2026年公证案卷质量排查整改报告

2026年公证案卷质量排查整改报告报告单位：××市××公证处

报告日期：2026年×月×日

致送单位：××市司法局公证管理处按照《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》（司法部令第103号）及××市司法局《关于开展2026年度公证案卷质量排查工作的通知》（×司公证〔2026〕×号）的要求，我处自2026年1月2日至2026年3月20日，对2025年度全年办结的公证案卷开展了全面质量排查。本次排查坚持以问题为导向、以整改为目标，逐卷检查、逐项登记、逐条整改，现将有关情况报告如下。一、排查工作组织部署案卷质量是公证工作的生命线，直接关系到公证文书的法律效力、公证行业的社会公信力以及当事人的合法权益。本次排查是我处近年来组织规模最大、覆盖范围最全、量化标准最细的一次案卷质量专项检查。1.1成立排查工作领导小组2025年12月28日，我处召开主任办公会，专题研究部署排查工作，成立由处主任李某某任组长、副主任王某某任副组长、各业务部部长为成员的案卷质量排查工作领导小组。领导小组下设办公室，由业务管理部部长张某某兼任办公室主任，负责排查工作的日常组织、进度督导、数据汇总和整改验收。1.2制定排查实施方案2026年1月2日，领导小组审议通过《××公证处2026年度公证案卷质量排查工作实施方案》，明确以下要点：•排查范围：2025年1月1日至2025年12月31日期间办结的全部公证案卷，共2148卷。•排查比例：一般公证案卷按不少于30%的比例抽查；涉及不动产处分、遗嘱、继承、赠与、保全证据、赋予强制执行效力债权文书、涉外涉港澳台等六类高风险业务案卷100%全查。•排查依据：《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》《公证文书立卷归档办法》（×司办字〔2019〕××号，即公证文书卷宗归档的相关要求）、《公证档案管理办法》、××省司法厅《公证案卷质量检查评分标准（2025年修订版）》。•方式方法：采取业务部交叉互查、质量管理专员专职审查、领导小组抽查复核三层审查模式，做到逐卷填写《公证案卷质量排查登记表》（样表见附件1），一卷一表、问题留痕。1.3排查工作推进时序1.2026年1月2日至1月15日：完成人员分组、标准培训、抽样清单编制。组织全体承办公证员和辅助人员专题学习排查标准，统一打分尺度。2.2026年1月16日至2月28日：完成全部应查案卷的交叉互查和专职审查，同步填写登记表、汇总问题清单。3.2026年3月1日至3月10日：领导小组对问题案卷进行逐卷复核，确定整改责任人和整改时限。4.2026年3月11日至3月20日：完成整改落实、复查验收和报告撰写。二、排查范围与总体评价本次排查实际抽查案卷共计1003卷，占全年办结总量的46.7%，高于方案规定的30%最低抽查比例。表1排查案卷分类统计案卷类别全年办结数（卷）实际排查数（卷）排查比例发现问题数（处）合同协议类63821533.7%23继承、遗嘱类312312100%35赠与类8989100%11保全证据类156156100%19赋予强制执行效力债权文书类240240100%16涉外及涉港澳台类142142100%12其他民事类57118933.1%15合计2148100346.7%131在全部1003卷被排查案卷中，综合评分达到90分以上的案卷共882卷，占比87.9%；80至89分的案卷共89卷，占比8.9%；80分以下案卷共32卷，占比3.2%。总体看，我处案卷质量基本面较好，重大实体错误和违反法定程序的问题未发现，但程序性瑕疵、材料收集不完整、文书制作不规范等一般性问题仍然存在，个别案卷问题较为突出。三、排查发现的主要问题经全面排查和集中归类，本次共发现各类问题131处，涉及案卷102卷。按照问题性质和严重程度，可分为以下三类。3.1程序规范类问题（共34处，占26.0%）此类问题直接影响公证程序的合法性，是本次整改的重点。1.