企业标准制修订流程V1.6-001509

企业标准制修订流程摘要本文对企业标准制修订流程涉及的草案版本管理与草稿标识目的、审查至发布流程步骤、宣贯落实检查口径、需求提出与立项建议、找不到现行有效版本怎么办等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：归口管理部门；起草组；征求意见；宣贯；标准体系表；复审目次一、目的二、制修订归口管理职责安排三、流程步骤四、检查与考核五、记录与表单六、附则一、目的（一）草案版本管理与草稿标识目的一、本节用以管住制修订期间稿件乱飞的局面，明确草稿处在什么阶段、能到达谁手里、该怎样标注。二、各阶段草稿一律带草稿标识，与受控文本在外观上区分，只在起草组与征求意见范围内传递，严禁把草稿当作依据下发岗位。三、轮次之间的稿件修改以版本注记留痕，使归口管理部门受理时看得出每处修改因何意见而来，避免同一稿未经改动就重复送征；版本注记随稿件归档，成为过程追溯的凭据。四、本节不判断稿件内容的优劣，草稿经审查批准即摘除标识转入受控发布程序，此前各稿按归档要求处理，不在岗位留存。（二）制修订流程适用文件范围一、本流程适用于企业标准体系内全部管理类、技术类与工作标准类文件的新订、修订与废止，不含临时技术规定。二、外部标准的内部转化适用本流程，但征求意见范围须包含外部标准归口管理部门，转化后的标准编号按内部规则编排。三、紧急修订情形下，归口管理部门可简化征求意见环节，但审查与发布节点不得省略，简化情况须在项目档案中注明。（三）制修订流程不适用事项一、标准文本的个别措辞勘差不适用本流程，由归口管理部门直接发布勘误通知，勘误通知与原标准一并归档。二、标准体系表的结构调整不适用本流程，按体系表维护专项安排执行，调整结果须在下一轮体系表更新中体现。三、引用文件的更新跟踪不适用本流程，由归口管理部门按每半年统一核查，核查结果记入引用文件清单。（四）程序撤回与终止办理目的一、本节用以安排制修订任务进行到一半无法办下去时的退出口子，明确撤回与终止各有程序、后果有人收拾。二、撤回由起草部门或需求提出部门书面申请，写明事由；归口管理部门核对事项是否另有文件覆盖、相关流程是否受影响，报分管负责人决定，决定情况通知各方。三、终止办理的任务，其稿件与意见材料一并归档，未赋予的编号留作备用，不得转用于其他事项；终止后同类需求再次出现时，仍从立项环节重新走程序，不得凭旧稿直接转起草。四、本节不允许以撤回代替对反馈所指问题的处理，确有缺陷的事项照常转入修订渠道，防止借终止绕开该改的条款。（五）修订触发条件与流程边界目的一、本流程用于回答企业标准在什么情况下应当启动制修订程序，以及一轮制修订从提出到收口由谁推动、在哪些环节上收敛。二、触发情形包括复审结论判定需要修改、实施信息反馈反映条款在现场无法执行、作业条件与产品要求发生变化、拟引入的外部标准与现行条款口径不一致，以及因文件编号与版本安排需要重新调整而提出的要求。三、每一轮制修订都应在末端形成明确结论，说明是维持现行版本、局部修改后换版还是整体重新起草，并同步办理编号占用与旧版本退出使用的手续，使流程走完以后体系表上的登记状态与现场状态保持一致。四、本流程不代替技术判断，不对具体技术指标的取值作出决定，也不受理尚未发布的稿件在征求意见阶段的意见处理。五、流程末端与宣贯和有效性核查环节衔接，文件发布后的落实情况由相应作业安排承担，本流程不再重复安排。（六）审查批准发布衔接目的一、本流程用以衔接稿件生效前必须经过的审查、批准与发布三个节点，讲清每个节点接收什么材料、由谁形成结论、结论之后怎样移交下一节点。