采购管理系统课件

採購管理系統採購管理系統概述採購系統初始設置包括設置採購管理系統業務處理所需要的採購參數、基礎資訊及採購期初數據採購業務處理採購業務處理主要包括請購、訂貨、到貨、入庫、採購發票、採購結算等採購業務全過程的管理。可以處理普通採購業務、受託代銷業務、直運業務等業務類型。企業可根據實際業務情況，對採購業務流程進行可選配置。採購賬簿及採購分析提供各種採購明細表、增值稅抵扣明細表、各種統計表及採購賬簿供用戶查詢。同時提供採購成本分析、供應商價格對比分析、採購類型結構分析、採購資金比重分析、採購費用分析、採購貨齡綜合分析。採購管理系統概述採購管理系統與其他系統的數據關係採購訂單、到貨單採購入庫單直運採購發票採購成本直運銷售訂單、銷售訂單、發票直運採購發票付款資訊採購發票應付款管理系統採購管理系統庫存管理系統銷售管理系統存貨核算系統採購管理系統日常業務處理普通採購業務處理普通採購業務適合於大多數企業的日常採購業務，提供對採購請購、採購訂貨、採購入庫、採購發票、採購成本核算、採購付款全過程管理。採購管理系統日常業務處理採購入庫業務按貨物和發票到達的先後，將採購入庫業務劃分為單貨同行、貨到票未到（暫估入庫）、票到貨未到（在途存貨）三種類型，不同的業務類型相應的處理方式有所不同。採購管理系統日常業務處理單貨同行的採購業務憑證憑證憑證發票制單（應付款系統）核銷制單結算制單採購入庫單錄入（庫存管理）採購入庫單記賬（存貨核算）採購入庫單審核（庫存管理）借：原材料貸：物資採購借：物資採購應交稅金貸：應付賬款借：應付賬款貸：銀行存款採購發票錄入（採購管理）錄入付款單（應付款系統）審核、記賬（總賬系統）採購管理系統日常業務處理採購请购採購請購是指企業內部各部門向採購部門提出採購申請，或採購部門匯總企業內部採購需求列出採購清單。請購是採購業務的起點，可以依據審核後的採購請購單生成採購訂單。在採購業務流程中，請購環節是可省略的。採購管理系統日常業務處理採購订货訂貨是指企業與供應商簽訂採購合同或採購協議，確定要貨需求。供應商根據採購訂單組織貨源，企業依據採購訂單進行驗收。在採購業務流程中，訂貨環節也是可選的。採購管理系統日常業務處理採購到货採購到貨是採購訂貨和採購入庫的中間環節，一般由採購業務員根據供方通知或送貨單填寫，確定對方所送貨物、數量、價格等資訊，以到貨單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據。在採購業務流程中，到貨處理可選可不選。採購管理系統日常業務處理採購入库採購入庫是指將供應商提供的物料檢驗（也可以免檢）確定合格後，放入指定倉庫的業務。當採購管理系統與庫存管理系統集成使用時，入庫業務在庫存管理系統中進行處理。當採購管理系統不與庫存管理系統集成使用時，入庫業務在採購管理系統中進行處理。在採購業務流程中，入庫處理是必須的。採購入庫單是倉庫管理員根據採購到貨簽收的實收數量填制的入庫單據。採購入庫單既可以直接填制，也可以拷貝採購訂單或採購到貨單生成。採購管理系統日常業務處理採購发票採購發票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統根據採購發票確定採購成本，並據以登記應付賬款。採購發票按業務性質分為藍字發票和紅字發票；按發票類型分為增值稅專用發票、普通發票和運費發票。採購發票既可以直接填制，也可以從“採購訂單”、“採購入庫單”或其他的“採購發票”拷貝生成。採購管理系統日常業務處理採購结算採購結算也稱採購報賬，在手工業務中，採購業務員拿著經主管領導審批過的採購發票和倉庫確定的入庫單到財務部門，由財務人員確定採購成本。在本系統中採購結算是針對採購入庫單，根據發票確定其採購成本。採購結算的結果是生成採購結算單，它是記載採購入庫單與採購發票對應關係的結算對照表。採購結算分為自動結算和手工結算兩種方式。自動結算是由電腦系統自動將相同供貨單位的，存貨相同且數量相等採購入庫單和採購發票進行結算。使用“手工結算”功能可以進行正數入庫單與負數入庫單結算、正數發票與負數發票結算、正數入庫單與正數發票結算，費用發票單獨結算。手工結算時可以結算入庫單中部分貨物，未結算的貨物可以在今後取得發票後再結算。可以同時對多張入庫單和多張發票進行報賬結算。手工結算還支持到下級單位採購，付款給其上級主管單位的結算，支持三角債結算，即支持甲單位的發票可以結算乙單位的貨物。如果費用發票在貨物發票已經結算後才收到，為了將該筆費用計入對應存貨的採購成本，需要採用費用發票單獨結算的方式。採購管理系統日常業務處理暫估入庫（貨到票未到）的採購業務暫估是指本月存貨已經入庫，但採購發票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。對暫估業務，系統提供了三種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單到補差。採購管理系統日常業務處理暫估入庫（貨到票未到）的採購業務暫估是指本月存貨已經入庫，但採購發票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。對暫估業務，系統提供了三種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單到補差。採購管理系統日常業務處理月初回沖本月月底，填寫暫估單價，記存貨明細賬，生成暫估憑證。進入下月後，存貨核算系統自動生成與暫估入庫單完全相同的“紅字回沖單”，同時登錄相應的存貨明細賬，沖回存貨明細賬中上月的暫估入庫。對“紅字回沖單”制單，沖回上月的暫估憑證。收到採購發票後，錄入採購發票，對採購入庫單和採購發票作採購結算。結算完畢後，進入存貨核算系統，執行“暫估處理”功能，進行暫估處理後，系統根據發票自動生成一張“藍字回沖單”，其上的金額為發票上的報銷金額。同時登記存貨明細賬，使庫存增加。對“藍字回沖單”制單，生成採購入庫憑證。採購管理系統日常業務處理單到回沖當月,貨到票未到:暫估制單暫估入庫單記賬下月發票到:

