会议运营 课件 任务1了解会议策划

LOSTSOUL会展策划与管理教学资源库标准化课程《会议运营》Eventmanagement目录Contents

项目一

会议认知——识别真面目项目二会议策划——凡事预则立

任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算项目三会议申报——依规审批方行稳项目七会议服务——细节决定成败

项目八会议记录——记宣并举以传远任务1了解会议的发展任务2了解会议产业的发展任务3熟悉会议运营岗位任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广任务1

选择会议场址任务2布置会议场地任务3会场环境布置项目五

会议准备——运筹帷幄之中任务1拟发会议通知任务2邀请会议人员任务3准备会议物件任务4选择会议礼品项目六

会议接待——首因效应促成功任务1制定会议接待方案任务2接站安排任务3会议注册与签到任务1会议现场服务任务2会议生活服务任务1撰写会议纪要任务2撰写会议新闻稿任务项目四会场布置——环境提升体验项目十

会议评估与总结——拾遗与补缺项目十一

数字会议——技术驱动革新任务1走进数字会议任务2把握数字会议未来趋势任务1开展会议运营评估任务2制作会议总结文件任务1会场清理与送离安排任务2结算会议费用任务3寄发感谢信项目九

会议收尾安排——善始亦善终

学习目标

1.了解会议策划的概念与要素2.掌握编制会议策划方案的方法、原则和内容3.了解会议预算、会议赞助书的主要内容，掌握会议成本控制的原理知识目标能力目标1.能够编制会议策划方案2.能够制定会议预算3.能够编制会议赞助书项目二会议策划——凡事预则立素养目标1.有备无患、未雨绸缪，培养系统思维、创新意识、全面思考的能力2.充分践行社会主义核心价值观，牢固树立政治意识、大局意识、责任意识，提高会议策划的可行性与科学性、保证会议的质量3.培养全局意识、风险防范意识、成本控制以及节能减排意识任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算2-会议策划要素1-会议策划概述3-会议策划流程4-会议策划内容导读项目二会议策划——凡事预则立案例导入一次事先无确定日期的国际会议

朝鲜核问题北京第二轮六方会谈于2004年2月25日上午9时在北京钓鱼台国宾馆芳菲苑开幕。中国、朝鲜、美国、韩国、俄罗斯和日本代表团出席了会议。本次会谈的重要意义在于启动实质问题的讨论，会谈将涉及如何确立解决核问题的具体目标，探讨解决核问题的第一阶段措施，研究持续会谈进程的方式。本次会谈的一个特别之处是事先没有明确的会期。首轮六方会谈在开幕之前就有了明确的会期：2003年8月27日开始，8月29日结束。而本轮会谈的会期到会议的第二天结束时仍未明确。27日有消息说会谈将于27日下午结束，可是在2月27日的会议新闻吹风会上，中国代表团团长、外交部新闻司长刘建超在回答风凰卫视记者提问时表示，28日会谈还将继续，何时结束，现在还不能确定，要看会谈进程如何。27日晚上10时20分左右，新华社消息称，会谈将在28日上午11时举行闭幕式。可是28日11时到了，闭幕式却并没有开始。11时30分还是没有闭幕式开始的准确确时间。12时30分会议新闻间提供的消息说，上午开始的副团长级磋商还在进行中结束时间没有确定。原定于下午2时举行的中国外交部副部长、中国代表因团长王毅记者招待会也因此推迟，具体时间还不能确定。下午2时25分，本轮六方会谈闭幕式终于在钩鱼台国宾馆举行。案例导入案例导入案例导入

本次会谈的另一个特别之处是会外小会多。在会议日程上,这次六方会谈在全体会议之外有多次双边、多边磋商次数之多明显超过上次，以致很多记者都认为这种安排暗含“玄机”，协调三国的立场；23日下午，中国代表团同俄罗斯代表团举行了会前磋商:24日上午，中美、中朝代表团分别在钓鱼台国宾馆举行了会前磋商；同日，日俄、俄美也分别在俄罗斯驻华使馆举行会前磋商；24日下午，中韩、中日代表团又分别举行了双边磋商；25日上午会谈开始前韩同美国、日本进行了了磋商：26日上午全体会议之后，下午又是各方自由进行双边磋商。中国外交部新闻司的一位工作人员就此接受记者询问时表示:“会后的自由双边磋商，中方并没有做任何安排，只是给有关各方预留了时间，完全是各方自发组织。”思考：造成以上情况的原因是什么？案例导入案例导入案例导入知识链接1.会议策划概述1.1会议策划的概念

