T-CEC 1012-2024 电力企业招标采购电子文件归档规范

T/CEC1012—2024电力企业招标采购电子文件归档规范前言本文件规定了电力企业招标采购电子文件的归档范围、归档要求、归档流程、整理方法、保管与利用、鉴定与销毁等内容。本文件由中国电力企业联合会提出并归口。本文件遵循开放、公平、透明、协商一致和促进贸易和交流的原则，按照《标准制定程序文件_CEC》制定。本文件规定的内容符合国家有关法律法规和强制性标准的要求，没有侵犯他人合法权益。本文件起草人：李娟、王浩、张敏、刘峰、陈丽、赵伟、周静、吴涛、郑亮、马丽、孙强、朱敏、胡涛、林芳、郭亮、黄涛、董敏、韩静、冯涛、曹敏。本文件起草单位：中国电力企业联合会、国家电网有限公司、中国南方电网有限责任公司、国网电力科学研究院有限公司、南网科研院有限责任公司、中国电力工程顾问集团有限公司、中国能源建设集团有限公司、中国电力建设集团有限公司、电力设备制造企业、相关科研院校、招标代理机构。本文件于2024年08月01日发布，2024年11月01日实施。1范围本文件规定了电力企业招标采购活动中产生的电子文件的归档范围、归档要求、归档流程、整理方法、保管与利用、鉴定与销毁等通用规范。本文件适用于各类电力企业（包括发电企业、供电企业、电力建设企业、电力设备制造企业等）招标采购活动中电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全流程管理。本文件不适用于电力企业涉密招标采购电子文件的归档管理，涉密电子文件归档应按照国家及行业涉密信息管理相关规定执行。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T29194电子文件元数据规范GB/T31022电子文件存储与交换格式通则DA/T58电子档案管理系统功能要求DL/T800电力企业标准编制规则T/CEC1001—2020电力行业质量管理体系实施指南T/CEC1020—2023电力企业档案管理规范《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《电子档案管理办法》3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1电力企业招标采购电子文件电力企业在招标采购活动中，通过电子招标采购平台、计算机系统等形成的，以数字形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，可被计算机识别和处理的文件，包括电子公文、电子合同、电子标书、电子评审资料、电子成交报告等。3.2电子文件归档将电力企业招标采购活动中形成的具有保存价值的电子文件，按照规定的范围、要求和流程，整理后移交至档案管理部门进行集中保管的过程。3.3电子文件元数据描述电力企业招标采购电子文件的内容、结构、背景、管理过程等信息的数据，包括文件名称、形成时间、形成单位、责任人、文件格式、存储位置等。3.4电子文件真实性电子文件的内容、形成过程和形成者真实可靠，与实际招标采购活动一致，无篡改、伪造等情况。3.5电子文件完整性电力企业招标采购电子文件的内容、附件、相关说明等齐全，无缺失、破损等情况，能够完整反映招标采购活动的全过程。3.6电子文件可用性电子文件能够被计算机正常读取、显示、打印和利用，存储载体完好，无损坏、丢失等影响使用的情况。3.7电子档案经归档整理后，具有保存价值、可长期保管和利用的电力企业招标采购电子文件及相关元数据的集合。4归档范围4.1招标阶段电子文件4.1.1招标立项相关文件：招标立项申请、审批文件、立项批复、招标计划、资金证明等电子文件。4.1.2招标文件相关文件：招标文件（含澄清、修改文件）、招标文件编制说明、审核记录、发布公告、报名信息等电子文件。4.1.3招标代理相关文件：招标代理委托合同、代理机构资质证明、代理服务协议等电子文件（如有）。