公证案卷查阅利用操作指引

公证案卷查阅利用操作指引一、适用范围与基本原则公证案卷是公证机构履行公证职能、出具公证文书的核心原始凭证，查阅利用必须严格遵循法定权限，平衡保密要求与便民需求，严禁随意放宽准入门槛或设置无依据的查阅障碍。

本指引依据《中华人民共和国公证法》《公证档案管理办法》《公证机构执业管理办法》制定，适用于本公证机构所有已完成归档的国内民事、国内经济、涉外、涉港澳台公证案卷的查阅、复制、摘抄、借出等全类型利用行为，适用人员包括本机构档案管理员、公证员、行政辅助人员，以及符合法定条件的外部查阅主体。

查阅利用工作严格执行三项原则：•全程留痕原则：所有查阅行为必须履行申请、审核、登记程序，查阅记录、审批材料与台账永久保存，做到每一次查阅可追溯、可倒查。•最小必要原则：提供案卷内容严格限定在申请事由对应的必要范围内，不得超范围提供与申请事项无关的案卷内容，严禁泄露案卷涉及的国家秘密、商业秘密与个人隐私。•限时办结原则：符合条件的查阅申请，简单事项当场办结，复杂事项最长不超过2个工作日办结；不予受理的申请必须一次性书面告知理由与补正要求，不得分次告知或无理由拒绝。二、查阅主体与权限边界不同主体的查阅权限具有明确法定边界，严禁越权向不符合条件的主体提供案卷内容，也不得对符合法定条件的申请人为设置障碍。2.1内部工作人员查阅权限•承办公证员：可直接查阅、复制本人承办的所有已归档案卷；因案件复查、投诉处理需要查阅其他公证员承办案卷的，须提交经所在业务部门负责人签字的工作联系单，报档案管理部门备案后查阅。•质量检查、投诉处置岗位工作人员：持部门出具的载明核查事项的工作联系单，可查阅对应质检批次、投诉案件的全部案卷内容（含副卷），不受承办人范围限制。•其他内部工作人员：因工作需要查阅非本人承办案卷的，必须提交经分管副主任签字批准的书面申请，明确查阅范围与用途，仅可查阅申请载明的内容；查阅副卷的，须经公证处主任签字批准。2.2外部主体查阅权限外部主体查阅统一在档案服务窗口申请，严禁绕过窗口直接联系公证员、档案管理员私下查阅。•公证当事人：持本人有效身份证件（居民身份证、港澳台居民来往内地通行证、护照、电子身份证件同等效力），可查阅、复制本人作为公证当事人的正卷内容；其中遗嘱公证案卷仅立遗嘱人本人可申请查阅，立遗嘱人死亡后，仅持人民法院生效法律文书确认享有继承权/受遗赠权的主体可查阅对应遗嘱案卷内容。•执业律师：持本人律师执业证书、律师事务所出具的调查函、当事人授权委托书（或法律援助公函），可查阅、复制与其承办法律事务直接相关的公证案卷正卷内容；持人民法院出具的调查令申请查阅的，严格按照调查令载明的查阅范围提供对应内容。•人民法院、人民检察院、公安机关、监察机关、行政执法机关：持单位介绍信、2名以上经办人员的工作证件，可查阅、复制与办案事项直接相关的案卷内容；因办案需要借出纸质案卷的，须经公证处主任批准，借出期限最长不超过7个工作日，到期必须归还。•其他单位或个人：原则上不受理查阅申请，确有法定特殊需要的，须持省级以上司法行政机关公证管理部门的批准文件，在2名公证员全程陪同下在指定场所查阅指定案卷内容，不得复制、摘抄。2.3绝对禁查范围以下内容严禁向任何外部主体提供，内部查阅须严格履行审批程序：•标注国家秘密密级的案卷内容；•公证案卷副卷，包括公证员评议记录、内部审批意见、向上级机关的请示与批复、不宜公开的核实材料等；•案卷中涉及第三方个人隐私、商业秘密且与申请人申请事项无直接关联的内容。三、查阅办理全流程规范查阅办理实行“申请-审核-登记-提供-归档”闭环管理，每个环节明确责任主体、时限要求与操作标准，杜绝无审批查阅、无登记查阅。3.1申请受理所有外部查阅申请由档案服务窗口首接工作人员负责受理，当场履行以下职责：1.核验申请人身份信息，确认人证一致；2.核对申请人提交的佐证材料，包括利害关系证明、调查函、单位介绍信等；3.提供空白《公证案卷查阅申请表》，指导申请人准确填写查阅事由、目标案卷信息（案号、公证事项、当事人姓名、办证时间均可作为检索依据）、申请查阅范围与查阅方式。对材料不齐的申请，当场出具《补正材料告知单》，一次性列明需要补充的全部材料与提交时限，不得分次告知。3.2分级审核根据查阅申请的复杂程度执行分级审核，所有审核意见必须书面记录：1.简易情形：当事人申请查阅本人作为当事人的普通公证案卷、身份信息与系统记录完全一致的，由窗口工作人员当场审核，即时办理；2.一般情形：律师持调查函/调查令查档、司法机关办案查档的，窗口工作人员1小时内完成材料初审，报档案管理部门负责人签字确认后办理；3.复杂情形：申请查阅遗嘱、继承、大额财产赠与类案卷，或申请查阅归档时间满10年的历史案卷，或申请人为非当事人的利害关系人的，窗口工作人员2个工作日内完成材料核查，报分管副主任审批后，将结果告知申请人。审核核心判据：一是申请人身份真实有效；二是申请查阅的案卷属本机构归档范围；三是申请人与公证事项存在明确利害关系，申请事由合法；四是申请查阅的内容在法定允许开放范围内。对不符合条件的申请，出具统一制式的《不予查阅告知书》，书面说明法律依据与救济渠道。3.3信息登记审核通过后，窗口工作人员必须在《公证案卷查阅登记台账》上逐项登记信息，不得空缺，登记内容包括：查阅人姓名、身份证件号码、所属单位、联系方式、查阅案卷案号、查阅内容范围、查阅方式、审批人、查阅时间、预计归还/离场时间。

