采购与应付款管理系统初始设置课件

採購與應付款管理系統初始設置一、採購管理系統初始設置（一）採購管理系統參數設置系統參數是指在企業業務處理過程中所使用的各種控制參數，系統參數的設置將決定系統的業務流程、業務模式、數據流向。由於有些選項在日常業務開始後不能隨意更改，最好在業務開始前進行全盤考慮，尤其一些對其他系統有影響的選項設置更要考慮清楚。採購管理系統的參數設置介面有三個頁簽：“業務及許可權控制”頁簽、“公共及參照設置”頁簽、“採購預警和報警”頁簽。如圖7-3所示。主要參數說明1.必有訂單業務模式以訂單為中心的採購管理是標準、規範的採購管理模式，訂單是整個採購業務的核心，整個業務流程的執行都回寫到採購訂單，通過採購訂單可以跟蹤採購的整個業務流程。選項包括普通業務必有訂單、直運業務必有訂單、受託代銷業務必有訂單。2.超單據控制包括“是否允許超訂單到貨及入庫”和“是否允許超計畫訂貨”兩全選項，打勾選擇，可隨時修改。3.入庫單是否自動帶入單價只有在採購管理系統不與庫存管理系統集成使用，即採購入庫單在採購管理系統填制時可設置。4.訂單\到貨單\發票單價錄入方式在“手工錄入”、“取自供應商存貨價格表價格”、“最新價格”三種方式中選擇一種，可隨時修改。5.修改稅額時是否改變稅率稅額一般不用修改，在特定情況下，如系統和手工計算的稅額相差幾分錢，用戶可以調整稅額尾差。6.商業版費用是否分攤到入庫成本根據商業企業的特殊需求，由用戶來決定採購費用是否要分攤到存貨成本中。只有商業版可選，工業版置灰。7.許可權控制許可權控制包括“檢查存貨許可權”、“檢查部門許可權”、“檢查操作員許可權”、“檢查供應商許可權”、“檢查業務員許可權”等選項。如檢查，查詢時只能顯示有查詢許可權的有關專案及其記錄；填制單據時只能參照錄入有錄入許可權的。友情提示：以上數據許可權如果沒有在“企業門戶/控制臺/基礎資訊/數據許可權/數據許可權控制設置”中進行設置，則相應的選項置灰，不可選擇。（二）收發類別收發類別設置，是為了用戶對材料的出入庫情況進行分類匯總統計而設置的，表示材料的出入庫類型，可根據本單位的實際需要自由靈活地進行設置。操作要點：在目錄區樹型列表中選擇“設置/編碼檔案/收發類別”，進入收發類別設置介面；單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕，螢幕上出現一空白行，在“類別編碼”、“類別名稱”欄目中輸入適當內容，並選擇收發標誌“收”或者“發”，點擊〖保存〗按鈕F6鍵，增加的收發類別就會在螢幕左邊的窗口中顯示出來，如圖7-4所示。系統規定收發類別最多可分三級,最大位數5位。必須逐級定義，即定義下級編碼之前必須先定義上級編碼。（三）採購類型採購類型是企業對其採購業務的不同分類，主要是為了按照不同的採購類型進行統計的需要。採購類型不分級次，企業可以根據實際需要進行設立。例如：從國外購進、國內純購進、從省外購進、從本地購進；從生產廠家購進，從批發企業購進；為生產採購、為委託加工採購、為在建工程採購等等。（四）倉庫檔案存貨一般是用倉庫來保管的，對存貨進行核算管理，首先應對倉庫進行管理，因此進行倉庫設置是供銷鏈管理系統的重要基礎準備工作之一。第一次使用本系統時，應先將本單位使用的倉庫，預先輸入到系統之中，即進行“倉庫檔案設置”。在本系統中，可以對操作員管理倉庫許可權進行控制，包括查詢、錄入許可權。