二、审查关注文件之间的重复覆盖、条款同岗位权限的匹配以及要求是否有对应记录可以证明被执行；批准按既定权限办理；发布环节完成编号、登记与生效日期确定。三、本流程把登记作为发布的前置条件，未进入体系表的文件不受控、不得下发岗位，发放时同步记载新旧衔接关系。四、本流程在这三个节点上的安排止于文件生效，其后的落实交给相应作业规程，不在此重复。二、制修订归口管理职责安排岗位或事项职责与要求制修订归口管理职责安排一、标准制修订工作由归口管理部门统一牵头，负责年度计划汇总、立项受理、进度跟踪与发布登记。二、起草部门负责正文编写、征求意见汇总与修改说明整理，须指定专人担任起草负责人。三、评审人员由归口管理部门从技术专家与使用部门代表中抽取，人数不少于三轮轮。四、宣贯培训由归口管理部门在发布后十个工作日内组织，起草部门配合编制培训材料。三、流程步骤复审与作废处置流程步骤一、归口管理部门按不超过三年组织定期复审，复审范围覆盖全部现行有效标准，复审计划提前通知各使用部门。二、复审结论分为继续有效、修订后重新发布或废止三类，结论须书面记录并由复审负责人签字。三、废止标准由归口管理部门发布废止通知，各使用部门在五个工作日内交回全部纸质与电子文本，回收清单随通知存档。四、新版标准发布后，旧版自动作废，归口管理部门须在五年内保留作废记录备查，记录包含替代关系说明。↓审查至发布流程步骤一、起草组将送审稿连同意见处理表提交归口管理部门，申请技术审查，提交时须确认意见处理表已逐条回应。二、归口管理部门在每三年内组织审查会，审查组出具书面审查结论，结论当场宣读并由全体审查人员签字。三、审查结论为修改后通过的，起草组在一个月内完成修改并报送复核，修改对照表须标注每处改动对应的审查意见编号。四、复核通过后，归口管理部门办理编号登记，在十个工作日内发布并通知各使用部门，发布通知须注明替代关系。↓立项至征求意见流程步骤一、需求部门提交立项建议书，内容包括制定背景、适用范围与主要技术要点，归口管理部门在十个工作日内完成形式审查并答复是否受理。二、受理后组建起草组，起草组开展调研并完成征求意见稿初稿，调研记录随项目档案保存。三、归口管理部门确定征求意见范围，发放征求意见稿，征集周期不少于三轮轮，每轮间隔不少于十个工作日。四、起草组在每半年内汇总意见，逐条形成采纳或不采纳说明，不采纳的须附理由。↓批准发布与编号登记审查通过的文件按权限报批后发布。发布动作包括赋予内部编号、在标准体系表登记名称与层级代号、确定发放范围与生效日期、组织受控印制或电子授权。编号登记完成后文件方为受控状态，未完成登记的发布不视为交付，不得提前下发岗位。发布通知应写明被替换文件的编号与停止使用时间，使岗位人员能够同时获知新旧衔接关系。发布后归口管理部门应在十个工作日内启动宣贯与首次发放，并把发放记录与宣贯记录关联归档。↓技术审查与矛盾消解送审稿由归口管理部门组织技术审查，审查采取集体评议方式，参加人员按相关议题范围确定并执行回避要求。审查关注三件事：本机构文件之间是否重复或矛盾，条款是否与岗位权限相匹配，要求是否有对应的记录可以证明被执行。审查发现的矛盾应现场协调，协调一致的按审查意见修改，协调不成的报分管负责人裁定并把裁定结论写入修改说明。审查结论分为批准、修改后批准、退回重起草三种，结论与理由应形成书面记录并与送审稿一并归档。↓宣贯实施作业步骤宣贯按准备、讲解、确认、归档四个步骤实施。准备阶段由归口管理部门提供文本与讲解要点，明确参加范围与时间安排；讲解阶段按岗位差异突出执行要点与常见偏差，不得以宣读代替讲解；确认阶段由岗位人员复述本岗位应做的动作与应填的记录，确认理解到位；归档阶段形成宣贯记录并纳入体系表相关材料。宣贯应在发布后十个工作日内完成，未参加人员由部门安排补讲。