行政许可卷宗装订规范课件

培训课程·公文卷宗系列行政许可卷宗装订规范一案一卷·三孔一线·规范归档汇报时间：2026课程章节课程导览壹立卷总则与归档范围一案一卷原则与时限贰卷内材料排列顺序九环节标准排列叁装订方法与技术要求三孔一线实操与禁用清单肆页码编制与纸张处理逐页编号与A4规格伍卷皮目录与备考表格式与填写规范陆归档移交与质量评查时限与评查整改行政许可卷宗装订规范课件02/30课程章节立卷总则与归档范围一案一卷，一卷一号01课程章节案卷装订的法规根基三部法律定依据壹《中华人民共和国行政许可法》贰《中华人民共和国档案法》叁《中华人民共和国保守国家秘密法》三部法律共同构成案卷立卷归档的根本依据，各地行政审批部门据此制定实施细则。一个定性定要求行政许可案卷，是许可机关在实施许可过程中直接形成的、能反映许可全过程的原始记录材料，经按序整理、装订、保存后形成的卷宗资料。“原始记录”是红线案卷是反映许可全过程的原始凭证，必须做到完整、规范、系统和安全。任何涂改、伪造、损毁均触碰红线。从收件那一刻起，每一份材料都可能进入卷宗、接受评查，甚至成为行政复议、行政诉讼中的证据。行政许可卷宗装订规范课件04/30课程章节先立卷：一案一卷的基本规则一案一卷，一卷一号壹基本规则贰分卷与并卷规则行政许可卷宗装订规范课件05/30每件行政许可对应一份独立案卷，案卷编号与许可决定书编号一致，确保一一对应、可追溯页码超过

200页

可分卷，每分卷单独编卷号涉密分卷：涉国家秘密、商业秘密、个人隐私，分设正卷（对外证据材料）与副卷（内部工作文书）合并组卷：按许可事项分别整理，同一事项内按新申领、变更、延续、补办、不予办理分类，各附顺序号当场决定：按事项分类，再按申请人材料、准予决定书、不予决定书分别归集课程章节归档时限与部门责任办结即归档，不攒件、不跨年。20

个法定工作日行政许可事项办理完毕之日起完成立卷归档（河南省行政执法案卷立卷规范）1

个月内许可事项办结后整理归档，或每年1月集中整理上一年度案卷拖延归档是案卷材料散失的高发原因责任分工，追责到人部门职责审批业务处室收集、整理、转交；对完整性、准确性、系统性负责档案管理部门立卷归档与统一管理政策法规处案卷质量评查窗口人员在材料收集阶段的疏漏，直接构成案卷合格性风险。行政许可卷宗装订规范课件06/30课程章节卷内材料排列顺序决定在前，申请在后02课程章节排列总则：按进程顺序组织卷内材料总原则按办理程序客观进程、材料形成时间自然顺序排列，完整呈现从申请到决定的真实流程。一决定文书在前二申请材料居中三审批流程材料殿后常见误区按日常办件“先收申请、后出决定”的时间顺序排卷正确做法决定在前、申请在后，与办件时间顺序正好相反底层逻辑卷宗首先服务于事后核查——审查人打开卷宗第一眼应看到最终许可结论，再回溯支撑结论的全部过程材料。核心目的保持文件有机联系，让案卷既能说明“批了什么”，也能说明“为什么批”。行政许可卷宗装订规范课件08/30课程章节九环节排列：封面到受理凭证前五环顺序壹案卷封面贰卷内文件目录叁行政许可决定书、审批表和许可证（批）件复印件肆行政机关审查形成及收集的书面材料伍受理或不予受理凭证、一次性告知材料两个易错点许可证（批）件进卷用复印件，原件交申请人留存，复印件须清晰并加盖确认章第四环与第五环不可颠倒：审查材料排在受理凭证之前，一次性告知材料归入第五环排列线索结论在前

·

程序材料居中

·

受理凭证随后顺序错了，评查时直接判定为卷内材料排列不规范。行政许可卷宗装订规范课件09/30课程章节九环节排列：听证材料到申请材料听证材料延期办理和批复文书送达回证申请材料倒序逻辑许可结论最前，申请材料收尾，审查与送达材料按程序节点居中听证、延期批复属特殊程序材料，排在受理凭证之后、送达回证之前送达回证紧排申请材料前——送达是许可程序的收尾动作申请材料作为证据底座收在卷尾，供追溯核对常见错误把申请材料提到卷首“按收件顺序放”正确做法决定在前、申请在后，审查与送达材料夹在两者之间行政许可卷宗装订规范课件10/30课程章节申请人材料内部的固定顺序申请人材料整体置于卷尾，内部按先主体、再场所、后制度的规律归集。八项固定顺序1行政许可申请表、申请报告5场所地理位置图、平面图、施工图2申请人及委托代理人身份证明、委托书6从业人员一览表及资质证明3营业执照或企业名称自主申报材料7管理组织机构及制度4经营场所或住所使用证明8其他材料（检测报告等）同内容多份文件，四组先后批复

