2026年车间班组安全资料保管细则

2026年车间班组安全资料保管细则版本号：V2026.0发布部门：行政人事部、安全管理部生效日期：2026年1月1日目录1.总则（第1页）2.职责划分（第2页）3.具体管理内容（第3页）3.1资料分类与归档范围3.2保管硬件配置标准3.3日常归集与盘点流程3.4借阅与使用规范3.5移交与销毁管理4.违规约束与奖惩标准（第7页）5.申诉机制（第8页）6.附则（第9页）7.附件（第9页）附件1班组安全资料归档目录及留存期限清单附件2班组安全资料借阅/复制登记台账附件3班组安全资料销毁审批表1.总则1.1制定目的为进一步夯实生产现场安全管理基础，规范车间班组层面安全类资料的归集、存储、使用、销毁全流程管理，解决一线班组安全资料存放零散、缺失损毁、查阅不便、追溯性差等问题，切实保障从业人员劳动安全合法权益，确保安全管理全过程留痕、责任可溯，结合公司生产运营实际制定本细则。1.2适用范围本细则适用于公司所有生产制造序列车间下辖的一线生产作业班组、设备运维保障班组、仓储物流转运班组、现场质量检验班组的安全资料全生命周期管理；班组涉及的正式在岗员工、劳务派遣人员、实习人员、外协驻场作业人员的相关安全资料管理，均需严格遵守本细则要求。1.3制定依据本细则严格依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《生产经营单位安全培训规定》《用人单位职业健康监护监督管理办法》等法律法规要求，及公司《安全生产管理基本制度》《员工奖惩管理办法》《档案管理规范》等经民主程序制定的内部制度编制，所有条款不存在侵害员工合法权益的内容。1.4管理原则班组安全资料管理坚持“谁产生、谁负责，谁保管、谁担责，全程可追溯、用权不越界”的基本原则，所有资料管理行为必须符合合规要求，不得将资料用于与安全生产、员工权益保障无关的用途，不得违规收集、泄露员工个人信息。2.职责划分2.1执行主体权责（一）各生产车间是本细则落地执行的责任主体，车间主要负责人为车间层面资料管理第一责任人，负责统筹本车间所有班组的资料保管硬件配置、人员保障，督促班组按要求完成资料归集、保管工作；每季度组织一次车间内部的资料管理自查，及时整改存在的问题。（二）各班组班组长为班组安全资料管理的直接责任人，负责审核班组归档资料的真实性、完整性，监督兼职资料管理员依规开展工作，对班组资料的安全存放、规范使用负直接管理责任；每月对班组资料盘点结果进行审核，确保资料无遗漏、无虚假记录。（三）各班组需指定1名兼职资料管理员，需经安全管理部、行政人事部联合培训考核合格后方可上岗，具体负责资料的日常归集、台账登记、盘点核对、借阅登记、移交销毁等具体操作，严格落实各项保管要求，对资料的完整性、安全性负直接操作责任。兼职资料管理员岗位调整时，必须完成工作交接方可离岗。2.2业务指导部门权责公司安全管理部是班组安全资料管理的业务指导部门，主要履行以下职责：（一）根据法规要求及公司安全管理实际，动态更新班组安全资料的归档目录，明确各类资料的填写标准、留存要求，为班组提供统一的模板、档案盒、标签等物料支持；（二）每半年组织一次班组兼职资料管理员的业务培训，讲解资料填写规范、保管要求、合规注意事项，培训后开展闭卷考核，考核不合格的不得继续担任兼职管理员；（三）每两个月对班组资料中涉及安全管理业务的内容真实性、完整性进行核查，重点检查安全培训记录、隐患排查记录、作业审批记录是否符合管理要求，及时纠正业务不规范问题。2.3监督部门权责（一）行政人事部是班组安全资料管理的合规监督部门，主要履行以下职责：一是监督班组资料管理过程中是否存在违反劳动保障法规、侵害员工合法权益的行为，重点核查涉及员工职业健康、工伤保险、安全培训等与员工切身利益相关的资料留存情况；二是指导班组按照档案管理规范落实防火、防潮、防损、个人信息保护要求，避免资料损毁、个人信息泄露；三是每季度牵头开展一次班组资料管理情况的专项抽查，对发现的违规问题按规定提出处理意见；四是负责受理资料管理相关的申诉，按流程开展核查。