确认不合格的应当次重新讲解，不得仅记录结果而不重讲。四、检查与考核检查项检查与考核要求制修订进度考核口径一、归口管理部门按每月统计各起草项目的计划完成率与阶段时限达标率，统计结果在部门例会上通报。二、立项至征求意见阶段超期的，由归口管理部门发出书面催办通知，催办通知抄送分管负责人。三、审查至发布阶段超期的，纳入起草部门季度考核指标，超期原因由起草部门负责人书面说明。四、年度考核将标准制修订按时完成率作为部门绩效参考项，结果向分管负责人报告并作为下一年度立项优先级参考。制修订质量核查办法一、审查会结束后，归口管理部门在每三年内对审查结论的执行情况进行核查，核查人员不得为起草组成员。二、核查内容包括修改项是否全部落实、意见处理表是否逐条回应、格式是否符合编写规范，核查结果填写核查记录表。三、核查发现偏差的，起草组须在一个月内完成补充修改并重新报送，重新报送须经起草负责人复核签字。四、年度有效性核查中，制修订质量作为单独维度纳入标准体系整体评估，评估结果在年度评审活动上报告。宣贯落实检查口径一、标准发布后，归口管理部门在十个工作日内检查各使用部门的宣贯落实情况，检查方式包括现场抽查与记录核查。二、检查内容包括培训签到记录、岗位人员知晓率抽测结果与现场执行对照表，抽测比例不低于在岗人员的三成。三、宣贯落实不到位的部门，由归口管理部门发出整改通知，整改期限为每半年，整改期间相关岗位加强现场巡查。四、整改结果纳入当期每月考核，连续两次不达标的部门由分管负责人约谈部门负责人。（一）标准体系表维护更新要求标准体系表是维护性文件，不是一次性成果。维护工作包括新增文件的登记入册、换版文件的版本更新、作废文件的状态调整与替换关系标注、层级代号号段的占用记录。维护按每半年集中刷新一次，刷新时应核对清单与在用文件是否一致、发放范围是否有失效岗位。任何文件的发布、修订与作废，均应在体系表完成登记后方视为生效，登记滞后视为该次发布未完成。刷新后的体系表按受控文件管理，旧版按作废替换条款处理。（二）层级代号与内部编号规则各层级文件以层级代号区分，层级代号由两位字母加四位顺序号构成，字母取自本机构自定并在体系表中公布的层级字母表，顺序号由归口管理部门按类别分段连续分配，不得跳号、重号，不得因文件作废而释放号段重新使用。编号在文件名称之后另起一行标注，发放、换版与回收均按编号核对。本机构外部文件进入内部使用时另赋内部编号，外部原有称谓只作来源信息登记，不出现在岗位在用文件的页眉位置，避免岗位人员按外部称谓查找而误用非受控版本。（三）标准体系表编制总体要求标准体系表应按层级、类别与相互关系三层排列编制。层级排列从体系表、企业标准与技术文件到作业文件，类别排列按本机构业务活动划分，相互关系排列标明每份文件的上位依据与配套记录表单。体系表应登记内部编号、名称、层级代号、编制部门、发布日期、复审结论与当前状态，状态分为现行有效、在修订、已作废三种，缺一不得视为登记完成。体系表由归口管理部门维护，按每半年集中刷新一次，日常发生发布、修订或作废时随时补录。五、记录与表单（一）正文编写与内部校对正文编写按已确认框架逐条展开，条款表述应可执行、可检查，写明责任岗位与完成要求，避免使用无判定标准的形容词。同一概念在全篇使用同一称谓，术语与标准体系表中的登记名称一致，不得在不同段落使用不同叫法。编写完成后由起草部门内部校对，校对内容包括编号与层级代号是否正确、栏目与表单是否对应、日期与期限表述是否统一。校对意见由起草组逐条处理并形成修改说明，修改说明与草稿一并报送下一环节，未附修改说明的不得报送审查。（二）组建起草组与确定框架立项通过后由起草部门组建起草组，起草组应包括使用部门代表与相关岗位人员，涉及多部门的应吸收受影响部门参加。