4.2投标阶段电子文件4.2.1投标文件：投标人提交的电子投标文件（含正本、副本、附件）、投标函、投标保证金缴纳凭证、资格证明文件等电子文件。4.2.2投标相关记录：投标报名记录、投标文件接收记录、投标文件密封性检查记录等电子文件。4.3开标与评标阶段电子文件4.3.1开标相关文件：开标记录表、开标现场照片/视频、投标人签到表、唱标记录等电子文件。4.3.2评标相关文件：评标委员会组成名单、评标专家资质证明、评标标准、评标打分表、评标报告、澄清说明记录、废标理由说明等电子文件。4.4定标与成交阶段电子文件4.4.1定标相关文件：定标报告、定标审批文件、中标候选人公示、中标通知书等电子文件。4.4.2成交相关文件：成交合同（含补充协议、变更协议）、履约保证金缴纳凭证、成交结果公告等电子文件。4.5异议与投诉阶段电子文件异议申请、异议答复、投诉材料、投诉处理决定、相关举证材料等电子文件（如有）。4.6其他相关电子文件招标采购活动中的会议纪要、沟通记录、审计报告、监理报告、验收报告等与招标采购活动相关的电子文件。5归档要求5.1一般要求5.1.1归档的电子文件应符合真实性、完整性、可用性和安全性要求，能够准确反映电力企业招标采购活动的全过程，无篡改、伪造、缺失等情况。5.1.2电子文件归档应遵循“谁形成、谁负责”的原则，由招标采购活动的承办部门负责电子文件的收集、整理，档案管理部门负责指导、审核和集中保管。5.1.3电子文件应在招标采购活动结束后30日内完成归档，特殊情况经档案管理部门批准后，可适当延长，但延长时间不得超过60日。5.1.4归档的电子文件应与对应的纸质文件（如有）保持一致，做到“电子、纸质双备份”，确保文件信息的一致性和完整性。5.2格式要求5.2.1电子文件应采用通用、稳定、可长期保存的格式，优先选择PDF、XML、TXT等开放格式，避免使用专用格式和易过时的格式。5.2.2文档类电子文件（如招标文件、投标文件、合同等）应保存为PDF/A格式，确保长期可读性；图像类电子文件（如照片、扫描件）应保存为JPEG、PNG格式，分辨率不低于300dpi；视频类电子文件应保存为MP4、AVI格式；音频类电子文件应保存为MP3、WAV格式。5.2.3电子文件的命名应规范、清晰，包含项目名称、文件类型、形成时间、责任人等关键信息，命名规则应统一，便于检索和利用，示例：“2024年XX电力公司变压器采购招标-招标文件-20240510-张三.pdf”。5.3元数据要求5.3.1归档的电子文件应附带完整的元数据，元数据应符合GB/T29194的相关要求，至少包含以下内容：a)文件基本信息：文件名称、文件编号、形成单位、形成日期、文件格式、文件大小、存储位置；b)责任人信息：形成人、审核人、批准人、归档人；c)业务信息：项目名称、招标编号、标段名称、投标人名称、相关业务环节；d)管理信息：归档日期、保管期限、密级（如有）、归档状态。5.3.2元数据应与电子文件同步收集、同步归档，确保元数据的真实性、完整性和关联性，不得缺失、篡改。5.4安全性要求5.4.1归档的电子文件应进行安全备份，采用“本地备份+异地备份”的方式，备份介质应符合长期保存要求，定期检查备份的有效性。5.4.2电子文件归档前应进行病毒查杀，确保电子文件无病毒、无恶意代码，防止病毒感染和文件损坏。5.4.3电子文件的存储应采用加密方式，确保文件信息的保密性，防止未授权访问、篡改和泄露。5.4.4电子文件归档过程中，应做好操作记录，包括归档人、归档时间、文件数量、审核情况等，确保归档过程可追溯。6归档流程6.1收集6.1.1招标采购活动承办部门应在活动开展过程中，及时收集形成的各类电子文件，包括通过电子招标平台生成、计算机编辑、扫描形成的电子文件及相关附件。6.1.2收集的电子文件应核对无误，确保文件内容完整、格式规范、元数据齐全，对缺失、破损、格式不规范的电子文件，应及时补充、修复和转换。