《计算机基础》-第５章

第５章数据统计和分析软件Ｅｘｃｅｌ２０１０５.８使用公式５.９使用函数５.１０使用图表分析数据５.１１数据排序、筛选和分类汇总上一页返回５.１Excel2010的工作环境Ｅｘｃｅｌ２０１０是Ｏｆｆｉｃｅ２０１０中的一个重要数据处理程序，主要用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据等。５.１.１启动Ｅｘｃｅｌ２０１０（１）通过Ｗｉｎｄｏｗｓ开始菜单在Ｗｉｎｄｏｗｓ操作系统中，选择“开始”→“所有程序”命令，然后在弹出的菜单中选择“ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅ”→“ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ２０１０”命令，即可启动Ｅｘｃｅｌ２０１０。（２）通过桌面快捷方式下一页返回５.１Excel2010的工作环境可以将开始菜单中Ｅｘｃｅｌ２０１０的快捷方式发送到桌面上，通过双击桌面上的快捷方式启动Ｅｘｃｅｌ２０１０。５.１.２退出Ｅｘｃｅｌ２０１０完成Ｅｘｃｅｌ２０１０操作之后，可以通过以下方式退出：①单击Ｅｘｃｅｌ２０１０界面右上角的“关闭”按钮。②右击标题栏中的空白区，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。③按下“Ａｌｔ＋Ｆ４”组合键。④单击“快速访问工具栏”左上角的“Ｅｘｃｅｌ”按钮，从弹出的下拉菜单中选择“关闭”菜单项。上一页下一页返回５.１Excel2010的工作环境⑤双击“快速访问工具栏”左上角的“Ｅｘｃｅｌ”按钮。５.１.３认识Ｅｘｃｅｌ２０１０的工作窗口在启动了Ｅｘｃｅｌ２０１０后，可以看到它的窗口界面，如图５－１所示。Ｅｘｃｅｌ２０１０工作窗口中包含以下几个元素：①“文件”选项。该选项替代了Ｅｘｃｅｌ２００７中的Ｏｆｆｉｃｅ按钮，其内包含“保存”、“另存为”、“最近使用文件”等选项。②名称框。上一页下一页返回５.１Excel2010的工作环境用来定位和选择单元格数据。名称框内会显示当前选中单元格的地址、区域范围、对象名称，以及为单元格或区域定义的名称。③编辑栏。显示活动单元格中的数据或公式。⑤工作表标签。用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应的工作表。⑥状态栏。位于窗口的底部，显示当前命令或操作进程的提示信息。控制视图显示比例、缩放滑块和视图快捷方式。５.１.４Ｅｘｃｅｌ选项设置在使用Ｅｘｃｅｌ２０１０之前，用户可以根据办公需要或个人需要对Ｅｘｃｅｌ２０１０进行选项设置，从而达到方便好用的效果。上一页下一页返回５.１Excel2010的工作环境对Ｅｘｃｅｌ２０１０进行选项设置的具体步骤如下：①在电子表格窗口中，单击“文件”选项，在弹出的下拉菜单中选择“选项”菜单。②在弹出的“Ｅｘｃｅｌ选项”对话框中，选择“常规”选项，即可对用户界面选项、配色方案等进行设置。如果用户不希望选择时显示浮动工具栏，可以在右侧的“用户界面选项”组合框中撤选“选择时显示浮动工具栏”复选框。③选择“公式”选项，公式选项一般保持默认。例如，在“计算选项”组合框中建议默认选中“自动重算”单选按钮，否则，在更新单元格内容时，运算结果不能及时更新。上一页下一页返回５.１Excel2010的工作环境④选择“校对”选项，对“在ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅ程序中更正拼写时”组合框中的复选框建议保持默认。如果有需要，可以单击“自动更正选项”按钮，更改键入时Ｅｘｃｅｌ更正文本和设置格式的方式。⑤用户还可以根据需要对其他选项进行设置。上一页返回５.２工作簿的基本操作工作簿是Ｅｘｃｅｌ用来运算和存储数据的文件。一个工作簿可以包含多张工作表，默认状态下为３个。用户可以在单个工作簿文件中管理多种类型的相关信息。５.２.１新建工作簿在Ｅｘｃｅｌ２０１０中，既可以新建空白工作簿，也可以由已有的工作簿新建，还可以利用Ｅｘｃｅｌ２０１０提供的模板来新建工作簿。１.新建空白工作簿空白工作簿就是其工作表中没有任何数据资料的工作簿，新建空白工作簿的方法有以下三种：下一页返回５.２工作簿的基本操作①通常情况下，每次启动Ｅｘｃｅｌ２０１０，系统会默认新建一个名称为“工作簿１”的空白工作簿，其默认扩展名为“ｘｌｓｘ”。②单击“文件”选项，在打开的视图内，选择“新建”选项，在“可用模板”列表中选择“空白工作簿”选项，然后单击“创建”按钮，新建一个空白工作簿。③在启动Ｅｘｃｅｌ２０１０的情况下，按“Ｃｔｒｌ＋Ｎ”组合键也可以快速创建空白工作簿。２.由现有的工作簿新建工作簿如果想新建一个工作簿，并且想让它跟现有的一个工作簿结构一样，那么可以根据现有的工作簿来新建一个工作簿。上一页下一页返回５.２工作簿的基本操作以根据现有工作簿“图书采购清单”（该文件必须是此操作之前已存在的一个文件）来新建一个工作簿为例，来介绍根据已有工作簿新建工作簿的具体操作方法。①单击“文件”选项，在打开的视图内，选择“新建”选项，在“可用模板”列表中选择“根据现有内容新建”选项。②在打开的“根据现有工作簿新建”对话框内，选择适当的路径并选择要使用的现有工作簿“图书采购清单”。③单击“新建”按钮即可。这样，一个与“图书采购清单”结构及格式一样的工作簿就创建完成了。上一页下一页返回５.２工作簿的基本操作通常，新工作簿会有一个默认的文件名，如刚才所建的工作簿的文件名就是“图书采购清单１”。根据现有的工作簿新建一个工作簿，多数情况要利用该工作簿的结构及格式。所以，在建立之后，还需要对其中的数据进行修改、编辑。３.根据模板新建工作簿模板是一种已经设计好格式和样式的Ｅｘｃｅｌ文件类型，用户可基于模板，新建相同格式的Ｅｘｃｅｌ文件。Ｅｘｃｅｌ２０１０提供了一系列的模板，利用这些模板可以快速地新建工作簿。下面就以本机已安装的模板为例来介绍根据模板新建工作簿的方法，即用“账单”模板来快速创建一个新的工作簿。上一页下一页返回５.２工作簿的基本操作①单击“文件”选项，在打开的视图内，选择“新建”选项，在“可用模板”列表中选择“样本模板”选项。②在随后显示的“样本模板”列表中，选择“账单”选项，如图５－２所示。③单击“创建”按钮，即可生成带有相关文字和格式的工作簿。５.２.２保存工作簿１.保存新建的工作簿在保存新建的工作簿时，应指出其名称和所要保存的位置，具体操作步骤如下：上一页下一页返回５.２工作簿的基本操作①单击“文件”选项，在显示的视图中选择“保存”命令，或单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，或同时按下Ｃｔｒｌ＋Ｓ组合键，弹出“另存为”对话框。②在“另存为”对话框中指定文件的保存位置，在“文件名”文本框中输入工作簿名称，并在“文件类型”下拉列表中选择要将文件保存为何种类型，如Ｗｏｒｄ文档、Ｗｏｒｄ９７－２００３文档或Ｗｏｒｄ模板等。③单击“保存”按钮，保存后标题栏中会显示出该工作簿的名称。２.保存已有的工作簿上一页下一页返回５.２工作簿的基本操作如果要保存已有的正在编辑的工作簿，而且工作簿名称和保存位置不变，可直接单击快速访问工作栏中的“保存”按钮，或同时按下Ｃｔｒｌ＋Ｓ组合键。如果要对当前正在编辑的工作簿用新文件名保存，或者需保存在新的目标路径下，则选择“文件”→“另存为”命令，然后在打开的“另存为”对话框中对当前文件重新命名，或选择新的保存位置。５.２.３关闭工作簿打开多个工作簿进行工作时，可将不再使用的工作簿关闭，以节省内存空间。上一页下一页返回５.２工作簿的基本操作关闭工作簿文件的操作和关闭Ｗｏｒｄ文档的类似，可以单击“文件”标签，在显示的视图中选择“关闭”命令；也可以单击标题栏最右边的“关闭窗口”按钮。５.２.４打开工作簿要对已经保存的工作簿进行编辑，就必须先打开该工作簿。