（二）公司工会是班组安全资料管理的员工权益监督主体，主要履行以下职责：一是代表员工对班组安全资料管理情况进行日常监督，发现存在侵害员工劳动安全权益的情形及时提出整改意见；二是参与资料管理相关的申诉核查、违规事件调查，充分代表员工表达合理诉求，保障员工合法权益不受侵害。3.具体管理内容3.1资料分类与归档范围班组需归档的安全资料分为三大类，所有资料需明确留存期限，严禁超范围收集与安全管理无关的员工个人信息，严禁留存员工身份证、户口本等个人证件原件：（一）人员安全资质类：一是班组所有人员的三级安全教育班组级培训记录、考核试卷、签字确认表；二是特种作业人员的操作证复印件、复审记录；三是班组人员年度安全再培训记录、岗位安全操作规程考核记录；四是班组人员职业健康检查结果告知书签收记录、岗位职业病危害告知书签字存根；五是班组人员工伤保险参保确认签字记录；六是班组人员工伤认定相关材料、医疗期返岗安全评估记录。此类资料中，职业健康监护相关资料严格按照法规要求留存至员工离岗后不少于20年，其他资质类资料留存至员工离岗后满5年；对正在办理工伤保险待遇申领、职业病诊断的员工相关资料，不受上述留存期限限制，必须留存至相关权益全部办结后方可按流程处置。（二）现场作业安全类：一是班组每日班前会安全交底记录、班中安全巡检记录、班后安全断电关阀确认记录；二是班组责任区域内的安全隐患排查记录、隐患整改闭环验证记录、整改前后对比照片打印件；三是班组特种设备、安全工器具（绝缘手套、安全帽、安全带等）的日常点检记录、定期校验报告复印件；四是危险作业（动火、高处、有限空间）的班组级审批存根、作业现场监护记录；五是班组应急物资（灭火器、急救箱、洗眼器等）的月度点检记录、物资更换补充记录。此类资料留存期限不少于3年。（三）事件与应急类：一是班组发生的轻微安全事件（无人员重伤、无重大财产损失的擦碰、设备剐蹭等）的原因分析记录、班组内部教育记录；二是班组每月应急演练的方案、签到表、演练评估记录、现场照片；三是公司、车间下发给班组的安全通知、整改要求的签收存根。此类资料留存期限不少于4年。3.2保管硬件配置标准（一）每个班组必须在班组固定休息区设置带锁的专用铁质资料柜，资料柜放置位置距离水源、电源、热源至少1.5米，不得与易燃易爆物品（油漆、稀料、高压气瓶等）放置在同一区域；资料柜钥匙由班组兼职资料管理员保管，备用钥匙由车间行政对接人密封签章后存放于车间办公室专用保险柜，非火灾、资料失窃等紧急情况不得擅自启用。（二）资料柜内必须放置袋装干燥剂、防虫药，每季度更换一次；纸质资料全部装入标准A4档案盒，档案盒侧脊按照“资料类别-年度-序号”统一打印标签，不得手写随意标注；资料柜不得存放与安全资料无关的个人物品、工具、食品等，确保柜内整洁干燥。（三）涉及员工个人信息的资料（职业健康结果、工伤记录等）必须单独装入密封档案袋，档案袋表面标注统一档案编号，不得随意摆放暴露员工个人隐私。（四）各班组需将所有纸质资料扫描形成电子备份，电子备份存储在车间统一配发的加密U盘内，U盘不得连接公共互联网、外来设备，防止病毒感染导致资料丢失或信息泄露；电子备份每季度更新一次，不得存储与安全资料无关的内容。3.3日常归集与盘点流程（一）资料归集：所有需要归档的资料，必须在产生后的3个工作日内，由资料经办人（班前会主持人、巡检人、作业审批人等）交给班组兼职管理员；兼职管理员要核对资料上的签字是否齐全、内容是否完整，比如安全培训记录必须有所有参训人员的本人签字，不得代签，对存在缺项、漏签、内容模糊的资料当场退回经办人补正，核对无误后登记入《班组安全资料归档台账》，放入对应档案盒。所有现场作业类记录必须实时填写，不得事后补记、虚构内容。