受理环节不规范（11处）。部分案卷存在以下情形：申请人身份信息核对记录不完整，缺少身份证件查验的记载；受理通知书未注明收到申请材料的日期；有的案卷中受理日期与公证员审批日期间隔超过《公证程序规则》规定的办证期限（15个工作日），且卷内无延期审批手续。例如：1件继承公证案卷（卷号2025××·×××），受理日期为2025年5月6日，出证日期为2025年6月3日，超出法定期限6个工作日（扣除法定节假日实际超期4个工作日），卷内无延长办证期限的审批记录。2.回避制度落实记录缺失（5处）。个别案卷未在询问笔录或受理审查表中记载承办人员是否存在应当回避的情形，无法体现回避审查环节已履行。3.询问笔录制作不规范（12处）。主要表现为：询问笔录缺少询问人、记录人签名；笔录结束处被询问人未逐页签名或捺印；涂改处未按规定由被询问人按指印确认（按《公证程序规则》要求，询问笔录修改处须经被询问人确认）；个别笔录未载明询问起止时间。4.告知义务履行记录不完整（6处）。涉及赋予强制执行效力债权文书的部分案卷，卷内虽有《债务人债务核实与强制执行效力告知书》，但缺少债务人签收的送达回证，或告知书上未注明告知时间。3.2材料收集与审查类问题（共57处，占43.5%）此类问题占比最高，反映出承办公证员在材料审查把关方面仍存在薄弱环节。1.证明材料收集不齐全（24处）。具体包括：办理继承公证时，未收集被继承人父母死亡情况的全部证明，仅凭继承人单方陈述；办理保全证据公证时，未完整记录取证所用设备的型号、序列号和检验校准状态；办理合同公证时，缺少当事人主体资格证明文件的复印件；个别涉及不动产处分的委托书公证，缺少不动产权利证书复印件。2.证据材料形式审查不严（12处）。个别案卷中的证明材料为复印件，卷内未注明「与原件核对一致」并由核对人签名，也无原件核验记录，无法证明材料的真实性来源。另有个别案卷将无法辨识的传真件直接入卷，无任何书面说明。3.核实程序履行不到位（21处）。部分案卷缺少向有关部门或单位核实证据的书面记录，尤其集中在继承类公证中涉及亲属关系证明、婚姻状况证明的核实环节。卷内仅有电话核实记录但未注明通话时间、通话对象及对方身份；个别案卷未做到两名工作人员共同外出核实证据并分别记录。按《公证程序规则》的要求，公证机构对证明材料的真实性有疑义的，应当进行调查核实，核实过程须留有书面记录。3.3文书制作与归档类问题（共40处，占30.5%）1.公证书格式不规范（13处）。个别公证书编号不连续、缺少年份号；部分公证书证词中当事人姓名与身份证件不一致（如「×××」与「×某」混用）；引用法律依据不完整，漏引条款项；个别涉外公证书的译文与原文核对标识缺失。2.案卷归档要素缺漏（18处）。表现为：卷内目录与实际装订文件不符；页码编写涂改或不连续；备考表中归档人、检查人签名缺失；个别案卷未装订线，散页存放；档案盒脊背标注的案卷号与卷内编号不一致，直接导致检索困难——按立卷归档要求，档案盒脊背标注须与卷内案卷号完全对应。3.电子卷宗与纸质卷宗不一致（9处）。部分案卷的电子扫描件缺页、扫描方向倒置、清晰度不足，纸质卷宗中已补充的材料未同步更新至电子卷宗，电子归档时间超出办结后3个月的归档时限要求。四、问题原因分析产生上述问题的原因是多层面的，既有主观认识不足，也有客观管理短板，概括起来主要有以下五个方面。4.1质量意识存在松懈，责任心有待加强部分公证员对案卷质量的重视程度逐级递减，认为「证出了、事办了」就算完成工作，对卷面记录、材料齐备等环节重视不够。个别公证员存在「重办证、轻归档」思想，认为归档是辅助人员的事，对案卷质量的第一责任人意识淡薄。4.2业务培训针对性不足，标准掌握不统一以往培训多侧重法律法规条文宣讲，缺少对不同类型案卷的质量标准逐项解析和实操演练。各业务部、各公证员对《公证案卷质量检查评分标准》的理解和执行尺度不一致，有的认为「问题不大」，有的则较真扣分，反映出内部标准传导和统一存在缺口。4.3案多人少的矛盾突出，流程管控存在薄弱环节2025年度我处办证总量较上年度增长约15.6%，但一线公证员数量未同步增加，人均办证量明显上升。