·

请示批复在前，请示在后正件

·

附件正件在前，附件在后复文

·

来文复文在前，来文在后转发文

·

被转发文转发文在前，被转发文在后收件时按此顺序逐份核对，可显著减少装订前返工。行政许可卷宗装订规范课件11/30课程章节装订方法与技术要求三孔一线，牢固平整03课程章节装订方式总览：七种方法分五类需求七种方式·四个类型线装法直角装订、缝纫机轧边装订、三孔一线装订变形材料装订法不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订粘接法浆糊装订封套法无酸纸封套装订五类需求·按保管期限划分类型保管期限适用装订A永久线装法B定期30年（移交档案馆）线装法C定期30年（不移交）变形材料/粘接/封套D定期10年变形材料/粘接/封套E待整理、待数字化临时固定行政许可案卷的适用行政许可案卷中，固定资产投资、不动产确权等事项多属永久保管，必须采用最牢固的线装法，其中三孔一线装订是标准做法。四条总原则稳定性最小影响一致性安全简便方案一旦确定保持稳定，尽量减少对文件本体的影响，相同期限的卷宗装订方式尽量统一。行政许可卷宗装订规范课件13/30课程章节三孔一线：位置与间距标准定位参数≥1.5

cm孔位距左边缘8–10

cm

／

6–8

cm竖版孔距

／

横版孔距约8

mm孔径操作要点挤压式打孔，避免冲压损伤文件打孔前先固定右侧，核对订口空白，三孔统一落在装订线一侧两个高频错误孔距随意，孔打在文字上→压字孔位离左边缘太近→翻阅撕裂行政许可卷宗装订规范课件14/30课程章节装订材料与打结要求壹线材硬指标棉纱线须符合GB/T398，粗细相当于

R72texf4，断裂强度不低于15N。线太细、强度不足，长期保存易磨损断裂，直接导致卷宗散页。贰打结四步一从背面孔起穿，依次过三孔，线须平整、紧密、均匀二禁线头线尾外露、线缝交叉或断裂三末孔处打死结，用力压实四保留约

1.5厘米

绳头，修剪整齐叁验收标准合格判定装订后提卷抖动，文件不松动、不脱落；翻阅时平整、不压字。常见返工点打死结不压实、不预留绳头，结头松动或缩进孔内。行政许可卷宗装订规范课件15/30课程章节禁用金属物与破损处理壹禁用清单回形针大头针燕尾夹热熔胶办公胶水装订夹条塑料封金属物残留：铁质生锈后污染纸张与字迹，是长期保存的最大隐患装订前必做：订书钉、曲别针、大头针等全部剔除干净贰三项预处理一破损文书修补或复制；字迹模糊、易褪色者复制，复制件与原稿一同归档二不耐久字迹铅笔、圆珠笔书写材料，立卷前必须先复印三热敏纸传真件复印后归档收件阶段提前识别热敏纸与铅笔字迹，可显著减少归档返工与原始凭证风险。行政许可卷宗装订规范课件16/30课程章节页码编制与纸张处理逐页编号，不重不漏04课程章节逐页编号：位置与起号规则壹起号规则001阿拉伯数字逐页编写，从

001

起连续编排不得重复、不得漏编贰位置统一正面·右上角反面·左上角地方口径可统一为右下/左下，一卷之内必须一致叁三类高频错误跳号漏号

装订前未逐页清点位置不一

正页右上、右下混用，或背面漏编铅笔编号

字迹易褪模糊肆正确做法装订前完成页码编制，逐页核对总数与卷内目录登记页数一致图纸可编右下角；照片、标签以粘贴后的A4纸为一页统一编号页码一旦错漏，查找、借阅、评查都会失去坐标，必须从源头做对。行政许可卷宗装订规范课件18/30课程章节A4规格：大折小贴的处理规则标准纸型统一为

