模块二 场景Ⅱ 采购应付链通：优化供应链财务协作

优化供应链财务协作场景Ⅱ采购应付链通

智能财务共享服务

备品备件采购保障运营物资供应原燃料采购夯实生产物资基础

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目录

备品备件采购■

采购业务流程■

应付业务处理01

采购的概念与业务流程一、采购的概念定义：采购是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。两层含义：①采购的标的为物资（或接受劳务）②采购要支付与标的物相对应的款项二、采购业务流程1.签订合同—与供应商确定采购条款2.发送订单—向供应商下达采购订单3.收货验收—核对物资数量与质量4.入库登记—仓库办理入库手续5.开具发票—供应商开具增值税发票6.付款结算—财务共享中心支付货款

采购业务的分类①大宗物资采购特点：金额大、频次高范围：•主要原材料•辅助材料•包装物•水电气•商品采购②一般物资采购特点：金额大、频次低范围：•设备采购•劳务服务•大宗备件•工程项目

③小额零星采购特点：价值低、频次高范围：•周转材料•办公用品•劳保用品•零星耗材管理要点：不同类别对应不同的采购方式和审批权限——大宗集中招标、一般询价比价、零星简化流程

集团统管采购与子公司自采模式集团统管采购（A/B类物资）适用范围：大宗物资采购中的A类物资和B类物资原煤采购：•集团确定年度入围供应商名单•供应商保证价格不高于市场均价•每次采购需询价、比价后确定其他统采物资：•集团统一招标确定供应商•统一签订集团采购合同•成员单位直接下单订货子公司自采（C/D类物资）适用范围：小额零星物资C类+一般物资D类供应商选择：•执行集团供应商管理制度•招标过程审查供应商资质•考核：价格、质量、信誉、售后、交货采购执行：•签订年度采购框架合同•采购时直接下单订货•使用部门质检后验收入库

采购业务现状分析-痛点分析1.供应商管理制度：在招标的过程中对供应商的资质进行审查，审核标准参照准入规则和管理办法；对供应商的考核指标包括：价格、质量、信誉度、售后服务、交货能力；统管的供应商考核需要打分，自采的没有考核打分，只进行评价；2.采购日常业务：总部与分子公司之间无法实现采购数据、供应商、采购价格的共享。采购一般都没经济批量，采购数量的控制比较严格，不允许超请购计划采购；采购计划的跟踪，只关注库存数量，不关注采购计划执行后是否使用，长时间不使用的物资计划不进行考核；3.采购效率现状：采购计划的平衡分配到多个部门，流程繁琐、效率不高；采购过程通过比质比价、优质优价的原则；采购业务规划设计-共享后业务流程采购业务规划设计序号名称是否进FSSC是否属于作业组工作流程设计工具是否徐启动1采购订单N-审批流Y2入库单N-审批流N3采购发票N-审批流N4应付单YY工作流Y5付款单YY工作流Y采购业务规划设计-流程配置

原燃料采购■

统管采购管理■

采购付款流程02

采购业务介绍统管物资中的原煤采购管理(1)集团确定入围的年度供应商，供应商保证供货价格不高于市场平均价。(2)水泥公司每次采购，均需在年度供应商名单内,过询价、比价进行采购。采购付款:根据供应商应付账款余额，由采购部门门核定本月付款金额,供应商开具收据，公司领导签批付款的流程。采购付款周期较长，在一定程度上影响了供应商供货积极性,增加了采购成本;采购付款周期长的原因是历史形成的任何采购付款都需要有采购发票、合同、到货验收单,三者缺一不可。集团统管采购范围:原煤-集团确定入围供应商，每次采购需询价、比价其他统采集团统--确定供应商，成员单位下订单。

统管物资采购管理与现存问题统管物资管理要点①原煤采购：集团确定年度入围供应商，保证价格不高于市场均价；每次采购在名单内询价、比价。②其他统采：集团统一招标、统一签订集团采购合同；成员单位参照合同直接下单订货。现存问题：合同管理粗放核心问题：集团采购合同未使用NCC系统管控，仍为手工操作。具体表现：•合同条款无法系统校验•合同执行进度难追踪•合同到期无自动提醒•合同数据分散难统计改进方向：通过财务共享系统实现合同全生命周期管理。

子公司自采与应付业务处理流程1确定供应商资质审查招标2下单采购签订年度合同3质检入库使用部门验收4业务财务填写应付单5共享中心复核并付款应付业务共享中心处理要点业务财务角色：核对采购订单、入库单、发票三单一致，在NCC系统填写应付单并提交应付复核角色：共享中心复核应付单，核对金额、税率、科目是否正确出纳付款：复核通过后，共享中心出纳通过网银统一支付供应商货款

