2026年工牌制作佩戴管理规定

2026年工牌制作佩戴管理规定目录第一章总则第二章职责划分第三章工牌制作与发放管理第一节工牌分类与信息标准第二节制作与发放流程第四章工牌佩戴与使用规范第一节佩戴要求第二节使用、更换与补办规范第三节离职/离场回收规范第五章违规约束与奖惩机制第一节奖励规则第二节违规处理标准第六章申诉机制第七章附则附件1工牌样式参考规范附件2工牌补办/换领申请表附件3工牌违规处理告知单附件4工牌管理申诉表第一章总则第一条为进一步规范公司人员身份识别管理，维护办公区、生产厂区、研发基地、对外接待中心等公司管辖区域的公共秩序，保障公司财产及人员人身安全，优化内部考勤、门禁、消费等智能化管理流程，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国治安管理处罚法》及公司内部劳动纪律管理相关规定，特制定本规定。第二条适用范围：本规定适用于所有进入公司管辖区域的人员，包括但不限于公司正式在编员工、试用期员工、实习人员、劳务派遣人员、外包服务商驻场人员、临时访客、合作方对接人员等。凡进入上述区域的人员，均须按照本规定要求佩戴对应身份的工牌。第三条工牌是公司对人员身份的唯一有效官方标识，是办理考勤核验、门禁通行、内部福利申领、内部会议准入、外部商务对接等事项的有效凭证，所有人员须妥善保管、规范使用。第四条本规定的执行严格遵循合法合规原则，不得侵害员工及相关人员的合法权益，所有处理流程均符合国家劳动法规相关要求。第二章职责划分第五条执行部门：公司行政部为工牌管理的唯一执行部门，具体职责包括：1.负责工牌的标准化设计、材质选型、工艺制作、成本管控，确保工牌的防伪性、实用性符合2026年公司智能化办公要求；2.负责统筹工牌的发放、换领、补办、回收、挂失、权限调整、注销等全流程管理；3.负责每日安排巡检人员对各区域人员工牌佩戴情况进行抽查，登记违规信息，按规定流程提交违规处理建议；4.负责定期对工牌管理数据进行梳理，每季度向人力资源部、各部门负责人同步本部门工牌违规情况及工牌回收率数据。第六条监督部门：公司人力资源部为工牌管理的监督部门，具体职责包括：1.负责监督本规定的执行符合国家劳动法规及公司内部制度要求，避免出现侵害员工合法权益的行为；2.负责审核行政部提交的违规处理意见，确保处理标准统一、流程合规，所有处罚均符合工资支付、劳动关系管理的相关法规要求；3.负责受理员工对工牌管理违规处理的申诉，组织开展调查并出具初步处理结果；4.负责将工牌合规情况纳入员工绩效、评优评先、劳动关系管理的参考指标。第七条各部门协同职责：1.各部门负责人为本部门工牌管理第一责任人，负责在部门内部宣贯本规定要求，督促本部门人员按要求佩戴、使用工牌；2.负责提前向行政部提交本部门新入职、新驻场外包/劳务派遣人员的工牌申请信息，督促离职、离场人员按时交回工牌；3.配合行政部、人力资源部开展工牌检查、违规调查等相关工作。第三章工牌制作与发放管理第一节工牌分类与信息标准第八条结合人员身份及权限差异，工牌分为四类，采用颜色区分机制：1.正式员工工牌：底色为藏蓝色，发放对象为签订正式劳动合同的在编员工，内置NFC芯片权限包含全区域门禁、考勤、食堂消费、内部系统身份核验功能，有效期与劳动合同期限一致；2.非正式用工工牌：底色为浅绿色，发放对象为试用期员工、实习人员、见习人员，权限包含对应部门门禁、考勤、食堂消费功能，有效期与实习/试用期限一致；3.外部驻场工牌：底色为明黄色，发放对象为劳务派遣人员、外包服务商驻场人员、长期合作方驻场对接人员，权限仅限指定驻场区域门禁、食堂消费功能，有效期与驻场期限一致；4.临时访客工牌：底色为大红色，发放对象为临时来访的客户、供应商、员工家属等人员，权限仅限前台至接待区域的临时门禁，有效期最长不超过1天。第九条工牌信息标准：工牌正面统一印制公司logo、人员免冠一寸白底照片、姓名、工号/访客编号、所属部门/对接部门、人员身份标识；反面印制工牌使用须知、公司紧急联系电话；内置NFC芯片加密存储人员身份信息，采用国密级加密标准，严禁私自破解。第二节制作与发放流程第十条内部用工（正式、试用、实习）工牌制作发放：人力资源部办理完入职手续后1个工作日内，将人员姓名、工号、部门、照片等信息同步至行政部，行政部须在2个工作日内完成工牌制作，人员入职当日现场发放，不得额外收取费用。第十一条外部驻场人员工牌制作发放：对接部门须在人员驻场前3个工作日，向行政部提交工牌制作申请，附人员身份信息、驻场时长、申请权限范围，行政部审核通过后3个工作日内完成制作，驻场当日由对接部门负责人领取后发放给驻场人员，制作成本由对接部门统一与服务商结算，不得向驻场人员个人收取。第十二条临时访客工牌制作发放：访客须在前台出示有效身份证件登记，由对接人到场确认后，前台发放临时访客工牌，访客离开时须当场交回。