办证高峰期（4-5月继承类业务集中期、9-10月涉外业务集中期）部分公证员为赶进度压缩了案卷整理和自查时间。案件受理、审查、出证、归档各环节之间的衔接检查不足，缺少事中的质量抽查和预警。4.4信息化支撑不够，电子归档环节滞后现有办证系统虽已上线电子卷宗模块，但扫描、上传、质检主要依赖人工操作，缺少强制检查节点。系统逻辑与归档要求存在脱节，纸质材料补充后无法自动提醒更新电子卷宗，导致「两卷不一致」。4.5质量考核与责任追究机制偏软2025年度虽将案卷质量纳入公证员年度考核，但占比仅10%，且对质量问题的处理以提醒谈话为主，未与绩效分配、评优评先、职称晋升形成硬挂钩，约束力和导向性不足。五、整改措施及落实情况针对排查中发现的问题，我处坚持「逐卷整改、分类施策、建章立制、长效管控」的原则，已全面完成各项整改工作。具体措施及落实情况如下。5.1逐卷建立问题台账，实行销号管理•对排查发现的102卷问题案卷，逐卷建立《公证案卷质量问题整改台账》（样表见附件2），明确每个问题的具体内容、责任人、整改措施、完成时限和复查验收人。•所有问题案卷已于2026年3月15日前完成整改并销号，整改完成率100%。•具体整改情况分类说明如下：1.程序规范类问题（34处）——全部通过补充记录、完善签章、补办确认手续等方式完成整改。涉及超期出证的1件继承公证案卷，由承办公证员出具书面情况说明，经处主任审核后存入该卷备考表。严格补正回避审查环节，对5处缺失回避记录的案卷，由承办人员补充提交书面说明并归入卷宗。2.材料收集与审查类问题（57处）——共补充收集证明材料46份、补做原件核验记录33份、补齐核实工作记录28份。对确实无法补充原始证明材料的8处问题，由承办公证员逐项写出书面说明，分析原因、评估影响，经业务管理部核实后存入卷宗；其中涉及继承关系证明无法补正的，已重新走访相关单位或知情人，形成调查笔录替代入卷，确保继承事实认定有据可查。所有补充材料均同步完成电子卷宗更新。3.文书制作与归档类问题（40处）——对13处公证书格式不规范问题，区分情形处理：已送达当事人的，逐份出具补正通知书并附更正后文本；未送达的，重新制作并替换。对18处归档要素缺漏问题，全部补齐卷内目录、页码、签名及装订。对9处电子卷宗不一致问题，已重新扫描、替换、编排并完成质检，确保电子卷宗与纸质卷宗完全对应。5.2开展全员案卷质量专题培训•2026年2月10日至12日，组织全体公证员及辅助人员共46人参加案卷质量专题培训班。•培训内容以本次排查中发现的131处问题为实例，逐项对照《公证程序规则》《公证文书立卷归档办法》及《评分标准》进行剖析讲解，重点讲清每类问题在法定程序中的定位、可能引发的法律后果（如保全证据公证因程序瑕疵导致证据效力被法院排除的案例）以及正确的操作要领。•培训结束后统一组织闭卷考试，45人合格、1人补考合格，全员达标。•培训全程记录归档，相关课件和考试试卷存入业务管理部培训档案备查。5.3修订完善内部质量管理制度在认真梳理本次排查暴露出的管理短板基础上，2026年3月5日，经处主任办公会审议通过以下四项制度修订：1.修订《公证案卷立卷归档操作细则》——在原细则基础上新增「受理环节身份查验双人复核」「询问笔录涂改处捺印确认」「证据材料原件核验签名」「电子卷宗3个工作日内同步更新」四项硬性要求，并附操作流程图（见附件4）。2.制定《公证案卷质量月度抽查办法》——规定业务管理部每月按不低于当月办结量15%的比例进行随机抽查，抽查结果当月通报，连续两个月抽查合格率低于95%的业务部，由分管副主任对该部负责人进行约谈。3.修订《公证质量责任追究办法》——明确不同等级质量问题的认定标准和对应处理措施。