宅基地现场踏勘记录管理细则

宅基地现场踏勘记录管理细则一、适用范围与核心目标宅基地现场踏勘是审批全流程中唯一的实地核验环节，记录质量直接决定审批合法性与后续纠纷处置的证据效力。

本细则适用于本县行政区域内农村村民住宅用地（含新建、改扩建、翻建）审批环节的现场踏勘记录制作、审核、归档、调用全流程管理。

本细则核心管控目标为：踏勘记录要素覆盖率100%、坐标测量精度误差≤2cm、到场签字率100%、档案永久可追溯，坚决杜绝因记录失真导致的违法批地、权属纠纷、信访积案。

制定依据为《中华人民共和国土地管理法》《中华人民共和国城乡规划法》《农村宅基地管理暂行办法》及本省农村宅基地审批管理相关实施规定。二、职责分工踏勘记录实行“谁踏勘、谁记录、谁签字、谁负责”的终身追责制，各岗位权责清晰无交叉盲区。•乡镇自然资源和规划所经办人员：必须牵头核实地类、规划符合性、用地范围坐标，对记录中的地类判定、坐标数据、规划符合性结论的真实性负责，踏勘结束后24小时内完成记录初稿整理。•乡镇农业农村办公室经办人员：必须核实申请人集体经济组织成员资格、宅基地历史权属、“一户一宅”符合情况、用地面积是否符合本县标准，对资格审核相关记录内容负责。•村级宅基地协管员：必须在踏勘前通知所有相邻权利人到场、指认村组历史权属边界，对邻里指界环节的程序合规性负责。•乡镇综合行政执法队经办人员（仅改扩建、翻建场景参与）：必须核实现有建筑是否存在未处置的违法建设记录，对违建核查内容的真实性负责。•乡镇专职档案管理员：负责踏勘记录的归档、存储、调用登记，对档案完整性、存储安全性负责。踏勘组人员不得少于3人，严禁单人开展踏勘并制作记录。三、踏勘前准备工作规范踏勘前准备不到位会导致现场反复、边界指认无效，直接拉长审批周期，所有准备工作必须在出发前1个工作日内全部完成。3.1资料与工具准备•必须提前调取的纸质材料：申请人宅基地申请审批表、户籍及集体经济组织成员证明材料、拟选址地块最新国土变更调查地类图斑截图、村庄规划套合图、该地块历史审批档案、相邻地块权利人清单。•必须携带的作业工具：RTK测量设备（出发前完成基准站校准，平面精度优于2cm）、带坐标与时间水印功能的拍摄设备、量程50m的钢卷尺、印泥、空白《宅基地现场踏勘登记表》（见附件1）、黑色0.5mm签字笔；严禁携带圆珠笔、可擦笔用于纸质记录填写。3.2人员告知要求•踏勘组出发前12小时，由村级协管员逐一告知申请人、相邻地块全部权利人到场时间与地点，不得仅通知申请人单方到场。•相邻权利人无法到场的，必须提前1天提交经本人签字的书面委托材料，指定18周岁以上具备完全民事行为能力的代理人到场指界；无委托又未按时到场的，由协管员在记录中注明情况，邀请2名以上无利害关系的本村村民代表到场见证，方可开展踏勘。•拟选址地块存在未化解权属争议的，必须提前告知争议双方到场，争议未解决前不得开展踏勘，严禁在争议状态下强行制作踏勘记录。四、现场踏勘记录核心内容与填写标准踏勘记录是具备法律效力的审批要件，缺项、漏项、模糊填写一律视为无效记录，必须退回重勘。4.1基础信息栏填写标准•踏勘时间：精确到分钟，格式为“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”，不得仅填写日期、不填具体时段。•踏勘位置：填写到“XX村XX组XX小地名”层级，同时记录地块2000国家大地坐标系下的全部界址点坐标（矩形地块不少于4个拐点，不规则地块每个转角均需测量，不得遗漏）。•到场人员信息：逐一记录姓名、身份（申请人/相邻权利人/委托代理人/村民代表/踏勘组成员）、联系电话；所有到场人员必须亲笔签字，不会签字的按右手食指指印，严禁任何人代签。4.2核心核验项记录标准所有核验项必须给出明确结论，严禁使用“基本符合”“大概一致”等模糊表述。