务条件调整建议对方资信核查结果评估结论□续签□重新询价/招标□终止部门负责人意见法务意