策划是一种程序，在本质上是运用脑力的理性行为。策划是针对未来要发生的事情做出当前的决策。及策划是决定将来做什么、怎么做、谁来做。《哈佛企业管理》2-会议策划要素3-会议策划流程4-会议策划内容1-会议策划概述导读什么是策划？

什么是会议策划？

会议策划就是对会议进行前瞻性规划的活动。其中策划内容包含会议目标、会议形式、会场布置、经费预算、危机处理等具体方面。出色的会议策划是一个文思缜密、条理清楚，结构紧凑的周全计划，是圆满举办会议的重要前提。2-会议策划要素3-会议策划流程4-会议策划内容1-会议策划概述导读1.会议策划概述2-会议策划要素3-会议策划流程4-会议策划内容1-会议策划概述导读1.会议策划概述1.2会议策划的特点目的性每个会议都有其明确的目的，会议策划的核心任务就是围绕这一目的展开工作。系统性会议策划是一项复杂的系统工程，需要综合考虑会议主题、时间、地点、人员、预算等多个要素。可行性会议策划必须基于现实条件和资源进行，确保所制定的方案具有可操作性和可行性。创新性会议策划需要不断创新，以吸引更多的参会者，提高会议的影响力和价值。包括会议内容创新和形式创新。2-会议策划要素3-会议策划流程4-会议策划内容1-会议策划概述导读1.会议策划概述

【案例分析】

失控的会议请同学们大胆想象策划和推荐2026年全国职业院校会展策划与管理专业教学资源库年会的创新活动3.会议策划流程头脑风暴1.3会议策划的作用1.会议策划概述确保会议目标的实现提升会议效率增强会议的影响力1.为会议的顺利开展明确方向2.合理分配会议资源提供资源利用效率1.优化会议流程2.提高参会者积极性1.塑造会议品牌形象2.促进信息传播2-会议策划要素3-会议策划流程4-会议策划内容1-会议策划概述导读3-会议策划流程4-会议策划内容1-会议策划概述导读2.会议策划要素策划目标

策划主体

策划对象

策划依据

策划方案

策划效果评估单一目标或复合目标进行创意、规划、提出策划方案的个人或某一组织机构既可以是某项整体会议活动，也可以是会议诸要素中某一要素既包括策划者的知识结构、信息储存以及有关策划对象的专业信息，也包括会议项目立项的主客观条件是策划者为实现策划目标，针对策划对象而设计创意的一套策略、方法和步骤是对实施策划方案可能产生的效果进行预先的判断和评估2-会议策划要素3.会议策划流程2-会议策划要素4-会议策划内容导读3-会议策划流程1-会议策划概述成立工作组会前调研会前策划会议筹备会议执行会议评估3.会议策划流程2-会议策划要素4-会议策划内容导读3-会议策划流程1-会议策划概述会议策划小组的人员构成

业务主管文案策划设计人员市场调研人员媒体联络人员等

思考:

应当选择什么样的人作为会议策划者？3.会议策划流程2-会议策划要素4-会议策划内容导读3-会议策划流程1-会议策划概述能够安排恰倒好处的菜单能够熟练操作电脑能够熟练地与视听服务公司打交道能妥善接待贵宾或外国客人熟知各种礼仪 行事果断、执着策划人的要求善于与人共事善于解决问题善于注意小节善于与人协商能够管理会议财务事宜熟悉会议场地与酒店等运作TIPS:确定会议的策划者尽量选择精干而有丰富经验的人员4.会议策划内容请思考：会议策划主要策划和确定什么？4.会议策划内容

项目负责人参与部门项目所必须的人员配备场地搭建租车/礼仪摄影摄像其他确定你的工作团队确定你的供应商G20峰会前世今生3分钟看懂G20峰会2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程会议策划的主要内容可归纳为“五个W，一个H、B、O”。即Why、Who、What、When、Where、How、Budget、Others4.会议策划内容2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程