•申请人资格核验：记录表述统一为“申请人XXX为本村XX组集体经济组织成员，户籍在册人口X人，符合/不符合‘一户一宅’条件；不符合原因为XXX”；涉及分户申请的，需注明分户时间、分户后是否满足宅基地分配条件。•地类与规划符合性核验：对照RTK实测坐标套合图斑结果，记录表述统一为“实测地块地类为农村宅基地/其他农用地（耕地/林地/园地等）/建设用地，位于村庄规划允许建设区/限制建设区/禁止建设区，符合/不符合规划要求”；经核查属于永久基本农田范围的，必须明确标注“占用永久基本农田，不符合审批条件”，严禁隐瞒地类性质。本项核验采用RTK定位+图斑套合双重校验，避免RTK信号遮挡导致的坐标漂移，严禁仅凭目视判定地类、直接套用图斑面积作为实测结果，否则会导致批地范围与实际占地不符，引发边界纠纷。•用地尺度核验：采用RTK测坐标+钢卷尺拉边长双重测量，记录“实测地块东西宽X米、南北长X米，总面积X平方米，符合/不符合本县规定的每户宅基地面积标准（根据《XX省农村宅基地管理实施办法》，本村宅基地面积上限为XX平方米/户）”；改扩建、翻建项目需额外记录现有房屋建筑面积、层数，拟改扩建的面积、层数，是否符合本村建筑风貌管控要求。•相邻关系核验：逐一记录相邻权利人的指界意见，明确标注“北侧邻XXX宅基地，双方指认边界距申请人拟建房屋北墙X米，无异议/存在异议，异议内容为XXX”；涉及临村道、排水沟、电力线路等公共设施的，需记录退距是否符合标准（距村道主路路面边缘退距不少于5米，距低压电力线路水平退距不少于2米，距排水沟边缘退距不少于1米）。严禁仅记录申请人单方边界主张，未取得相邻权利人确认的边界意见一律无效。•现状安全核验：记录地块现状为“空闲地/老宅基地/其他农用地”，是否存在未处置的违法建筑，是否位于地质灾害隐患点、山洪易发区等禁建区域，存在安全隐患的必须明确标注“存在XX安全隐患，不符合审批条件”。4.3影像记录标准•每个地块必须拍摄不少于5张带坐标、时间水印的现场照片：①地块全景照（站在地块中心拍摄四个方向，清晰显示周边固定参照物）；②申请人与相邻权利人共同指界的现场照片；③RTK设备显示界址点坐标的特写照片；④钢卷尺测量地块边长的特写照片；⑤地块现有附着物（老房、树木、管线等）的特写照片。•涉及权属争议的地块必须拍摄不间断全景视频，从踏勘开始到指界结束全程录制，视频分辨率不低于1080P，无剪辑、无拼接。•影像文件必须现场拍摄完成，严禁事后补拍；水印包含的坐标、时间信息可直接证明拍摄位置与拍摄时点，防止用其他地块照片冒名顶替，严禁使用无水印、经过编辑修图的照片作为记录附件。所有影像文件命名格式为“村名+申请人姓名+拍摄日期+序号”，例如“红星村+张三+20240512+01”。4.4现场填写规范•纸质记录必须在踏勘现场同步填写，严禁踏勘结束回到乡镇办公场所后补记。•填写错误需要修改的，在错误内容上划双横线，在旁边填写正确内容，由修改人在修改处签字确认，严禁涂改、刮擦、使用修正液覆盖原内容。•所有记录内容填写完毕后，当场向所有到场人员全文宣读，确认无异议后再组织逐一签字。五、记录审核与异常处置踏勘记录执行“双人交叉审核+三级签字确认”机制，从源头拦截错勘、虚假记录问题。5.1审核流程与时限•一级审核（踏勘组交叉审核）：踏勘结束后24小时内完成，由踏勘组成员互相核对坐标与图斑是否套合、面积测量是否准确、到场人员是否全部签字、影像资料是否齐全，发现缺项的必须在2个工作日内重新到现场补勘，无需重新组织指界。•二级审核（部门负责人审核）：乡镇自然资源所、农业农村办负责人在踏勘结束后3个工作日内共同完成审核，重点核查是否符合规划、是否满足“一户一宅”要求、是否超出面积标准，审核不通过的出具书面退件意见，明确需要补核的具体内容。•三级审核（乡镇分管领导终审）：乡镇分管宅基地审批的副镇长在2个工作日内完成终审，签署“同意进入审批公示环节/不同意审批，原因为XXX”的明确意见，严禁只签“已阅”“同意”无明确结论的意见。