（二）日常盘点：兼职管理员每月最后1个工作日对当月归档资料进行全面盘点，核对台账与实物是否一致，检查资料是否存在虫蛀、受潮、破损情况，形成月度盘点表，经班组长审核签字后，在班组公告栏张贴公示3个工作日，接受班组所有员工监督；员工对公示内容有异议的，可当场向班组长或兼职管理员提出，经核实后及时更正。（三）定期核查：安全管理部每两个月对班组资料的业务合规性开展一次核查，行政人事部每季度开展一次合规抽查，核查、抽查需形成书面检查记录，对发现的问题下达整改通知书，明确整改期限，跟踪整改闭环。3.4借阅与使用规范（一）班组员工查阅本人相关的安全培训记录、职业健康告知签收记录、工伤保险参保确认记录等涉及个人权益的资料，凭本人有效工牌即可现场查阅，兼职管理员不得拒绝；员工需要复印本人相关资料的，经班组长同意后当场复印，复印件加盖“仅用于个人安全权益核对，不作其他用途”的条章后交付，不得拖延、拒绝。（二）公司内部部门因安全检查、事件调查、员工权益核实等工作需要借阅资料的，需持有借阅部门负责人签字确认的借阅审批单，明确借阅资料范围、用途、借阅期限，经班组长签字同意后方可登记借阅，借阅期限最长不得超过5个工作日，到期必须及时归还；借阅期间不得涂改、转借、损毁资料，不得擅自复制涉及其他员工个人信息的内容。（三）外部监管单位因执法检查需要查阅资料的，必须由公司安全管理部专人陪同，在班组长、兼职管理员同时在场的情况下现场查阅；如需复制资料，需经安全管理部负责人审批同意，由兼职管理员现场配合复制，不得擅自允许外部人员将资料带离公司、自行复制。（四）任何人员不得在资料上随意涂改、圈画、撕页，不得擅自将资料带离指定存放区域。3.5移交与销毁管理（一）岗位移交：兼职管理员、班组长岗位调整时，必须在新岗位到岗前完成资料移交，移交时对照归档台账逐一清点所有纸质资料、电子备份存储介质、资料柜钥匙，形成书面移交清单，明确资料数量、完好情况，由移交人、接收人、监交人（班组长调整由车间负责人监交，兼职管理员调整由班组长监交）三方签字确认，各留存一份；移交过程中发现资料缺失、损毁的，及时上报车间及安全管理部，厘清责任后再完成交接，未完成移交的不得办理岗位异动、薪资结算手续。（二）资料销毁：每年12月中旬，兼职管理员对已达到留存期限、无继续保存价值的资料进行梳理，形成待销毁资料清单，逐一列明资料名称、数量、形成年份、已存年限，说明销毁理由，经班组长初审签字后，报安全管理部、行政人事部联合审核，重点核查是否存在仍涉及员工未办结权益事项、未完成调查的安全事件相关资料，审核通过后报分管领导审批；审批同意销毁的资料，由行政人事部安排2名以上工作人员共同监督，将资料送至公司指定的粉碎销毁点进行现场销毁，销毁过程拍摄清晰照片留存，不得将待销毁资料作为废品出售、转交无关人员，防止信息泄露；销毁完成后，及时在归档台账上标注销毁日期、审批单号，做到全程可追溯。4.违规约束与奖惩标准4.1奖励标准每年12月份，由行政人事部、安全管理部、工会联合开展年度班组安全资料管理评优工作，对同时满足以下条件的班组，评为“资料管理规范示范班组”，给予班组800-1200元的班组建设活动经费奖励：一是全年按要求完成资料归集、归档，台账清晰、资料完整，无缺失、无虚假记录；二是全年资料保管无受潮、损毁、丢失、信息泄露情况；三是全年在各级检查中资料管理项无不合格记录；四是班组员工对资料管理工作无投诉、无异议。对认真履行职责、获评示范班组的兼职资料管理员，给予300-600元的个人奖励，在年度岗位评级、评优评先中给予优先考虑。4.2违规处理标准根据违规行为的情节轻重、造成的影响程度，分为四类处理方式，所有处理决定均需书面告知当事人，处理记录存入个人工作档案，相关绩效扣减严格按照公司经民主程序制定的薪酬制度执行：（一）情节轻微、未造成不良影响的行为，给予责任人口头警示，责令3个工作日内完成整改：包括资料未在规定期限内归档、延迟不超过2个工作日的；档案盒标签张贴不规范、资料存放顺序混乱未影响查阅的；资料柜使用后未及时上锁、未造成资料丢失或信息泄露的；月度盘点记录未按时公示、延迟不超过2个工作日的；资料存在轻微褶皱、未出现缺页或字迹模糊的。