在Ｅｘｃｅｌ２０１０中，可以通过下列方式来打开工作簿。①单击“文件”选项，在显示的视图中选择“打开”命令，或在快速访问工具栏上单击“打开”按钮。上一页下一页返回５.２工作簿的基本操作②在弹出的“打开”对话框内，指定所要打开的文件所在的具体路径，下方的列表框中将列出该路径下所有的文件和子文件夹。③如果要指定文件的类型，可以从“文件类型”下拉列表框中进行选择。④选定要打开的文件名，单击“打开”按钮。上一页返回５.３处理工作簿中的工作表５.３.１工作表与工作簿打开Ｅｘｃｅｌ２０１０时，首先映入眼帘的工作画面就是工作表，它由众多的行和列中的单元格排列在一起构成。工作表能存储包含字符串、数字、公式、图表和声音等丰富的信息或数据。用户能够对这些信息或数据进行各种处理，同时能将工作表打印出来。工作簿是指在Ｅｘｃｅｌ２０１０环境中用来存储并处理工作数据的文件，它是由若干个工作表组成的。工作表包含于工作簿之中，是工作簿的必要组成部分，工作簿总是包含了一个或数个工作表，它们之间的关系就好比书本与书本中的书页。下一页返回５.３处理工作簿中的工作表在Ｅｘｃｅｌ２０１０的工作簿中，用户可以根据需要对工作表进行切换与添加操作。默认情况下，一个工作簿中含有３张工作表，分别命名为Ｓｈｅｅｔ１、Ｓｈｅｅｔ２、Ｓｈｅｅｔ３，用户还可以将它们改为具有实际意义的名称。５.３.２切换工作表使用新建的工作簿时，最先看到的是Ｓｈｅｅｔ１工作表。要切换到其他工作表中，有以下几种方法。①单击工作表标签，可以快速地在工作表之间进行切换。当前工作表的名称将以白底显示，如图５－３所示。上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表②可以通过键盘切换工作表。按“Ｃｔｒｌ＋ＰａｇｅＵｐ”组合键，切换到上一个工作表；按“Ｃｔｒｌ＋ＰａｇｅＤｏｗｎ”组合键，切换到下一个工作表。③如果在工作簿中插入了许多工作表，而所需的工作表没有显示在屏幕上，则可以通过工作表标签前面的４个标签滚动按钮来滚动标签，如图５－４所示。④右击工作表标签左边的标签滚动按钮，在弹出的快捷菜单中选择要切换的工作表，如图５－５所示。５.３.３插入工作表上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表Ｅｘｃｅｌ默认一个工作簿包含３个工作表，但在实际工作中，可能需要更多的工作表，因此需要插入工作表。插入工作表的具体步骤如下：①单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮，如图５－６（ａ）所示。②自动插入一个新工作表，如图５－６（ｂ）所示。用户还可以单击“开始”选项卡中的“插入”按钮右侧的向下箭头，在弹出的下拉菜单中选择“插入工作表”命令。５.３.４删除工作表上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表如果不再需要某张工作表，则可以将该工作表删除，具体操作步骤如下。①右击需要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。②如果工作表中含有数据，会出现对话框提示是否要“永久删除这些数据”。③单击“删除”按钮，即可删除选定的工作表。用户还可以单击“开始”选项卡中的“删除”按钮右侧的向下箭头，在弹出的下拉菜单中选择“删除工作表”命令，如图５－７所示。上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表５.３.５重命名工作表对于一个新建的工作簿，其所包含的默认工作表名为Ｓｈｅｅｔ１、Ｓｈｅｅｔ２、Ｓｈｅｅｔ３等，从这些工作表名称中不容易知道工作表中存放的内容，使用起来很不方便，可以对工作表重新命名。要重命名工作表，可以按照下述步骤进行操作：①双击需重命名的工作表，工作表标签上的名字被反白显示。②输入新的工作表名称，按回车键确定。５.３.６选定多个工作表要在工作簿的多个工作表中输入相同的数据，可以将这些工作表一起选定。用户可以利用下述方法之一来选定多个工作表。上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表①要选定多个相邻工作表时，单击第一个工作表标签，按住“Ｓｈｉｆｔ”键，再单击最后一个工作表标签。②要选定不相邻工作表时，单击第一个工作表的标签，按住“Ｃｔｒｌ”键，再分别单击要选定的工作表标签。③要选定工作簿中所有工作表时，右击工作表标签，然后从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。选定多个工作表时，在标题栏的文件名旁边将出现“［工作组］”字样，如图５－８所示。当向工作组内的一个工作表中输入数据或者进行格式化时，工作组中的其他工作表也出现相同的数据和格式。上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表要取消对工作表的选定，只需单击任意一个未选定的工作表标签；或者右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“取消组合工作表”命令即可。５.３.７设置工作表标签颜色Ｅｘｃｅｌ允许为工作表标签添加颜色，这样便于用户组织工作。设置工作表标签颜色的操作步骤如下：①右击需要添加颜色的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令，如图５－９所示。②从其子菜单中选择所需的工作表标签的颜色。上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表５.３.８移动与复制工作表利用工作表的移动和复制功能，可以实现两个工作簿间或工作簿内工作表的移动和复制。１.在工作簿内移动或复制工作表在同一个工作簿内移动工作表，即改变工作表的排列顺序。其操作方法如下。①拖动要移动的工作表标签，如图５－１０所示。②当小三角箭头到达新位置后，释放鼠标左键，如图５－１１所示。上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表要在同一个工作簿内复制工作表，应在按住“Ｃｔｒｌ”键的同时拖动工作表标签。到达新位置时，先释放鼠标左键，再松开“Ｃｔｒｌ”键，即可复制工作表。复制一个工作表后，在新位置出现一个完全相同的工作表，只是在复制的工作表名后附上一个带括号的编号，例如，Ｓｈｅｅｔ１的复制工作表名为“Ｓｈｅｅｔ１（２）”。２.在工作簿之间移动或复制工作表如果要将一个工作表移动或复制到另一个工作簿中，可以按照下述步骤进行操作。①打开用于接收工作表的工作簿。②切换到包含要移动或复制工作表的工作簿中。上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表③右击要移动或复制的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令。④出现如图５－１２所示的“移动或复制工作表”对话框。在“工作簿”下拉列表框中选择用于接收工作表的工作簿名。如果选择“（新工作簿）”，则可以将选定的工作表移动或复制到新的工作簿中。⑤在“下列选定工作表之前”列表框中，选择要移动或复制的工作表应放在选定工作簿中的哪个工作表之前。⑥要复制工作表，选中“建立副本”复选框，否则只是移动工作表。⑦单击“确定”按钮。上一页下一页返回５.３处理工作簿中的工作表５.３.９隐藏工作表隐藏工作表能够避免对重要数据和机密数据的误操作。隐藏工作表的具体操作步骤如下：①右击要隐藏的工作表标签。②在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令。取消工作表隐藏的方法如下：①右击任意一张工作表标签。②在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令。