5.2异常情形分级处置按照问题严重程度分为三级，对应不同处置权限与流程：•一般异常（记录存在文字错漏、坐标测量误差≤10cm、照片水印缺失不超过1张）：由原踏勘组2个工作日内完成补正，无需重新组织现场指界。•较重异常（相邻权利人提出边界异议、地类判定存疑、边长测量误差超10cm但总面积误差未超5%）：必须在3个工作日内重新组织踏勘，通知所有相关权利人到场，重新制作全套踏勘记录，原记录作废存档。•严重异常（存在代签签字、故意错判地类、隐瞒占用永久基本农田事实、单人开展踏勘）：立即终止该地块审批流程，将问题线索移交乡镇纪检监察部门追责；因虚假记录导致违法批地、占用耕地造成不良后果的，按照《中华人民共和国土地管理法》相关规定追究责任人行政、法律责任。六、记录归档与调用管理踏勘记录是宅基地审批档案的核心要件，保存期限为永久，任何个人不得私自留存、篡改、销毁。6.1归档要求•审批流程结束后10个工作日内，档案管理员必须将下列材料整理归档：①纸质版《宅基地现场踏勘登记表》原件；②所有现场照片彩色打印件（A4纸排版，每张照片下方标注拍摄内容、拍摄人）；③界址点坐标表、地块规划套合图；④相邻权利人委托书（如有）、村民代表见证记录（如有）；⑤各环节审核签字页；⑥影像资料电子档存入专用加密硬盘，实行双备份（一份存乡镇档案室专用硬盘，一份同步上传至县农村宅基地管理信息系统云存储）。•归档档案按照“年度-村组-申请人姓名”规则编号，例如“2024-红星村-张三-012”，电子档案与纸质档案编号必须完全一致。6.2调用管理•因审批复核、纠纷处置、执法检查需要调用踏勘记录的，必须经乡镇分管领导签字批准，在档案管理员处登记调用人员姓名、单位、调用用途、调用时间、归还时间；严禁将档案原件带出档案室，电子档拷贝必须履行登记手续，严禁私自转发给无关人员。•涉及宅基地权属纠纷需要调取踏勘记录作为证据的，必须由法院、司法所、行政执法部门出具正式介绍信，方可提供复印件，复印件加盖乡镇档案室公章后具备与原件同等的证明效力。•发现归档踏勘记录损毁、丢失的，档案管理员必须在24小时内上报乡镇主要领导，启动档案补建程序，重新组织现场核查补做记录，同时追究档案管理员管理责任。七、责任追究踏勘记录失真导致的审批错误、群众纠纷，按照“谁签字谁负责”原则追溯责任，不受岗位调整、退休影响。•有下列情形之一的，对经办人给予通报批评，扣发当月绩效：①记录填写模糊缺项、未按要求携带测量工具导致面积测量误差超5%；②未按要求通知相邻权利人到场指界；③照片、影像资料不全且未在规定时限内补正。•有下列情形之一的，给予政务警告至记大过处分，调离宅基地审批岗位：①踏勘现场不记录、事后补记、代签到场人员签字；②故意错判地类、隐瞒占用永久基本农田、违反规划的事实；③私自篡改归档的踏勘记录。•因虚假踏勘、错误记录导致违法批准宅基地占用耕地、永久基本农田，涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。附件1宅基地现场踏勘登记表类别填写内容备注基础信息申请人姓名：联系电话：所在村组：户籍在册人口数：踏勘信息踏勘时间：年月日时分至时分踏勘组成员（单位+姓名）：到场人员清单（姓名+身份+联系电话）：核验结论1.申请人资格核验：□符合一户一宅条件□不符合，原因：2.地类与规划核验：实测地类：，规划分区：，□符合规划□不符合3.面积尺度核验：实测长m，宽m，总面积m2所有选项必须勾选，不得空项异议记录无异议填“无”，有异议详细记录异议内容、异议人签字栏申请人签字：相邻权利人/委托代理人签字：踏勘组成员签字：村级协管员签字：部门审核人签字：乡镇分管领导签字：签字后按手印确认附件清单□界址点坐标表份□现场照片张□村庄规划套合图份□委托书