财务审批流程方案

财务审批流程方案我在中型民营企业做财务主管快六年了，前几年公司扩张快，财务审批一直是一团乱麻：小到几百块的办公采购没人签字耽误报销，大到几十万的工程采购部门负责人直接签字付款，最后发现材料错版浪费十几万，员工天天来财务催报销，我们对账核单也天天加班改错，折腾了大半年之后，我牵头拉着各部门核心岗开了五次讨论会，收集了近百条意见，改了十几版才落地了这套财务审批流程方案，用了快三年，确实把乱账理顺了，审批效率提了一倍还多，今天就把完整可落地的方案整理出来。1方案制定的背景与整体目标1.1方案制定背景最开始推动改流程，其实是被逼得没办法了。我印象特别深，有个做业务的老同事，跑客户请人吃了八百多块钱的饭，刚好部门经理出差一周，制度没说代签怎么处理，就硬生生等了一周才签上字，老同事天天来财务办公室坐，说自己垫钱本来就不容易，拖这么久换谁都难受，我那时候也特别不好意思，但没制度可循真的不敢随便付钱。还有一次采购部买十几万的设备，没比价没审合同，付了预付款之后供应商跑路，最后折腾了半天才把钱追回来，公司还是亏了小两万。那时候老板也意识到，原来的“想到哪走到哪”的审批方式不行，要么效率低得罪员工，要么风险大亏公司钱，必须拿出一套明确的、大家都认可的规则出来。1.2方案整体目标我们定这个方案的时候，没有定什么空泛的大目标，就是围绕实际要解决的问题定了三个具体方向：1.2.1分级提效把审批按照金额和事项分层级，小事情不用层层找大领导，给部门负责人足够授权，能当天办完的不拖到第二天，减少不必要的签字环节，让大家少跑腿少等待。1.2.2风险可控每一笔支出都做到“谁审批谁负责”，每一步都留痕，大额支出必须走比价、审合同的环节，从流程上堵住漏洞，避免乱花钱、花错钱的情况，保证公司现金流稳定。1.2.3兼顾人性化制度是死的人是活的，不能为了守制度为难真的为公司办事的员工，特殊情况特殊处理，既要把控风险也要让员工觉得舒服，不会因为流程问题寒了大家的心。说完做方案的初衷，接下来我就把实际落地的核心审批流程，一步步拆解清楚。2财务审批的分级分类核心流程所有审批都要先满足统一的前置要求，再按照不同的事项类型走对应流程，我们不会搞一套流程用到底，不同事不同要求。2.1所有审批通用的前置要求不管是报销还是付款申请，不管金额大小，都得满足这两个基本要求，省得大家填错了来回改。2.1.1单据与附件要求现在我们公司主要用线上电子审批系统，也给不会用电脑的老员工保留了纸质单据通道，所有单据都要用统一模板填，必须写清楚事项缘由、金额、收款方信息、申请人签字，附件要跟对应事项匹配：采购要有采购申请，差旅要有行程单，招待要有对接记录，大额采购要有三家以上的比价单，付款要有合同和验收单，发票必须是合规的真发票，抬头税号不能错。我特意让信息部在电子系统里做了自动校验，填错了会直接弹提示，就是为了不让大家填完了被打回来重填，省时间。2.1.2权责划分基础我们完全按照“金额+事项”分级授权，不是什么事情都要找总经理董事长，比如一千块以下的日常报销，部门负责人就能拍板，不用往上递，这样既给了管理层权力，也帮大领导省了好多时间，老板之前天天签一堆小单子，现在半年都签不了几次小额单据，能把精力放在业务上，一开始老板还担心放权会出问题，运行了半年之后他也说这个分层太香了。2.2不同类型事项的具体审批流程我们把日常碰到的财务审批分成四大类，每一类都有明确的流程：2.2.1日常费用报销流程这是大家碰到最多的场景，我们按照金额分了两层：2.2.1.11000元以下的小额日常报销像办公用品采购、市内打车、小额客户招待这种，流程非常简单：员工填好单据上传附件之后，提交给部门负责人审批，部门负责人只需要核对两件事：是不是真的因为工作支出，金额对不对，确认没问题电子签字之后，直接转到财务审核，我们财务只需要核对发票是不是合规，有没有符合公司的报销标准（比如打车是不是超出职级标准，住宿是不是超限额），审核通过之后直接打款，不用再找副总总经理签字。改了这个规则之后，小额报销最快当天就能到账，之前最快也要三天，好多业务员跟我说这个改动真的解决了大问题，自己不用一直垫钱等着，我听了也特别开心，毕竟做这个流程就是为了帮大家省事儿。2.2.1.21000元以上的日常费用报销1000块以上5000块以下的，部门负责人审核完之后，加一道分管副总的审批，副总确认事项没问题之后再转到财务，财务审核通过就可以打款；超过5000元的，才需要总经理最后签字，层级非常清晰，不会让小事占用大领导的时间。2.2.2采购付款审批流程采购是风险比较高的环节，我们按照采购金额分了三层：2.2.2.1单次10000元以下的零星采购申请人先提采购申请，写清楚采购原因、品名、预算，部门负责人审批之后，先给财务预审，确认这个采购在部门月度预算之内，就可以直接采购，买完之后拿发票验收单走报销流程，按照刚才的日常报销规则走就行，如果预算不够，就要先走预算调整流程，再采购。2.2.2.2单次10000元以上100000元以下的批量采购这种采购必须要附至少三家供应商的报价单，我们要求必须比价，就是防止吃回扣的情况，之前踩过这个坑，所以这个环节硬性要求不能省。