③出现如图５－１３所示的“取消隐藏”对话框，在“取消隐藏工作表”列表框中选择要取消隐藏的工作表。上一页返回５.４工作表的编辑５.４.１选择单元格要制作电子表格，数据输入是最基本的操作，选择输入数据的单元格或区域是输入数据的前提。１.选择一个单元格单元格是电子表格的基本单位，在输入数据前首先要选择合适的单元格。当选择某个单元格时，最简单的方法就是单击该单元格，单元格被选中后，表格左上方的名称框内会显示该单元格的名称。此外，用户还可以在“名称框”显示区输入地址来指定要移动到的某个单元格，操作步骤如下：下一页返回５.４工作表的编辑①目前活动单元格为Ａ２，在名称框内输入Ｃ２，按回车键。②活动单元格变为Ｃ２。２.选择相邻的多个单元格（区域）用户也可以同时选中相邻的多个单元格。相邻的一组单元格称为单元格区域，工作表的许多操作都是在单元格区域上进行的。单元格区域是由左上角与右下角的单元格地址组成的，例如区域Ｂ２∶Ｄ６。要选择相邻的多个单元格Ｂ２～Ｄ６，可以执行以下操作。①将鼠标指针移到单元格Ｂ２上。②按住鼠标左键不放且移动到单元格Ｄ６上。上一页下一页返回５.４工作表的编辑③释放鼠标。这样Ｂ２～Ｄ６的矩形区域内的单元格就都被选中了。①单击单元格Ｂ２，将它选中。②按“Ｓｈｉｆｔ”键后，再单击单元格Ｄ６。③释放“Ｓｈｉｆｔ”键即可。除了使用鼠标之外，还可以利用“定位”命令来选择相邻区域的单元格。仍然是选择从Ｂ２～Ｄ６的矩形区域内的单元格，可以用如下步骤来完成。①按“Ｃｔｒｌ＋Ｇ”快捷键，打开“定位”对话框。②在“引用位置”文本框内输入首尾两个单元格的名称，中间用冒号隔开，也就是输入“Ｂ２：Ｄ６”。上一页下一页返回５.４工作表的编辑③单击“确定”按钮，相邻的几个单元格就被选中了。３.选择非相邻的单元格用户要选择不相邻的几个单元格时，可以借助Ｃｔｒｌ键来完成。４.选择整行或整列在工作表中选择整行单元格的操作比较简单，只需将鼠标指针移至该行的行号上单击即可。选择整列的方法与选择整行的方法相似，只需用鼠标在要选择的列号上单击即可。５.选择整张工作表上一页下一页返回５.４工作表的编辑在每张工作表的工作表格区的最左上角都有一个全选按钮，要选择整张工作表时，可以单击此按钮。单元格将全部变成蓝色，表示整个工作表全部被选中。５.４.２输入数据１.键盘输入输入数据之前首先要选中一个单元格。如果是输入中文，就需要切换到中文输入法。用键盘输入文字或数字后，按“Ｔａｂ”键，相邻的单元格就会被选中，可以继续输入数据。用户能够向单元格中输入文本、数字、日期或时间等，Ｅｘｃｅｌ将自行判断所输入的数据是哪一种类型，然后进行适当的处理。上一页下一页返回５.４工作表的编辑（１）输入文本文本是Ｅｘｃｅｌ常用的一种数据类型，如表格的标题、行标题与列标题等。文本数据包含任何字母（包括中文字符）、数字和键盘符号的组合。在默认情况下，Ｅｘｃｅｌ在单元格的左边对齐文本。输入文本的具体操作步骤如下：①选定单元格Ａ１。②输入“学生成绩表”。则输入的内容出现在单元格Ａ１中，同时，编辑栏中也会显示键入的内容，如图５－１４所示。③输入完毕后，按回车键，或者单击编辑栏上的“输入”按钮。④单击单元格Ａ３。上一页下一页返回５.４工作表的编辑⑤输入“学号”。输入完毕后，按“Ｔａｂ”键可选定右侧的单元格为活动单元格；按回车键可以选定下方的单元格为活动单元格；按方向键可以自由选定其他单元格为活动单元格。⑥重复步骤⑤，在其他单元格中输入相应的数据。用户输入的文本超过单元格宽度时，如果右侧相邻的单元格中没有任何数据，则超出的文本延伸到右侧的单元格中；如果右侧相邻的单元格中已有数据，则超出的文本被隐藏起来，只要增大列宽或以自动换行的方式格式化该单元格后，就能够看到全部的内容。上一页下一页返回５.４工作表的编辑方法是先将鼠标指针移到该单元格的列号与其右边列号的间隔处，等鼠标指针变成十字形后双击，该单元格所在的列就会自动变宽，以适应其中的数据长度。要使单元格中的数据强行换到下一行中，按“Ａｌｔ＋Ｅｎｔｅｒ”组合键即可。（２）输入日期和时间用户可以使用１２小时制或者２４小时制来显示时间。如果使用２４小时制格式，则不必使用ＡＭ或者ＰＭ；如果使用１２小时制格式，应该在时间后加上一个空格，然后输入ＡＭ或Ａ（表示上午）、ＰＭ或Ｐ（表示下午）。上一页下一页返回５.４工作表的编辑要在同一单元格中输入日期或时间，则在它们之间用空格分隔。输入日期或时间的操作方法如下：①选定要输入日期或时间的单元格。②当输入日期时，可以用“／”（斜杠）或则“－”（减号）分隔日期的各部分；当输入时间时，可以用“：”（冒号）分隔时间的各部分。输入完成之后按回车键，日期显示如图５－１５所示。（３）输入数字在Ｅｘｃｅｌ中，输入单元格中的数字按照常量进行处理。有效输入仅能含有０～９与＋、－、（）、／、!、％、.、，、Ｅ、ｅ等。上一页下一页返回５.４工作表的编辑如果用户输入的数字为正数，则数字前面的“＋”可以省略；如果输入负数，则在数字前加一个负号（－），或者将数字放在圆括号内。输入数字的具体操作步骤如下：①单击单元格Ｃ４，使其成为活动单元格。②输入９０，并按回车键，使单元格Ｃ５成为活动单元格。③依次在相应的单元格中输入学生的英语成绩和其他相应的数据。在默认情况下，数字沿单元格右边对齐。为了避免将输入的分数视作日期，应该在分数前加上“０”和空格，如输入“０１／２”。上一页下一页返回５.４工作表的编辑当输入一个较长的数字时，在单元格中显示为科学记数法（２.３４Ｅ＋０９），表示该单元格的列宽太小，不能显示整个数字。当单元格中的数字以科学记数法表示或者填满了“＃＃＃”符号时，表示该列没有足够的宽度，只需调整列宽即可。（４）输入作为文本处理的数字当数字用来表示诸如编号、学号或电话号码等内容时，应该将数字作为文本处理。为了输入这些特殊的数字，可以按照下述步骤进行操作。①单击输入文本的单元格Ａ４。②先输入撇号“’”，再输入数字。上一页下一页返回５.４工作表的编辑③单击“输入”按钮，发现该数字在单元格内居左对齐，如图５－１６所示。④此时，输入的数据旁出现智能标记按钮，单击该按钮，从弹出的菜单中选择所需的选项，如图５－１７所示。２.自动填充当需要在工作表中连续的几个单元格中输入相同的数据时，可以使用自动填充的功能来加快输入速度。既可以利用鼠标拖动来输入序列，也可以利用“序列”对话框来输入序列。（１）利用鼠标输入序列要利用鼠标输入序列，可以按照下述步骤进行操作。上一页下一页返回５.４工作表的编辑①选定要填充区域的第一个单元格并输入数据序列中的初始值。如果数据序列的步长值不是１，则选定区域中的下一单元格，并输入数据序列中的第二个数值，两个数值之间的差值决定数据序列的步长值。②将鼠标移到单元格区域右下角的填充柄上，当鼠标指针变成小黑十字形时，按住鼠标左键，在要填充序列的区域上拖动。③释放鼠标左键时，Ｅｘｃｅｌ将在这个区域完成填充工作，如图５－１８所示。在工作表中填充数据之后，“自动填充选项”按钮就会出现在填充区域之下。上一页下一页返回５.４工作表的编辑单击该按钮，在弹出的菜单中选择要进行的操作，如图５－１９所示。选中“复制单元格”，可以将相同的数据复制到其他单元格中。选中“填充序列”，可以按照一定的规则自动填充数据。选中“仅填充格式”，可以复制第一个单元格中的格式。选中“不带格式填充”，可以按照一定的规则自动填充数据，但不复制第一个单元格中的格式。（２）利用“序列”对话框输入序列如果要利用“序列”对话框来输入序列，可以按照下述步骤进行操作。上一页下一页返回５.４工作表的编辑①选定要填充区域的第一个单元格并输入数据序列中的初始值。②选定含有初始值的单元格区域。③单击“开始”选项卡的“编辑”组中的“填充”按钮，在弹出的菜单中选择“系列”命令，如图５－２０（ａ）所示，会出现如图５－２０（ｂ）所示的“序列”对话框。３.创建自定义填充序列使用自动填充序列，用户可以快速向单元格内输入内容。