核心条款如下：问题等级认定标准（单卷计）处理措施复核方式一般问题一般程序瑕疵，不影响公证书效力，可补充纠正责令限期整改，承办人书面检查，部门内部通报业务管理部复查销号较大问题关键材料缺失、主要程序节点未履行，导致公证书存在被撤销或认定无效的风险；或同一承办人年度内累计出现3次以上一般问题全处通报批评，扣减当季度绩效5%，年度考核不得评定为优秀处质量监督小组验收并跟踪3个月严重问题违反法定程序导致公证书被撤销；或弄虚作假、出具错证假证；或造成当事人重大损失、引发群体性事件等恶劣影响依据《中华人民共和国公证法》第四十二条及我处相关制度，视情节移送司法行政机关处理；同时扣减当年度绩效10%以上，取消年度评优资格，暂停办证业务1至3个月并接受再培训考核领导小组复核后报市司法局备案4.制定《电子卷宗同步归档管理规定》——明确纸质材料收齐后3个工作日内必须完成电子扫描上传，业务管理部每周检查一次同步率，检查记录存档备查。5.4建立重点业务专项质量管控清单针对本次排查中问题占比最高的继承、遗嘱、保全证据、赋予强制执行效力债权文书四类业务，制定专项质量管控清单，实行「一事一核」：1.继承公证——必须收集被继承人父母、配偶、子女等全部法定继承人的身份及亲属关系证明，凡涉及已故继承人的，须提供死亡证明原件；所有亲属关系证明材料均须核实并形成书面核实记录，严禁仅凭当事人单方陈述出证。依据《中华人民共和国民法典》继承编相关规定执行。2.遗嘱公证——必须全程录音录像，录音录像资料与纸质案卷同步归档；办理过程须由两名公证人员共同在场；遗嘱人签名过程须全程记录。严禁遗嘱人单独在场时办理。审批环节增加对录音录像真实性的核查节点。3.保全证据公证——取证所使用的手机、相机、计算机等设备，须在笔录中记录设备型号、序列号、存储介质唯一识别码；涉及网络内容保全的，须记录操作路径、时间节点、网络环境；必要时对取证过程全程录像。4.赋予强制执行效力债权文书公证——必须确保债权文书具有明确的给付内容、给付期限、金额（或计算方法），且债务人作出的强制执行承诺未附条件；送达债务核实告知书时，必须取得债务人签收回执，严禁以邮寄回执代替当面签收（邮寄仅限债务人明确要求且已电话确认的情形，电话确认内容须另行记录入卷）。5.5强化信息化质量管控1.在办证系统中增设「案卷归档强制检查节点」：自2026年4月1日起，案卷归档时系统自动核对卷内必传材料清单，材料不齐全的无法完成归档操作。2.2026年3月20日前已完成电子卷宗模块升级，新增「原件核验记录」与「核实记录」两个必填字段，与卷内目录一键关联，从技术上防止漏填、漏传。3.系统每日自动比对纸质归档清单与电子卷宗清单，不一致的自动生成预警工单推送至承办公证员和业务管理部。5.6开展整改"回头看"复查验收•2026年3月16日至20日，领导小组组织对全部整改事项进行复查验收。验收采取「三查三对」方式：查问题案卷、对销号记录；查补充材料、对卷内目录；查电子卷宗、对纸质卷宗。•复查结果：102卷问题案卷中，100卷复查合格；2卷因个别补充材料仍需完善（均为原件核验记录人签名补签不全），已于3月18日完成二次整改并验收合格。六、责任追究情况按照我处《公证质量责任追究办法》和本次排查方案的统一要求，对相关责任人员进行了如下处理：•对排查中发现问题的102卷案卷的承办公证员，均进行了提醒谈话并责令书面检查。•对存在问题数量最多的3名公证员（分别涉及6卷、5卷、5卷问题案卷），给予全处通报批评，并扣减2026年第一季度绩效的5%。•对案卷质量问题负有审查责任的2名审批公证员，进行诫勉谈话，并在处务会上作口头检讨。•本次排查未发现弄虚作假、出具错证假证等严重问题，故无移送司法行政机关处理的情形。七、长效机制建设7.1建立质量责任终身负责制实行「谁承办、谁负责，谁审批、谁把关」的案卷质量终身责任制，公证员对本人承办案卷质量终身负责，岗位调整、离职退休不改变责任追溯关系。公证员的案卷质量记录纳入个人执业档案长期保存。7.2实施案卷质量分级分类管理自2026年起，按业务类型和风险等级对案卷实行红、黄、绿三色管理：•红色（高风险）：继承、遗嘱、赠与、保全证据、赋予强制执行效力债权文书、涉外涉港澳台公证。每季度组织100%专项复查，复查评分纳入承办公证员季度考核。•黄色（中风险）：合同协议、委托、声明、婚姻状况等常见民事公证。实行月度按不低于20%比例抽查，每半年覆盖全部承办公证员。