某建筑公司合同管理准则

某建筑公司合同管理准则一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》及相关建筑行业法规，结合公司业务特点，规范合同签订、履行、变更、解除全过程管理，防范经营风险，提升合同履约效率，保障公司合法权益。针对当前合同管理中存在的流程不清、权责不明、风险控制不足等问题，设定本准则。

1、明确合同管理各环节操作规范与责任主体；

2、强化合同风险识别与控制措施；

3、优化合同履行监督与纠纷处理机制。

(二)适用范围：适用于公司所有工程建设、材料采购、劳务分包、设备租赁等涉及经济往来的合同活动。覆盖市场部、工程部、采购部、财务部等部门及全体员工。正式员工、项目经理、采购专员、财务审核岗为主要责任主体。外包咨询、监理等第三方人员的合同管理参照本准则执行。例外适用场景为金额低于人民币伍万元的零星合同，可由部门负责人简易审批。

1、工程建设合同；

2、建材采购合同；

3、劳务分包合同；

4、设备租赁合同。

(三)核心原则：坚持合法合规、权责清晰、风险可控、高效履约原则。结合建筑行业特点补充“严格保密、注重证据”专项原则。

1、所有合同活动必须符合法律法规及公司内部管理制度；

2、明确各环节责任主体及操作权限，避免越权行为；

3、通过合同条款及履约过程管理防控潜在风险；

4、优先采用书面形式及电子数据留存关键节点信息。

(四)层级与关联：本准则为公司专项管理制度，适用于中小型企业管理架构。与《公司内部授权管理办法》《财务报销制度》《档案管理制度》等制度关联，冲突时以本准则为准，特殊情况由总经理办公会审议决定。

1、与《公司内部授权管理办法》衔接，明确各级审批权限；

2、与《财务报销制度》衔接，规范合同相关费用报销流程；

3、与《档案管理制度》衔接，确保合同文件完整归档。

(五)相关概念说明：

1、合同签订阶段指从合同草案拟定至正式签署完毕的全过程；

2、合同履行阶段包括合同生效后的所有义务履行与监督活动；

3、合同变更与解除指对原合同条款的修改或终止行为。

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二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立总经理为合同管理决策主体，下设工程部、采购部、财务部为执行层，市场部负责合同前期商务谈判。设立合同管理小组，由工程部经理牵头，成员包括采购专员、财务审核岗、法务顾问（外部聘用）。安全员参与涉及施工安全的合同评审。

