2026年机关零星维修采购流程方案

2026年机关零星维修采购流程方案本方案适用于各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关、各民主党派机关、群团机关及直属公益一类、公益二类事业单位（以下统称“采购单位”）2026年度零星维修采购活动，未尽事宜按国家、省、市政府采购及机关资产管理相关规定执行。本方案所称零星维修，是指采购单位办公用房本体、附属设施设备（含给排水、供电、照明、消防、安防、电梯、空调、暖通、门禁、弱电系统、公共家具等）、办公自动化设备因日常损耗、突发故障，需进行的维修、保养、局部零部件更换等工程及服务类项目，且单批次预算金额在1000元以上（含本数）、未达到本方案规定上限（工程类20万元、服务类10万元，均不含本数）的小额维修项目。若本级人民政府公布的政府采购分散采购限额标准低于上述额度，以分散采购限额标准为准。单批次预算金额不足1000元的小额维修，由各单位结合实际制定简化流程，原则上纳入定点服务范围、按月汇总结算，不得拆分项目规避采购监管。下列项目不得纳入零星维修采购范畴：（一）办公用房新建、改建、扩建、大型修缮等符合基本建设程序的项目；（二）办公设备、家具的整体更新购置（符合资产报废条件需重新采购的项目）；（三）已纳入物业服务合同、设备维保合同约定服务范围内的维修事项；（四）属于信息化项目建设、运维范畴且需按信息化项目管理规定执行的项目；（五）其他不符合零星维修定义的项目。零星维修采购应当遵循以下原则：（一）依法合规原则。严格执行政府采购、资产管理、财务管理相关法律法规，严禁化整为零、拆分项目规避公开招标或集中采购，全程留痕可追溯。（二）厉行节约原则。坚持“能修不换、按需维修”，优先选择性价比高的维修方案，杜绝过度维修、浪费财政资金；办公设备单次维修预估费用超过同型号全新产品市场含税价40%的，原则上不再安排维修，按资产处置流程申请报废更新；房屋维修单次预算超过同区域同类型房屋重置成本15%的，需组织专家论证必要性。（三）安全优先原则。涉及结构安全、消防安全、用电安全、特种设备安全的维修项目，必须由具备相应资质的单位实施，严格落实安全管控措施，杜绝安全隐患。（四）高效便民原则。优化审批流程，简化办理环节，对紧急维修项目开通绿色通道，保障机关正常办公秩序；建立统一的定点供应商库，减少各单位重复采购成本。（五）公开透明原则。采购流程、标准、结果全部公开，接受内部监督和外部监管，严禁暗箱操作、利益输送。1.需求申报与预算核验1.1需求发起由办公区域使用部门或设备管理部门作为需求发起主体，填写《机关零星维修需求申报表》，明确故障部位、故障描述、预期修复效果、预估金额、是否涉及安全隐患等内容，附不少于3张不同角度的现场故障照片；涉及办公设备维修的，需同步提供资产编号、购置日期、资产原值、过保证明等材料；涉及隐蔽工程的，需提前说明预估施工范围。需求申报表需经需求部门负责人签字确认后报送至单位后勤管理（或资产维修归口）部门。1.2内部初审后勤管理部门收到申报后，在2个工作日内完成初审，审核内容包括：（一）是否属于零星维修范畴，是否存在拆分项目情形；（二）是否符合“能修不换”原则，是否达到资产报废标准；（三）是否属于物业或现有维保合同覆盖范围；（四）申报材料是否完整、真实。对不符合要求的申报，出具《退回告知单》说明理由，退回需求部门；对需补充材料的，一次性告知需补充的内容。初审通过的，流转至预算核验环节。1.3预算核验由后勤管理部门会同财务部门共同开展预算核验，在3个工作日内出具预算控制价，其中涉及安全隐患的紧急项目核验时间不超过1个工作日。预算核验需遵循以下标准：（一）已纳入本级零星维修框架协议定点范围的项目，以框架协议约定的工时费、材料费指导价为核算依据，预算误差率控制在±5%以内；（二）未纳入定点范围的项目，通过市场询价方式核算，询价对象不少于3家具备相应资质的市场主体，以询价均价作为预算控制价，询价记录（含报价截图、书面报价单）需留存归档，预算误差率控制在±10%以内；（三）涉及结构安全、防水等专业度较高的项目，可委托具备资质的造价咨询机构出具预算审核意见，审核费用纳入本单位维修经费统筹。