商务及基础谈判 4

第二章商务谈判准备目录CONTESTS1谈判人员准备2知识积累和信息收集3拟订谈判方案4物质条件的准备了解谈判班子的规模、谈判人员应具备的素质、谈判人员的配备原则以及班子成员的合作与分工；掌握谈判环境的分析、市场行情及信息的收集方法；掌握谈判方案的拟订；了解谈判物质条件的准备。学习目标导入案例本可避免的损失我国某建筑公司在海外承包了一项工程项目。施工过程中，该公司却意外收到一纸诉状。原来，施工现场附近设有一家医院，建筑公司进行地基作业时产生的噪声污染，严重干扰了医院的正常运营。该医院遂对建筑公司提起诉讼，法院最终判决建筑公司向医院赔偿20万美元。

启发与思考：如果该建筑公司事先充分了解当地的法律法规，在项目谈判和施工前委派当地律师进行实地考察，并及时采取预防措施，就能有效避免不必要的经济损失。谈判人员准备第一节一、谈判班子的规模一部分主要从事背景材料准备，人数可适当多一些；另一部分直接上谈判桌，这部分人数以与对方大致相当为宜。如果谈判内容广泛且复杂，需要各方面专家参与，可将谈判人员分为两部分：二、谈判人员应具备的素质知识素质心理素质运筹计划能力、语言驾驭能力、观察能力、创造力与灵活性、人际交往能力谈判技能素质礼仪素质身体素质三、谈判人员的配备根据谈判对知识方面的要求，谈判班子应配备以下人员：①业务熟练的经济人员；②精通技术的专业人员；③精通经济法的法律人员；④国际商务谈判中需要熟悉业务的翻译人员。从实际出发，谈判班子还应配备一名有身份、有地位的负责人来组织协调整个谈判班子的工作，其模型如图2.1所示。图2.1谈判班子模型三、谈判人员的配备首席代表专业人员经济人员法律人员翻译人员监督谈判程序；掌握谈判进程；听取专业人员的建议、说明；协调谈判班子成员的意见；决定谈判过程中的重要事项；代表单位签约；汇报谈判工作。阐明己方参加谈判的愿望、条件；弄清对方的意图、条件；找出双方的分歧或差距；同对方进行专业细节方面的磋商；草拟、修改谈判文书的有关条款；向首席代表提出解决专业问题的建议；为最后决策提供专业方面的论证。准确地传递谈判双方的意见、立场和态度。确认谈判对方的法人地位；监督谈判在法律许可的范围内进行；检查法律文件的准确性和完整性。掌握该项谈判总的财务情况；了解谈判对手在项目利益方面的期望；分析、计算修改后的谈判方案所带来的收益变动；为首席代表提供财务方面的意见、建议；在正式签约前提供合同或协议的财务分析报表。四、谈判班子成员的合作与分工（一）主谈人与辅谈人的分工与合作所谓主谈人，是指在谈判的某一阶段或针对某一个或几个方面的议题，以谁为主进行发言，阐述己方的立场和观点。这时其他人处于辅助的位置，称为辅谈人。主谈人一旦确定，那么己方的意见、观点都由他来表达，从而一致对外，避免“各吹各的调”。在主谈人发言时，自始至终都应得到己方其他人员的支持，比如口头上附和“正确”“没错”“正是这样”等。（二）不同环节中的分工与合作在洽谈合同技术条款时，专业人员处于主谈人的地位，相应的经济人员、法律人员则处于辅谈人的地位。技术主谈人要对合同技术条款的完整性、准确性负责。经济人员和法律人员的主要任务是从商务和法律的角度向技术主谈人提供咨询意见。1．洽谈合同技术条款时的分工与合作在洽谈合同商务条款时，经济人员应处于主谈人的地位，而专业人员与法律人员则处于辅谈人的地位。合同的商务条款在许多方面是以技术条款为基础的，或者是与之紧密联系的，因此在谈判时需要专业人员密切配合，从技术角度给予主谈人有力的支持。2．洽谈合同商务条款时的分工与合作在涉及合同中某些专业性的法律条款的谈判时，法律人员也可以以主谈人的身份出现，对合同条款的合法性和完整性负主要责任。3．洽谈合同法律条款时的分工与合作知识积累和信息收集第二节一、了解谈判环境（一）政治与法律环境谈判人员必须了解国家的有关方针、政策，以及与此相适应的各种措施、规定，以保证交易的内容、方式符合相关规定，以及合同协议的有效性和合法性。对于国际贸易往来，谈判人员还要了解、掌握有关国际贸易的各种法规条例，了解对方国家的关税政策、贸易法规、进出口管理制度，掌握我国实行禁运或限制进出口的种类范围，以利于我方制订正确的谈判方针、计划，避免谈判中出现不必要的分歧、误会，促使谈判顺利进行。（二）社会文化环境1．宗教信仰传统的宗教信仰包括基督教、伊斯兰教、佛教等。不同的宗教及教派都有着不同的行为礼仪及价值取向，也只有了解并遵守这些规定，才能保证商务活动的正常进行。2．社会习俗①衣着、饮食与称呼礼仪；②工作与娱乐、休息的关系；③赠礼的礼仪及回赠的礼仪；④对荣誉、名声、面子等的不同理解；⑤结交朋友的标准；⑥价值观念；⑦时间的价值与效率；⑧友情与金钱的取舍等。二、掌握市场行情1．当前供求状况一般而言，在买方市场条件下，卖方居劣势；反之，在卖方市场条件下，买方居劣势。但不同地区、不同时间的市场供求也会发生某种变化。2．未来供求动态在商务谈判中，掌握市场行情的趋势是制定有效谈判策略的基础，其中“供求动态”是核心要素之一。3．