第四章工牌佩戴与使用规范第一节佩戴要求第十三条所有人员进入公司管辖的所有区域（含卫生间、茶水间、会议室等公共区域），在工作时间段内均须全程规范佩戴工牌，工牌须佩戴于胸前左上方位置，无遮挡、无倒置，不得放置于口袋、包包内，不得佩戴在腰间、手臂等其他非规定位置。第十四条公司组织的外部会议、团建、商务接待等对外活动，要求统一佩戴工牌的，须按要求佩戴。第十五条因工牌丢失、损坏申请补办期间，行政部发放的临时纸质工牌，须与正式工牌同等要求佩戴。第二节使用、更换与补办规范第十六条工牌仅限本人使用，不得转借、转租、转售给任何非本人的人员，不得私自涂改工牌上的信息，不得故意损坏工牌防伪标识、内置芯片。第十七条工牌出现非人为损坏（如芯片失效、印刷脱落、自然磨损等）的，可持旧工牌到行政部申请免费更换，行政部2个工作日内完成制作发放。第十八条工牌发生丢失、人为损坏（如碎裂、弯折、浸泡导致失效等）的，须在1小时内通过OA系统向行政部提交挂失申请，同时提交《工牌补办申请表》，缴纳工本费20元（为工牌制作的实际成本价，不含任何盈利），行政部3个工作日内完成新工牌制作，补办期间可领取有效期为3天的临时工牌。未及时挂失导致工牌被冒用的，所有责任由丢失人自行承担。第十九条员工岗位、部门发生调整的，人力资源部须在调整完成后1个工作日内同步信息至行政部，员工持原工牌到行政部免费更换新工牌，同步调整对应权限。第三节离职/离场回收规范第二十条正式员工、试用期员工、实习人员办理离职手续时，须将工牌交回行政部，作为工作交接的必要环节。未交回工牌的，视为未完成工作交接，公司有权暂缓办理离职相关手续，待工牌交回或按成本价缴纳费用后再予办结，不得以此为由扣押员工离职证明。第二十一条外部驻场人员驻场结束后，对接部门须在3个工作日内收回其工牌并交回行政部注销权限，未按时收回的，产生的安全风险由对接部门负责人承担。第二十二条临时访客离开时须在前台交回工牌，未交回的前台有权拒绝其下次进入公司所有区域。第五章违规约束与奖惩机制第一节奖励规则第二十三条为鼓励各部门及员工遵守本规定，设置以下奖励：1.各部门全年未发生任何工牌违规记录、工牌回收率达到100%的，年底评选为“工牌管理优秀部门”，给予部门2000元团建经费奖励，部门负责人加个人绩效分5分；2.员工主动上交捡到的工牌、主动劝阻他人违规使用工牌、及时上报工牌伪造/冒用隐患的，每次给予个人绩效分2分奖励，累计满10分可兑换价值200元的公司福利卡；3.行政部全年工牌制作发放及时率达到100%、违规处理合规率100%的，年底给予部门团队奖励3000元。第二节违规处理标准第二十四条根据违规情节轻重分为三级，所有处罚仅针对绩效工资，不得扣除员工基本工资：1.一级违规（轻微违规）：包括未按要求佩戴工牌、补办工牌未按时报备、佩戴位置不规范等。首次违规给予口头警告，登记台账不予处罚；当月累计2次违规给予书面提醒，不予处罚；当月累计3次及以上违规的，扣除当月绩效工资的1%，并在部门周会上通报。2.二级违规（较重违规）：包括转借工牌给他人使用、冒用他人工牌进入公司、涂改工牌信息、故意损坏工牌、离职/离场未交回工牌且未补缴费用等。首次违规给予书面警告，扣除当月绩效工资的5%，造成门禁权限滥用、公司财产损失等后果的，须承担相应的赔偿责任；二次违规给予记过处分，扣除当月绩效工资的10%，取消当年评优评先资格；外包/劳务派遣人员出现二级违规的，直接予以清退，对接部门负责人承担连带责任，扣除当月绩效2%。3.三级违规（严重违规）：包括伪造工牌、使用伪造工牌进入公司、私自破解工牌芯片盗取内部信息、利用工牌权限从事违法违规活动等。此类行为属于严重违反公司劳动纪律，正式员工予以解除劳动合同，无需支付任何经济补偿金，给公司造成损失的须全额承担赔偿责任，涉嫌违法犯罪的，公司将移送公安机关处理；外部人员出现三级违规的，永久禁止进入公司所有区域，追究相应责任。第六章申诉机制第二十五条当事人对工牌违规处理结果有异议的，可在收到《工牌违规处理告知单》之日起3个工作日内，向人力资源部提交书面申诉材料及相关佐证证据。第二十六条人力资源部收到申诉材料后，须在5个工作日内联合行政部、工会开展调查，核实相关情况后出具书面申诉处理结果。第二十七条当事人对人力资源部的处理结果仍有异议的，可在收到结果之日起3个工作日内向公司工会提交二次申诉，工会须在10个工作日内组织职工代表开展评议，出具的结果为最终处理结果。第七章附则第二十八条本规定自2026年1月1日起正式施行，原2023版《工牌管理规定》同时废止。第二十九条本规定未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他规章制度执行，如本规定条款与国家后续出台的法律法规冲突的，以国家法律法规为准。第三十条本规定由行政部、人力资源部共同负责解释，行政部每