A4，不符合尺寸的材料分大小两路处理。小于A4粘贴照片、标签等粘贴在A4纸右上方。大于A4折叠图纸、营业执照复印件等折成

A4

大小，三条要求：一尽量减少折叠次数，避免折痕损伤二折叠处避开字迹、图表，不折坏内容三材料较多时宜单张折叠，便于查阅大张图纸折叠后须能完整还原图形信息，不得遮挡图例、标注。忽略特殊规格处理，是评查「纸张无破损、大小一致」的直接扣分点图纸未规范折叠、照片未统一粘贴，案卷高低不平，影响翻阅与长期保存行政许可卷宗装订规范课件19/30课程章节书写规范：墨水、涂改与签印壹禁用工具铅笔、纯蓝墨水、圆珠笔等易褪色工具一律不得用于卷内文书书写。贰可用工具蓝黑、黑色墨水的钢笔、签字笔或毛笔；签字与手写部分须字迹工整、清楚。叁修改规则内容如有修改，必须由修改者按捺手印并签名、标注修改日期，或签印确认，不得擅自涂改。立卷前补救外文与标注行政许可卷宗装订规范课件20/30铅笔或圆珠笔书写材料：先复印再立卷热敏纸传真件：复印后上报同一项目前后填写：保持一致，不得自相矛盾外文文件译为规范中文，译文附于外文之后申请材料正文上方加注标题，内容较多时另加封皮说明平面布局图右上方标明方向坐标课程章节卷皮目录与备考表要素齐全，填写规范05课程章节卷皮格式：硬卷皮与软卷皮的国标规定卷皮分硬卷皮与软卷皮两类，规格执行

GB/T9705—2008。壹硬卷皮直接装订成卷封面封底310mm×220mm；封底三边另留70mm折叠纸舌卷脊厚度三档：10mm/15mm/20mm用纸装订推荐250g无酸牛皮纸；上、下侧装订处各留20mm装订纸舌贰软卷皮须配合卷盒使用封皮封底297mm×210mm；装订后必须装入卷盒保存卷盒规格310mm×220mm；厚度三档：30mm/40mm/50mm盒盖封口盒盖翻口中部设绳带紧扣统一卷皮同一单位行政许可案卷须用统一印制的规范卷皮，不得擅自更换规格或用白纸自制；本地有细化样式时，以本地统一印制卷皮为准。行政许可卷宗装订规范课件22/30课程章节卷皮封面与卷脊的填写项目封面·九要素案卷封面逐项填写要求全宗名称类目名称案卷题名时间保管期限件、页数归档号档号全宗名称：立档单位全称或通用简称，禁写"本部""本委"。案卷题名：主要制发机关＋卷内文件主题＋文种，三部分缺一不可。时间：卷内文件起止年月。保管期限：按立卷时划定填写。件、页数：装订案卷填总页数，不装订填总件数。归档号：填文书处理号。档号：全宗号、目录号、案卷号三项组成，同一目录内案卷号不得重复。卷脊·五要素全宗号目录号年度案卷号归档号高频错误题名只写事项，不写文种保管期限漏填档号三项不齐——评查中均属卷皮填写不规范，请对照自查行政许可卷宗装订规范课件23/30课程章节卷内文件目录：七要素与填写规则七要素，一项不能少1顺序号2文号3责任者4题名5日期6页号7备注顺序号按排列顺序编件号文号制发机关发文字号，合同填合同号责任者文件制发机关日期文件形成时间，用“.”分隔，可省略“年、月、日”字样题名照实抄录标题，不简化；无标题或标题不明时自拟并外加〔〕；会议记录在题名下写明主要内容页号每份文件起止页号备注需要说明的事项评查必核三处题名随意简化漏记起止页号日期格式不统一目录登记的页数必须与卷内实际编号一致，目录造假或漏登直接构成缺项。行政许可卷宗装订规范课件24/30课程章节备考表与证物袋：卷尾的说明与附件壹备考表四要素本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间有缺损、补充、销毁必须填写；无特殊情况也须填立卷人姓名检查人由单位领导或案卷质量审核者签名，不得留空贰证物袋处理规则能装订的物证随卷装订；不能装订的装入证物袋随卷归档证物袋上注明证据名称、数量、提取时间、地点音像、电子数据须在备考表登记录制内容、数量、时长、形成时间、存放地点及责任人装订前检查：证物袋是否遗漏、音像证据是否登记——附件同样影响案卷完整性行政许可卷宗装订规范课件25/30课程章节归档移交与质量评查按时归档，评查达标06课程章节归档移交：谁交、何时交、怎么交壹分工与时限审批业务处室收集整理、转交档案管理部门立卷归档与管理移交时限办结后

20个法定工作日内或1个月内，或次年1月集中归档贰移交前自查清单案卷编号与许可决定书编号一致决定书在卷首，材料按实施过程顺序排列页码从

001

起连续无跳号金属物全部剔除纸张A4规格、无破损、大小一致卷皮封面、卷内目录、备考表填写齐全铅笔、圆珠笔字迹已复印一项不过，不急于移