暫估制單暫估入庫單記賬（存貨核算）借：原材料貸：物資採購填制暫估入庫單（採購管理）藍字回沖單制單紅字回沖單制單填制採購發票（採購管理）採購結算（採購管理）暫估處理（存貨核算）借：原材料(紅)

貸：物資採購(紅)借：原材料貸：物資採購採購管理系統日常業務處理單到補差下月初不作處理，採購發票收到後，在採購管理中錄入並進行採購結算；再到存貨核算中進行“暫估處理”，如果報銷金額與暫估金額的差額不為零，則產生調整單，一張採購入庫單生成一張調整單，用戶確定後，自動記入存貨明細賬；如果差額為零，則不生成調整單；最後對“調整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。採購管理系統日常業務處理在途業務（票到貨未到）處理如果先收到了供貨單位的發票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對發票進行壓單處理，待貨物到達後，再一併輸入電腦做報賬結算處理。但如果需要即時統計在途貨物的情況，就必須將發票輸入電腦，待貨物到達後，再填制入庫單並做採購結算。採購管理系統日常業務處理直運採購業務處理直運採購業務是指產品無需入庫即可完成的購銷業務，由供應商直接將商品發給企業的客戶，沒有實務的入庫處理，財務結算由供銷雙方通過直運銷售發票和直運採購發票分別與企業結算。直運業務適用於大型電器、汽車和設備等產品的購銷。直運採購業務類型有兩種：普通直運業務和必有訂單直運業務。採購管理系統日常業務處理採購退貨業務處理貨雖收到，但尚未錄入採購入庫單只要把貨退還給供應商即可，軟體中不用做任何處理。已錄入“採購入庫單”，未錄入“採購發票”如果是全部退貨，可刪除“採購入庫單”；如果是部分退貨，可直接修改“採購入庫單”。已錄入“採購入庫單”，已錄入“採購發票”但未結算如果是全部退貨，可刪除“採購入庫單”和“採購發票”；如果是部分退貨，可直接修改“採購入庫單”和“採購發票”。已錄入“採購入庫單”，已錄入“採購發票”並執行了採購結算若結算後的發票沒有付款，此時可取消採購結算，再刪除或修改“採購入庫單”和“採購發票”，若結算後的發票已付款，則必須錄入退貨單。

採購管理系統日常業務處理採購退貨業務處理入庫單已記賬無論是否錄入“採購發票”，“採購發票”是否結算，結算後的“採購發票”是否付款，都需要錄入退貨單。憑證憑證憑證紅字發票制單（應付款系統）核銷制單結算制單退貨單錄入（庫存管理）退貨單記賬（存貨核算）退貨單審核（庫存管理）借：原材料(紅)

貸：物資採購(紅)借：物資採購(紅)

應交稅金(紅)

貸：應付賬款(紅)借：銀行存款(紅)

貸：應付賬款(紅)紅字發票錄入（採購管理）錄入收款單（應付款系統）審核、記賬（總賬系統）採購管理系統日常業務處理現付業務當採購業務發生時，立即付款，由供貨單位開具發票。現結制單（應付款系統）填制採購發票（採購管理）現付處理（採購管理）借：物資採購貸：銀行存款採購管理系統日常業務處理受託代銷業務受託代銷業務是一種先銷售後結算的採購模式。指商業企業接受其他企業的委託，為其代銷商品，代銷商品售出後，本企業與委託方進行結算，開具正式的銷售發票，商品的所有權實現轉移。只有在建賬時選擇企業類型為“商業”，才能處理受託代銷業務。對於受託代銷商品，必須在存貨檔案中將“是否受託代銷”複選框選中，並且把存貨屬性設置為“外購”、“銷售”。採購管理系統日常業務處理受託代銷業務流程受託方接收貨物，填制受託代銷入庫單。