2026年档案数字化外包项目质量专项排查整治实施方案

2026年档案数字化外包项目质量专项排查整治实施方案为深入贯彻落实档案工作标准化、规范化要求，切实提升档案数字化外包项目质量，有效防范和化解档案数字化过程中的安全风险与质量隐患，依据《中华人民共和国档案法》《档案数字化外包安全管理规范》《档案服务外包工作规范》等法律法规和标准，结合我单位档案数字化工作实际，决定开展2026年档案数字化外包项目质量专项排查整治工作。现制定实施方案如下：一、总体要求坚持“问题导向、全面排查、源头治理、闭环整改”的原则，对2026年在建及已完成的档案数字化外包项目进行全覆盖、全流程、全要素质量排查，重点整治扫描图像质量不达标、目录数据著录不规范、OCR识别准确率低、图像处理失真、挂接错误率高等突出问题，同步排查外包服务过程中的安全管理漏洞和监管缺位问题。通过专项排查整治，进一步压实外包服务主体责任和档案部门监管责任，建立健全档案数字化外包项目质量管控长效机制，确保档案数字化成果真实、完整、可用、安全，为档案信息化建设和档案资源开发利用奠定坚实基础。二、排查整治范围本次专项排查整治覆盖2026年1月1日以来所有启动实施和已交付验收的档案数字化外包项目，包括但不限于纸质档案扫描、照片档案数字化、音视频档案数字化、缩微胶片数字化等各类外包项目。重点聚焦以下三类项目：一是涉及民生、行政审批、司法、不动产等高频利用档案的数字化项目；二是涉及红色档案、珍贵档案、濒危档案等具有重要历史价值档案的数字化项目；三是上年度质量抽检合格率偏低或发生过质量争议的外包项目。三、排查整治重点内容（一）项目管理与合同履行情况1.外包项目是否履行了政府采购或公开招标程序，外包服务商是否具备国家规定的档案数字化服务资质和涉密档案数字化加工条件。核查中标单位与合同签订主体是否一致，是否存在转包、违法分包行为。对涉密档案数字化项目，检查是否选择通过保密行政管理部门审查批准的单位，是否签订保密协议，是否在保密行政管理部门备案。2.合同条款是否明确约定项目质量标准、验收方法、验收程序、质量保证期、违约责任等关键内容。质量约定是否引用了《纸质档案数字化规范》（DA/T31）、《档案著录规则》（DA/T18）、《OCR识别质量要求》等相关标准。是否存在无质量标准、无验收依据、无违约罚则的“三无”合同。3.项目实施前是否制定了详细的数字化工作方案和技术方案，是否经档案业务部门审核确认。方案中是否明确扫描分辨率、色彩模式、存储格式、压缩参数、目录著录项、命名规则、质量检查方法等技术指标。是否存在先施工后补方案或无方案施工情况。4.项目进度管理是否规范，是否存在为赶工期而牺牲质量的现象。是否按照合同约定定期提交阶段性工作成果和自检报告，档案部门是否及时进行阶段性检查。（二）档案实体安全与出入库管理1.档案出库交接手续是否完备，是否逐卷、逐件清点并填写交接登记表，交接双方是否签字确认。扫描加工现场是否实行双人双岗制度，档案原件是否在监控区域内进行扫描操作。2.档案原件是否存在损毁、污染、丢失、泄密等安全事故。排查是否存在在加工现场随意堆放档案、赤手翻阅珍贵档案、使用不符合要求的装订工具导致档案破损等情况。对破损、脆弱的档案是否采取了先修复后扫描的保护措施。3.数字化加工过程是否建立了档案原件流向登记台账，做到每卷档案的领取、扫描、归还、入库全程可追溯。每日工作结束是否对档案原件进行清点入库，是否存在档案原件在加工现场过夜现象。（三）扫描图像质量1.扫描分辨率是否符合合同约定和标准要求。普通纸质档案扫描分辨率是否不低于300dpi，对文字较小、字迹清晰的档案是否适当提高分辨率。照片、图纸、字画等特殊档案扫描分辨率是否不低于600dpi。是否存在擅自降低分辨率以压缩成本、提高速度的行为。2.图像色彩模式是否正确。对黑白文字档案是否采用灰度或黑白二值模式，对含有红头、印章、彩色插图、彩色照片的档案是否采用彩色模式。是否存在将彩色档案扫描成黑白图像导致信息丢失的问题。3.图像清晰度、完整度、偏斜度是否符合要求。是否存在图像模糊、重影、失真、噪点明显的问题。扫描图像是否完整呈现档案原貌，是否存在切边过度、漏扫页面、倒页、反页、错页现象。图像偏斜是否超过1度，是否存在大幅倾斜未作校正处理的情况。