采购到付款循环的核算与管理课件

採購到付款迴圈的核算與管理

企業從採購到付款都要經歷以下幾個步驟採購與付款流程採購與付款業務核算與管理的特點1．數據存儲量大2．數據變化頻繁

3．管理要求高4．與其他子系統聯繫廣泛手工環境下採購與付款管理困惑的案例分析

福特北美公司在手工環境下的採購與付款流程

為什麼要設置驗收報告與發票進行核對？為什麼要設置訂單與發票進行核對？為什麼會影響採購到付款流程的效率？主要內容第一節採購與付款迴圈的核算與管理需求分析第二節IT環境下採購與付款子系統的流程分析第三節採購與付款子系統總體結構設計第四節採購與付款子系統的初始設置第五節採購與付款的業務核算第六節賬表輸出和統計分析採購與付款子系統的目標1．靈活、正確地反映企業個性化特徵2．正確反映採購與付款日常業務，並進行即時控制3．加強對資金的管理4．提供各種核算和管理資訊5．充分應用網路技術實現無紙採購與付款系統採購與付款流程構建的原則“數出一門，共同使用”，整個流程採用統一的資料庫在關鍵環節設計控制點，強化即時控制請購與採購管理流程存貨驗收流程

當供應商將存貨送入企業，此時，由檢驗崗位的人員對存貨進行檢驗：從採購訂單檔中獲取資訊，並將存貨資訊與實物進行核對如果檢驗合格，將檢驗合格資訊寫入採購訂單檔，將自動生成入庫單傳遞到存貨子系統的入庫單檔中。請同學畫出流程圖發票管理流程1．發票處理。當採購部門或財會部門收到供應商的發票時，從採購發票檔中獲取數據，自動生成採購發票的基本資訊；2．發票管理崗位人員只將採購發票上的金額錄入電腦，並保存在臨時發票檔中。如果企業使用了EDI系統進行網上採購，那麼可以通過EDI網路系統自動定期獲取供應商發票並保存在臨時發票檔中，經過發票與採購訂單核對後的發票，才能保存在採購發票檔中。發票管理流程3．即時控制。對採購發票進行即時控制，電腦自動從採購訂單檔中獲取合同金額，從臨時採購發票檔中獲取錄入發票金額。如果發票金額大於合同金額，此發票不能處理，即對採購發票進行即時剛性控制；否則，生成採購發票，並將結果保存在採購發票檔中。這是一個非常重要的控制點，為杜絕不合法的採購事件發生起到重要的控制作用。在IT環境下，發票管理崗位可以設在財務部門，也可以設在採購部門，但該崗位的人員必須是財務人員，並受財務部門管理。4．採購結算。根據採購發票等資訊、入庫單資訊確認採購成本，並根據財會人員預先設置憑證模版，自動生成轉賬憑證，傳遞到總賬系統的臨時憑證檔中。

請同學根據說明畫出流程圖老師舉案例說明即時控制的重要性根據企業的更高要求改進流程IT環境下與手工環境下其流程的比較分析1、IT環境下實現數據的高度共用和及時傳遞2、IT環境下保證數據一致性和工作高效性3．IT環境下加強了統計分析能力4．IT環境下使得無紙採購、付款業務成為可能主要內容第一節採購與付款迴圈的核算與管理需求分析第二節IT環境下採購與付款子系統的流程分析第三節採購與付款子系統總體結構設計第四節採購與付款子系統的初始設置第五節採購與付款的業務核算第六節賬表輸出和統計分析制定編碼原則

按照一致性原則、層次性原則、易用性原則等設計供應商編碼。一致性原則：供應商是來自全面各地甚至不同國家，而國家、地區在在行政管理上國家已經給出了統一的編號，如北京區號：010，南京區號：025。因此，供應商編碼應該與國家行政區號保持一致。層次性原則：供應商來自不同的省、市、縣等，因此，在編碼上要體現其層次性，便於按省、市進行統計和分析。易用性原則：供應商是法人，每個法人都有區別與其他法人的電話號碼，因此，在編碼設計時可以採用電話號碼，便於使用和記憶。數據檔設計

請購單檔採購發票檔採購訂單檔（採購合同檔）供應商檔案檔採購價格檔（定期根據供應商提供的資訊進行更新）入庫單檔（與存貨子系統共用）臨時憑證檔（與總賬子系統共用）供應商檔案檔數據結構存儲策略供應商檔案檔作為查詢用的目錄檔，因此，可以採用一年一個檔。存儲方式供應商檔案檔按供應商編碼建立索引檔。採購訂單檔

(見書）採購與付款子系統的功能結構主要內容第一節採購與付款迴圈的核算與管理需求分析第二節IT環境下採購與付款子系統的流程分析第三節採購與付款子系統總體結構設計第四節採購與付款子系統的初始設置第五節採購與付款的業務核算第六節賬表輸出和統計分析為什麼要進行初始設置？由於現實企業採購的存貨、供應商檔案、付款條件、結算方式等都是實實在在存在的，而且是千差萬別的。因而，企業要實現用電腦完成採購與付款賬款核算和管理，在使用採購與付款子系統前，就要針對本企業的業務性質、會計核算和財務管理的具體要求進行具體設置，將企業個性化特徵嵌入系統。初始設置內容存貨檔案設置供應商檔案設置採購類型設置付款條件設置結算方式設置增值稅稅率設置期初餘額處理等供應商檔案設置解釋設置基本資訊的目的解釋設置信用資訊的目的供應商檔案設置期初餘額設置

