保障档案工作实施方案

保障档案工作实施方案为进一步规范全市档案管理工作，提升档案治理能力现代化水平，充分发挥档案存史、资政、育人作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案管理规定》《“十四五”全国档案事业发展规划》等法律法规和政策文件要求，结合本市实际，制定本实施方案。一、总体要求（一）指导思想坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，牢牢把握“档案工作姓党”的根本政治属性，以依法管档为核心，以数字化转型为抓手，以服务民生为导向，全面推进档案资源体系、安全体系、利用体系、治理体系建设，为全市经济社会高质量发展提供坚实的档案支撑。（二）基本原则1.依法管档原则。严格执行档案领域各项法律法规和行业标准，将档案工作纳入法治化轨道，所有机关、团体、企事业单位和其他组织均要依法履行档案管理职责，做到应收尽收、应归尽归，坚决杜绝档案丢失、损毁、截留、隐匿等违法违规行为。2.安全第一原则。始终把档案安全放在首要位置，严格落实档案安全管理各项制度，强化人防、物防、技防三位一体的安全防控体系，确保档案实体和信息绝对安全，坚决防范档案安全事故发生。3.便民高效原则。聚焦群众和企业查档用档需求，优化档案利用服务流程，拓展服务渠道，推进档案资源跨部门、跨层级共享利用，最大限度压缩查档时限，提升服务便利度。4.统筹推进原则。坚持全市统一标准、统一平台、统一管理，分级负责、分类实施，统筹推进机关、事业单位、国有企业、乡镇（街道）、村（社区）各领域档案工作，实现全域档案工作规范化、标准化。二、工作目标（一）近期目标（202X年12月底前）1.档案规范化水平显著提升：市本级党政机关、人民团体档案工作规范化合格率达到100%，市属事业单位、国有企业合格率达到95%以上，乡镇（街道）合格率达到90%以上，行政村（社区）合格率达到80%以上。2.档案资源归集全面完成：2010年以来形成的各类档案全部完成规范归档，其中文书档案归档率达到100%，专业档案归档率达到98%以上，重大活动、重大项目、突发事件档案归档率达到100%，电子档案同步归档率达到100%。3.档案数字化转型取得阶段性成效：2010年以前形成的存量纸质档案完成数字化扫描比例不低于70%，扫描分辨率不低于300DPI，著录项准确率不低于99%，所有单位电子档案全部接入全市统一数字档案管理系统。4.档案安全保障全面到位：所有设有档案库房的单位全部达到“十防”（防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁、防污染）要求，重要档案异地异质备份率达到100%，全年无档案安全事故发生。（二）远期目标（202X+3年12月底前）1.建成全域覆盖的数字档案管理体系，实现所有门类、所有层级档案资源一网统管、全域共享，档案查询利用“最多跑一次”覆盖率达到100%，线上查档比例不低于80%，查档申请响应时限不超过1个工作日。2.档案开放水平大幅提升，满25年符合开放条件的档案开放率达到100%，开放档案全部实现线上可查，档案资政育人作用充分发挥，每年向社会公布不少于10批特色档案资源，开展不少于5场档案文化宣传活动。3.档案队伍专业能力显著提升，各单位专兼职档案管理员持证上岗率达到100%，市档案馆专职人员中具有档案专业中级以上职称的比例不低于40%，建成不少于20人的档案专业人才库。三、重点任务（一）健全完善档案资源体系，做到应归尽归1.细化归档范围和责任清单。各单位要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求，结合本单位职能，于202X年X月底前完成本单位归档范围和保管期限表修订，报市档案馆审核备案。归档范围要覆盖本单位所有业务领域，重点包括：文书类的正式发文、会议记录、会议纪要、请示批复、合同协议、信访台账、统计报表；专业类的社保、医保、婚姻、不动产、学籍、人事、会计、卫生健康、生态环境、行政执法等民生档案；重大活动类的党代会、人代会、政协会、重大赛事、重大节庆活动档案；重大项目类的交通、水利、市政、民生工程等建设项目档案；突发事件类的疫情防控、防汛救灾、安全生产事故处置等档案。明确各业务科室负责人为本科室档案归档第一责任人，负责本科室文件材料的收集、整理，于次年3月底前移交本单位档案管理岗位，档案管理员于次年6月底前完成全单位档案的分类、编号、归档，专业档案归档时限按行业规定执行，最长不超过12个月，重大活动、重大项目结束后3个月内完成档案移交归档。2.强化重点领域档案管理。一是重大建设项目档案，实行项目档案与项目建设同步管理，项目立项阶段就要明确档案管理要求、责任人员和经费保障，项目建设过程中档案主管部门要全程跟踪指导，项目竣工验收前必须先通过档案专项验收，档案验收不合格的不得通过项目竣工验收，项目档案要在验收后6个月内移交市档案馆。