会议的目标是会议组织者的期望，而会议的任务则是在目标统帅下所要完成的具体工作。换句话说，目标是会议所要完成的具体任务的总和，而完成任务则是实现会议目标的具体步骤。确定会议目标和任务就是要解决为什么开会这一最基本的问题。只有目标清晰、任务明确，会议才能发挥应有的功能。定制会议目标的要求*会议目标必须清晰明确；*会议目标必须实际可行；*会议目标必须能够吸引参会者；*会议目标必须要紧扣主题；*会议目标必须是书面的；4.1确定会议目标和主题（Why)2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容

4.1确定会议目标和主题（Why?）

定位准确与客户共同陈述项目的目的与客户反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论定义清楚如何衡量项目效果?怎样使项目效果可量化评估?公布项目的评估标准确定资源列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源在三分钟内解释清楚项目目标任何项目都可评估,只是难易的区别为所有模糊区域设定清楚的评估标准标准可包括时间/数量/质量/成本等所需时间资源/人力资源/预算资源什么是已经有的?什么是可能有的?定位准确定义清楚确定资源列出所需资源检查已有资源2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.会议策划内容谁来参加会议？会议规模、预期会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？4.2确定会议规模（Who?）2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.2确定会议规模（Who?）策划会议的规模必须综合考虑以下几个方面的因素：»效果»效率»场地»成本会议规模的策划

会议组织存在的时间，存在的时间越长，规模就越大；

会议占有的空间，包括动用的人和物的总和，动用的人员和物资越多，规模就越大；

决定会议规模的主要因素是动用的人员，其中又以参加会议的总人数为主要依据。2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程与会人员的确定会议与会人员应当依据会议的目的、性质、议题以及议事规则来确定。确定会议与会人员必须注意的问题：

»合法性»必要性»明确性»代表性4.2确定会议规模（Who?）2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.会议策划内容

2016中国杭州G20峰会与会人员二十国集团领导人第十一次峰会将于9月4日至5日在浙江省杭州市举行。应中国国家主席习近平邀请，阿根廷总统马克里、巴西代总统特梅尔、法国总统奥朗德、印度尼西亚总统佐科、韩国总统朴槿惠、墨西哥总统培尼亚、俄罗斯总统普京、南非总统祖马、土耳其总统埃尔多安、美国总统奥巴马、澳大利亚总理特恩布尔、加拿大总理特鲁多、德国总理默克尔、印度总理莫迪、意大利总理伦齐、日本首相安倍晋三、英国首相特蕾莎·梅、欧洲理事会主席图斯克、欧盟委员会主席容克、沙特阿拉伯王储继承人兼第二副首相、国防大臣穆罕默德等二十国集团成员领导人，乍得总统代比、埃及总统塞西、哈萨克斯坦总统纳扎尔巴耶夫、老挝国家主席本扬、塞内加尔总统萨勒、新加坡总理李显龙、西班牙首相拉霍伊、泰国总理巴育等嘉宾国领导人，以及联合国秘书长潘基文、世界银行行长金墉、国际货币基金组织总裁拉加德、世界贸易组织总干事阿泽维多、国际劳工组织总干事莱德、金融稳定理事会主席卡尼、经济合作与发展组织秘书长古里亚等有关国际组织负责人将与会。2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容1、报告式

2、研讨式

3、座谈式

4、现场式

5、联谊式

6、庆典式

7、远程式

8、讲座

9、论坛（沙龙）2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程会议的形式主要由会议性质、会议目的以及参会人员身份决定

1.根据会议性质不同，采取不同会议形式；

如：法定性会议、决策性会议，会议严肃而庄重，一般采取程序严格、场面庄严的会议形式。

2.根据会议目的不同，采取不同会议形式

如：作出决策的会议，采取便于议决事项程序化的方式；

征询研讨的会议，采用便于发表意见、可以充分讨论、开放的形式；

宣传教育的会议，采用增强宣传效果的方式；

传达精神的会议，采用扩大传达面的形式。

3.根据参会人员身份不同，采取不同会议形式

如：较高层级的领导人会议，采取便于集中、就地召开的形式；

不同单位、不同系统人员参加的会议，采取座谈、会商的形式进行。4.会议策划内容4.3确定会议形式（What?）2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.3确定会议形式（What?）确定会议的形式还应当综合考虑以下几方面问题：

