十四公司2020年企管部内部业务交流宣贯会-综合管理组会

十四公司企业管理部综合管理组二〇二〇年十一月一、板块简介三、其他综合管理——风险控制管理

目录四、其他综合管理——项目经济资料管理

五、报表管理二、其他综合管理——合同用印管理小组简介PART1

综合管理员郝洁简介综合管理组板块分组介绍：职能简介：履行企管数据和资料的输入输出、所有经济档案的登记、存档、移交及部门涉及的综合管理职能。板块负责人：丰珊珊，同时单独负责公司信息化管理和维护（信息化管理组）报表管理组负责人：有丽琼其他综合管理组负责人：郝洁前

言

合同用印管理PART2

综合管理员郝洁合同用印管理一、所有OA流程采用“一流程一用印”，不允许将多家单位的审批附件采用合并形式上传进行审批（如有不明之处，请及时联系企管部）。二、合同金额单位统一使用“元”。三、出项合同名称请与上传附件内容一致，如：XXX购销合同、XXX合同补充协议。四、合同编号请如实填写，并与上传内容编号一致，不允许再次出现错填、乱填现象。五、履约人只许填公司名称，财务对账公对公，不允许出现人名。OA流程填报须知：点击输入正文合同用印管理每次盖章必须单独提交一份相关业务主控部门审核签字的有效OA审批表单（原件）物资类合同：物资部部长李宴海或被委托人苗慧华分包类合同：企管部副部长雷艳或被委托人解恒其他类合同：工程项目下——财务部李林东公司业务下——企管部部长岳静

合同审核须知：合同用印管理一、合同用印前，双方须完成签字，并将对方印章加盖完整（封面章、落款章、骑缝章、其它必要位置）。二、各单位用印经办人必须由用印所涉业务负责人或用印工程项目负责人指定专人进行办理，任何单位均不允许以代办或任何理由随意安排其他无关人员进行办理。（1月1日前请各单位将合同用印指定经办人名单报给我）三、任何合同请当场登记、用印，不允许以寄放或暂留的方式将合同资料随意堆放至用印人桌上自行离开，否则将采取何时来取何时用印的方式（特殊情况请提前告知）

合同用印须知：合同用印管理一、合同资料附件缺一不可用印（合同所有资料均须原件盖章，拒绝扫描件，资料排序请符合逻辑顺序）1.合同封面、合同文本（双面打印，加页码）2.承诺函（已签分包合同的在建项目须增加补充协议）（注意签订时间）3.法人身份证复印件（非法人签字须提交法人身份证明书（法人身份证复印件及亲签）4.对方证件资料、纳税人认定书/证明（有效期内）5.法人授权委托书（授权人身份证复印件及两人亲签、授权时限）6.与中标相关的资料（合同拦标价；每家的报价单、证件资料（有效期内）、身份证；评标或比选结果（须有评标成员或相关人员签字）、中标通知书（须有招标人签章）等必要资料。（招标或比选的合同比须附）7.OA审批单（无需用印审核签字）8.其它必要资料（如：XXX情况说明、XX申明。。。等）注：所有使用合同章用印的资料，企管部均需留底一份，故请大家将资料的份数备足（特殊原因请提前告知）。合同资料须知：合同用印管理二、所有合同须明确签订时间，合同文本内容填写完整，不可空格或不选（特殊情况请提前与企管部经济负责人沟通）注：1.新签合同：承诺函（法人亲签/亲印；签订时间在中标前）2.已签合同：补充协议（法人或委托代理人亲签）、承诺函（法人亲签/亲印）；签订时间以OA审批结束时间为准（不可提前）——补充协议须有封面、二维码、合同编号等（与合同封面一致）

3.新签合同只需附承诺函--政发{2020}118号文（附件1）；已签订分包合同的必须附补充协议、承诺函，两者缺一不可（附件2）。合同资料须知：PART3

风险控制管理综合管理员郝洁风险控制管理项目风险控制：项目风险分析报告：针对竣工未结算项目、重点停工项目，涉及单位须在每月5号前，将上月本单位所涉及项目跟进/推行情况形成纸质版或电子版（须相关负责人亲签或亲签扫描），报送至企管部郝洁处形成项目风控月报，上报公司领导审批用印，最终报送至集团风险控制部备案。（QQ：106465720电话PART4

项目经济资料管理副总经济师马春和项目经济资料管理项目经济资料归档须知：所有中标项目的经济资料均以“一项目一台账”进行归档管理，各项目所填报的项目资料须及时提供有效、完整的原件或扫描件，并交由企管部各业务板块负责人进行收集，每月度移交综合管理组进行归档。经济管控资料分为投标资料、招标资料、合同文件、项目管理责任书、成本管控资料、结算资料六大类。项目经济资料管理一、投标资料：（一）投标资料内容：1.潜在投标人邀请函、招标文件、补遗、工程量清单、答疑、招标图纸、中标通知书、竞争性谈判招标文件。2.投标文件电子版、纸质版（包含技术标、商务标并扫描签字、盖章最终版）。（二）归档时限要求：企业管理部上游负责人在中标项目对外投标后14日历天内收集一套完整的纸质版（或电子版）投标资料，交由综合管理组归档。项目经济资料管理二、招标资料：（一）招标资料内容：1.招标邀请函；2.投标报价电子版、纸质版（扫描签字、盖章最终版）；3.投标承诺函；4.招标控制价（电子版、纸质版并扫描签字、盖章）；5.公司（分公司/直管部）内部招标文件；6.下游合同的招标资料、分包单位的投标资料、报价单；评标资料、分包单位中标通知书同样需要收集、归档。（二）归档时限要求：