流程是：申请人提采购申请+比价单，部门负责人审核，分管副总审核，财务预审预算和比价合理性，总经理审批，所有审批过了才能采购，货到验收合格之后，拿验收单和发票走付款流程。2.2.2.3单次100000元以上的大额采购除了上面的环节，还要加两个硬性要求：第一必须走公开招标或者集体议价，不能一个人说了算；第二必须经过公司法务审核合同条款，确认没有陷阱之后，再走董事长终审，付款也分批次，预付款不超过合同金额的30%，验收合格付65%，留5%的质保金过了质保期再付，最大程度降低公司的风险。一开始采购部觉得麻烦，后来有一次差点签了一个有陷阱的合同，法务审出来改了条款，之后采购部也主动配合这个流程了。2.2.3项目资金审批流程针对公司的大型项目，比如新开门店、大型推广活动这类，我们分预算内和预算外两种：2.2.3.1预算内项目资金申请流程是：项目负责人提交资金申请，写清楚本次付款的用途、对应项目进度、剩余预算额度，部门负责人审核，项目总监审核，财务核对项目剩余预算是否足够，没问题之后分管副总签字，总经理审批，单次金额超过一百万的需要董事长终审，所有环节过了之后财务安排付款。2.2.3.2预算外项目资金申请如果是之前没有列入年度月度预算的资金需求，要先走预算调整申请，说明为什么需要额外支出，资金从哪个部门的预算调剂，经过公司预算委员会集体审核通过之后，才能走上面的资金申请流程。这个环节看起来麻烦，但真的能帮公司控制整体现金流，我们之前就吃过项目乱花钱导致月底发工资都紧的亏，所以这个环节绝对不能省。2.2.4员工借款审批流程员工出差或者临时办事需要提前预支借款的，我们也有明确规则，同样按照金额分级：5000元以下的，部门负责人审核，财务核对员工有没有未结清的旧借款，我们规定原则上旧账不清新账不借，但如果真的有特殊情况，比如旧报销还在走流程，员工确实需要钱，只要说明原因，也可以借，不会一刀切；5000元以上20000元以下的需要分管副总审批，20000元以上需要总经理审批。员工办完事情之后，要求15天之内冲销借款，我们会提前三天提醒员工，不会上来就直接从工资扣，给足够的缓冲时间。以上就是我们日常工作中绝大多数场景的审批流程，但实际运营中总会遇到一些突发的特殊情况，针对这些情况我们也定了明确的灵活处理规则，不会让死板的制度耽误正事。3特殊紧急事项的审批处理规则3.1审批人外出无法签字的情况如果审批人出差或者请假，提前可以指定代签人，跟财务备案之后，代签人签字就具有同等效力；现在都是线上审批，只要有网手机就能签，真的碰到手机没信号联系不上，又是特别紧急的事项，只要申请人能提供总经理口头同意的记录（微信、语音都可以），财务可以先安排付款，申请人在三个工作日之内补完所有审批手续就可以，不会因为领导不在就耽误正事，之前我们碰到过服务器突然坏了要紧急更换，老板在国外飞机上联系不上，就是走的这个流程，没耽误公司办公，之后老板回来当天就补了手续，完全没问题。3.2预算外紧急支出比如突然的设备故障要抢修，或者客户临时来考察要安排接待，来不及走完全部流程的，只要能拿到分管副总和总经理的口头同意，就可以先执行先付款，三个工作日之内补完所有审批手续就行，不会算违规，也不会处罚申请人，毕竟做业务总会有突发情况，制度不能捆住大家的手脚。3.3不合规单据的特殊处理如果员工确实碰到了特殊情况，比如找小商家修东西，对方开不出发票，金额又不到五百块，只要部门负责人签字证明这笔钱确实是为公司工作花的，我们也可以报销，不会为难员工，人家真的帮公司办事，不能让员工自己掏这个钱，我一直跟财务组的小伙伴说，我们做审批是把关不是卡人，能灵活的地方一定要灵活，不能摆架子。流程定好了不是放在那就不管了，还要有监督和动态优化，才能一直好用，接下来就是我们的后续保障机制。4审批流程的监督与动态优化4.1日常监督机制我们财务每个月会随机抽10%的审批单据做复盘，检查有没有越权审批、违规审批的情况，第一次发现问题都会先给部门负责人发提醒，不会上来就处罚，屡教不改的才会上报公司做处理，既保持监督也不会搞得人人自危。4.2审批责任划分我们明确要求“谁审批谁负责”，部门负责人审批的事项出了问题，部门负责人负主要责任，财务负审核责任，所以每个审批人签字的时候都会上点心，不会随便签字，之前有个部门经理给自己签私人消费报销，查出来之后不仅退回了钱，也给所有部门提了醒，之后就很少有这种情况了。4.3定期优化调整我们每半年会给所有部门发一次意见征集表，问问大家觉得流程哪里麻烦，哪里不合理，然后开一次讨论会调整流程，比如最开始我们定的小额报销额度是500块，后来大家说物价涨了，五百块不够用，我们就调到了一千块；之前要求所有审批都要纸质签字，大家说电子签就够用，我们就改成除了大额合同，其他都可以电子签，省了大家好多打印跑路的时间，流程永远是跟着公司的发展和大家的需求变的，不能一制定就是十年不变。结尾这套财务审批流程方案从我最开始牵头做，到最后落地改了十几版，中间也碰了好多钉子，好多部门一开始不理解，觉得财务是没事找事，增加大家的工作量，结果用了半年之后，大家都反过来夸我们，说之前乱审批的时候，才是真的天天折腾，现在规矩定清楚了