用户还可以自定义序列进行填充，具体操作步骤如下：①单击“文件”选项，在显示的视图中单击“选项”按钮。上一页下一页返回５.４工作表的编辑②在出现的“Ｅｘｃｅｌ选项”对话框中，单击左侧的“高级”选项，然后单击右侧的“编辑自定义列表”按钮，如图５－２１所示。③单击“自定义序列”列表框中的“新序列”选项。④在“输入序列”文本框中输入自定义的序列项，在每项的末尾按回车键进行分隔。⑤单击“添加”按钮，新定义的填充序列出现在“自定义序列”框中，如图５－２２所示。⑥单击“确定”按钮。４.利用数据有效性进行输入（１）数据有效性设置上一页下一页返回５.４工作表的编辑Ｅｘｃｅｌ具有对输入数据增加提示信息与数据有效检验功能。该功能使用户可以指定在单元格中允许输入的数据类型，以及有效数据的范围，并在出错时给予提示。（２）特定数据序列可以利用数据有效性的功能，设置特定的数据系列。５.４.３编辑单元格数据当对当前单元格中的数据进行修改，遇到原数据与新数据完全不一样时，可以重新输入；当原数据中只有个别字符与新数据不同时，可以使用两种方法来编辑单元格中的数据：一种是直接在单元格中进行编辑；另一种是在编辑栏中进行编辑。上一页下一页返回５.４工作表的编辑１.在单元格中编辑内容要在单元格中编辑内容，例如，将单元格Ａ１中的“学生成绩表”改为“０９级学生成绩表”，可以按照下述步骤进行操作。①双击要编辑数据的单元格Ａ１，或者选定该单元格后按“Ｆ２”键，在其中放置插入点，如图５－３０所示。②按箭头键将插入点移到“学”的前面，然后输入新的字符“０９级”。③单击编辑栏中的“输入”按钮，或者按回车键接受修改，如图５－３１所示。上一页下一页返回５.４工作表的编辑２.在编辑栏中编辑内容在编辑栏中编辑内容，可以按照下述步骤进行操作。①单击要编辑数据的单元格，此时，该单元格的数据也显示在编辑栏中。②单击编辑栏，在其中放置插入点。③对其中的内容进行修改。④编辑完毕后，单击编辑栏中的“输入”按钮接受修改，或单击“取消”按钮放弃修改。５.４.４移动或复制单元格数据１.利用鼠标拖动法移动或复制上一页下一页返回５.４工作表的编辑要利用鼠标移动或复制单元格数据，可以按照下述步骤进行操作。①选定要移动或复制的单元格区域。②将鼠标指针移到所选区域的边框上。③拖动鼠标。在拖动过程中，Ｅｘｃｅｌ显示区域的外框和位置提示，如图５－３２（ａ）所示。④释放鼠标，即可将选定的区域移到新的位置，如图５－３２（ｂ）所示。要复制单元格，只需在拖动时按住“Ｃｔｒｌ”键，到达目标位置后，先释放鼠标，再松开“Ｃｔｒｌ”键即可。上一页下一页返回５.４工作表的编辑２.以插入方式移动利用鼠标拖动法移动或复制数据时，会将目标位置的单元格区域中的内容替换为新的内容。如果不想覆盖区域中已有的数据，而只是在已有的数据区域之间插入新的数据，例如，将编号为２００７１０９的一行移到２００７１０５一行之前，则应以插入方式移动数据。①选定需要移动的单元格区域。②将鼠标指针指向选定区域的边框上，使鼠标指针变成斜向箭头。③按住“Ｓｈｉｆｔ”键，然后按住鼠标左键拖至新位置，鼠标指针将变成“Ｉ”形状，同时鼠标指针旁边会出现提示，指示被选定区域将插入的位置，如图５－３３所示。上一页下一页返回５.４工作表的编辑④释放鼠标后，原位置的数据将向下移动。３.利用剪贴板移动或复制单元格要利用剪贴板移动或复制单元格，可以按照下述步骤进行操作。①选定要移动或复制数据的单元格区域。②要移动的单元格区域，单击“开始”选项卡的“剪切”按钮；要复制的单元格区域，单击“开始”选项卡的“复制”按钮。③选定目标单元格区域，或者选定目标区域左上角的单元格。④单击“开始”选项卡的“粘贴”按钮。粘贴数据后，“粘贴选项”按钮就出现在粘贴区域的下方。上一页下一页返回５.４工作表的编辑单击该按钮，出现一个有助于确定在工作表中如何粘贴的列表，如图５－３４所示。下面介绍其中几种粘贴方式。“粘贴”。即默认状态下的粘贴方式。选择这种粘贴方式，不但将被复制的数据粘贴到当前单元格内，而且还将保留被复制对象的格式。“值和数字格式”。选择这种粘贴方式，数据的数值和数字的格式被粘贴。“保留源列宽”。选择这种粘贴方式，目标单元格所在列的宽度变成原单元格的列宽。上一页下一页返回５.４工作表的编辑“格式”。选择这种方式，被复制的数据本身并不会被粘贴，被粘贴到目标单元格里的只是源数据的格式。也就是说，如果目标单元格内是空的，被粘贴后仍然是空的，但目标单元格的格式已经变成了源数据的格式。“粘贴链接”。选择这种方式，完成此种粘贴后目标单元格跟原单元格会建立链接关系。这种方式的粘贴提供了一种方便———可以查看目标单元格数据的来源。也就是说，当双击目标单元格后，即可显示出源数据所在的单元格。４.复制单元格的特定内容上一页下一页返回５.４工作表的编辑用户可以复制单元格中的特定内容，例如，创建一个工资表时，已经输入了每位员工的工资，后来公司决定每位员工的工资上涨２０％，这时，就可以利用“选择性粘贴”命令来完成这项工作，操作步骤如下：①在工作表的一个空白单元格中输入数值１.２。②单击“开始”选项卡中的“复制”按钮，将该数据复制到剪贴板中。③选定要增加工资的数据区域。④单击“开始”选项卡中的“粘贴”按钮的向下箭头，从弹出的菜单中选择“选择性粘贴”命令。上一页下一页返回５.４工作表的编辑⑤打开“选择性粘贴”对话框，在“粘贴”选项组内选中“数值”单选按钮，在“运算”选项组内选中“乘”单选按钮，如图５－３５所示。⑥单击“确定”按钮，即可使选定的数值增加２０％，如图５－３６所示。５.４.５追加数据１.插入单元格如果只要插入一个数据，则可以用插入单元格的方法来追加。插入单元格的操作非常简单，具体操作步骤如下：①选定要插入新单元格的位置。上一页下一页返回５.４工作表的编辑②单击“开始”选项卡的“单元格”组中的“插入单元格”按钮，从弹出的菜单中选择“插入单元格”命令。③在“插入”对话框中选择一种插入方式，如图５－３７所示。④单击“确定”按钮，活动单元格下移。２.插入行或列如果在工作表中插入一整行（或一整列），那么插入行应位于选中行的上边，插入列应位于选中列的左边。根据这一原则，按照要插入的位置首先选中一行（或一列），然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令即可。上一页下一页返回５.４工作表的编辑另外，选中一行或一列后，单击“开始”选项卡的“单元格”组中的“插入”按钮右侧的向下箭头，从弹出的菜单中选择“插入工作表行（列）”命令，可以实现插入一行或插入一列的操作。５.４.６删除数据１.删除行如果要删除一行，可以按照下述步骤进行操作。①单击要删除行的行号以将其选定。②单击“开始”选项卡的“单元格”组中“删除”按钮右侧的向下箭头，从弹出的菜单中选择“删除工作表行”命令。③删除行后，下面的行向上移动来填补该空间。上一页下一页返回５.４工作表的编辑２.删除列如果要删除一列，可以按照下述步骤进行操作。①单击要删除的列标以将其选定。②单击“开始”选项卡的“单元格”组中的“删除”按钮右侧的向下箭头，从弹出的菜单中选择“删除工作表列”命令。③删除列后，右边的列向左移动来填补该空间。３.删除单元格如果要删除单元格，可以按照下述步骤进行操作。①选定要删除的单元格或单元格区域。上一页下一页返回５.４工作表的编辑②单击“开始”选项卡的“单元格”组中的“删除”按钮右侧的向下箭头，在弹出的菜单中选择“删除单元格”命令，出现如图５－３８所示的“删除”对话框。③在“删除”对话框中选择一种删除方式，单击“确定”按钮。在实际工作中，在删除数据时发生误删也是经常发生的事情，这时按Ｃｔｒｌ＋Ｚ快捷键进行恢复，或者单击快速访问工作栏上的撤销按钮即可。上一页返回５.５工作表的格式设置５.５.１设置字体格式为了使表格美观或突出某些数据，可以对单元格进行字符格式化。对字符格式化设置的操作类似于Ｗｏｒｄ２０１０中对字体格式的设置。例如，要设置字体的颜色，可以按照下述步骤进行操作。①选定要设置颜色的单元格。