预算控制价需经后勤、财务部门负责人签字确认后，作为后续采购的最高限价。1.4紧急项目认定符合下列情形之一的，可认定为紧急零星维修项目，开通绿色通道先行处置，后补审批手续：（一）给排水系统突发故障（如主水管爆裂、主下水管道堵塞溢水等）严重影响正常办公的；（二）供电系统突发故障（如主线缆打火、配电箱烧毁、大面积断电等）存在重大安全隐患的；（三）消防系统突发故障（如烟感失效、喷淋漏水、消防主机宕机等）直接影响消防安全的；（四）电梯、起重设备等特种设备突发故障危及人身安全或存在重大安全隐患的；（五）屋面、外墙突发大面积渗漏、外墙皮脱落等影响正常办公或存在安全隐患的；（六）安防系统（如监控主机故障、门禁系统瘫痪、周界报警失效等）直接影响单位安全的；（七）因自然灾害、意外事故等不可抗力导致的需立即处置的维修事项。紧急项目需由需求部门出具《紧急维修情况说明》，经单位分管领导签字确认后生效，相关补报手续需在维修进场后2个工作日内完成。2.采购方式选择与组织实施2.1采购方式分类及适用范围零星维修采购分为框架协议定点采购、询比价采购、单一来源采购三种方式，适用范围如下：（一）框架协议定点采购：适用于单批次预算金额1000元以上、10万元以下（均含本数）且已纳入本级零星维修框架协议定点库覆盖范围的常规维修项目。本级机关事务管理部门负责统一建立2026-2027年度零星维修框架协议供应商库，通过公开征集、竞争性评审方式确定入库供应商，按维修品类分为房屋建筑维修类、水电消防维修类、办公设备维修类、特种设备维修类、弱电系统维修类共5个分库，每个分库入库供应商不少于8家，框架协议有效期2年，明确各品类维修的工时标准、材料指导价、服务响应时间、质保期限、违约责任等核心条款，供各采购单位直接选用。（二）询比价采购：适用于单批次预算金额10万元以上、本方案规定限额以下的项目，或未纳入框架协议定点库覆盖范围的特殊维修项目。（三）单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，具体包括：1.特定品牌设备原厂维修，且无其他合格供应商能够提供兼容配件或服务的；2.紧急情况下无法从其他供应商处采购，且不立即处置将造成重大损失的；3.需与原有设施设备配套、更换其他供应商无法满足兼容性要求，且添购金额不超过原合同金额10%的；4.其他符合《政府采购法》规定的单一来源采购情形。2.2框架协议定点采购流程（一）供应商选取：单批次预算5000元以下的项目，采购单位可在对应品类定点库中自主选择1家符合资质要求的供应商；单批次预算5000元以上、10万元以下的项目，需从对应品类定点库中通过随机摇号方式抽取不少于3家供应商，综合比较其报价、服务方案后择优确定，择优评分标准为：价格占60分、响应速度占15分、质保承诺占15分、过往履约评价占10分，得分最高者为成交供应商。（二）报价确认：选定供应商后，采购单位向供应商出具维修需求清单，供应商需在1个工作日内提交正式报价单及施工（服务）方案，报价不得超过框架协议约定的指导价，且不得高于预算控制价；报价超标的，采购单位需重新选取供应商或与供应商谈判压降价格，直至符合要求。（三）合同签订：单批次预算1万元以上的项目，需签订《零星维修简易合同》，明确维修内容、工程量、总价款、工期、质量标准、质保期、违约责任等条款；单批次预算1万元以下的项目，可使用《零星维修服务确认单》替代合同，经双方签字盖章后具备同等法律效力。2.3询比价采购流程（一）组建询价小组：由采购单位后勤、财务、纪检监察（或内审）部门各1名工作人员组成，共3人以上单数，小组负责人由后勤部门负责人担任，负责询价全过程的组织协调。（二）发布询价公告：在单位内网或本级政府采购网“零星采购专栏”发布询价公告，公告期不少于1个工作日，公告内容包括项目概况、维修需求、供应商资质要求、报价截止时间、评审标准、联系方式等。（三）供应商资质要求：根据维修品类不同，供应商需具备相应资质：1.涉及房屋本体结构、防水、装修类维修的，需具备建筑工程施工总承包三级及以上资质或建筑装修装饰工程专业承包资质（不分等级），且持有有效的安全生产许可证；2.涉及消防设施维修的，需具备消防设施工程专业承包资质（不分等级）或消防技术服务机构资质；3.