»会场的座位格局»会议气氛的渲染手段»会议的技术手段2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.3确定会议形式（What?）2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容

请同学们欣赏《梁祝》4.3确定会议形式（What?）请同学们欣赏《梁祝》2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.4确定会议时间（When?）

会议时间的策划涉及到两个方面：一是会议召开的时间；二是会期的长短。策划会议时间应当把握的几条原则：»时机原则»需要原则»成本和效率原则»协调原则»合法合规原则2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.4确定会议时间（When?）

策划会议时间需注意的问题：»与会者能否在所定的时间到齐»是否给予了参会者充足的准备时间（学术会议）»会议的组织和各项准备工作能否完成»需考虑宗教和民族风俗忌日2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.5确定会议地点（Where?）一是选择合适的地方，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、住宿的宾馆饭店等）。会议地点的策划包括两方面的含义：»产生良好的政治影响和经济效果»突出会议的主题»营造良好的会议气氛选择会议地点的意义：2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.5确定会议地点（Where?）邀请的参会人员哪儿去了？

昨天是某公司新品发布的好日子，公司专门组织了一场新品发布会，并提前邀请众多嘉宾参会，但是董事长脸上却愁云满布。原因在于会议预订开始时间是9：00，现在已经8：55了，参会人员还寥寥无几。是邀请的客人不赏光？还是会议策划哪个环节出了问题？一问嘉宾，才知道公司发放的邀请函上未注明公司详细地址，公司在今年搬迁了新址，很多参会人员不知道，去往了公司旧址，而公司旧址距离新址距离将近50公里，赶过来还需要至少1个小时，不得不临时将会议时间推后。

问题：

1.如果你是公司会议策划者，在确定会议地点后，还应该做什么？

2.在策划会议地点时，需要注意哪些具体事项？

3.会议策划的内容有哪些？案例分析2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.5确定会议地点（Where?）2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.5确定会议地点（Where?）中国传统文化的名片中国的历史文化，那么杭州是一张重要的名片，选择杭州作为G20峰会的举办地，中国可以通过举办峰会的契机，一并将中国的历史文化更好地介绍给与会各国领导人。发达的互联网经济G20峰会的定位是全球经济合作论坛，在选择举办城市时，经济发展会是一项重要的参考指标，而杭州作为长三角经济区的核心城市，经济发展成就令人瞩目，而全球最大的电子商务公司阿里巴巴总部也位于杭州。外交上扮演过重要角色1972年，尼克松访华，但奠定中美建交的《中美联合公报》谈判地点杭州，最终中美双方在杭州八角楼就联合公报达成一致；2014年，中美战略与经济对话第五次反洗钱和反恐融资研讨会就选在了杭州举行。旅游外交杭州是著名的旅游城市，杭州率先实践了“旅游外交”。想一想：2016年G20峰会为何会选在中国杭州召开？2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.6确定会议议程（How?）

会议议程含义

是会议所要通过文件解决问题的概略安排。它所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案，如主题规则等之外，还包括与会者姓名、会议时间及会议地点等项目。会议议程是会议最为重要的文件之一。2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.会议策划内容4.6确定会议议程（How?）

2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程会议议程的作用*使与会者很好地理解会议的目的；*规范会议的内容；*约束沟通的次序与沟通的节奏。会议议程确定原则*要按照议题的轻重缓急编排会议议程；*每一个议题应预估所需的时间并明确地标示出来；*事先通知与会者，以使其做好准备。1.显性成本

即会议明显的耗费，如场地费、设备租赁费、住宿费、餐饮费、服务费杂费等。2.隐性成本即参会者因参加会议而损失的劳动价值，一般是不为人所关注的成本。如会议服务人员筹备时间，参会人员的路途时间等4.会议策划内容2-会议策划要素导读1-会议策划概述4-会议策划内容3-会议策划流程4.7

确定会议预算（Budget?）会务工作分为会前准备、会中调度、会后结束工作。

»会前工作包括了设