二是干部人事档案，严格执行《干部人事档案工作条例》，做到凡进必审、凡转必审、凡提必审，确保档案材料真实、齐全、规范，人事档案数字化率达到100%，查借阅严格执行审批制度，严禁擅自涂改、抽取、伪造人事档案。三是国有企业档案，将企业生产经营、技术研发、并购重组、上市融资等重要档案全部纳入归档范围，国有企业资产与产权变动时要同步做好档案的处置、移交工作，防止国有资产相关档案流失。四是村（社区）档案，重点归集村级组织换届、土地承包、宅基地确权、集体经济收益分配、低保救助、养老服务等涉及群众切身利益的档案，实行村档镇管或者村档村存、镇里备份，确保村级档案齐全完整。3.加快存量档案数字化转型。各单位要对2010年以前形成的存量纸质档案进行全面梳理，建立存量档案台账，按照“应扫尽扫”的原则开展数字化扫描，扫描格式统一采用PDF/A或者OFD格式，分辨率不低于300DPI，扫描后要开展人工核验，确保图像清晰、无歪斜、无缺页，著录项包括档号、题名、形成时间、责任者、保管期限等，著录准确率不低于99%，扫描完成的数字档案要同步挂接至全市统一数字档案管理系统。202X年底前完成70%存量档案数字化，202X+1年底前全部完成。（二）健全完善档案安全体系，筑牢安全防线1.强化档案库房硬件建设。各单位新建、改建档案库房要严格执行《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）要求，库房与办公室、阅览室分开设置，库房面积按照每万卷档案不低于10平方米的标准配置。库房内要配备温湿度自动调控系统，将温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，每日记录温湿度数据。配备符合要求的防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁、防污染设施，其中灭火器要采用气体灭火器，不得使用干粉、水基灭火器，照明灯具要采用防爆灯具，窗户要安装遮光窗帘，地面要做防水处理，配备防磁柜存放声像、电子档案存储介质。库房出入口要实行双人双锁管理，安装全覆盖视频监控系统，监控录像保存时间不少于90天。不具备独立建设档案库房条件的单位，要将档案移交市档案馆统一保管，不得存放在普通办公室、地下室等不符合安全要求的场所。2.强化电子档案信息安全。全市统一数字档案管理系统要配备防火墙、入侵检测、防病毒、数据加密、容灾备份等安全设备，每年至少开展2次安全漏洞检测和渗透测试，及时修复安全隐患。电子档案存储采用在线存储+离线备份相结合的方式，在线存储采用磁盘阵列，每天开展增量备份，每周开展全量备份，离线备份采用磁带或者蓝光光盘，备份介质实行异地存放，重要档案要同时备份到省档案馆指定的异地备份库，备份介质保存寿命不少于50年。存储涉密档案的设备要实行物理隔离，不得接入互联网或者其他公共网络，不得使用U盘、移动硬盘等可移动存储介质拷贝涉密档案，传输涉密档案要采用保密机要渠道。各单位要每年至少开展1次电子档案安全检测，确保电子档案完整、可用、不被篡改。3.强化档案安全应急管理。各单位要于202X年X月底前制定本单位档案安全应急预案，明确火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件的处置流程、责任人员、保障措施，每年至少开展1次档案安全应急演练，提升应急处置能力。建立档案安全风险定期排查制度，每月对库房设施、档案保管、信息安全等情况开展一次排查，建立排查台账，发现隐患立即整改。发生档案丢失、损毁、泄密等安全事故的，要在1小时内上报市档案主管部门和保密管理部门，不得迟报、瞒报、谎报，同时立即采取措施开展补救工作，最大限度降低损失。（三）健全完善数字档案体系，实现一网通管1.升级全市统一数字档案管理系统。202X年X月底前完成系统升级改造，实现对文书档案、专业档案、声像档案、电子档案等所有门类档案的全生命周期管理，具备归档、保管、利用、统计、开放审核等功能，与政务服务平台、各单位业务系统实现接口对接，实现电子文件在业务办理过程中同步归档，无需二次录入。系统访问响应时间不超过2秒，并发访问量支持不少于1000人同时在线，数据存储容量满足未来10年档案增长需求。2.推进电子档案共享利用。明确符合《电子文件归档与管理规范》要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力，各单位办理政务服务事项时可以直接调用数字档案管理系统中的电子档案，不得要求群众和企业重复提交纸质材料。202X年底前实现社保、医保、婚姻、不动产、学籍等高频民生档案跨部门、跨区域共享，群众在政务服务中心任意窗口或者通过政务服务网、移动端APP即可申请查询全市范围内的相关档案，实现“异地查档、跨馆出证”。3.规范电子档案管理流程。各单位要建立电子档案归档、审核、移交、存储、利用全流程管理制度，电子档案归档时要同时收集元数据，包括文件形成时间、形成者、版本号、保管期限、密级等，元数据准确率要达到100%。电子档案迁移、升级时要做好全程记录，开展迁移前后数据核验，确保数据完整、可用，迁移记录要永久保存。