操作要點：在目錄區樹型列表中選擇“設置/編碼檔案/倉庫檔案”，進入倉庫檔案設置介面；單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕，按欄目說明輸入相關內容後，單擊〖保存〗按鈕即可。由於倉庫記錄在使用後，所屬部門不可修改，因此應先輸入部門檔案後，方可輸入倉庫檔案，以便所屬部門的錄入。在倉庫檔案設置各欄目中，“倉庫編碼”、“倉庫名稱”欄目必須輸入，當存貨核算系統選擇“按部門核算”時“所屬部門”欄必須輸入，“計價方式”欄目必須在預設的計價方式中選擇一種。系統提供六種計價方式。工業有計畫價法、全月平均法、移動平均法、先進先出法、後進先出法、個別計價法；商業有售價法、全月平均法、移動平均法、先進先出法、後進先出法、個別計價法。倉庫使用後，上述欄目不可修改。（五）計量單位要設置計量單位，必須先增加計量單位組，然後再在該組下增加具體的計量單位內容計量單位組分無換算、浮動換算、固定換算三種類別。無換算計量單位組的計量單位都以單獨形式存在，即相互之間不需要輸入換算率，而且全部缺省為主計量單位。固定換算的計量單位組包括多個計量單位，一個主計量單位、多個輔計量單位。浮動換算的計量單位組包括兩個計量單位，一個主計量單位、一個輔計量單位。可以設置主輔計量單位之間的換算率；如一箱啤酒為24聽，則24就是輔計量單位箱和主計量單位聽之間的換算比。操作步驟：1.增加計量單位分組在目錄區樹型列表中選擇“設置/編碼檔案/計量單位”，進入計量單位設置介面；按〖分組〗按鈕，彈出計量單位分組窗口；按〖增加〗按鈕，錄入計量單位組編碼和名稱，並在“無換算”、“固定換算”、“浮動換算”三種計量單位組類別中選擇一種；按〖保存〗按鈕，保存添加的分組。2.增加計量單位在計量單位設置介面左邊的計量單位組別列表中，將游標移至要增加的計量單位組，按〖單位〗按鈕，彈出計量單位設置窗口；按〖增加〗按鈕，錄入計量單位編碼、名稱、換算率等欄目；按〖保存〗按鈕，保存添加的計量單位。友情提示：1.存貨檔案中每一存貨只能選擇一個計量單位組，計量單位組保存後不可修改。2.無換算計量單位組中不可輸入換算率；固定換算的計量單位組，輔單位的換算率必須錄入；浮動換算的計量單位組，可以錄入，可以為空。3.每個輔計量單位都是和主計量單位進行換算，數量（按主計量單位計量）＝件數（按輔計量單位計量）*換算率。（六）存貨檔案存貨主要用於設置企業在生產經營中使用到的各種存貨資訊，以便於對這些存貨進行資料管理、實物管理和業務數據的統計、分析。本功能完成對存貨目錄的設立和管理，隨同發貨單或發票一起開具的應稅勞務等也應設置在存貨檔案中。主要欄目說明：存貨檔案編輯介面通常有四個頁簽，即：基本頁、成本頁、控制頁、其他頁。1.“存貨編碼”、“存貨名稱”、“計量單位組”、“主計量單位”等四個欄目為必填項，且存貨編碼必須唯一。2.庫存（成本、銷售、採購）系統默認單位：對應每個計量單位組均可以設置一個且最多設置一個庫存（成本、銷售、採購）系統缺省使用的輔計量單位。3.稅率：此稅率為銷售單據上該存貨默認的銷項稅稅率，默認為17，可修改。4.是否折扣：即折讓屬性，若選擇是，則在採購發票和銷售發票中錄入折扣額。該屬性的存貨在開發票時可以沒有數量，只有金額；或者在蘭字發票中開成負數。5.存貨屬性：系統為存貨設置了六種屬性。