交接与台账登记标准作业卡-112419

交接与台账登记标准作业卡摘要本文对交接与台账登记标准作业卡涉及的多岗共写记录时栏位归属的目的、事项受理与转办的时限要求、归档管理员岗的职责、通知与受理的时效汇算、精简文本与专项细则的关系等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：台账；归口部门；转办；值守岗；班次；清点目次一、目的二、术语定义三、流程步骤四、管理要求五、检查与考核六、记录与表单一、目的（一）多岗共写记录时栏位归属的目的一、本节界定多岗位共写同一份记录时栏位归属的目的。一份交接记录常被值守、物资、引导等不同岗位同时填写，若不事先划清谁写哪一栏、谁在哪一栏签认，记录会出现两处重复填写而某一处无人负责的情况。二、本作业卡以栏位归属换取责任归属：每一栏有固定填写岗位与签认岗位，跨栏事项由相邻岗位在签认时当面澄清并留注，不在他人栏内代写；本作业卡不规定栏内所涉内容的专业判断，相关内容按本机构已有口径执行。三、栏位划分随岗位结构确定，岗位合并或拆分时同步调整表式并保留历史条目的原归属，调整动线按记录与表单部分办理。（二）卷宗与资料条目的适用边界一、本部分界定卷宗与资料条目的适用边界。适用于已完成归档手续的病历相关卷册、资料汇编与登记表格，管理要素为完整性检查结果、借阅审批层级、归还情况与保存年限档。二、本制度只规定归档手续、检查与借阅流程，不审查卷宗内专业内容，不对其中任何专业记载作出评价，也不规定专业记录方式。三、尚在流转中未归档的临时资料按记录与表单部分的过渡规定处理，与已归档卷宗分册登记，不得混记。（三）台账条目作为交接完备性凭据的目的一、为加强班次交替时台账条目的不遗漏管控，本节以交接完备性核验为直接目标。交出方在离岗前须将在册未关闭条目与交接清单逐项比对，接入方按台账编号逐条确认承接，两处数目不一致时当场回溯差异所在，以台账为索引而非凭个人记忆判定已转与未转的边界。二、本作业卡只管条目数量与编号的可追溯关系，不涉及条目内容的合规评定与专业处置判断，涉及器械实物状态、物资效期等事项由对应条线按其口径另行核验，本作业卡不作背书。三、比对频次与差异处理的时限由本机构按班次结构自设，核验结果随双方签认一并记入台账，差异回溯未关闭的条目不得在下一班次交接前强行关闭。二、术语定义（一）受理与转办岗的职责一、受理岗负责来访与来电事项的接待、逐条登记与编号，负责按职责归属判定承接部门并办理转办，负责在规定时限内向受理人反馈办理进度。二、本岗位对事项本身不作定性结论，不判定责任归属，不提出处理方案，仅登记诉求内容、接待时间与承接人，相关内容由承接条线按既有口径办理并另行记录。三、同一事项重复来访时以原编号续登，不另立编号，续登条目与原始条目一并供周期汇总使用，避免出现同一事项两条并行记录。（二）值守岗负责人的职责一、值守岗负责人负责本单元排班表的编制与公示，负责班次调整与顶替的审定，负责按频次核对交接记录的填写与签认情况，负责在台账缺项时确定补登责任岗位。二、班次临时调整按值守岗负责人一级审定后生效，未走完审定流程的调整不得进入排班表，也不得作为交接核对的依据。三、值守岗负责人对本单元台账的及时性负责，对专业事项的判断不承担责任，专业事项由对应岗位按其既有口径执行并另行记录。（三）物资与器械登记常见问答一、问：数量与台账不符但当天已找回，还要上报吗。答：要。差异按上报时限报告并回溯记录，结果消除不免除过程登记，免除须归口部门书面确认并在台账续登依据。二、问：封存的件要不要参加日常发放交接。答：不参加。封存期只核对状态标识是否在位，标识缺失按异常上报处理，不得自行补贴标识，启封须审批并在原记录续登。三、问：送检回执迟迟不回怎么处理。答：由登记岗逐次催办并续写时间，两次未回上报归口部门协调，协调结论记入台账，不得以口头催办结束该条记录，回执到位后才登记为已回收。三、流程步骤事项受理与转办的时限要求一、来访与来电事项在受理窗口逐条登记并编号，受理登记后应在一个工作日内给出首次答复，答复内容为已受理、承接部门与后续答复方式三项，不含对事项本身的定性。二、不属本部门职责的事项应在当日转办至承接部门，转办须写明编号、承接人接洽时间与台账页码，接收方在台账签认后方视为转办成立。