建设工程监理概论课件

第10章

建设工程监理信息档案管理10.1监理信息管理概述10.2监理文档资料管理10.1监理信息管理概述监理信息管理就是监理信息的收集、整理、处理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。其目的是通过有组织的监理信息流通，使监理工程师能及时、准确、完整地获得相应的信息，以作出科学的决策。10.1.1监理信息的基本概念1．信息的内涵工程项目监理信息是对参与建设各方主体（如建设单位、设计单位、施工单位、供货厂商和监理单位等）从事工程建设项目监理提供决策支持的一种载体，如项目建议书、可行性研究报告、设计图纸及其说明、各种建设法规及建设标准等。在现代工程项目监理中，能及时、准确、完善地掌握与建设有关的大量信息，处理和管理好各类建设信息，是工程建设项目监理的重要内容。监理信息的特点真实性时效性系统性不完全性层次性真实性是工程项目监理信息的最基本性质。如果信息失真，不仅没有任何可利用的价值，反而还会造成建设决策失误。时效性又称适时性。它反映了工程项目监理信息具有突出的时间性的特点。某一信息对某一建设目标是适用的，但随着建设进程，该信息的价值将逐步降低或完全丧失。信息本身需要全面地掌握各方面的数据后才能得到。因此，在工程监理实际中，不能片面地处理数据，片面地产生和使用信息，信息也是系统的组成部分之一，必须用系统的观点来对待各种信息。由于使用数据的人对客观事物认识的局限性，使得监理信息具有不完全性。信息使用者是不同的对象，不同的管理需要不同的信息，因此，必须针对不同的信息需求分类提供相应的监理信息。通常可以将监理信息分为决策级、管理级、作业级三个层次。2．监理信息的特点3．工程项目监理信息的划分（1）按监理信息的性质划分，监理信息可以划分为引导信息和辨识信息。按监理信息的性质划分引导信息辨识信息引导信息是用于指导人们的正确行为，以便有效地从事工程项目监理的各种技术经济活动。引导信息包括施工方案、施工组织设计、工程建设计划、各种技术经济措施、各类建设指令、施工图纸及设计更改通知、技术标准及规程等。辨识信息是用于指导人们正确认识工程项目监理的各类事物的性能、特征和效果，如原材料、配构件、机械设备的出厂证明书、技术合格证书、试验检验报告、中间产品和最终产品的检查验收签证等。（2）按监理信息的用途划分，监理信息可以划分为投资控制信息、进度控制信息、质量控制信息、合同管理信息、组织协调信息及其他用途的信息等。①投资控制信息。投资控制信息包括：费用规划信息，如投资计划、投资估算和工程概（预）算等；实际费用信息，如各类费用支出凭证、工程量计算数据、工程变更情况、工程结算签证，以及物价指数、人工、材料设备、机械台班使用费的市场信息价格等；投资控制的分析比较信息，如费用的历史经验数据、现行数据、预测数据及经济与财务分析的评价数据等。②进度控制信息。进度控制信息包括：建设项目进度规划，如总进度计划、分目标进度计划、各建设阶段的进度计划、单项工程施工进度计划、资金及物资供应计划、劳动力及设备的配置计划等；工程实际进度的统计信息，如项目日志、实际完成工程量和实际完成工作量等；进度控制比较信息，如工期定额、实现指标等。③质量控制信息。质量控制信息包括：建设项目实体质量信息，如质量检查、测试数据、隐蔽验收记录、质量事故处理报告，以及材料、设备质量证明及技术验证单等；建设项目的功能及使用价值信息，如有关标准和规范、质量目标指标、设计文件和资料说明等；建设项目的工作质量信息，如质量体系文件、质量管理工作制度、质量管理的考核制度和质量管理工作的组织制度等。④合同管理信息。合同管理信息包括：合同管理法规，如建筑法、招标投标法和经济合同法等；建设工程合同文本，如勘察合同、设计合同、施工合同和采购合同等；合同实施信息，如合同执行情况、合同变更、签证记录和工程索赔等。⑤组织协调信息。组织协调信息包括：建设进度调整及建设项目调整的指令；建设合同变更及其协议书；政府及主管部门对工程项目建设过程中的指令、审批文件；有关建设法规及技术标准等。⑥其他用途的信息。其他用途的信息是除上述五类用途的信息外，对工程项目建设决策提供辅助支持的某些其他信息，如工程中往来函件、国民经济计划执行中的有关资料以及建设场地的有关资料等。（3）按监理信息的载体划分，监理信息可以划分为文字信息、语言信息、符号及图表信息、电视信息等。（4）按工程建设阶段信息划分，监理信息可以划分为投资前期的决策信息、设计信息、施工信息、招标投标信息及工程保修阶段的信息等。10.1.2监理信息管理1．监理信息管理的概念监理信息管理是指在工程项目监理的各个阶段，对所产生的面向工程建设项目监理业务的信息进行收集、传输、加工储存、维护和使用等的信息规划及组织管理活动的总称。监理信息管理的目的是通过有效的监理信息规划及其组织管理活动，使参与建设各方能及时、准确地获得有关的监理信息，以便为项目建设全过程或各个建设阶段提供监理决策所需的可靠信息。2．监理信息管理的任务监理信息管理的任务组织项目基本情况信息的收集并系统化，编制项目手册；项目报告及各种资料的规定；按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程，建立项目监理信息系统流程，在实际工作中保证这个系统正常运行，并进行信息流控制；文件档案管理工作。10.1.3监理信息管理系统监理信息管理系统主要是研究系统中信息传递的逻辑程序和信息处理的数学模型，并研究如何利用计算机来处理各类信息和描述数学模型的方法与手段，监理信息管理通过提供的多种信息管理方案并实施系统管理，能为决策者提供辅助决策支持。工程项目监理信息管理系统是利用信息管理技术所开发的适用于对工程项目建设规划和建设目标控制的一种信息管理系统。一个完整的工程项目监理信息管理系统应该具有对建设目标控制、合同管理及信息管理提供辅助支持的功能，开发工程项目监理信息管理系统是一项复杂的系统工程活动。监理单位可开发工程项目建设监理信息管理系统，以及适用于工程项目管理某方面管理任务需要的一些子系统，如费用、质量、进度等方面的信息管理系统。10.2监理文档资料管理10.2.1建设工程监理文档资料的载体