相关产品（或服务）分析替代品补充品前续产品后续产品三、摸清对方情况案头调查法直接调查法购买法如商品目录、报价单、企业简介、产品说明书等。谈判人员通过直接或间接接触来获取有关情况和资料的方法。先小批量购买的方式，直接了解对方产品的情况。四、信息和资料的收集渠道1．从谈判对手的官网及企业相关机构收集资料一般来说，企业官网多不会披露企业的负面信息，而征信系统不仅提供企业基本信息，还可能提供法律诉讼、经营风险等多类信息。2．各国官方或半（准）官方机构①商务主管机关；②贸易促进机构；③统计机关；④行业协会、商会；⑤司法文书网站。3．驻当地机构或者与本单位有联系的当地单位①我国驻当地的使馆、领事馆、商务代办处等；②中国人民银行及国内其他金融机构在当地的分支机构；③同行或相关单位在当地开设的营业分支机构；④本组织在当地的代理人。4．出版单位或新闻机构、专业调研机构（1）出版单位公开出版的书籍、杂志；（2）电视、广播、报纸及其他新闻机构；（3）专业组织提供的调查报告；（4）研究机构提供的调查报告。5．派员考察如果派人员进行直接考察，在出行前应尽量收集对方的有关资料，以便带着明确的目的和问题去考察。在日程安排上，应多留些时间供自己支配，切不可被对方牵着鼻子走；并且要善于捕捉和利用各种机会，扩大调查的深度和广度，以便更多地获取第一手资料。五、资料的整理与分析（1）鉴别资料的真实性与可靠性，即去伪存真。（2）在资料具备真实性、可靠性的基础上，结合谈判项目的具体内容，分析各种因素与该谈判项目的关系，并根据它们对谈判的重要性和影响程度进行排序，最后通过分析，制订出具体的谈判方案与对策。拟订谈判方案第三节一、选择谈判对手若双方需要建立长期贸易关系，则需对对方企业及关键人员进行详细调查，并评估双方的实力，积极寻找增进互信、促进交流的机会。如果没有可能或没有必要与对方建立长期的贸易关系，则战略战术应有所变化。在数量选择上，如果进行经常性的贸易，一般应确定三四个谈判对手。如果谈判内容广泛，交易比较复杂，可将对手确定为两三个。对于一次性买卖，谈判对手的数目则不必受到限制。二、制订谈判目标ONETWOTHREE理想目标最低目标可接受目标是对己方最有利的结果，能最大化满足自身利益，通常也是对方可接受的最高限度。是商务谈判必须实现的目标，是谈判的最低要求，是必须达到的下限目标。是谈判中能满足己方部分需求、实现部分经济利益，在目标体系中的上限与下限区间内可伸缩变动的弹性目标。三、谈判方案的基本要求谈判方案要简明扼要谈判方案要具体谈判方案要灵活（1）谈判方案要简明扼要所谓简明扼要，就是要尽量使谈判人员容易记住其主要内容与基本原则，在谈判中能随时根据方案要求与对方周旋。谈判方案越简单明了，谈判人员照此执行的可能性就越大。谈判是一项十分复杂的业务工作，参加谈判的人员必须清晰地记住谈判的主题方向和方案的主要内容，这样在与对手交锋时才能按照既定目标，自如地应对错综复杂而多变的谈判局势。因此，制订谈判方案时要用简单明了、高度概括的文字加以表述，以便在每一个谈判人员的头脑中留下深刻印象。（2）谈判方案要具体谈判方案的简明扼要不是目的，它还要与谈判的具体内容相结合，以谈判的具体内容为基础；如果没有具体内容，就很难对它进一步概括，简明扼要地予以表达。谈判方案的内容虽要求具体，但不等于把有关谈判的细节都包括在内。如果事无巨细、样样俱全，执行起来必然十分困难。（3）谈判方案要灵活由于谈判过程千变万化，方案只是谈判前某一方的主观设想或各方简单磋商的产物，不可能将影响谈判过程的各种随机因素都考虑在内，所以，谈判方案还必须具有灵活性，要考虑到一些意外事件的影响，使谈判人员能在谈判过程中根据具体情况灵活运用。例如，对可控因素和常规事宜应安排细致些，对无规律可循的事项可安排粗略些。物质条件的准备第四节一、谈判场所的选择可避免由于环境陌生带来的心理障碍，而这些障碍很可能会影响谈判的结果；有可能获得额外的收获。比如，我方可借“天时、地利、人和”的有利条件，向对方展开攻势，迫使其做出让步；可以处理谈判以外的其他事情；便于谈判人员请示、汇报、沟通联系；可节省旅途时间和费用。如果谈判地点设在己方办公室或会议室，其优点是：二、设施的完备设施方面，要保证谈判人员能够很方便地联网、打电话，还要保证具备良好的灯光、通风和隔音条件。在会谈室旁边最好备有一两间小房间，以便谈判人员协商机密事宜。主要谈判场所须配备一些专门的设备（如投影仪、会议显示屏），供谈判人员演示使用。除非双方都同意，否则不要配备录音设备。三、谈判房间的布置一般来讲，比较大型、重要的谈判，可选择长方形谈判桌，双方代表各居一侧。但如果谈判规模较小，或双方人员比较熟悉，则可以选择圆形谈判桌。与谈判桌相配的是椅子，椅子要舒适，不舒适使人坐不住；但也不能过于舒适，否则易使人产生睡意，精神不振。此外，会议所需的其他设备和服务也应周到。如果是在线谈判，只涉及己方谈判地点的布置，原则上己方成员应在一个房间内，以便随时沟通，背景应简洁、整洁，避免干扰视觉。四、食宿安排东道主一方对来访人