页面有折叠、破损、装订遮挡等情况的，是否进行了展平、修复或拆卷处理，是否造成文字信息不可见。4.图像存储格式与压缩参数是否规范。是否为JPEG或TIFF格式，是否采用无损压缩或低压缩比，压缩后图像质量是否明显下降。是否按照合同要求生成多层PDF或OFD文件，是否能够正常检索和显示。（四）目录数据著录质量1.目录数据是否按照《档案著录规则》和项目方案要求进行著录。著录项目是否齐全，包括题名、责任者、日期、文号、保管期限、页数、密级等必要项目。是否存在漏著、错著、随意简著问题。2.题名著录是否准确完整。是否照实著录原文标题，是否存在任意省略、修改题名的情况。对无题名或题名不规范的档案，是否按照规范拟定题名并加方括号注明。题名是否能够准确揭示档案内容，是否存在“文件”“材料”“通知”等过于笼统的无效题名。3.日期著录是否规范。是否统一采用八位数字形式（如20260101），是否存在年、月、日缺项或逻辑错误，如日期超出现实范围、归档日期晚于文件形成日期、同卷内日期倒置等。4.责任者著录是否正确。是否准确著录文件形成单位或个人，是否存在机关内部机构名称未加圆括号、个人责任者与单位责任者混用、责任者缺录等问题。多责任者是否按规定著录全部或主要责任者并注明。5.分类号、档号、保管期限等检索项著录是否准确。档号编制是否符合《档号编制规则》（DA/T13），各段位之间是否使用正确的连接符号，是否出现重号、空号、断号。全文标识、控制标识是否与档案实体和目录数据对应。6.目录数据与档案图像是否完全对应、一一匹配。是否存在有目录无图像、有图像无目录、目录与图像内容不符、条目顺序错乱等问题。批量导入的目录数据是否经严格校验，是否存在格式错误、字段错位、乱码等问题。（五）OCR识别与全文检索质量1.对已开展OCR识别的项目，检查正确识别率是否达到合同约定标准（一般不低于95%，对印刷体清晰档案应不低于98%）。是否存在大量乱码、符号错认、段落错乱问题。对手写体、繁体字、少数民族文字、外文档案是否按照合同约定进行评估，如约定必须识别但识别效果差的，是否采取了人工校对补救措施。2.基于OCR结果建立的全文数据库是否与目录数据、图像数据正确挂接，能否实现“目录—全文—图像”三级关联检索定位。是否存在识别文本无法定位到对应图像页的问题。（六）数据挂接与成果交付质量1.数字化成果是否按规定格式和规范进行存储和组织。目录数据库、图像数据库、全文数据库文件命名是否规范统一，文件目录层级是否清晰，批量数据包是否完整。是否建立了备份机制，备份数据是否经过恢复测试。2.目录数据与图像数据挂接是否准确。通过档号或其他唯一标识符进行关联后，抽检结果是否显示挂接正确率100%。是否存在多页图像挂接至错误档号、漏挂、重复挂接、跨卷挂接等情况。3.成果交付时是否提交了完整的质量检验报告、验收报告、操作日志、工作统计表等文档。交付的数据是否经过病毒扫描，是否存在携带恶意代码、木马等安全隐患。是否按照国家有关要求对敏感数据进行了必要的安全处理。（七）外包服务安全保密管理1.外包服务商是否建立了档案数字化安全保密管理制度，包括加工场所安全管理制度、人员安全保密管理制度、档案实体安全管理制度、数据安全管理制度等。制度执行是否到位。2.数字化加工场所是否符合安全保密要求。是否实行封闭式管理，是否安装了视频监控系统且监控无死角、视频保存时间不少于6个月。是否设置门禁系统，非工作人员是否能够随意进入加工场所。加工场所内是否存放有与工作无关的物品，是否违规使用个人存储设备、手机、具有摄像和无线传输功能的电子设备。3.工作人员管理是否严格。是否对外包项目全体工作人员进行了安全保密教育和背景审查，是否逐一签订保密承诺书。工作人员是否佩戴工作证件，是否发生人员变动未履行审批程序的情况。是否建立了人员台账和出入登记制度。4.数字化加工使用的计算机设备、扫描仪、存储介质等专用设备是否安全可控。工作计算机是否与互联网物理隔离，是否安装了违规外联监控软件，是否违规使用无线网卡、蓝牙等功能。移动存储介质是否实行统一编号、专人管理、专用登记，是否存在个人U盘、移动硬盘接入工作计算机的情况。5.数据移交和销毁是否合规。数字化加工过程中形成的过程数据、临时数据、废弃数据是否按照规定及时销毁。项目完成后，存储介质是否移交档案部门或按合同约定进行物理销毁。涉密档案数字化数据是否在涉密环境中处理，是否符合涉密载体管理要求。