查阅电子案卷的，同步在公证档案管理系统中登记查阅日志，系统自动记录查阅人账号、查阅时间、查阅的档案页码、复制操作记录。3.4查阅服务提供优先提供电子案卷查阅服务，电子案卷与纸质案卷具有同等效力；确需查阅纸质案卷的，由档案管理员从档案库房调取，全程遵守以下规则：1.查阅必须在安装监控的专用档案查阅室开展，监控录像保存期限不少于6个月，严禁在无监控区域、非工作场所提供查阅服务；2.纸质案卷调出时，档案管理员与申请人当场核对案卷页数、检查卷宗完整性，签字确认交接；3.查阅过程中严禁申请人在案卷上涂改、圈划、拆封、抽换页码，严禁携带案卷离开查阅室，严禁私自使用手机、相机拍摄案卷内容；4.申请人需要复制案卷内容的，由档案管理员统一负责复印/打印，复制件加盖公证档案证明专用章与骑缝章，注明复制日期与用途，不得将多份案卷材料混合复制；5.电子案卷查阅终端必须封闭USB接口、禁止外接存储设备，严禁下载、传输电子案卷文件；6.借出纸质案卷的，出具《案卷借出凭证》，由借卷单位经办人签字确认，明确归还时限与案卷保护责任；归还时由档案管理员逐页核对案卷完整性，确认无破损、缺页、涂改后方可销账。3.5事后归档查阅完毕后，档案管理员当场检查案卷完好性，确认无误后当日将案卷放回档案库房原存放位置；每日下班前必须核对当日调出的所有案卷，确认全部归库后记录当日档案管理日志，做到账实相符，严禁将调出案卷在查阅室或办公区过夜存放。