6.1.3电子文件收集完成后，承办部门应填写《电力企业招标采购电子文件收集登记表》，详细记录文件名称、形成时间、责任人、文件格式等信息。6.2整理6.2.1承办部门应按照招标采购项目的类别、标段、业务环节等对收集的电子文件进行分类整理，划分归档单元，每个归档单元应包含相关联的电子文件及元数据。6.2.2对整理后的电子文件进行命名规范，按照本文件5.2.3的要求统一命名，确保命名唯一、清晰。6.2.3整理完成后，承办部门应编制电子文件归档目录，目录应包含文件名称、文件编号、形成日期、责任人、文件大小、存储位置、保管期限等信息，便于检索和管理。6.3审核6.3.1承办部门完成电子文件整理后，应向档案管理部门提交归档申请，并附电子文件归档目录、《电子文件收集登记表》及相关电子文件。6.3.2档案管理部门应对提交的电子文件进行审核，重点审核电子文件的真实性、完整性、可用性、格式规范性和元数据完整性，审核合格的，方可接收归档；审核不合格的，退回承办部门补充完善后重新提交。6.4接收与登记6.4.1档案管理部门审核合格后，与承办部门办理电子文件交接手续，签署《电力企业招标采购电子文件归档交接单》，明确交接内容、数量、时间、责任人等信息。6.4.2档案管理部门应将接收的电子文件及相关元数据录入电子档案管理系统，进行统一登记、编号，建立电子档案台账，确保电子文件可追溯。7电子文件整理方法7.1分类方法7.1.1电子文件按照“项目—标段—业务环节”的层级进行分类，先按招标采购项目进行一级分类，每个项目下按标段进行二级分类，每个标段下按招标、投标、开标评标、定标成交等业务环节进行三级分类。7.1.2同一业务环节的电子文件，按照形成时间顺序排列，便于反映业务开展的先后过程。7.2编号方法7.2.1电子文件编号采用“项目编号-标段编号-业务环节代码-文件顺序号”的格式，其中：a)项目编号：由电力企业统一编制，采用“年份+企业缩写+项目类型缩写+序号”组成；b)标段编号：按项目内标段顺序编制，采用阿拉伯数字，如01、02、03……；c)业务环节代码：招标环节为ZB、投标环节为TB、开标评标环节为KP、定标成交环节为DB、异议投诉环节为YT、其他为QT；d)文件顺序号：按同一业务环节内电子文件的形成顺序编制，采用阿拉伯数字，如001、002、003……。7.2.2示例：2024-DLGS-CG-001-01-ZB-001（2024年电力公司采购项目001号，01标段，招标环节，001号文件）。7.3组卷方法7.3.1电子文件组卷应遵循“一事一卷”或“一类一卷”的原则，同一项目、同一标段、同一业务环节的相关电子文件组成一个案卷，案卷名称应明确反映案卷内容，如“2024年XX电力公司变压器采购项目01标段招标文件案卷”。7.3.2每个案卷应包含案卷封面、卷内目录、电子文件、卷内备考表，案卷封面应注明项目名称、标段名称、案卷名称、形成单位、形成日期、保管期限、案卷编号等信息；卷内目录应详细记录卷内电子文件的名称、编号、形成日期、责任人、文件大小等信息；卷内备考表应注明案卷的整理情况、审核情况、备注等信息。8保管与利用8.1保管要求8.1.1归档的电子档案应存储在专用的电子档案服务器或存储设备中，存储设备应符合长期保存要求，具备防磁、防潮、防尘、防高温、防损坏等功能，定期进行维护和检查。8.1.2电子档案应采用“本地存储+异地备份+云端备份”的三重备份方式，本地存储用于日常利用，异地备份和云端备份用于灾难恢复，备份周期不应超过1个月，定期检查备份的有效性，确保备份文件可正常恢复。8.1.3电子档案的保管期限应按照电力企业档案管理相关规定执行，分为永久保管和定期保管，定期保管期限分为30年和10年，明确标注每个电子档案的保管期限，不得随意更改。8.1.4电子档案保管期间，应定期进行格式转换和迁移，适应技术发展和存储设备的更新，防止电子文件因格式过时、设备淘汰而无法读取，格式转换和迁移应做好记录，确保文件信息不丢失、不篡改。