原煤采购管理：集团统管的重点物资①年度入围制集团统一招标确定年度入围供应商名单，实行动态管理。②价格承诺制入围供应商保证供货价格不高于市场平均价，保障企业利益。③询价比价制每次采购均在入围名单内进行询价、比价后择优确定。④集中管控价值降低采购成本、保障供应稳定、规范采购行为、防范廉洁风险。采购业务现状分析-流程分析采购业务现状分析-流程分析采购业务规划设计-职责切分业务流程职责切分业务名称业务动作公司业务部门公司业务财务共享中心财务战略财务采购到应付业务签订采购订单✔️

审批采购订单✔️

采购入库✔️

录入采购发票

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审批应付单

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审核应付单

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审核记账凭证

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生成应付账龄分析表

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审定采购财务政策

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扫描发票上传✔️

提交付款单

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提交应付单

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审批付款单

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审核付款单

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支付应付款

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采购业务规划设计-岗位职责机构角色职责成员单位采购员角色负责各类原材料的采购及发起相关业务单据流程等采购经理角色审批各类原材料的采购及发起相关业务单据等仓管员角色负责各类原材料采购到货、入库等质检员角色负责各类原材料的到货检验等业务财务角色签订资金类合同；依据业务现状生成收支类、资金类单据等业务经理角色审批资金类合同、收支类与资金类单据等共享中心应付初审岗角色审核成本类单据及自动生成会计凭证等中心出纳岗角色结算确认收付款等总账主管岗角色审核记账凭证，总账业务处理等档案综合岗角色审核合同及档案存档、管理等采购业务规划设计序号名称是否进FSSC是否属于作业组工作流程设计工具1供应商申请单YY工作流2询报价单N--3价格审批单N-审批流4采购合同YN审批流5采购订单N-审批流6采购到货单N-审批流7采购入库单N--8采购发票N-审批流9应付单YY工作流10付款单YY工作流采购业务规划设计-流程配置付款结算业务介绍付款合同，是指企业签署的、具有付款条款的、不属于销售合同/采购合同/项目合同等的合同；付款合同结算，是指企业依据付款合同的付款条款进行结算的行为；付款合同管理是以合同为主线，帮助企业财务部门门加强合同付款业务的过程管理与控制；它支持企业对以自身为当事人的合同依法进行录入登记、审批、履约、变更、冻结、终止等一系列活动，有助于降低企业资金风险，提高部门]协作效率。付款结算业务介绍付款合同结算,通常会经过3个业务阶段付款合同签订:企业的业务部门与供应商经过协商、谈判并达成一致后,拟定付款合同，合同在按照企业合同审批流程通过后正式生效,同时合同进入履行状态；付款合同立账(应付挂账):当企业与合同中指定的供应商发生应付业务时，财务部参照合同进行应付账款的确认；付款结算:合同执行人可根据相付款计划或按照企业结算审批流程通过后，进行付款。

采购付款全流程：从入库到支付1仓库入库质检核对数量2发票校验核对三单一致3业务财务填写应付单4共享复核应付复核审核5出纳付款网银支付货款核心控制点：三单一致①采购订单——数量、价格、条款与合同一致②入库单——实际收货数量与质检结果确认③增值税发票——发票金额、税率、开票信息准确三单匹配无误后，方可生成应付单进入付款流程。付款结算业务规划设计-岗位职责机构角色收付款合同结算相关职责成员单位业务财务角色1、收付款合同的签订（在NCC系统中登记）2、根据收付款合同生成应收、应付单3、依据应收、应付单生成收款、付款单，发起收付款流程财务经理角色1、审批收付款合同2、审批应收单、应付单3、审批收款单、付款单共享中心应付审核岗角色审核应付单、付款单并自动生成记账凭证中心出纳岗角色付款单支付、收款单收款确认总账主管岗角色审核记账凭证，总账业务处理等档案综合岗角色审核合同及档案存档、管理等

应付单处理：业务财务与共享复核分工业务财务角色（前端）岗位职责：•在NCC系统中创建应付单•关联采购订单与入库单•核对发票信息与三单一致•选择正确的会计科目•确认税额与金额计算•提交应付单进入复核流程应付复核角色（共享中心）岗位职责：•复核应付单信息准确性•检查三单匹配是否完整•审核科目与税额正确性•无误则通过，有误则退回