三、本制度不判定责任归属、不提出处理方案与任何补偿口径，相关内容由承接条线按其既有口径办理并另行记录，本文件只登记受理、转办与答复动作及其时间。↓随访的组织与登记要求一、随访通知由归口部门按名单组织，登记岗位按周期记录通知发出、对方回应与未能联系上的次数，月度随访登记完成率目标不低于八成五，完成率按已登记条目与应随访名单之比汇算。二、连续三次未能联系上的条目转入待观察清册，由值守岗负责人确认是否继续安排，确认结论与时间在清册续登，不得由登记岗位自行停止登记。三、本制度只管通知、登记与清册流转，不涉及随访的专业内容与判断标准，专业内容由对应条线按其既有口径安排，本文件不重复也不引用其结论。↓库存台账与实物核对周期一、台账与实物的核对按每周一次执行，核对范围为全部在账条目，核对结果分为相符、数量不符与状态标识不符三类，逐类统计并记入核对台账，不在账面直接改数。二、数量不符时先冻结该条目的出库，按差异口径上报并查找原因，原因确认前不得以调整记录抹平差额，调整须在原因确认后由值守岗负责人签批。三、核对时发现效期信息与临期清单不一致，一并列入异常处理，不分别按两套口径走两套流程，以保证同一条目在一次核对内处理完毕。↓受理登记与转办的办理步骤一、受理岗接待来访或来电，逐条登记诉求内容、接待时间与联系方式并赋编号，编号当场告知来访人，同一事项重复来访以原编号续登不另立号。二、受理岗按职责归属判定承接部门，不属本部门职责的按规定时限转办，转办记录写明编号、承接人与接洽时间，接收方签认后方视为转办成立。三、在规定时限内向受理人给出首次答复，答复内容为已受理、承接部门与后续答复方式三项，不含定性结论。四、本流程不判定责任归属、不提出处理方案与补偿口径，相关内容由承接条线按其既有口径办理并另行记录，台账只登记动作与时间，周期汇总时以编号为统计单位。↓归档与借阅常见问答一、问：完整性检查未通过的卷宗能否先借出。答：不能。检查结论为需补正的卷宗待复验通过后方可开借，急用时由归口部门确认是否以复印件替代，原件不外借，确认结论记入借阅台账。二、问：借阅超期未还能否先注销再借。答：不能。先催还并逐次记载时间，两次未还报归口部门，注销须在归还核对后由归档管理员执行。三、问：保存年限到期的卷宗可以直接处置吗。答：不可以。由归档管理员列清册报归口部门，处置方式与经办签署在清册后续登，任何岗位不得自行处置，处置清册本身一并留存。四、管理要求（一）入区登记与出入凭证管理要求一、住院区与受控区域按登记加凭证方式管理进出，出入凭证按每日一次核对登记信息，核对内容包括登记项是否齐全、凭证是否在限定时段内、区域标注与实际情况是否一致。二、凭证遗失或过期由本人申请补发或更换，补发记录须与原登记条目挂接，挂接方式在台账表式中固化，不得另立新号造成同人多条并行记录。三、对未登记进入的情形，巡查或值守岗发现后当次登记并通知归口部门，登记内容包括发现时间、部位与处理方式，处理方式的口径由归口部门统一规定，本文件不逐条列举。（二）归档管理员岗的职责一、归档管理员负责卷宗归档手续的完整性检查与登记，负责借阅审批的逐级签批与归还注销，负责按保存年限档标注卷宗并维护分档清册，负责在补正卷宗复验通过后更新归档状态。二、卷宗借阅按归档管理员一级逐级签批，签批记录与借阅台账同条挂接，未按层级签齐的不得开出卷宗，外借卷宗的归还情况由本岗位逐条注销。三、本岗位不对卷宗内的专业记载作任何评价，检查限于手续与形式要素，涉及内容问题一律转交对应条线并登记转交时间。（三）就诊引导岗的职责一、就诊引导岗负责在候诊区与通行部位维持秩序、指引流向、答复流程性问题，负责把现场无法答复的事项登记后转交对应岗位，负责在人流集中时提出增援请求并在增援到位后继续维持秩序。二、本岗位不对事项本身作专业判断，接到此类询问时一律按登记加转交处理，答复口径由对应条线给出，本岗位只负责传递并记录时间与承接人。三、岗位交接时须把未答复事项逐条列入交接记录，不得以口头说明代替登记，交接双方签认后方视为移交成立。（四）高值耗材按件登记的清点方式一、高值耗材按每班一次逐件清点，每件赋一个登记号，登记号与批次、存放位置、交接责任岗位一并记入台账，交接时按件核对而非按总额核对。二、清点出现账件不符时当日冻结该件的领用，按差异口径上报并逐件追溯交接链条，追溯到哪一班次未完成签认，责任即落在该班次的交接记录上。