②单击“开始”选项卡的“字体”组中“字体颜色”按钮右侧的向下箭头，弹出颜色的下拉列表。③从下拉列表中选择所需颜色。５.５.２设置数据的对齐方式１.设置水平对齐方式下一页返回５.５工作表的格式设置“开始”选项卡的“对齐方式”组中提供了若干设置水平对齐方式的按钮，如图５－３９所示。①单击“左对齐”按钮，使所选单元格内的数据左对齐。②单击“居中对齐”按钮，使所选单元格内的数据居中。③单击“右对齐”按钮，使所选单元格内的数据右对齐。④单击“减少缩进量”按钮，活动单元格中的数据向左缩进。⑤单击“增加缩进量”按钮，活动单元格内的数据向右缩进。⑥单击“合并后居中”按钮，使所选的单元格合并为一个单元格，并将数据居中。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置如果要取消合并单元格，可以单击“开始”选项卡的“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮右侧的向下箭头，从下拉菜单中选择“取消单元格合并”命令。２.设置垂直对齐方式除了可以设置单元格的水平对齐方式外，还可以设置垂直对齐方式以及数据在单元格中的旋转角度。设置垂直对齐方式的按钮如图５－４１所示。例如，要设置文本方向为竖排，可以按照下述步骤进行操作。①选定要设置对齐方式的单元格。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置②单击“开始”选项卡的“对齐方式”组中的“方向”按钮，从下拉列表中选择“竖排文字”。５.５.３添加边框和底色在默认的情况下，工作表中显示的表格线是灰色的，而这些灰色的表格线是打印不出来的。如果想要打印出工作表表格线，就需要给工作表添加边框线。１.添加单元格边框为单元格添加边框，可以按如下步骤进行操作。①在工作表中选择要添加边框的单元格或单元格区域。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置②单击“开始”选项卡的“字体”组右下角的“设置单元格格式”按钮，出现“设置单元格格式”对话框。③单击“边框”选项卡，如图５－４２所示。④为了给整个表格的外框添加双细线，从“样式”列表框中选择双细线，然后单击“预置”选项组中的“外边框”按钮。⑤为了给表格的单元格添加单细线，从“样式”列表框中选择单细线，然后单击“预置”选项组中的“内部”按钮。⑥单击“确定”按钮。２.添加单元格底纹上一页下一页返回５.５工作表的格式设置Excel默认单元格的颜色是白色的，并且没有图案。为了使表格中的重要信息更加醒目，可以为单元格添加底纹。具体操作步骤如下：①选定要添加底纹的单元格或区域。②单击“开始”选项卡的“字体”组中的“填充颜色”按钮右侧的向下箭头，从下拉列表中寻找所需的颜色，如图５－４３所示。如果要设置更复杂的底纹，例如带有图案的底纹，则需选择“开始”选项卡“字体”组的“设置单元格格式”按钮，在出现的“设置单元格格式”对话框中，选择“填充”选项卡进行设置。５.５.４设置数字格式工作表往往是由大量的数字组成的。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置在默认的情况下，数字通常是以常规类型输入的，而且输入后的数字会自动地右对齐。但是在某些情况下，这种格式可能无法满足用户的要求，例如，财务报表中的数据常用的是货币格式。Ｅｘｃｅｌ中提供了多种数字格式，并进行了分类，如常规、数字、货币、特殊和自定义等。数字大致有以下几种类型，见表５－１。通过应用不同的数字格式，可以更改数字的外观而不会更改数字，数字格式并不影响Ｅｘｃｅｌ用于执行计算的实际单元格值，实际值显示在编辑栏中。１.快速设置数字格式上一页下一页返回５.５工作表的格式设置Ｅｘｃｅｌ“开始”选项卡的“数字”组中提供了几个快速设置数字格式的按钮，如图５－４４所示。单击“会计数字格式”按钮，可以在原数字前添加货币符号，并且增加两位小数。单击“百分比样式”按钮，将原数字乘以１００，再在数字后加上百分号。单击“千位分隔样式”按钮，在数字中加入千位符。单击“增加小数位数”按钮，使数字的小数位数增加一位。单击“减少小数位数”按钮，使数字的小数位数减少一位。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置２.设置其他类型的数字格式如果要快速设置其他类型的数字格式，可以按照下述步骤进行操作。①选定要设置数字格式的单元格或区域。②单击“开始”选项卡的“数字格式”按钮右侧的向下箭头，从下拉列表中选择所需的格式，如图５－４５所示，即可改变当前的数字格式。３.自定义数字格式如果要利用“单元格格式”对话框自定义数字格式，可以按照下述步骤进行操作。①选定要格式化的单元格或区域。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置②单击“开始”选项卡的“数字”右下角的“设置单元格格式”按钮，出现如图５－４６所示的“设置单元格格式”对话框。③“数字”选项卡中，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中编辑数字格式代码来创建新的数字格式。④单击“确定”按钮。５.５.５调整列宽与行高新建工作簿文件时，工作表中每列的宽度与每行的高度都相同。如果所在列的宽度不够，而单元格数据又过长，则部分数据就不能完全显示出来，这时应对列宽进行调整，使得单元格数据能够完整地显示。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置行的高度一般会随着显示字体的大小变化而自动调整，用户也可根据需要调整行高。１.利用拖动法调整列宽要利用鼠标拖动法调整列宽，可以按照下述步骤进行操作。①将鼠标指针移到目标列的右边框线上，使鼠标指针呈双向箭头显示。②拖动鼠标，即可改变列宽。２.利用拖动法调整行高要利用鼠标拖动法调整行高，可以按照下述步骤进行操作。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置①将鼠标指针移到目标行的下边框线上，使鼠标指针呈双向箭头显示。②拖动鼠标，即可改变行高。３.精确设置列宽与行高要精确设置列宽与行高，可以按照下述步骤进行操作。①选定要调整的列或行。②单击“开始”选项卡的“单元格”组中的“格式”按钮右侧的向下箭头，从出现的下拉菜单中选择“行高”（“列宽”）命令，出现如图５－４７所示的“行高”对话框（“列宽”对话框）。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置③在文本框中输入具体的列宽值（行高值）。④单击“确定”按钮。４.隐藏行或列要将某些重要的行或列隐藏起来，可以按照下述步骤进行操作。①选定要隐藏的行或列。②单击“开始”选项卡的“单元格”组中的“格式”按钮的向下箭头,从下拉菜单中选择“隐藏和取消隐藏”命令,如图５－４８所示。③要隐藏行，则选择“隐藏和取消隐藏”子菜单中的“隐藏行”命令；要隐藏列，则选择“隐藏和取消隐藏”子菜单中的“隐藏列”命令。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置要对隐藏的行（列）取消隐藏，首先选择跨越行（列）的单元格，例如，第４行被隐藏，就需要选择第３行和第５行，然后单击“开始”选项卡的“单元格”组中的“格式”按钮的向下箭头，在下拉菜单中选择“隐藏和取消隐藏”命令，再选择“取消隐藏”命令。５.５.６自动套用格式与工作表背景设置１.自动套用格式Ｅｘｃｅｌ内置了一些表格方案，其中对表格的各组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可以使工作表变得更美观，又可以节省时间。自动套用格式的具体操作步骤如下。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置①选定要排版的表格。