公证服务检验规范

公证服务检验规范第一章总则第一条为规范公证服务检验工作，保障公证服务质量，维护当事人合法权益，促进公证行业公信力提升，根据《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》等法律法规及行业规范，制定本规范。第二条本规范所称公证服务检验，是指公证机构、司法行政机关、公证协会及相关监管部门依照法定程序和标准，对公证机构的服务流程、公证文书质量、从业人员执业行为、服务便民性等方面进行的检查、核验与评估活动。第三条公证服务检验应当遵循客观公正、依法依规、科学严谨、注重实效的原则，坚持问题导向与改进提升相结合，不得干预公证机构正常执业秩序，不得泄露当事人隐私和商业秘密。第四条本规范适用于全国范围内公证机构的公证服务检验工作，法律法规另有规定的从其规定。第二章检验主体与职责第五条公证服务检验工作实行分级负责、分类实施机制。司法行政机关负责统筹本行政区域内公证服务检验工作的规划、组织和监督，重点检验公证机构遵守法律法规、执行行业政策情况；公证协会负责行业自律性检验，侧重公证文书质量、执业行为规范性的专业评估；公证机构内部设立的质量管控部门负责日常自检，对本机构出具的公证文书、服务流程进行常态化核查。第六条检验人员应当具备以下条件：（一）熟悉公证相关法律法规、行业规范和业务流程；（二）具有3年以上公证执业、公证管理或相关法律工作经验；（三）无不良执业记录和违法违纪行为；（四）与被检验对象无利害关系，遇有应当回避情形的需主动申请回避。第七条检验主体应当建立检验人员培训和考核机制，定期组织检验人员开展业务培训，更新专业知识，提升检验能力，考核不合格的不得参与检验工作。第三章检验内容第八条公证服务流程合规性检验，主要包括以下内容：（一）申请与受理环节：核查公证机构是否公示申请材料清单、收费标准、办理时限等信息；是否一次性告知当事人补正材料要求；对不符合受理条件的申请是否出具不予受理通知书并说明理由；是否存在无正当理由拒绝受理符合法定条件公证申请的情形。（二）审查与核实环节：核查公证员是否按照规定对当事人的身份、资格、意思表示真实性进行审查；对涉及不动产转让、继承、赠与等重大复杂公证事项，是否按规定进行实地核查、询问当事人并制作询问笔录；对当事人提供的证明材料存疑的，是否履行必要的核实程序，核实记录是否完整规范。（三）审批与出证环节：核查公证机构是否执行公证员承办、审批人审核的出证流程；重大疑难公证事项是否经过集体讨论；公证文书的出具是否符合法定时限要求；是否存在超出执业区域、超出业务范围办理公证的情形。（四）归档与保管环节：核查公证卷宗是否按照规定的内容和格式整理归档；卷宗材料是否齐全、签字盖章是否完备；是否建立档案保管、查阅、复制制度，档案存放场所是否符合安全保密要求。第九条公证文书质量检验，主要包括以下内容：（一）形式合规性：核查公证文书格式是否符合司法部规定的统一格式；文书编号、当事人信息、公证事项、公证证词表述是否准确无误；公证员签名章、公证机构印章是否齐全清晰；是否存在涂改、错漏等形式瑕疵。（二）内容合法性：核查公证证词认定的事实是否有充分的证据支撑；适用法律是否准确；是否存在为不真实、不合法的事项出具公证书的情形；涉及财产处分、身份关系确认的公证事项，是否核查利害关系人权益，是否存在损害第三人合法权益的内容。（三）文书使用效力：核查出具的公证文书是否符合使用部门的要求；对涉外公证书是否按照规定办理领事认证手续；是否存在因文书内容或形式问题被使用部门退回、不予采纳的情形。第十条公证从业人员执业行为检验，主要包括以下内容：（一）执业资格：核查公证员、公证员助理是否具备相应执业资格，是否存在未取得执业证书人员独立办理公证业务的情形；是否存在跨机构执业、同时在两个以上公证机构执业的行为。