具有“銷售”屬性的存貨可用於銷售；具有“外購”屬性的存貨可用於採購；具有“生產耗用”屬性的存貨可用於生產耗用；具有“自製”屬性的存貨可由企業生產自製；“在制”屬性暫時不用；“勞務費用”屬性指開具在採購發票上的運費費用、包裝費等採購費用或開具在銷售發票或發貨單上的應稅勞務。若未正確設置存貨屬性，會導致相關業務開單或開票時無法參照該存貨。同一存貨可以設置多個屬性。操作要點：在目錄區樹型列表中選擇“設置/編碼檔案/存貨檔案”，進入存貨檔案設置介面；在左邊的選擇一個末級的存貨分類，單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕，系統彈出存貨檔案編輯介面，如圖7-5所示。在各頁簽輸入有關資訊後，單擊〖保存〗按鈕，則保存當前輸入資訊。友情提示：1.系統提供自動複製功能。點擊拷貝按鈕，則每增加一個存貨時，自動複製上一個存貨內容。存貨編號、代碼、名稱不復制。2.保存存貨記錄時，若發現該條記錄的存貨名稱+規格型號與別的記錄相同，則應提示用戶："該存貨記錄的名稱+規格型號與×××記錄重複，是否繼續進行？",若選擇繼續進行，則保存該記錄，否則不予保存檔案記錄，且將焦點停留在存貨名稱輸入框中。（七）採購期初錄入及記賬為保證賬簿數據的連貫性，初次使用採購管理系統時，應先輸入採購業務的期初數據，包括：沒有取得供貨單位的採購發票，不能進行採購結算的期初暫估入庫；已取得供貨單位的採購發票，但貨物沒有入庫期初在途存貨；沒有與供貨單位結算完的期初受託代銷商品。如果系統中已有上年的數據，在使用“結轉上年”功能後，上年度採購數據自動結轉本年。期初記賬是將採購期初數據記入有關採購賬；期初記賬後，期初數據不能增加、修改，除非取消期初記賬。期初記賬後輸入的入庫單、發票都是啟用月份及以後月份的單據，在“月末結賬”功能中記入有關採購賬。操作步驟：1.期初單據錄入期初暫估入庫單可進入“業務/入庫/入庫單”或“業務/入庫/紅字入庫單”功能錄入；期初受託代銷入庫單可進入“業務/入庫/受託代銷入庫單”或“業務/入庫/紅字受託代銷入庫單”功能錄入；期初在途存貨可進入“業務/發票/採購發票（藍字、紅字）”功能錄入。2.採購期初記賬在目錄區樹型列表中選擇“設置/採購期初記賬”，進入採購期初記賬介面，系統顯示提示資訊。單擊〖記賬〗按鈕，則系統開始記賬。記賬後，如取消記賬，則單擊〖取消記賬〗，系統將期初記賬數據設置為未期初記賬狀態。期初數據以系統啟用日期為准，啟用日期以前的數據為期初數據。二、應付款管理系統初始設置（一）應付款管理系統參數設置應付款管理系統參數設置分三部分：常規選項定義包括應付款核銷方式、單據審核日期依據、匯兌損益方式、應付賬款核算模型、是否自動計算現金折扣、是否進行遠程應用、是否登記支票、改變稅額是否反算稅率等八項；憑證選項定義包括受控科目制單方式、非控科目制單方式、控制科目依據、採購科目依據、月末結賬前是否全部生成憑證、核銷是否生成憑證、預付沖應付是否生成憑證、紅票對沖是否生成憑證等八項；許可權與預警定義包括是否啟用供應商許可權、是否啟用部門許可權、是否根據單據自動報警、是否根據信用額度自動報警等四項。除應付賬款核算模型選項有限制外，其餘選項均可隨時更改。友情提示：應付賬款核算模型選項在系統啟用時或者還沒有進行任何業務時，才允許從簡單核算改為詳細核算；一旦有數據，簡單核算就改不回詳細核算。操作方法：用滑鼠單擊菜單條上的“設置/選項”，系統彈出賬套參數設置窗口；點擊〖編輯〗按鈕，進行選項的設置，分別單擊每個選項後邊的下拉框選擇所需要的賬套參數；選擇完各個賬套參數後，單擊〖確認〗按鈕，系統即保存所選的操作。