②单击“开始”选项卡“样式”组的“套用表格格式”按钮右侧的向下箭头，出现下拉列表。③选择要套用的格式，过程如图５－４９所示。④出现如图５－５０所示的“套用表格式”对话框，确认表数据的来源区域正确。⑤单击“确定”按钮。⑥此时，选定的表格自动套用指定的格式，同时显示“表工具设计”选项卡，让用户继续设置相关的表选项。２.设置工作表背景上一页下一页返回５.５工作表的格式设置用户可以设置工作表的背景图案，这样可以使工作表更加美观、生动。要设置工作表的背景，可进行如下操作。①切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”选项组中选择“背景”命令，弹出“工作表背景”对话框。②在对话框的“查找范围”下拉列表框中找到要插入的背景图像并选中该图片，最后单击“插入”按钮即可。③这样，这个工作表就以所选择的图片为背景，如图5－５１所示。５.５.７使用条件格式条件格式是指当指定条件为真时，Ｅｘｃｅｌ自动设置单元格的格式，例如，使用不同的字体颜色、数据条、色阶或图标集进行标示。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置１.了解条件格式使用条件格式可突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。条件格式基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为Ｔｒｕｅ，则基于该条件设置单元格区域的格式；如果条件为Ｆａｌｓｅ，则不基于该条件设置单元格区域的格式。在Ｅｘｃｅｌ２０１０和Ｅｘｃｅｌ２００７中，条件格式的功能较早期版本得到了较大的增强，主要表现在以下几个方面。条件格式最多可以包含６４个条件。单元格中的条件格式区域可以重叠。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置提供了许多新的条件格式类型，主要有色阶、数据条、图标集、排名靠前或靠后的值、高于或低于平均值、唯一或重复值、使用公式确定要设置格式的单元格。２.设置单元格的条件格式例如，可以为成绩表中的成绩数据设置条件格式，对于成绩值大于或等于９０的，将其字体颜色设置为标准色“红色”；成绩值介于８０～８９之间的，将其字体颜色设置为标准色蓝色。要设置单元格的条件格式，可以按照下述步骤进行操作。①选定要设置的单元格区域。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置②单击“开始”选项卡“样式”组中的“条件格式”按钮，出现“条件格式”下拉列表。③选择“突出显示单元格规则”命令，从其子菜单中选择“其他规则”。④在如图５－５２所示的“新建格式规则”对话框中，编辑规则说明部分的内容，先设置比较运算符为“大于或等于”，再设置比较的数值，本例为９０。⑤单击“格式”按钮，在打开的“设置单元格格式”对话框中，设置字体颜色为标准色“红色”。上一页下一页返回５.５工作表的格式设置⑥再次单击“开始”选项卡“样式”组中的“条件格式”按钮，在“突出显示单元格规则”的下一级菜单中选择“介于”。在文本框内分别输入８０和８９，并进行“自定义格式”设置，将字体颜色设置为标准色蓝色。⑦单击“确定”按钮，并单击工作表的任意位置以取消选定的区域，即可看到设置条件格式后的效果，如图５－５３所示。上一页返回５.６设置工作簿和工作表的安全性５.６.１保护工作表设置保护工作表的具体操作步骤如下：①右击工作表标签。②在弹出的快捷菜单中选择“保护工作表”命令，出现如图５－５４所示的“保护工作表”对话框，选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框。③要给工作表设置密码，可以在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码。④在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择可以进行的操作，或者撤选禁止操作的复选框。下一页返回５.６设置工作簿和工作表的安全性⑤单击“确定”按钮。此时，在工作表中输入数据时会弹出如图５－５５所示的对话框。要取消对工作表的保护，可以按照下述步骤进行操作。①单击“开始”选项卡的“单元格”组中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“撤销工作表保护”命令。②如果给工作表设置了密码，则会出现“撤销工作表保护”对话框，输入正确的密码。③单击“确定”按钮。上一页下一页返回５.６设置工作簿和工作表的安全性５.６.２为工作簿设置密码如果工作簿的内容非常重要，并且不希望被其他人随便打开，则可以为工作簿设置密码。用户可以采用以下两种方法设置工作簿的密码。单击“文件”选项，然后选择“信息”→“保护工作簿”命令，如图５－５６所示。在打开的“加密文档”对话框中输入一个密码，然后单击“确定”按钮。上一页下一页返回５.６设置工作簿和工作表的安全性单击“文件”选项，然后选择“另存为”命令，在打开的“另存为”对话框中单击“工具”按钮，在弹出的菜单中选择“常规选项”命令，然后在出现的“常规选项”对话框中设置打开工作簿时的密码，如图５－５７所示。另外，还可以设置是否允许用户编辑表格数据的修改密码。如果设置了这个密码，而用户并未输入正确的密码，则工作簿将以只读方式打开，即无法修改工作表中的数据。上一页返回５.７打印工作表５.７.１页面设置对于要打印输出的工作表来说，需要在打印之前对其页面进行一些设置，如纸张的大小和方向、打印比例、页边距、页眉和页脚、设置分页、要打印的数据区域。单击“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中可以设置页边距、纸张方向、纸张大小、打印区域与分隔符等。１.设置页边距页边距是指正文与页面边缘的距离。通过设置页边距，用户可以灵活地设置表格数据打印到纸张上的位置，其具体操作步骤如下：下一页返回５.７打印工作表①切换到功能区中“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中“页边距”按钮的向下箭头，在弹出的下拉列表中选择一种Ｅｘｃｅｌ提供的页边距方案，或者单击“自定义边距”选项。②打开“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡，在“上”、“下”、“左”和“右”微调框中调整打印数据与页边之间的距离。③在“页眉”和“页脚”微调框中输入具体的数值来设置页眉文字到纸张上缘和页脚文字到纸张下缘之间的距离（页眉和页脚的距离应分别小于上、下的页边距值）。④在“居中方式”选项组中，选中“水平”复选框，将在左右页边距之间水平居中显示数据；选中“垂直”复选框，将在上下页边距之间垂直居中显示数据。上一页下一页返回５.７打印工作表⑤单击“确定”按钮。２.设置纸张方向纸张方向是指页面是横向打印还是纵向打印。若文件的行较多而列较小，则使用纵向打印；若文件的列较多而行较少，则使用横向打印。设置纸张方向的具体操作步骤如下：①切换到功能区中的“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中“纸张方向”按钮的向下箭头，在弹出的下拉列表中选择一种纸张方向，如图５－５８所示。上一页下一页返回５.７打印工作表②如果选择“纵向”，则将打印页面设置为纵向；如果选择“横向”，则将打印纸按横向打印，对于打印页面较宽的工作表，可以选择“横向”打印。３.设置纸张大小设置纸张大小就是设置以多大的纸张进行打印，如Ａ４纸或Ｂ５纸等。具体操作步骤如下：①切换到功能区中的“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中“纸张大小”按钮的向下箭头，从弹出的下拉列表中选择所需的纸张。