（二）职业道德：核查从业人员是否遵守职业道德和执业纪律；是否存在泄露当事人隐私、商业秘密的行为；是否存在索取、收受当事人财物或者谋取其他不正当利益的情形；是否存在为当事人提供虚假证明材料、串通当事人造假的行为。（三）服务态度：核查从业人员接待当事人是否文明礼貌、耐心细致；是否存在推诿、拖延、刁难当事人的情形；是否按规定履行告知义务，充分向当事人说明公证事项的法律意义和可能产生的法律后果。第十一条公证服务便民性检验，主要包括以下内容：（一）服务渠道建设：核查公证机构是否开通线上办理渠道，实现公证申请、材料上传、进度查询、公证书寄送等线上服务功能；线下服务场所是否设置无障碍设施、便民服务台，配备必要的便民设备。（二）服务效率提升：核查是否落实“最多跑一次”改革要求，对简单公证事项是否实现当场办结；是否针对老年人、残疾人等特殊群体提供上门服务、优先服务；是否建立公证争议快速处理机制，及时回应当事人投诉和疑问。（三）收费规范性：核查是否严格执行公证服务收费标准，是否公示收费项目和收费依据；是否存在违规收费、分解收费、搭车收费的情形；对符合法律援助条件的当事人是否按规定减免公证费用。第四章检验方式与程序第十二条公证服务检验可以采取定期检验与不定期抽查相结合、现场检验与非现场核查相结合、书面审查与实地走访相结合的方式进行。第十三条定期检验原则上每年至少开展一次，由司法行政机关或公证协会制定年度检验计划，明确检验范围、检验内容、检验标准和时间安排。不定期抽查根据工作需要开展，重点针对投诉举报集中、出现重大公证质量问题的公证机构。第十四条现场检验按照以下程序进行：（一）提前3个工作日向被检验公证机构送达检验通知，告知检验目的、检验内容、检验人员和需要准备的材料；特殊情况下的突击检查可以不提前通知。（二）检验人员到达现场后，出示工作证件，说明检验要求，听取被检验机构负责人关于公证服务开展情况的汇报。（三）通过查阅公证卷宗、核对业务台账、查看服务场所、询问从业人员、回访当事人等方式开展检验工作，如实记录检验过程中发现的问题，收集相关证据材料。（四）检验结束后，检验人员应当当场向被检验机构反馈初步检验意见，对发现的问题逐一说明，听取被检验机构的陈述和申辩。第十五条非现场核查可以通过公证业务管理系统调取公证业务数据、抽查电子公证卷宗、开展网络问卷调查等方式进行，重点核查公证服务办理时限、线上服务响应速度、当事人满意度等内容。第十六条检验主体应当建立检验结果公开机制，除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的内容外，检验结果应当向社会公开，接受公众监督。第五章检验结果运用第十七条检验结果分为优秀、合格、不合格三个等次。对检验结果为优秀的公证机构和从业人员，由司法行政机关或公证协会给予通报表扬，在行业评优评先、政策扶持等方面予以倾斜。第十八条对检验中发现的轻微问题，由检验主体向被检验机构出具整改通知书，责令限期整改，整改期限一般不超过30日。被检验机构应当在整改期限内将整改情况书面报告检验主体，检验主体应当对整改情况进行复查。第十九条对检验结果为不合格的公证机构，由司法行政机关给予通报批评，纳入重点监管对象，增加检验频次；对存在违法违规执业行为的公证机构和从业人员，依照《中华人民共和国公证法》《公证员执业管理办法》等法律法规给予行政处罚、行业惩戒；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第二十条公证服务检验结果应当纳入公证机构和公证员执业档案，作为公证机构年度考核、公证员职称评定、执业证书年度注册的重要依据。第六章检验工作纪律第二十一条检验人员应当严格遵守工作纪律，不得接受被检验机构的宴请、礼品和礼金，不得隐瞒检验中发现的问题，不得出具虚假检验报告。第二十二条检验主体应当建立检验工作责任追究机制，对检验人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责