起草组先行确定文件框架，明确层级归属、适用范围、术语口径、管理要求条目与配套记录表单，形成本机构内部使用的编写大纲，经归口管理部门确认框架后进入正文编写。框架确认的重点是层级代号是否合适、与上位文件是否冲突、栏目能否支撑后续记录填写，框架未确认不得先行编写正文，避免返工造成时限延误。（三）立项审查与计划安排归口管理部门收到立项建议后，应在十个工作日内完成审查并给出受理或不受理的结论。审查内容包括该事项是否属于本机构文件范围、是否与现行文件重复、拟定的层级归属是否正确、起草部门是否具备承担能力以及预期效果是否可验证。审查通过的列入制修订计划，明确起草部门、参加部门与完成时间；不受理的应书面说明理由，理由应针对事项本身而不是笼统以条件不成熟表述。列入计划的事项发生部门调整时，应同步调整完成时间并记录变更原因。（四）需求提出与立项建议标准化管理的起点是需求提出。需求来源包括使用部门在执行中提出的补充要求、实施信息反馈汇总出的条款缺陷、复审结论为需要修订的文件、有效性核查发现的执行偏差以及内部确认工作中识别的衔接缺口。需求由提出部门填写立项建议，写明拟解决事项、适用范围、预期效果与拟配套记录表单，报归口管理部门。归口管理部门应核对标准体系表，确认该事项是否已有文件覆盖，已有覆盖的按反馈处理而不重复立项，避免同一事项出现两份并行文件。（五）征求意见与意见处理草稿完成后进入征求意见环节，发放对象为本部门、使用部门与相关部门，征求意见应完成三轮。每轮意见均以书面形式收集，起草组逐条填写采纳与否及理由，形成意见汇总处理单。两轮意见之间应体现修改内容，不得原样重发同一稿。意见涉及执行成本或岗位调整时，应由提出部门说明具体困难与替代写法，起草组不得简单以不予采纳结束处理。意见处理完成后连同送审稿一并报归口管理部门，未处理完毕的不得提前进入审查环节。（六）与上位标准及外部要求的衔接一、本企业标准制修订流程须符合国家标准化法律法规及外部监管要求，归口管理部门负责跟踪外部法规变化。二、当上位规定发生修订时，归口管理部门须在每半年内完成内部流程的对应修订，修订内容报分管负责人批准。三、外部认证或审核中涉及的制修订程序性要求，由归口管理部门统一对接并转化为内部操作口径。四、衔接差异由每三年内召开的专题会议审议确定，会议纪要归入制修订档案管理。六、附则（一）制修订流程解释与修订归口一、本流程由归口管理部门负责解释，日常咨询与例外申请均向归口管理部门提出，归口管理部门须在五个工作日内答复。二、流程修订由归口管理部门根据每半年一次核查结果与业务变化需要提出修订建议，修订建议须附修订理由与影响分析。三、修订草案须经分管负责人批准后纳入下一轮每半年统一安排，未经批准的修订建议暂缓执行。（二）制修订流程生效与过渡安排一、本流程自发布之日起施行，此前已立项但尚未发布的制修订项目须在十个工作日内按本流程补办手续，逾期未补办的由归口管理部门书面通知。二、过渡期内新旧流程并行，以发布节点为准切换，过渡期间的争议由归口管理部门裁定并记录备案。三、过渡期结束后，未按新流程补办的项目自动终止，由归口管理部门书面通知需求部门并说明终止原因与后续处理建议。（三）两份文件要求不一致怎么办问：岗位上同时拿到一份技术文件和一份作业文件，两处对同一事项写法不同，该按哪一份执行？答：先按层级判断，技术要求以技术文件为准，操作动作以作业文件为准，两者不相互改写对方的内容。岗位人员不应自行选择或者折中执行，应把两份文件的名称、编号与不一致之处书面报本部门兼职管理人员，由归口管理部门协调处理并在三轮内完成统一。协调期间，岗位按较严格的一项执行并把情况记录在当班记录里，待归口管理部门给出书面答复后按答复调整。（四）岗位人员说不清本