1、总经理负责重大合同审批及管理制度的最终解释；

2、工程部负责施工类合同的全流程管理；

3、采购部负责建材采购合同管理；

4、财务部负责合同款项支付审核。

(二)决策与职责：总经理审批金额超过人民币壹佰万元的合同，或涉及公司重大资产处置的合同。合同管理小组负责日常合同评审，出具风险评估意见。

1、总经理审批权限：金额超过壹佰万元或标的额占公司年营收5%以上的合同；

2、合同管理小组职责：审核合同条款合规性、风险评估及履约保障措施。

(三)执行与职责：各部门职责划分及操作规范如下：

1、工程部：负责施工合同技术条款审核，监督工程进度与变更签证管理；

2、采购部：负责建材合同价格谈判与供应商资质审核，建立合格供应商名录；

3、财务部：负责合同款项支付前审核，确保发票合规性及附件齐全；

4、市场部：负责前期商务谈判，提供客户信用评估资料。

(四)监督与职责：合同管理小组每月汇总分析合同履行情况，重大风险及时向总经理汇报。安全员对涉及施工安全的合同执行现场监督。

1、合同管理小组每月向总经理提交合同履约报告；

2、安全员对施工合同中的安全生产条款执行情况进行抽查。

(五)协调联动：建立跨部门合同管理联席会议制度，每月召开一次，重点协调工程变更、付款节点、争议解决等事项。

1、工程部与采购部协调工程变更对建材合同的影响；

2、财务部与工程部协调工程进度款支付节奏。

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三、合同签订管理

(一)合同草案拟定：各部门根据业务需求拟定合同草案，明确以下核心内容：

1、合同双方主体资格及授权证明；

2、标的物范围、质量标准、交付时间；

3、价款或报酬、支付方式及时间节点；

4、违约责任及争议解决方式。

(二)合同评审流程：

1、初审：合同管理小组对条款合规性、风险评估进行书面评审，重大风险需附整改建议；

2、复审：财务部审核资金安排合理性，法务顾问（外部聘用）对法律风险出具意见；

3、终审：总经理或其授权代理人签字确认。

(三)电子合同应用：金额低于人民币拾万元的合同可采用电子合同，需双方电子签名或授权代表电子签章。电子合同签署后立即归档，与纸质合同效力同等。

1、电子合同需通过司法部认证的第三方平台签署；

2、电子合同签署后生成唯一编号，纳入合同台账管理。

(四)合同文本管理：所有合同签署后由合同管理小组统一编号归档，纸质合同及电子合同备份存档于档案室，异地存放。

1、合同编号规则：年份+部门代码+顺序号；

2、纸质合同与电子合同同步归档，存档期限不少于合同履行完毕后5年。

四、合同履行监督

(一)履约启动：合同签订后七个工作日内，工程部、采购部分别向合同管理小组提交履约计划，明确关键节点及责任人。

1、工程部制定施工类合同进度计划，含重大节点及对应责任人；

2、采购部制定建材采购合同到货计划，明确到货时间及验收标准。

(二)过程监控：

1、工程部每月召集项目经理、安全员召开履约例会，检查进度与安全风险；

2、采购部每季度核对建材库存与到货记录，确保符合合同约定。

(三)变更管理：合同履行中涉及变更的，必须经原合同评审人员重新审核，重大变更需报总经理批准。

1、变更申请需附书面说明及双方协商证明；

2、变更费用按合同约定执行，无约定的由双方协商或参照市场价。

(四)风险预警：发现履约风险时，责任部门须在两天内上报合同管理小组，制定应对预案。

1、风险预警包括但不限于：工程延期、质量不合格、供应商违约等；

2、应对预案需明确措施、责任人与完成时限。

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五、合同变更与解除

(一)变更条件：合同变更须基于以下情形：

1、法律法规变化导致合同无法履行；

2、不可抗力导致合同部分条款失效；

3、双方协商一致需要变更。

(二)解除流程：

1、单方解除需提前三十日书面通知对方，并提供合同无法履行的证据；

2、双方协商解除的，签订书面解除协议。

(三)争议解决：合同解除后的财产清算与责任承担，优先采用协商方式解决，协商不成的提交仲裁或诉讼。

1、财产清算包括工程款结算、材料款退还等；

2、责任承担按合同约定或法律规定执行。

(四)简易执行：小额合同纠纷可通过电话、微信等方式协商解决，重大纠纷由法务顾问介入。

1、金额低于人民币伍万元的合同纠纷适用简易协商；

2、法务顾问介入需总经理批准。

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六、合同归档与查询

(一)归档范围：所有合同文本、评审记录、履行过程中的重要文件（如变更签证、付款凭证）。

1、纸质合同按编号顺序装订，电子合同单独备份；

2、相关文件扫描后与电子合同一并存档。

(二)归档时限：合同履行完毕后三十日内完成归档。

1、工程类合同归档至工程部档案柜；

2、采购类合同归档至财务部档案室。

(三)查询权限：市场部、工程部、采购部等相关部门可查询相关合同，总经理可查询所有合同。

1、查询需填写《合同查询申请表》；

2、涉及商业秘密的合同需经总经理批准。

(四)借阅管理：合同借阅需登记借阅人、时间及用途，借阅期不超过七天。

1、借阅需经部门负责人批准；

2、借阅期间不得涂改或损毁合同。

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七、考核与责任追究

(一)绩效考核：将合同管理纳入相关部门及岗位绩效考核，考核指标包括合同履约率、风险控制率。

1、工程部考核指标：工程延期率、质量投诉率；

2、采购部考核指标：材料价格偏差率、供应商违约率。

(二)责任追究：

1、因合同管理不善导致公司损失的，按损失金额的10%-30%追究相关责任人；

2、情节严重的由公司解除劳动合同。

(三)免责情形：不可抗力、对方违约等非主观原因导致的损失，经查实可免责。

1、不可抗力需提供书面证明；

2、对方违约需提供法律文书。

(四)改进机制：每年年底由合同管理小组汇总考核结果，提出改进建议，纳入次年工作计划。

1、改进建议需明确措施、责任人与完成时限；

2、总经理办公会审议通过后执行。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：以合同签订合规率、履约风险控制率、变更处理及时率为核心指标，权重分别为40%、40%、20%，考核对象为合同管理小组成员及相关部门负责人。

1、合同签订合规率按合同评审通过率统计；

2、履约风险控制率按风险预警准确率统计。

(二)评估周期与方法：每季度进行一次考核，采用评分法，满分100分，60分及以上为合格。

1、考核数据来源于合同台账、履约报告、检查记录；

2、考核结果由财务部汇总，交合同管理小组审核。

(三)问题整改机制：一般问题整改时限不超过十五天，重大问题不超过三十天。

1、整改措施需经原责任部门提出，合同管理小组审核；

2、整改完成后由监督部门复核，合格后报合同管理小组销号。

(四)持续改进流程：每年六月前完成制度评估，重大调整需总经理办公会审议。

1、改进建议由各部门提出，合同管理小组汇总；

2、评估结果纳入次年工作计划。

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九、奖惩管理办法

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括重大合同签订、风险化解、制度优化等，奖励类型为奖金或荣誉证书。申报部门提交材料，市场部审核，总经理批准后公示一周。

1、奖金金额根据贡献程度分级，最高不超过人民币伍仟元；

2、荣誉证书适用于一般贡献情形。

(二)处罚标准与程序：按违规行为造成损失金额分级处罚，分为警告、罚款、降级。调查取证后由财务部出具报告，受罚人有权申辩。

1、损失金额低于人民币壹仟元的，给予警告；

2、损失金额超过人民币壹万元的需要降级或解除劳动合同。

(三)申诉与复议：受罚人在收到处罚决定后五日内可向总经理申诉，总经理在七个工作日内作出复议决定。

1、申诉需提供书面材料及证据；

2、复议结果由总经理办公室出具书面文件。

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十、附则

(一)制度解释权：本制度由合同管理小组负责解释。

1、解释结果报总经理批准后发布；

2、解释内容作为制度附件。

(二)相关索引：

1、《公司内部授权管理办法》；

2、《财务报销制