涉及电梯等特种设备维修的，需具备特种设备安装改造修理许可证（对应类别）C级及以上资质；4.涉及办公设备维修的，需具备对应品牌官方授权服务资质或二类及以上维修服务资质；5.涉及弱电、安防系统维修的，需具备电子与智能化工程专业承包资质或安防工程企业资质。（四）报价接收：供应商需在报价截止时间前提交密封的报价文件，文件包含资质证明材料、报价明细（人工费、材料费、管理费等）、施工（服务）方案、质保承诺、同类项目业绩等内容，逾期送达的报价文件不予接收。符合资质要求的有效供应商不足3家的，可调整为竞争性谈判方式采购；有效供应商不足2家的，可按单一来源采购流程执行。（五）评审定标：询价小组按照“质量优先、价格合理、服务配套”的原则开展综合评审，评分权重为：价格分60%、技术方案分20%、服务承诺及业绩分20%，得分最高者为拟成交供应商。评审过程需全程录音录像，评审记录由所有小组成员签字确认后留存归档。（六）结果公示：拟成交供应商名单在单位内网公示1个工作日，公示内容包括供应商名称、报价、得分等，无异议的，向其发出《成交通知书》；有异议的，需在3个工作日内核查并答复。2.4单一来源采购流程（一）申请：需求部门提出单一来源采购申请，详细说明理由，附相关证明材料（如原厂唯一授权证明、紧急情况说明、原合同复印件、兼容性测试报告等），报后勤管理部门。（二）审核：由后勤、财务、纪检监察部门联合审核，审核通过的，按规定公示；预算金额5万元以上的项目，需报单位主要领导审批。（三）公示：在单位内网公示单一来源采购信息，公示期不少于3个工作日（紧急项目公示期不少于1个工作日），公示内容包括项目名称、拟采购供应商名称、单一来源理由、预算金额等。（四）谈判定价：公示无异议的，由后勤、财务部门组成谈判小组，与供应商协商确定最终成交价格，成交价格不得高于同期市场公允价，且不得超过预算控制价；必要时可委托第三方造价咨询机构进行价格鉴证。（五）合同签订：按规定签订维修合同或服务确认单。3.施工（服务）过程管控3.1进场管理供应商进场前，需向采购单位后勤部门提交进场人员名单、身份证复印件、特种作业操作证（电工证、焊工证、高空作业证等）、施工安全方案，经审核通过后方可进场。后勤部门需对施工人员进行安全交底，明确施工时间（原则上安排在非办公时段，确需在办公时段施工的需采取降噪、防护措施）、施工范围、安全责任、办公区域防护要求，并签订《施工安全责任书》。涉及动火作业、高空作业的，需提前向单位安保部门报备，落实专人现场监护，配备必要的消防、防护器材。3.2质量管控采购单位需指定1名项目联系人，全程跟进维修过程，对关键节点进行旁站监督，重点做好以下管控：（一）材料验收：维修所用材料、配件进场时，需核对品牌、规格、型号、质量证明文件是否与报价单、合同约定一致，严禁使用假冒伪劣、翻新、不合格产品；涉及安全的材料（如电线、防水材料、消防配件等），需抽样核查检测报告，不符合要求的一律退回更换。（二）节点验收：对隐蔽工程（如地下管线改造、防水层施工、墙体内部布线等），需在隐蔽前组织验收，拍摄现场照片、填写《隐蔽工程验收记录》，验收合格后方可进入下一道工序。（三）进度管控：督促供应商按约定工期完成维修，因供应商原因导致工期延误的，按合同约定追究违约责任。（四）现场管理：监督施工人员规范作业，做好现场防护，避免损坏其他设施设备，施工产生的垃圾需当日清理完毕，保持办公区域整洁。3.3变更管理维修过程中因客观原因需变更维修内容、调整工程量的，需履行变更审批程序：（一）由供应商提出书面变更申请，说明变更原因、变更内容、调整后的工程量、费用及工期，报采购单位后勤部门。（二）变更金额不超过原预算10%的，由后勤、财务部门联合审批；变更金额超过原预算10%但不超过20%的，报单位分管领导审批；变更金额超过原预算20%的，需重新履行采购流程。（三）累计变更金额不得超过原预算的30%，超过的需重新立项，按相应采购程序执行。所有变更需留存书面记录，作为结算依据。4.竣工验收与结算支付4.1验收申请维修完成后，供应商需先行自检，自检合格后向采购单位提交验收申请，附以下材料：（一）维修竣工报告；（二）维修前后对比照片（不少于3组）；（三）材料合格证、检测报告、质保书；（四）隐蔽工程验收记录；（五）工程量结算清单、结算书；（六）其他需要提供的资料。