规范表单填写培训报告

表单规范填写培训报告日期：2013.11.5目的适用范围职责过程要求表单规范填写目录1、规范质量记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮和处理。2、确保质量记录的有效性和完整性。3、提供产品质量可追溯性，以证实产品与规定要求的符合性以及质量体系运行的有效性。目的：所有使用的点检，保养、检验记录以及报表表单。适用范围：1、

质量部制定质量记录管理程序，监督各部门记录管理状态，以保证质量活动的可追溯性。

2、

各部门文档管理员负责监督各职能部门的质量记录的使用、传递、归档和保管。

3、各部门负责人负责确定并策划本部门质量记录的产生、收集、使用与保管；审核质量记录的真实性、审核质量记录的有效性和完整性。

4、

记录人员应保证记录的真实性、准确性和规范性，并及时按规定程序传递。

5、

文档员负责质量记录的归集、分类、编目、保管，对采用计算机贮存的记录应予备份。职责：1、字体颜色a）在正常填写表单时（含签名）仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。

b）在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。过程要求：

×(使用3种不同颜色笔)√2、日期格式a)表单上设置好的日期栏必须填写日期，不可空置。b)表单上未明确设置日期栏时，在签名后须填写日期。日期统一格式：年-月-日。年份要写完整。例如：2013年11月3日应写为：2013.11.03。

×(年份不完整）√3、签名、字符、符号的格式a)表单需要签名时，主管级及主管以下级员工须以正楷格式填写中文全称，易于辨识。b)表单内填写的文字，数字，字母等，须工整易于辨识。c)表单需填写符号（“√”“×”）时，必须按照表单的备注规定要求填写，符号必须工整规

不可擅自填写和创造非规定的符号。且必须填写在栏目居中处，不能超出表单格式框线。

×（潦草）×（不是全称）×（超出框线）√4、实测数据的填写a)填写实测数据时要按表单备注要求精准到相应的小数点。b)填写实测数据时要按表单备注要求确认是否需要填写数值单位。c)实测数据超出规定的上下限时，需要按要求在指定位置注明原因及处理措施和时间。d)实测判定结论要按表单备注填写，不可随意填写“√”，“×”,“ok”、“/”等。e)实测数据必须填写在栏目居中处，必须工整规范易于辨认，不能超出表单格式框线

×（小数点位数）×（自创符号）×（不居中）×（单位不一致）5、清洁、干净a)表单已填好的信息不许涂改。确认笔误需要修正时，不许乱涂乱画，仅需在原信息

信息上用蓝色笔划“—”，然后在旁边用蓝色笔填写正确信息并签名c)表单整体要保持清洁，干净，边缘不能破损，表单正面与背面空白不能乱涂乱画d)表单集在一起需要设置封面时，封面要整洁，干净，信息规范清楚

×（涂改）×（乱画）×（破损）√6、其他特殊要求说明a)所有表单如需黏贴，悬挂，必须保持美观整洁b)当表单需要使用透明塑料套固定在机器设备或墙壁等上面展示时，塑封套背面如

需贴双面胶或磁性贴的，则双面胶或磁性贴要呈现“＝”字型，以A4纸为例如

需横向黏贴，则在长方形的两长边沿边缘平行贴“＝’字型的双面胶或磁性贴c)当表单需要装订时，要预留好装订位置，避免因装订时打孔导致填写的信息受损d)打印表单时，要预调好打印格式，确保打印出的表单上的表格框线条要完整清晰e)打印表单时，要确保打印机保养完好，不会因卡纸导致表单起皱，或因漏黑粉导致表单脏污f)为确保填表人员了