（八）项目验收与后续服务1.项目是否按规定程序和标准进行了验收。档案部门是否组织了由业务和技术人员参加的验收小组，是否对照合同逐项进行检验，是否出具了验收意见。是否存在未经实际检验就全盘接收、验收走过场问题。2.验收抽检比例是否达到规定要求。对图像质量、数据著录、挂接准确率的抽检是否覆盖全部档案种类和批次，抽检合格率是否达到合同标准（一般不低于98%）。抽检中发现的问题是否要求服务商限期返工，返工后是否进行了再次验证。3.质量保证期内的服务责任是否落实。是否发生过交付后数据出现批量质量问题、服务商不响应、不修复的情况。对数据修改和重新导出的，是否同步更新备份，是否保持版本一致性。四、排查整治方法与步骤（一）项目自查阶段（2026年3月1日至3月31日）1.档案数字化外包项目所涉及的各业务部门、各档案保管部门，对照本方案确定的排查整治重点内容，对各自负责的外包项目逐项逐条开展自查。自查要查阅项目合同、工作方案、工作日志、自检记录、交接单据、验收报告等全过程资料，并对数字化成果进行抽样实测。2.每个项目自查结束后，填写《档案数字化外包项目质量自查表》，如实记录发现的问题，对问题进行分类统计和原因分析，形成自查报告。自查报告于2026年3月31日前报送专项工作办公室。3.对于自查阶段即发现的比较严重的质量问题，要边查边改、立行立改，不得等待观望。已交付使用的数据存在批量质量问题的，应立即停止对外提供利用，防止错误数据扩散造成不良影响。（二）集中排查阶段（2026年4月1日至5月31日）1.成立由档案业务部门、信息化管理部门、保密部门、纪检监察部门组成的专项排查组，对各项目自查情况进行复核，对全部在建项目进行现场检查，对已完成项目按不低于30%的比例随机抽检。2.现场检查采取“听汇报、查资料、看现场、抽数据、访用户”的方式。听取服务商和业务部门关于项目实施和质量管控情况的汇报；查阅项目全流程档案资料；查看数字化加工现场操作是否规范；随机抽取一定比例的项目成果进行质量检测；走访档案实际利用人员，了解使用过程中发现的图像模糊、目录错误、无法检索等问题。3.对涉密档案数字化项目实行必查，重点检查安全保密制度执行情况、涉密人员管理情况、涉密设备使用情况、涉密数据流转和销毁情况。必要时请保密监督检查部门协同开展技术检测。4.集中排查过程中发现的问题，应及时登记编号，建立问题台账，逐项明确问题性质、影响范围、整改责任单位、整改时限。对涉嫌违法违规的，及时将线索移交有关部门查处。（三）集中整治阶段（2026年6月1日至8月31日）1.针对排查发现的问题，分门别类制定整治措施。对扫描图像质量不达标的，由外包服务商重新扫描，所需费用由服务商承担；对目录数据著录错误的，组织重新著录并批量替换；对OCR识别效果差的，重新进行识别或增加人工校对环节；对挂接错乱的，全面重新挂接并验证；对安全保密管理不到位的，立即停止该项目施工，整改到位经审核后方可恢复。2.实行整改销号管理。每项问题整改完成后，由整改责任单位提交整改报告和证明文件，经专项排查组复查验收合格后方可销号。整改任务全部完成后，形成整体整改情况报告。3.对存在严重质量问题且整改不力的外包服务商，依照合同约定追究违约责任，情节严重的列入档案数字化服务单位负面清单，取消其参与本单位档案数字化项目的资格，并按规定向档案主管部门报告。对因监管缺位、失职渎职造成档案损坏或数据重大质量事故的，依规依纪追究相关责任人责任。（四）建章立制阶段（2026年9月1日至10月31日）1.全面梳理本次专项排查整治中暴露出的制度机制和管理漏洞，修订完善档案数字化外包项目管理制度、质量检查规范、验收标准、安全保密管理办法等内部制度。2.建立档案数字化外包项目质量抽检常态化机制，对所有外包项目在合同期内存续期间实行每半年一次质量抽检，抽检结果作为项目验收、付款和服务评价的重要依据。3.完善外包服务商准入与退出机制，将服务质量、安全保密履约情况纳入服务商信用评价档案，实行质量一票否决。建立合格服务商目录和黑名单目录，动态调整，优胜劣汰。4.推广使用项目质量检查工具软件和随机抽样检测程序，提升质量检测的客观性和效率。有条件的，可委托第三方机构对重要项目的数字化成果实施独立质量检测。五、保障措施（一）加强组织领导。成立2026年档案数字化外包项目