（二）情节较轻、造成轻微影响但未损害公司利益或员工权益的，给予责任人通报批评，扣发当月绩效薪酬的5%-10%：包括资料归档时存在代签、漏签、内容填写不全，经提醒后3个工作日内补正完成的；未按要求定期更换干燥剂、防虫药，导致资料出现轻微受潮、经晾晒恢复完好的；未按要求定期更新电子备份、但纸质资料完好的；借阅资料未按要求登记，或借阅逾期3天以内归还、未造成资料损坏的；资料柜放置位置不符合安全要求，经提醒后1个工作日内完成整改的。（三）情节较重、造成一定不良影响的，给予责任人记过处分，扣发当月绩效薪酬的20%-30%，取消年度评优评先资格：包括因保管不善导致资料丢失、损毁，影响公司内部安全检查或工作开展，但未影响监管部门执法、未损害员工权益的；擅自允许无关人员查阅资料，导致员工个人信息泄露，但未造成员工权益受损或公司声誉损失的；在各级检查、盘点中弄虚作假，隐瞒资料缺失、损毁情况的；岗位调整时未按要求办理资料移交手续，导致资料管理断档的；未按要求存储电子备份U盘，导致U盘感染病毒、电子资料丢失的。（四）情节严重、造成严重不良影响或侵害员工合法权益的，按照公司员工奖惩管理规定给予记大过直至解除劳动关系的处理，涉及违反法律法规的，移交相关部门依法处理：包括故意篡改、隐匿、销毁涉及员工安全培训、职业健康、工伤认定的资料，导致员工无法正常申领工伤保险待遇、开展职业病诊断、主张劳动安全权益的；擅自出售、传播资料中员工个人信息，造成恶劣影响或员工经济损失的；因资料丢失、损毁导致安全事件调查无法溯源、监管部门行政处罚，造成公司经济损失或声誉损失的；安全事件发生后伪造资料、虚构记录，掩盖管理责任的；对提出资料异议、申诉的员工进行打击报复的。5.申诉机制5.1申诉受理范围一是班组员工发现资料管理存在丢失、篡改、隐匿等情形，侵害自身劳动安全、社保权益的；二是相关责任人对违规处理结果有异议，认为处理依据不足、认定事实不清的；三是发现资料管理过程中存在其他违规违纪行为的。5.2申诉处理流程（一）申诉人需在知晓相关事项或收到处理通知之日起5个工作日内，向行政人事部合规岗或工会提交书面申诉材料，明确申诉事项、事实理由，附相关佐证材料，不得捏造事实、诬告陷害。（二）申诉受理部门在收到申诉材料后2个工作日内，组建由工会代表、员工代表、行政人事部、安全管理部人员组成的核查小组，小组成员与申诉事项无直接利害关系。（三）核查小组在10个工作日内完成核查工作，通过查阅台账、询问相关人员、核实证据材料等方式查明事实，形成书面核查结论：经核查确认存在侵害员工权益行为的，责令责任部门立即整改，协助员工补全相关资料，保障员工合法权益，并按规定对相关责任人进行处理；经核查确认原处理决定存在事实认定错误、处理尺度不当的，及时纠正原处理决定，消除对当事人的影响；经核查确认申诉事项不属实的，向申诉人做好解释说明，原处理决定继续执行；经核查确认存在诬告陷害情形的，对诬告人按规定进行处理。（四）核查结论需书面告知申诉人，申诉人对核查结论仍有异议的，可按国家相关劳动保障法律法规规定的渠道主张权益。（五）任何部门和个人不得对申诉人进行打击报复，一经发现严肃处理。6.附则6.1本细则自2026年1月1日起正式施行，公司之前发布的涉及班组安全资料管理的相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。6.2本细则由行政人事部、安全管理部共同负责解释，每两年对细则的实施情况进行一次全面评估，根据法规更新、公司生产实际变化及时修订完善。6.3本细则实施前已形成的班组安全资料，需在本细则生效后1个月内，由各