期初餘額設置模組的功能是將用戶輸入的採購、應付賬款等期初餘額存入相應的檔中，為電腦系統核算和管理採購、應付賬款等業務提供基礎數據。期初餘額模組是會計業務連續的要求，是手工採購、應付賬款核算向電腦核算和管理轉化的基礎。錄入的期初餘額主要包括“採購初始業務”，即將手工採購業務送入電腦並保存在採購訂單檔中；“應付賬款初始業務”，即將各供應商的應付賬款期初數據送入電腦並保存在發票檔中。主要內容第一節採購與付款迴圈的核算與管理需求分析第二節IT環境下採購與付款子系統的流程分析第三節採購與付款子系統總體結構設計第四節採購與付款子系統的初始設置第五節採購與付款的業務核算第六節賬表輸出和統計分析採購與入庫處理管理

採購與採購入庫管理是採購與付款子系統中的主要功能模組。為了做好採購管理又將採購管理模組進一步劃分為：請購單處理採購價格管理選擇供應商採購訂單管理處理請購單

1．錄入請購單2．自動獲取請購單3．審核請購單採購價格管理

採購價格管理模組的功能是幫助用戶解決：如何管理不同（相同）供應商在不同（相同）時期對不同（相同）產品的報價；如何隨時提供給採購部門最新最完整的存貨採購價格；如何處理存貨的新老報價等等問題採購價格獲取方法方法一：通過採購價格管理螢幕，將供應商提供的存貨採購價格資訊（紙張）一一送入電腦，並將相應數據保存在採購價格檔中。方法二：自動獲取，即充分發揮電腦網絡功能，管理者通過選擇系統提供的“自動獲取”功能指揮電腦自動從網上獲取供應商的存貨採購價格資訊，並將相應數據存入採購價格檔。選擇供應商選擇供應商的基本原理一般來講，隨著管理軟體的不斷完善，在採購與付款子系統中應該設計選擇供應商模組，幫助企業科學地選擇供應商。選擇供應商模組主要包括兩個基本功能：供應商評價指標體系設置、自動生成供應商排名。採購訂單管理

採購訂單是企業與供應商之間簽訂的一種協議或者經濟合同。主要包括：採購什麼貨物採購多少由誰供貨什麼時間到貨到貨地點運輸方式價格、運費等採購訂單是經濟活動中的重要組成部分，因此採購訂單管理是企業採購管理尤為重要的內容。採購訂單示例採購發票編制採購發票編制模組的功能是支持用戶在電腦上輸入和審核採購發票，並將結果保存在發票檔中。採購發票分類專用發票普通發票（普通、農收、廢收、其他收據）運費發票採購發票即時控制方式的設計在手工環境下，採購發票的控制受人為影響因素比較大，其結果是無效的採購發票進入企業，財會人員被動地編制憑證，記賬，導致採購過程時控，採購成本居高不下。在IT環境下，由於財會人員能夠即時從資料庫中獲得採購訂單、入庫單等控制依據，因此，對採購發票進行即時控制成為可能。在設計採購與付款子系統時，應該改變觀念，將事後控制轉變為即時控制，並用即時控制的方法控制採購活動。即時控制原理

案例採購結算

採購結算也叫採購報賬，在手工業務中，採購業務員拿著經主管領導審批過的採購發票和倉庫確認的入庫單到財務部門，由財務人員確認採購成本。在IT環境下，由於各子系統之間實現數據共用，因此，系統提供：“自動採購結算”“人工輔助採購結算”自動採購結算將發票中的單價與採購訂單檔中訂貨單價和暫估入庫單價相核對發票中的數量與入庫單檔中收貨數量相核對如果核對結果完全相符，生成結算表，並在入庫單檔、採購發票檔、採購訂單檔中做採購結算標誌如果不完全相符，提示採用手工輔助採購結算手工輔助採購結算手工輔助採購結算模組的功能是電腦根據採購訂單號自動從採購訂單檔、存貨子系統中的入庫單檔中選擇出與正在錄入的發票相關的數據進行核對。當發現暫估入庫貨物的暫估單價與發票單價不相符時，將反映該筆先入庫後報銷的採購入庫業務的入庫單、採購發票、以及採購訂單數據顯示在螢幕上進行審核。如果發票單價超出訂貨單價和暫估入庫單價，及時查明原因如果認為原因合理，審核人員發出“審核通過”命令，系統自動根據該張入庫單生成一張紅字入庫單（單到回沖），並根據採購發票結算出存貨成本，生成一張藍字入庫單，自動傳入存貨子系統；同時在入庫單檔、採購發票檔、採購訂單檔中做採購結算標誌，生成採購結算表，並將其轉換為記賬憑證：借：材料或材料採購等應交稅金－應交增值稅（進項稅額）貸：應付賬款傳遞到總賬子系統

付款管理付款管理模組的功能：從採購發票檔中篩選出特定付款到期日未付款發票用戶根據企業情況選擇將要付款的發票系統自動生成準備付款通知書，供出納使用自動付款有些先進的應付處理模組根據付款準備通知書檔自動開支票，並生成付款憑證：借：應付賬款－XX供應商 貸：銀行存款傳遞到總賬子系統，記賬時自動更新發票檔的已付金額字段。一般付款一般情況下，出納接到準備付款通知書後，手工簽發支票，編制付款憑證，再通過總賬子系統的憑證錄入模組將付款憑證送入電腦，記賬時自動更新總賬子系統中相應數據檔，同時更新發票檔中該張發票的已付金額。採購、付款業務和財務的一體化策略總賬子系統是總括反映企業經營活動全過程資訊的子系統，因此，採購與付款業務都必須轉化為會計資訊--記賬憑證，傳遞到總賬子系統。為了實現採購與付款業務與財務的一體化策略：首先應該建立採購與付款業務和財務聯繫的紐帶---憑證範本，並將其保存在動態會計平臺中；在日常採購與付款業務發生時，系統通過動態會計平臺自動將業務單據轉化為