上一页下一页返回５.７打印工作表②如果要自定义纸张大小，则单击“其他纸张大小”选项，出现“页面设置”对话框的“页面”选项卡。③通常情况下，采用１００％的比例打印。还可以缩放打印表格，如果选中“缩放比例”单选按钮，则可以在“缩放比例”文本框中输入所需的百分比；如果选中“调整为”单选按钮，则可以在“页宽”和“页高”文本框中输入具体数值。④在“纸张大小”列表框中指定打印纸的类型。⑤在“打印质量”列表框中指定当前文件的打印质量。⑥在“起始页面”文本框中设置开始打印的页码。⑦设置完毕后，单击“确定”按钮。上一页下一页返回５.７打印工作表４.设置打印区域正常情况下打印工作表时，会将整个工作表全部打印输出。如果仅打印部分区域，可以按照下述步骤进行操作。①选定要打印的单元格区域。②单击“页面设置”组中“打印区域”按钮的向下箭头，从下拉列表中选择“设置打印区域”。５.７.２设置分页符分页符是用来进行分页的。分页是指将工作表中的数据分配在不同的页面上。上一页下一页返回５.７打印工作表如果要打印多页工作表，Ｅｘｃｅｌ将自动根据纸张大小和页边距等设置安排每一页要打印的内容，也可以根据需要手工插入分页符。１.插入分页符插入分页符的步骤如下。①选择想要分页的位置（列、行或单元格）。②单击“页面布局”选项卡中的“分隔符”按钮，在弹出的下拉列表中选择“插入分页符”。２.移动分页符如果要移动分页符的位置，可以按照下述步骤进行操作。上一页下一页返回５.７打印工作表①单击“视图”选项卡中的“分页预览”按钮，切换到分页预览视图。②单击提示对话框中的“确定”按钮，进入分页预览视图后，工作表中分页处用蓝色线条表示，每页具有第×页的水印。③要移动分页符，将鼠标指针移到分页符上，指针呈双向箭头，将分页符拖动到目标位置，即可按新位置分页，如图５－５９所示。５.７.３设置页眉与页脚页眉位于页面的最顶端，通常用来标明工作表的标题；页脚位于页面的最底端，通常用来指明工作表的页码。用户可以根据需要指定页眉或页脚上的内容，具体的设置方法如下：上一页下一页返回５.７打印工作表①切换到功能区中的“插入”选项卡，在“文本”选项组中单击“页眉和页脚”按钮。②进入“页眉和页脚工具”中的“设计”选项卡，在顶部页眉区的框中输入页眉内容，如图５－６０所示。③单击“页眉和页脚元素”组中的按钮，可以在页面中插入页码、页数、当前日期、当前时间、文件路径、文件名、工作簿名、图片和设置图片格式等。④如果要使用预设的页眉格式，可以单击“页眉”按钮，从下拉列表中进行选择，如图５－６１所示。上一页下一页返回５.７打印工作表⑤单击“视图”选项卡中的“普通”按钮，退出页面布局视图。⑥页脚的设置与页眉的操作类似，在此不再详述。５.７.４打印预览在打印工作表之前，可以先模拟显示一下实际打印的效果，这种模拟显示称为打印预览。利用打印预览功能，能够在打印文档之前发现文档布局中的错误，从而避免浪费纸张。Ｅｘｃｅｌ２０１０的打印预览和打印功能被集成到一个命令按钮“打印预览和打印”上。可以首先在快速访问工具栏上添加“打印预览和打印”按钮，如图５－６２所示。然后利用新增的“打印预览和打印”按钮，对工作表的打印情况进行预览。上一页下一页返回５.７打印工作表另外，要预览一个工作表，也可以按照下述步骤进行操作。①单击“文件”选项，在显示的视图中选择“打印”命令，进入打印预览视图。②右侧窗格中会显示当前工作表的打印预览情况。５.７.５打印输出如果对预览的效果比较满意，则可以正式打印了，具体操作步骤如下：①单击“文件”选项，在显示的视图中选择“打印”命令。②在如图５－６３所示的中间窗格中，进行打印机的份数、打印机名称、打印范围、页面大小、页面方向等的设置。③所有设置完成后，单击“打印”按钮，即可开始打印。上一页返回５.８使用公式５.８.１创建公式公式是对单元格中数据进行分析与计算的等式，使用公式可以对工作表中的数据进行加法、减法、乘法和除法等计算。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿中不同工作表的单元格，或者其他工作簿中工作表中的单元格。Ｅｘｃｅｌ２０１０中的公式遵循一个特定的语法，即最前面是等号（＝），后面是参与计算的元素（运算数）和运算符。每个运算数都可以是不改变的数值（常量）、单元格或区域的引用、名称或函数。１.基本概念（１）函数下一页返回５.８使用公式函数是预先编写的公式，可以对一个或多个值执行运算，并返回一个或多个值。函数可以简化和缩短工作表中的公式，尤其是在用公式执行很长或复杂的计算时。（２）参数公式或函数中用于执行操作或计算的数值称为参数。函数中使用的常见的参数类型有数值、文本、单元格引用或单元格名称、函数返回值等。（３）常量常量是不用计算的值。上一页下一页返回５.８使用公式如果公式中使用常量而不是对单元格的引用，则只有在更改公式时其结果才会更改。（４）运算符运算符是一个标记或符号，指定表达式内执行的运算的类型，如算术、比较、逻辑和引用运算符。２.输入公式例如，要在成绩表中计算每个学生的总评成绩，总评成绩的计算方法为：总评＝期中成绩×４０％＋期末成绩×６０％。为了在单元格Ｇ２中求出第一位员工的应发工资，可以按照下述步骤输入公式。上一页下一页返回５.８使用公式①单击要输入公式的单元格Ｇ２。②输入等号（＝）。③输入公式的表达式，例如，输入“Ｅ２４０％＋Ｆ２６０％”，如图５－６４所示。④输入完毕后，按回车键或者单击编辑栏中的“输入”按钮，即可在单元格Ｇ２中显示计算结果，而在编辑栏中显示当前单元格的公式。３.公式中的运算符运算符是为了对公式中的元素进行某种运算而规定的符号。Ｅｘｃｅｌ中，常用的运算符有４种类型：算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符。上一页下一页返回５.８使用公式（１）算术运算符算术运算符用来完成基本的数学运算，如加法、减法、乘法、除法等。算术运算符见表５－２。（２）文本运算符在Ｅｘｃｅｌ中，可以利用文本运算符（＆）将文本连接起来。在公式中使用文本运算符时，以“＝”开始输入文本的第一段（文本或单元格引用），然后加入文本运算符（＆）输入下一段（文本或单元格引用）。（３）比较运算符上一页下一页返回５.８使用公式比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值ＴＲＵＥ或ＦＡＬＳＥ，比较运算符见表５－３。（４）引用运算符引用运算符可以将单元格区域合并计算，见表５－４４.运算符的优先级当公式中同时用到多个运算符时，就应该了解运算符的运算顺序。例如，公式“＝８＋１２*３”应先做乘法运算，再做加法运算，Ｅｘｃｅｌ将按照表５－５所示的优先级顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，如公式中同时使用加法和减法运算符，则按照从左到右的原则进行计算。上一页下一页返回５.８使用公式５.编辑公式编辑公式与编辑正文的方法一样。如果要删除公式中的某些项，则在编辑栏中用鼠标选定要删除的部分，然后按Ｂａｃｋｓｐａｃｅ键或者Ｄｅｌ键。如果要替换公式中的某些部分，则先选定被替换的部分，然后进行修改。编辑公式时，公式将以彩色的方式标识，其颜色与所引用的单元格的标识颜色一致，以便跟踪公式，帮助用户查询分析公式，如图５－６５所示。在含有公式的单元格上双击，也可在单元格区域内对公式进行编辑。上一页下一页返回５.８使用公式５.８.２单元格的引用方式只要在Ｅｘｃｅｌ工作表中使用公式，就离不开单元格的引用。引用的作用是标识工作表的单元格或单元格区域，并指明公式中使用的数据位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值，还可以引用相同工作簿中不同工作表的单元格。在默认的情况下，Ｅｘｃｅｌ使用Ａ１引用类型，即用字母表示列，用数字表示行。１.相对引用、绝对引用和混合引用上一页下一页返回５.