三、本制度只登记件数与交接状态，不登记用途与使用条件，相关内容转交对应条线按其既有口径记录，转交时间在台账续写并与原条目挂接。（五）防控管理检查的组织方式一、防控管理检查按每周一次组织，检查对象为管理动作与登记本身，包括检查是否按计划实施、台账是否逐笔登记、异常是否按口径上报、整改是否有复验记录四项，不对技术细节作评价。二、检查由归口部门派专人实施，实施人不得检查本人填写的台账，检查记录须由被检查岗位签注知悉，拒签时由实施人记明情况并附现场记载。三、检查结果按周期汇算，连续两轮出现同一未整改项时升级列入考核通报，升级口径由归口部门统一掌握，不由被检查单元自行认定。五、检查与考核检查项检查与考核要求账实核对与流转登记的考核一、物资与器械条目的账实核对结果按每月一次汇算，统计差额条数、发生差额的位置与处理完结时间三类数据，数据来源于核对台账，不从账面另行推算。二、封存与送检流转的登记考核只看时限达成与回执齐备，件数与标识在位情况由清点记录引用，引用时标注记录编号，避免出现两套数量。三、差异已最终消除但登记缺失的，仍按缺项计入考核，不以结果正确免除过程责任，免除须由归口部门书面确认并在台账续登确认依据。通知与受理的时效汇算一、通知回读确认与事项受理的时效按每月一次汇算，通知类统计未确认条目数与代确条目数，受理类统计首次答复是否按时与转办是否签认。二、时效判定的依据是台账中的登记时间，登记时间与实际情况不符的以较早一次登记为准，事后修改登记须在台账保留修改痕迹并由值守岗负责人签注。三、汇算出的高缺项岗位由归口部门安排专项核对，核对结论用于改进表式与排班，不用于对具体个人作结论，本制度不设置对人的定性表述。（一）交接缺签带来的责任不清一、交接最常见的管理风险是记录已写而签认缺失，一旦后续发现台账缺项，无法判定责任落在哪一班，只能整段回溯，回溯成本按班次数量放大。二、防范方式是把签认当作交接成立的时点对待，未签认不开始新的登记，接班人以不签认作为核对未完成的手段，而不是先签后补。三、周期核对时把缺签条目单列统计，缺签不事后补签消除，补签一律标注补签时间，连续两轮出现同类缺签的岗位列入考核通报，通报口径由归口部门统一，不由单元自行掌握。（二）交接记录的栏目与填写要求一、交接记录按班填写，一栏一条事项，栏目为事项名称、发现时间、当前状态、接班处置与双方签注五项，一行只写一项，不得把多项合并写在同一行。二、状态栏的取值限于未启动、办理中、待复核与已办结四类，四类之外的表述不得使用，遇到无法归类的事项在备注栏说明并列入待办，由值守岗负责人确定归类。三、记录不得留空行，未发生事项的栏位写无，签注须本人姓名与时间，他人代签无效，代签条目在周期核对中按未完成处理并追溯代签情况。（三）现场引导台账的栏目与填写岗位一、现场引导台账按班次成册，栏目定为时段、部位、巡查轮次、发现问题、现场处置与是否上报六栏，由巡查岗当班填写，一轮占一行，不得把三轮情况并写为一行。二、错填时在原字处划线保留可辨字迹，由更正人在栏末签注更正时间与理由，禁止涂黑覆盖，涉及上报情况的更正须先告知归口部门再改，改后附告知时间。三、本台账以纸质件作为核对基准，电子录入次日补登只作检索副本，两套留存期限取同一档，届满处置由归口部门统一组织，各点位不得自行销毁其中任一份。六、记录与表单（一）口径解释与越界事项的处理一、本制度各条的口径解释归口于归口部门，执行中的疑问先由值守岗负责人答复，答复不了的登记后报归口部门，答复与上报过程均留台账记载。二、凡本制度未规定而现场需要处理的管理事项，按已有的台账登记与交接签认原则执行，并在下一轮评估中提出补充建议，建议内容单独成条不与既有正文合并。三、涉及专业内容的事项一律不在本制度内解释，接到此类请求时登记转交对应条线，本制度不代为规定专业做法，也不引用专业结论作为管理依据。（二）制度的评估与修订安排一、本制度按每年一次评估修订，评估由归口部门组织，评估依据为周期汇算结果、异常上报的集中类型与岗位设置变动情况，三类依据的结论分别记录。二、评估发现的口径冲突由归口部门统一裁定并留书面记载，裁定不得由各单元自行掌握，涉及表式变更的须同步发布新版表式与启用日期，旧版用完整册归档。三、修订后的内容在生效前完成公示与告知，公示方式与排班表公示口径一致，两套公示时间分别登记；未走完评估程序前，本制度各条继续按原口径执行，不因个别岗位意见