8.1.5电子档案管理系统应具备权限管理功能，明确不同岗位人员的访问权限，防止未授权访问、篡改和泄露电子档案信息，定期对权限进行审核和调整。8.2利用要求8.2.1电子档案的利用应遵循“谁利用、谁负责”的原则，利用人应提出利用申请，说明利用目的、利用范围和利用方式，经相关负责人批准后，方可利用。8.2.2电子档案的利用方式包括在线查阅、下载、打印等，利用过程中应做好利用记录，包括利用人、利用时间、利用目的、利用内容、利用方式等信息，确保利用过程可追溯。8.2.3利用电子档案时，不得篡改、复制、传播未授权的电子档案信息，不得用于与招标采购无关的活动，确保电子档案的安全性和保密性。8.2.4电子档案下载、打印后，应按照纸质档案管理要求进行管理，如需对外提供，应经电力企业相关负责人批准，并做好登记记录。9鉴定与销毁9.1鉴定9.1.1电子档案保管期满前1年，档案管理部门应联合招标采购承办部门、法务部门等相关部门，对电子档案进行鉴定，确定电子档案的保存价值和销毁意见。9.1.2鉴定应遵循“客观、公正、准确”的原则，重点鉴定电子档案的真实性、完整性、可用性和保存价值，对具有继续保存价值的电子档案，延长保管期限；对无保存价值的电子档案，提出销毁意见。9.1.3鉴定完成后，应编制《电力企业招标采购电子档案鉴定报告》，详细记录鉴定过程、鉴定结果、销毁意见等信息，经电力企业相关负责人批准后，方可实施后续处理。9.2销毁9.2.1经批准销毁的电子档案，应采用安全可靠的销毁方式，确保电子文件信息彻底删除，无法恢复，销毁方式包括物理销毁（如销毁存储载体）和逻辑销毁（如彻底删除文件、格式化存储设备）。9.2.2电子档案销毁前，应做好备份，确保销毁过程中不丢失有价值的电子文件，备份文件应保存一定期限，确认销毁无误后，方可删除备份。9.2.3电子档案销毁过程中，应做好销毁记录，包括销毁日期、销毁文件名称、文件数量、销毁方式、销毁人、监销人等信息，销毁记录应长期保存，确保销毁过程可追溯。9.2.4严禁擅自销毁电子档案，对未到保管期限、未经批准的电子档案，不得销毁；对涉密电子档案的销毁，应按照国家及行业涉密信息管理相关规定执行。10责任与监督10.1责任分工10.1.1招标采购承办部门负责电子文件的收集、整理、提交归档，对电子文件的真实性、完整性、可用性负责。10.1.2档案管理部门负责电子文件的审核、接收、保管、利用、鉴定、销毁等工作，对电子档案的安全性、规范性负责，指导承办部门做好电子文件的收集和整理工作。10.1.3电子档案管理人员负责电子档案管理系统的操作、维护和管理，做好电子档案的备份、格式转换、迁移等工作，确保电子档案可长期利用。10.1.4电力企业各相关部门应配合档案管理部门做好电子文件归档和电子档案管理工作，提供必要的支持和协助。10.2监督检查10.2.1电力企业应建立电子文件归档和电子档案管理监督检查机制，定期对电子文件归档、电子档案保管、利用、鉴定、销毁等工作进行监督检查，及时发现和解决存在的问题。10.2.2监督检查的内容包括电子文件归档的及时性、完整性、规范性，电子档案保管的安全性、可用性，电子档案利用和销毁的合规性等。10.2.3对监督检查中发现的问题，相关部门应及时整改，对违反本文件规定的行为，按照电力企业相关规章制度进行处理；情节严重的，追究相关人员的责任。11附则11.1本文件由中国电力企业联合会负责解释。11.2本文件实施后，如国家相关法律法规、行业标准发生更新，应按照最新标准执行。11.3本文件自2024年11月01日起实施。附录A（规范性附录）电力企业招标采购电子文件归档相关表格本附录规定了电力企业招标采购电子文件归档过程中使用的相关表格，为电子文件收集、交接、鉴定等工作提供规范支撑，具体如下：A.1电力企业招标采购电子文件收集登记表序号文件名称文件格式文件大小形成日期责任人业务环节备注A.2电力企业招标采购电子文件归档交接单项目名称项目编号标段名称标段编号归