•绿色（低风险）：证书（执照）公证、文本相符等程序性公证。实行月度按10%比例抽查，发现问题即升级为黄色管理。7.3完善公证员业务培训矩阵制定《2026年度公证员业务培训计划》，按照培训矩阵（见附件5）每月开展一次专题业务培训，重点覆盖本次排查中暴露的薄弱环节。新增「案卷质量月度讲评」制度——每月选取2至3卷存在问题或有典型示范意义的案卷，在处务会上公开讲评，以案释法、以案促改。7.4建立外部监督反馈机制•每年不少于两次向同级司法行政机关、公证协会征询对我处案卷质量的监督意见，主动接受主管机关的质量检查。•设立当事人意见反馈渠道（电话：××××-×××××××；邮箱：xxx@），对当事人反映的案卷质量问题7个工作日内核实并答复，答复情况书面记录保存。•定期走访人民法院执行局、不动产登记中心、金融机构等公证书使用单位，收集使用端对公证书质量的意见，作为改进质量管理的参考依据。八、下一步工作安排8.1持续抓好整改成果巩固（2026年4月至6月）•严格执行月度抽查制度，确保抽查比例和检查标准落实到位。•4月底前组织一次「整改回头看」专项检查，重点核查本次整改涉及的业务类型和人员是否出现同类问题反复。8.2深化质量管理信息化建设（2026年下半年）•结合公证业务管理系统升级，推进历史案卷电子化补录工作，力争2026年底前实现建处以来全部案卷纸质、电子双轨完整归档。•探索应用智能校验工具，对公证书格式、法律引用、当事人信息一致性进行自动校对，减少人工疏漏。8.3加强质量管理经验总结推广（2026年全年）•每季度形成一期《公证案卷质量通报》，通报全处案卷质量状况、存在问题、整改情况及典型事例，并抄送市司法局公证管理处。•对质量管控成效明显的业务部和公证员，在全处范围内推广其经验和做法。8.4主动接受上级监督指导•2026年4月底前，将本次排查整改的完整情况报送××市司法局公证管理处备案。•根据上级司法行政机关的反馈意见，及时调整完善质量管理措施。附件清单附件编号附件名称用途附件1《公证案卷质量排查登记表》样表用于逐卷登记排查内容及问题记录附件2《公证案卷质量问题整改台账》样表用于问题销号管理及进度跟踪附件3《公证书补正通知书》样表用于已送达文书格式问题补正使用附件4公证案卷立卷归档操作流程图供公证员及辅助人员按图操作附件5《2026年度公证员业务培训矩阵》全年培训课程安排和责任分工××市××公证处2026年×月×日附件1：公证案卷质量排查登记表（样表）项目填写内容/要求案卷编号（如：2025××字第×××号）公证类别□继承□遗嘱□赠与□保全证据□赋予强制执行效力□涉外□合同协议□其他承办公证员（姓名）审批公证员（姓名）受理日期年月日出证日期年月日归档日期年月日排查日期年月日排查人员（姓名；交叉互查须为2人以上）排查项目及标准办理程序是否合法合规（受理、审查、核实、审批、出证各环节）当事人主体资格审查是否到位（身份证明、代理人授权及权限）证据材料是否真实、充分、关联（内容合法性、来源真实性）证据材料核实程序是否履行（核实方式、核实记录、参与人员）询问笔录是否规范（签名、涂改确认、页数）告知义务是否履行（告知书、送达回证、告知时间）公证书格式是否符合规范（编号、证词、法律引用、译文）归档是否规范（目录、页码、装订、备考表、电子卷宗一致）延长期限是否履行审批手续其他需要说明的事项排查得分（按百分制评分）问题描述（逐条写明问题所在页码及具体情形）整改措施及完成情况（写明整改动作、完成日期、补充材料名称及页码）复查验收意见□合格□不合格（须注明原因）复查人/验收日期（签名）年月日附件2：公证案卷质量问题整改台账（样表）序号案卷编号承办公证员问题描述问题类别整改措施责任部门/责任人整改完成日期复查验收人销号确认1（编号）（姓名）（具体问题）□程序□材料□归档（具体动作）（部门/姓名）2026.××.××（签名）□已销号2...........................附件3：公证书补正通知书（样表）××公证处

公证书补正通知书

××证补字〔2