公司层面招标的项目：企业管理部负责，并在确定中标单位后14日历天内完成资料收集，按月交由综合管理组归档；

基层层面招标的项目：由基层/项目部负责，并在确定中标单位后14日历天内完成资料收集、归档、并报送一份至企业管理部，按月交由综合管理组归档；项目经济资料管理三、合同文件：（一）合同文件资料内容：1.业主与公司签订的合同文件(简称上游合同)；2.公司与集团参建单位签订的项目管理协议书(简称中游合同)；3.公司与下游分包商签订的劳务分包合同、专业分包合同、材料、成品、半成品、设备采购、机械租赁合同及其他分包合同(简称下游合同)；4.所有合同、补充协议的签字盖章原件（特殊时扫描件）；5.附件资料：包括合同台账、合同谈判纪要、合同评审会议纪要、合同审批表等。

（二）归档时限要求：上游、中游合同：企管部上游负责人在合同签订完成后3个工作日内向市场经营部收集一套纸质版，按月交由综合管理组归档。下游合同：企管部下游合同负责人在合同签订完成后7个工作日内完成收集、归档。项目经济资料管理四、项目管理责任书：（一）项目管理责任书资料内容：1.包括公司与集团签订的项目管理责任书；2.公司与项目部或区域签订的项目管理责任书；（二）归档时限要求：

企业管理部负责项目管理责任书的审核、签订，各相关部门、项目实施单位协同，签订完成后3个工作日内由企业管理部及相关部门各自作好签收登记，移交、归档。项目经济资料管理五、成本管控：（一）成本管控资料内容：1.目标成本管控计划书、月度产值报表（对外）、内部过程支付结算单（下游）、季度成本会议纪要。2.业主供材料、设备经施工方签收单。（二）归档时限要求：1.目标成本控制计划书由企业管理部负责审核、审批、收集、归档工作，各相关部门、项目实施单位协同，审批完成后由7日历天内由企业管理部做好签收登记。2.月度产值报表、内部结算单（一月一报送）由分公司（直管部）/项目部负责收集、归档工作，项目部经济负责人（主任经济师）每月20日前向企业管理部报送，企业管理部接收资料后作好签收登记，资料归档。项目经济资料管理六、结算管理：（一）结算管理资料内容：1.工程结算定案表；2.工程结算书及电子文档（并加盖编制单位公章）；3.工程量计算书及电子档（即计算底稿）、工程数量台帐；4.图纸会审纪要；5.工程竣工图及施工图纸、变更修改图纸及电子文档，项目施工专项方案及施工组织设计，地质勘查资料与报告；6.开工报告、主体验收报告、竣工验收报告及工期延期联系单；7.与业主、监理往来工作联系函，会议纪要；8.工程洽商记录；9.监理工程师通知、开工令或发包人施工指令；10.设计变更通知单、施工变更签证（对调增、调减进行汇总）、隐蔽工程验收记录；项目经济资料管理六、结算管理：11.新增项目造价审批表；12.材料设备单价呈批审核单；13.其他有关影响工程造价、工期等资料；14.移交资料签收表；15.对内对外结算审批表；16.各下游合同的最终结算单，需明确该合同范围内的最终结算金额；17.成本关门表、工程项目结算审核明细表、项目基本情况及盈亏汇总表。（二）归档时限要求：

分公司（直管部）负责结算资料收集、归档，并在结算定案表签返后7日历天内由项目部经济负责人（主任经济师）向公司企业管理部上报结算收集资料，下游负责人移交综合管理组归档。项目经济资料管理七、下游合同最终结算管理：（一）下游合同最终结算资料内容：

下游合同的最终结算单、成本关门表、工程项目结算审核明细表、项目基本情况及盈亏汇总表。（二）归档时限要求：

分公司（直管部）负责资料收集、整理，并在签字、盖章齐全后7日历天内由项目部经济负责人（主任经济师）上报企业管理部，企业管理部相关负责人整理后，移交综合管理组进行归档工作。项目经济资料管理八、其他结算资料管理：（一）归档时限要求：

其他结算资料由分公司（直管部）/项目部完成收集、整理，在项目完工后60日历天内交公司企业管理部及相关部门，公司相关部门收集整理后进行归档工作。项目经济资料管理九、项目经济资料考核：（一）考核方式及内容1.考核时间：每季度、每年年底企管部年度综合检查及日常不定期抽查。2.考核内容：各类项目是否按项目经济资料管理要求对项目经济资料进行管理，项目经济资料无缺失或遗漏且时间顺序符合逻辑归档及时则视为符合要求。（三）考核结果运用：1．纳入各分公司（直管部）经理、主任经济师年度考核。2．纳入各分公司（直管部）年度经营目标责任书中企业管理部部门管理评分。PART5

报表管理统计管理员有丽琼报表管理报表统计管理要求：统计工作中存在的问题：1.未按要求在规定时间将报表交齐的；2.未按要求在规定时间内报送报表的；3.报表填写不规范、项目信息更新不及时、数据缺、漏的；4.报表的审批不全，填表人、统计负责人、单位负责人、签章不全的。5.拒绝提供统计资料或者经催报后仍未按时提供统计资料的；6.提供不真实或者不完整的统计资料的；7.不注意数据单位，填写时粗心大意等导致数据填写错误的；8.指标间的逻辑关系明显错误，且无合理解释的；9.同一个数据在同一报告期不一致，前后矛盾的；10.在截止时间后仍修改报表数据的。成本管理