查阅申请表、审批材料、登记记录、借出凭证等材料按月份整理装订，存入档案管理台账永久保存。四、特殊情形处置规则查阅过程中遇到的档案遗失、超范围申请、涉密案卷等特殊情形，必须按照统一标准处置，严禁擅自突破权限作出承诺或答复。1.案卷检索不到处置：申请人申请查阅的案卷在系统与库房均检索不到的，档案管理员1个工作日内核对归档记录、历史移交台账，确属档案遗失的，1小时内向档案管理部门负责人报告，3个工作日内向申请人出具书面说明；同时启动档案补建程序，由原承办公证员牵头，根据公证系统留存的电子卷宗、出具的公证书副本、当事人提交的材料存根补建档案，补建完成后3个工作日内通知申请人办理查阅。2.超范围申请处置：申请人要求查阅法定禁查内容的，工作人员当场书面告知范围边界与法律依据，不得随意妥协；申请人纠缠闹事、扰乱办公秩序的，1分钟内通知安保人员到场处置，必要时拨打110报警，严禁与申请人发生肢体冲突。3.涉密案卷处置：申请查阅的案卷标注秘密、机密级的，严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》规定执行，非经原密级确定机关批准，一律不得提供查阅、复制服务，当场告知申请人不予查阅的法定依据。4.死亡当事人案卷处置：公证当事人死亡后，其继承人申请查阅案卷的，必须提供被继承人死亡证明、申请人与被继承人的亲属关系证明、申请人享有对应权益的有效法律文书，经审核通过后仅可提供与申请事项直接相关的案卷内容，涉及被继承人其他隐私的内容不得提供。五、责任追究查阅利用全流程各环节责任到人，对违规操作造成档案损毁、信息泄露的行为实行零容忍，严格追究对应人员责任。5.1工作人员责任本机构工作人员有下列行为之一的，第一次给予通报批评，扣发当月20%绩效；情节严重造成档案泄密、当事人财产损失或公证处声誉损害的，按照《公证机构执业管理办法》规定给予行政处分，构成犯罪的移送司法机关处理：•未按规定审核申请人材料，为不符合条件的人员提供查阅服务的；•超范围提供案卷内容，擅自向外部主体提供案卷副卷、涉密内容的；•未按要求登记查阅信息，导致查阅行为无法追溯的；•允许申请人私自拍摄、拆封、涂改案卷，或擅自将案卷交由他人带出查阅场所，造成案卷损坏、信息泄露的；•电子档案管理终端未按要求封闭外接接口，导致电子档案被非法下载、传输的。5.2查阅人责任查阅人有下列行为的，公证处有权立即终止查阅服务、收回案卷，将其行为通报所在单位或主管部门，造成损失的依法追究民事赔偿责任，构成犯罪的移送司法机关：•涂改、拆封、抽换、损毁纸质或电子案卷的；•私自复制、拍摄案卷内容，或超出申请载明的用途使用案卷信息，给他人合法权益造成损害的；•转借、篡改档案复制件，利用档案信息从事违法活动的；•借出案卷逾期不归还的，公证处暂停对该单位所有查档服务，直至案卷完好归还。六、配套制式表单以下表单为查阅办理的必备工具，档案服务窗口必须统一印制、规范使用，不得随意删减核心登记要素。6.1表1公证案卷查阅申请表（样表）分类字段填写内容申请人信息姓名身份证件类型及号码工作单位/住址联系电话申请查阅内容目标案卷信息□已知案号：__□未知案号：公证当事人姓名、办证时间、公证事项__查阅事由申请查阅范围申请查阅方式□现场查阅□复制/摘抄□案卷借出申请人承诺本人承诺所提交材料真实有效，查阅获取的案卷信息仅用于上述事由，不泄露、不挪作他用，如有违反自愿承担法律责任。申请人签字：__申请日期：年月__日审核意见窗口初审意见□符合条件□不符合条件（理由：__）签字：日期：__部门负责人审批签字：__日期：__分管领导审批签字：__日期：__6.2表2公证案卷查阅登记台账（样表）序号查阅日期查阅人姓名/单位证件号码联系电话查阅案号查阅范围查阅方式审批人归还/离场时间经办人备注126.3表3不予查阅告知书（模板）公证案卷不予查阅告知书

（存根联编号：____）

申请人__于年月日申请查阅__号公证案卷，因以下原因不予提供查阅：

□申请人与该公证事项无直接利害关系

□申请查阅内容涉及国家秘密/个人隐私/公证副卷，依法不予公开

□申请人提交的申请材料不符合法定要求

□其他：____

经办人：__日期：__

---

公证案卷不予查阅告知书

（送达联编号：____）

____：

您于__年月日提出的查阅号公证案卷的申请，经审核，因__（列明具体不予查阅原因），根据《中华人民共和国公证法》《公证档案管理办法》相关规定，本处决定不予提供查阅。

如对本决定有异议，您可在收到本告知书之日起60日内向XX市司法局申请行政复议，或在6个月内向人民法院提起行政