（二）初始設置應付款系統初始設置包括憑證科目設置、賬齡區間設置、報警級別設置和單據類型設置。通過應付款系統初始設置，建立應付款管理的基礎數據，確定使用哪些單據處理應付業務，確定需要進行賬齡管理的賬齡區間，使應付業務管理更符合用戶的需要。這裏主要介紹憑證科目設置。如果企業應付業務類型較固定，生成的憑證類型也較固定，為了簡化憑證生成操作，可以利用憑證科目設置功能將各業務類型憑證中的常用科目預先設置好，生成憑證時系統依據制單業務規則將設置的科目自動帶出。核算應付款項時經常用到的科目可以在“基本科目設置”項設置；如果需要針對不同的供應商分別設置不同的應付賬款科目和預付賬款科目，可在“控制科目設置”項設置；如果需要針對不同的存貨或存貨分類分別設置不同的採購科目、應交進項稅科目，則可在“產品科目設置”項設置；“結算方式科目設置”項可以為每種結算方式設置一個默認的科目。操作方法：在應付款系統單擊“設置/初始設置”，進入初始設置窗口；在左邊的樹型結構列表中選擇“設置科目/基本科目”，在各欄目內直接輸入或參照輸入有關科目的資訊，如圖7-6所示。設置賬齡區間時，單擊〖增加〗按鈕，輸入該區間的總天數，即可在當前區間之前插入一個區間。插入一個區間後，該區間後的各區間起止天數會自動調整。友情提示：1.設置憑證科目時,設置的科目必須是最明細科目，且應付和預付科目必須是已經在科目檔案中指定為應付系統的受控科目。2.設置賬齡區間時最後一個區間不用輸入總天數，系統自動定義為從上一個區間的最大天數到無窮大，且不能修改和刪除。（三）單據編號設置業務模組中使用的各種單據對於不同的用戶需要不同編碼方案，所以通過系統自動形成流水號的方式已經遠遠不能滿足用戶的需要。為了解決這個問題，系統提供了用戶自己來設置各種單據類型的編碼生成原則。“單據編號設置”有編號設置、對照表、查看流水號三個功能。點擊“對照表”頁簽，可查看編碼方案中可用首碼的詳細資訊；點擊“查看流水號”頁簽，可查看當前單據的流水號；點擊“編號設置”頁簽，可設置單據編碼方案。示例7-1：設置“銷售出庫單”。要求按收發標誌流水，首碼1設為“收發類別”,長度為“3”，規則為按第二級編碼，首碼2設為“倉庫”,長度為“2”，首碼3設為“日期”，規則為“年月”，流水依據為“收發類別”，長度為“6”，起始值為“1”。操作步驟：1.在應付款系統單擊“設置/單據編號設置”，進入單據編號設置窗口；2.在左邊目錄區選擇“庫存/銷售出庫單”，點擊〖修改〗按鈕，啟動修改狀態；3.修改相應欄目資訊，如圖7-7所示。點擊〖保存〗按鈕，保存對“銷售出庫單”的編碼方案設置。（四）期初餘額系統通過錄入期初單據的形式建立期初數據。為了詳細記錄每一筆往來業務，加強往來款項的管理，在啟用應付系統之前，將賬套啟用會計期間以前的未處理完的應付、付款、預付單據，錄入到系統中，作為期初建賬的數據，系統即可對其進行管理，這樣既保證了數據的連續性，又保證了數據的完整性。錄入期初餘額，包括未結算完的發票和應付單、預付款單據、未結算完的應付票據以及未結算完畢的合同金額。這些期初數據必須是賬套啟用會計期間前的數據。示例7-2：2003年12月25日，西南辦事處業務員黃強向重慶建設集團購進175型發動機-自動波(存貨編碼為02010105175001)300臺，單價618元，