电子档案销毁要严格执行审批程序，编制销毁清册，由单位主要负责人、分管负责人、档案管理员共同签字确认，采用物理删除或者物理销毁的方式进行，全程留痕，不得擅自删除电子档案。（四）健全完善档案利用体系，提升服务效能1.优化查档服务流程。线下在市档案馆、政务服务中心、各区县（市）档案馆设置查档服务窗口，配备专门工作人员，提供查档、出证、咨询等服务，线上在政务服务网、“e政务”移动端APP开通查档入口，群众足不出户即可提交查档申请。明确查档办理时限：线上线下申请的一般查档事项，符合条件的1个工作日内出具档案证明或者电子档案副本；异地跨馆查档事项3个工作日内反馈结果；针对老年人、残疾人、行动不便的特殊群体，开通绿色通道，提供预约查档、延时查档、上门查档服务，不得设置不合理限制。2.规范档案开放审核。严格执行《档案法》关于档案开放的规定，自形成之日起满25年的档案，除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等不宜开放的情形外，全部向社会开放。建立档案开放审核常态化机制，每年年初制定年度开放审核计划，成立由档案主管部门、保密部门、相关业务单位组成的开放审核工作组，每季度开展一次开放审核，每年开放档案数量不低于符合开放条件档案总量的10%，202X+3年底前全部完成满25年档案的开放审核工作。开放的档案要全部在市档案馆官网、政务服务网公开，供社会公众免费查询利用。3.强化档案资政育人功能。围绕市委、市政府中心工作，每年挖掘不少于5批特色档案资源，形成档案资政参考材料，为市委、市政府决策提供支撑。依托市档案馆档案资源，每年开展不少于5场档案文化进校园、进社区、进企业活动，通过展览、讲座、短视频等形式，宣传档案文化，传承红色基因，发挥档案育人作用。每年编制发布《全市档案利用典型案例汇编》，宣传档案在服务民生、服务经济社会发展中的作用。（五）健全完善档案队伍体系，提升专业能力1.配齐配强档案工作人员。各单位要明确1名分管档案工作的领导，配备至少1名专（兼）职档案管理员，工作量大的单位要增加人员配置，确保档案工作有人抓、有人管。档案管理员要具备良好的政治素质和专业能力，无违法违纪记录，岗位要保持相对稳定，不得随意调整，确需调整的要做好工作交接，交接清单由双方和监交人签字后存档备查。2.强化业务培训。市档案主管部门每年组织不少于2次全市性档案业务培训，每次培训时长不少于20学时，每年累计培训不少于40学时，培训内容包括档案法律法规、归档整理、数字化操作、安全管理、利用服务等，培训结束后开展考核，考核合格的颁发档案管理员上岗证，实现持证上岗率100%。各单位要每年组织本单位全体人员开展不少于1次档案知识培训，提升全员档案意识。3.建立专业人才库。选拔全市档案系统业务骨干、高校档案专业教师、国有企业档案管理员等不少于20人，建立全市档案专业人才库，负责重大项目、重大活动档案指导、档案安全检查、开放审核等工作，给予适当的工作补贴。定期组织人才库成员开展业务交流、课题研究，提升全市档案工作专业水平。四、实施步骤（一）动员部署阶段（202X年X月-202X年X月）各单位要成立本单位档案工作领导小组，制定本单位档案工作具体实施方案，明确责任分工、时间节点、工作措施，于202X年X月X日前报市档案馆备案。各单位要于202X年X月X前完成本单位档案工作动员部署和全员培训，将工作要求传达到全体人员，确保人人知晓、责任落实。（二）全面实施阶段（202X年X月-202X+1年X月）各单位按照实施方案要求，全面开展档案梳理、归档、数字化扫描、库房升级、系统接入等工作，市档案主管部门每月开展一次督导检查，通报工作进度，针对存在的问题指导单位整改。202X年底前完成70%存量档案数字化，202X+1年X月底前完成全部存量档案归档、数字化，接入全市统一数字档案管理系统，档案规范化合格率达到90%以上。（三）巩固提升阶段（202X+1年X月-202X+2年X月）市档案主管部门组织开展全市档案工作验收，针对验收发现的问题，督促各单位限期整改，整改完成后组织“回头看”，确保全部问题整改到位。开展档案工作示范单位创建活动，评选10个市级档案工作示范单位、20个达标单位，予以通报表彰，总结推广示范单位的经验做法，提升全市档案工作整体水平。（四）长效运行阶段（202X+2年X月起）建立档案工作常态化管理机制，每年开展一次年度检查评估，动态调整档案工作要求，持续优化数字档案管理系统功能，提升档案服务效能，实现档案工作规范化、标准化、数字化长效运行。五、保障措施（一）组织保障。成立由市政府分管领导任组长，市档案局、市档案馆、市发改委、市财政局、市政务服务数据管理局等部门负责人为成员的全市档案工作领导小组，负责统筹协调全市档案工作，研究解决重大问题。各单位主要负责人是本单位档案工作第一责任人，分管负责人是直接责任人，要将档案工作纳入本单位年度工作计划，定期研究部署，确保各项任务落实到位。将档案工作纳入各单位年度绩效考核，权重占比不低于3%。（二）经费保障。各级财政部门要将档案工作经费纳入年度财政预算，保障档案数