档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料之外，还存在大量其他形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等。特殊载体声像档案录音、录像档案照片档案电子档案竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貎和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录音、录像档案。指用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。10.2.2建设工程监理文档资料的特征建设工程监理文档资料的特征真实性和全面性分散性和复杂性继承性和时效性随机性多专业性和综合性建设工程监理文档资料只有全面反映项目的各类信息，才更具有实用价值，必须形成一个完成的系统。另外，必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。建设工程周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设工程因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插。文件档案被积累和继承，新的工程在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时，建设工程监理文档资料具有很强的时效性，文档资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文档资料一经生成，就必须传达到有关部门。部分建设工程监理文档资料的产生有规律性（如各类报批文件），但还有相当一部分文档资料产生是由具体工程事件引发的，因此，建设工程监理文档资料是有随机性的。建设工程监理文档资料依附于不同的专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动，因而具有专业性和综合性的特点。10.2.3建设工程监理文档资料管理的意义与职责1．建设工程监理文档资料管理的意义建设工程监理文档资料管理的意义按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件；为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据；一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的监理文档资料；对于优良工程的评定，更有赖于监理文档资料的完整无缺；做好建设工程监理文档资料管理工作也是项目管理的重要内容；建设工程监理文档资料是建设单位对建设工程管理的依据。2．建设工程监理文档资料管理的职责（1）在建设工程监理文档资料的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：①在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；②收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；③负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；④收集和汇总监理单位立卷归档的工程监理档案；⑤

在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程监理档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件的，不得组织工程竣工验收；⑥

对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后的3个月内向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程监理档案。（2）监理单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。（3）城建档案管理机构应对工程监理文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程监理档案进行预验收，验收合格后，须出具工程监理档案认可文件。10.2.4建设工程监理文档资料的归档范围与质量要求1．建设工程监理文档资料的归档范围建设工程监理文件归档是指工程监理文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。归档应符合规定归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围；根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行；勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交；工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）；勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接；凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档。2．建设工程监理文档资料的质量要求（1）归档的工程文件应为原件。（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面

（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。（9）竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸为50mm×80mm，竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。（10）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。（11）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》，统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。10.2.5建设工程监理文档资料的组卷1．立卷的原则和方法立卷（filing）是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷，亦称组卷。案卷（file）是指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。（1）立卷的基本原则。立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。（2）立卷的方法。工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。立卷过程中宜遵循以下要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。2．卷内文件的排列文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3．案卷的编目（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：编制卷内文件页号卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始；页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录的编制卷内目录式样宜符合图1.2的要求；序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注；责任者：填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；文件题名：填写文件标题的全称；日期：填写文件形成的日期；页次：填写文件在卷内文件首页之前；卷内目录排列在卷内文件首面之前。（3）卷内备考表的编制应符合下列规定：卷内备考表的编制卷内备考表的式样宜符合图1.3的要求；卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明；卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（4）案卷封面的编制应符合下列规定：①案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合图1.4的要求；②案卷封面的内容应包括档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷；③档号应由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位填写；④档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号，档案馆代号由档案馆填写；⑤案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容，案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；⑥编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者；⑦起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期；⑧保管期限分为永久、长期、短期三种期限；⑨密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。（5）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。4．案卷的装订案卷可采用装订与不装订两种形式。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20mm，30mm，40mm，50mm。卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20~30mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。案卷脊背的内容包括档号、案卷题名，式样宜符合要求。10.2.6建设工程监理文档资料的验收与移交1．建设工程监理文档资料的验收（1）列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。（2）城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：①工程档案分类齐全、系统完整；②工程档案的内容真实、