4.2组织验收由后勤管理部门牵头，组织需求部门、财务部门、纪检监察部门共同验收，涉及专业度较高的项目可邀请第三方专业机构参与。验收标准为：（一）房屋建筑类维修：符合《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2013）、《屋面工程质量验收规范》（GB50207-2012）、《地下防水工程质量验收规范》（GB50108-2023）等国家标准及合同约定的质量要求；（二）设备类维修：设备功能恢复正常，连续试运行72小时无故障，更换配件为全新正品；（三）消防、特种设备类维修：符合相关行业安全标准，需出具专业检测合格报告的，检测报告需合法有效。验收内容包括工程量核对、质量检测、现场清理情况核查等。验收合格的，所有参与验收人员在《零星维修竣工验收单》上签字确认；验收不合格的，出具《整改通知书》，要求供应商在3个工作日内整改完毕并重新申请验收，整改产生的所有费用由供应商承担，逾期未整改的，按每日合同金额0.5‰的标准扣除违约金，违约金从维修款中直接抵扣。4.3结算审核验收合格后，供应商将完整结算资料报送采购单位财务部门或内审部门审核，审核内容包括：（一）工程量与验收记录是否一致；（二）单价是否符合合同、框架协议约定或询价报价标准；（三）变更手续是否齐全，变更费用是否符合规定；（四）是否存在不合理收费项目。结算审核误差率要求：预算5万元以上的项目误差率不超过±3%，5万元以下的项目误差率不超过±5%。供应商报送的结算价超过最终审定价10%的，超出部分的审核费用由供应商承担，在维修款中直接扣除。审核完成后，出具《零星维修结算审核单》，经后勤、财务部门负责人签字确认后作为支付依据。4.4资金支付结算审核通过后，采购单位财务部门按国库集中支付管理规定办理资金支付，支付前需核验以下资料是否齐全：（一）零星维修需求申报表及初审材料；（二）采购过程资料（报价单、评审记录、成交通知、合同/服务确认单）；（三）竣工验收单；（四）结算审核单；（五）合法有效的增值税发票；（六）其他需要提供的资料。资料齐全的，财务部门需在5个工作日内完成支付，不得无故拖欠。单批次预算1万元以上的项目，预留3%-5%的质量保证金，质保期满无质量问题后无息退还；质保期内出现质量问题，供应商需在接到通知后24小时内到场免费维修，逾期未到场的，采购单位可委托其他单位维修，费用从质保金中扣除。质保期限按国家规定及合同约定执行，其中：房屋防水维修质保期不低于5年，装修、水电维修质保期不低于2年，办公设备维修质保期不低于6个月，消防、特种设备维修质保期不低于1年。5.档案归集与绩效评价5.1档案管理零星维修项目实行“一项目一档案”，由后勤管理部门负责归集整理，项目完成后10个工作日内完成归档，档案保管期限为10年，符合《机关档案管理规定》相关要求。归档资料包括需求申报材料、预算核验资料、采购过程资料、施工管控资料、验收资料、结算支付资料等，所有资料需签字盖章齐全，电子档案与纸质档案同步留存。5.2供应商履约评价每个项目验收完成后，采购单位需对供应商履约情况进行综合评价，评价维度包括：响应速度（20分）、施工/服务质量（20分）、价格合理性（20分）、现场管理（20分）、售后保障（20分），总分100分，90分及以上为优秀，80-89分为良好，60-79分为合格，60分以下为不合格。评价结果需在项目完成后5个工作日内报送至本级机关事务管理部门，作为框架协议供应商库动态调整的依据：连续2次评价为优秀的供应商，可纳入优先推荐名单；累计3次评价为不合格的，清除出定点供应商库，3年内不得参与本级机关各类维修采购活动。供应商存在串标、提供虚假资质、偷工减料、行贿等违法违规行为的，列入政府采购不良行为记录名单，1-3年内禁止参与本级所有政府采购活动，造成损失的依法承担赔偿责任。5.3绩效自评采购单位每年12月底前，对本年度零星维修采购工作开展绩效自评，评价指标及权重为：（一）预算执行率（20%）：目标值≥95%，未达到的按比例扣分；（二）项目验收合格率（30%）：目标值100%，每出现1个不合格项目扣5分；（三）