８使用公式（１）相对引用单元格公式中的相对单元格引用是基于单元格（包含公式和单元格引用的单元格）的相对位置的。如果公式所在单元格的位置改变，则引用也随之改变。在相对引用中，用字母表示单元格的列号，用数字表示单元格的行号，如Ａ１、Ｂ２等。（２）绝对引用单元格绝对引用指在工作表中的指定位置引用单元格，它的位置与包含公式的单元格位置无关。即，当包含单元格绝对引用的公式被移动或复制到其他位置时，单元格的绝对引用不发生变化。上一页下一页返回５.８使用公式在Ｅｘｃｅｌ中，通过对单元格引用的“冻结”来达到此目的，即在列标和行号前面添加“!”符。（３）混合引用单元格混合引用是指公式中参数的行采用相对引用、列采用绝对引用；或者列采用相对引用、行采用相对引用，如﹩Ａ１，Ａ﹩１。公式中相对引用的部分随公式的复制而变化，绝对引用不随公式的复制而变化。２.引用其他工作表中的单元格上一页下一页返回５.８使用公式还可以在工作簿中引用其他工作表的单元格（也称为“三维引用”），例如，要引用工作表Ｓｈｅｅｔ２的单元格Ｂ４，则在公式中输入Ｓｈｅｅｔ２！Ｂ４，即用感叹号“！”将工作表引用和单元格引用分开。如果工作表已经命名，则使用工作表名字再加上单元格引用。５.８.３自动计算１.自动求和求和计算是一种最常用的公式计算，可以将诸如“＝Ｄ４＋Ｄ５＋Ｄ６＋Ｄ７＋Ｄ８＋Ｄ９”这样复杂的公式转变为更简洁的形式“＝ＳＵＭ（Ｄ４：Ｄ９）”。自动求和的具体操作步骤如下：上一页下一页返回５.８使用公式①选定要计算求和结果的单元格Ｈ４。②单击“开始”选项卡“编辑”组中的“自动求和”按钮右侧的向下箭头，弹出下拉列表，如图５－７１所示。③单击下拉列表中的“求和”，Ｅｘｃｅｌ将自动出现求和函数ＳＵＭ以及求和数据区域。④如果Ｅｘｃｅｌ推荐的数据区域并不是想要的，则输入新的数据区域；如果Ｅｘｃｅｌ推荐的数据区域正是所想要的，则按回车键。２.求平均值求平均值的操作与求和的操作类似，具体操作步骤如下：①选定要计算平均值的单元格Ｉ４。上一页下一页返回５.８使用公式②单击“开始”→“编辑”→“自动求和”按钮右侧的向下箭头，弹出下拉列表。③单击下拉列表中的“求平均值”，Ｅｘｃｅｌ将自动出现求平均值函数ＡＶＥＲＡＧＥ以及求平均值数据区域。④如果Ｅｘｃｅｌ推荐的数据区域并不是想要的，则输入新的数据区域；如果Ｅｘｃｅｌ推荐的数据区域正是所想要的，则按回车键。上一页返回５.９使用函数用户可以把函数理解成一种复杂的公式。它使用被称为参数的特定数值，按照被称为语法的特定顺序进行计算。参数可以是数字、文本、逻辑值、数组、或单元格引用等。给定的参数必须能够产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其他函数。５.９.１函数的语法①函数是一种特殊的公式，因此所有的函数要以“＝”开始。②函数与公式不同，公式是在工作表中对数据进行分析的等式，它可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿内不同工作表中的单元格，以及其他工作簿的工作表中的单元格；而函数是预定义的内置公式，它使用被称为参数的特定数值，并按被称为语法的特定顺序进行计算。下一页返回５.９使用函数③函数名和括号之间没有空格，括号要紧跟数字之后，参数之间用逗号隔开，逗号与参数之间也不要插入空格或其他字符。④每一函数都包括一个语法行。⑤如果一个函数的参数行后面跟有省略号（…），则表明可以使用多个该种数据类型的参数。⑥名称后带有一组空括号的函数不需要任何参数，但是使用时必须带括号，以使Ｅｘｃｅｌ能识别该函数。５.９.２常用的函数说明１.统计函数上一页下一页返回５.９使用函数常用的统计函数见表５－６。２.数学函数常用的数学函数见表５－７。３.日期函数常用的日期函数见表５－８。４.逻辑函数逻辑函数是一种用于进行真假值判断或复合检验的函数。逻辑函数在日常办公中应用非常广泛，常用的逻辑函数包括ＩＦ、ＡＮＤ、ＯＲ等。（１）ＩＦ函数上一页下一页返回５.９使用函数ＩＦ函数的功能是执行真假值判断，并根据逻辑判断值返回结果。【语法】ＩＦ（ｌｏｇｉｃａｌ＿ｔｅｓｔ，［ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｔｒｕｅ］，［ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｆａｌｓｅ］）【功能】本函数对条件表达式（ｌｏｇｉｃａｌ＿ｔｅｓｔ）进行测试，如果条件成立，则取第一个值（即ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｔｒｕｅ），否则取第二个值（即ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｆａｌｓｅ）（２）ＡＮＤ函数ＡＮＤ函数的功能是增加用于执行逻辑检验的条件。【语法】ＡＮＤ（ｌｏｇｉｃａｌ１，ｌｏｇｉｃａｌ２，…）上一页下一页返回５.９使用函数【功能】参数中所有逻辑表达式的逻辑值为真时返回ＴＲＵＥ；只要一个逻辑表达式的逻辑值为假，则返回ＦＡＬＳＥ。（３）ＯＲ函数ＯＲ函数的功能是对公式中的条件进行连接。【语法】ＯＲ（ｌｏｇｉｃａｌ１，ｌｏｇｉｃａｌ２，…）【功能】在其参数组中，任何一个参数逻辑值为ＴＲＵＥ，则返回ＴＲＵＥ；所有参数的逻辑值为ＦＡＬＳＥ，才返回ＦＡＬＳＥ。５.财务函数（１）求某项投资的未来值ＦＶ函数上一页下一页返回５.９使用函数ＦＶ函数又称终值函数，它的功能是基于固定利率及等额分期付款方式，返回某项投资的未来值。在日常工作与生活中，经常会遇到要计算某项投资的未来值的情况，此时利用Ｅｘｃｅｌ函数ＦＶ（）进行计算后，可以帮助人们进行一些有计划、有目的、有效益的投资。【语法】ＦＶ（ｒａｔｅ，ｎｐｅｒ，ｐｍｔ，ｐｖ，ｔｙｐｅ）【功能】基于固定利率及等额分期付款方式，返回某项投资的未来值。【说明】参数ｒａｔｅ为各期利率，可以为年利率，也可以为月利率，月利率＝年利率／１２。上一页下一页返回５.９使用函数参数ｎｐｅｒ为总投资（或贷款）期，即该项投资（或贷款）的付款期总数。参数ｐｍｔ为各期所应支付的总额，其数值在整个年金期间保持不变。通常ｐｍｔ包括本金和利息，但不包括其他费用及税款。如果忽略ｐｍｔ，则必须包含ｐｖ参数。参数ｐｖ为现值，又称本金，即从该项投资开始计算时已经入账的款项，或一系列未来付款的当前值的累积和。如果省略ｐｖ，则假设其值为零，并且必须包括ｐｍｔ参数。参数ｔｙｐｅ为数字０或１，用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。上一页下一页返回５.９使用函数如果ｔｙｐｅ值为０或省略，表示支付时间在期末；如果ｔｙｐｅ值为１，表示支付时间在期初。ＦＶ函数表示未来值，为了避免负数的出现，可以手工在公式前加上负号。（２）求贷款分期偿还额ＰＭＴ函数ＰＭＴ函数基于固定利率及等额分期付款方式，返回投资或贷款的每期付款额。ＰＭＴ函数可以计算为偿还一笔贷款，要求在一定周期内支付完时，每次需要支付的偿还额，也就是人们所说的“分期付款”。比如借购房贷款或其他贷款时，可以计算每期的偿还额。【语法】ＰＭＴ（ｒａｔｅ，ｎｐｅｒ，ｐｖ，ｆｖ，ｔｙｐｅ）上一页下一页返回５.９使用函数【功能】基于固定利率及等额分期付款方式，返回投资或贷款的每期付款额。【说明】参数ｒａｔｅ为各期利率，是一个固定值。参数ｎｐｅｒ为该项贷款（或投资）的付款期总数。参数ｐｖ为现值，或一系列未来付款当前值的累积和，也称为本金。参数ｆｖ为未来值，或在最后一次付款后希望得到的现金余额，如果省略ｆｖ，则假设其值为零（例如，一笔贷款的未来值即为零）。参数ｔｙｐｅ为０或１，用以指定各期的付款时间是在期初还是期末，１＝期初，０＝期末。如果省略ｔｙｐｅ，则假设其值为０。上一页下一页返回５.９使用函数（３）求某项投资的现值ＰＶ函数ＰＶ函数的功能是返回投资的现值。年金现值就是未来