ISO文件控制与管理培训XXXX1123.ppt

1、,PreparedBy：袁小記做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目和内容。,二.ISO文件架構說明：,內部文件,三.文件控制與管理運作：,三.文件控制與管理運作：,四.FORCECONISO文件管理：,管制文件：一、二

2、、三階文件外來文件：客戶規範、法律法規、行業標準、產品標準、ISO標準等,一.ISO單位管理的文件包含以下文件：,二.文件放置路徑,server1publicISO程序書聚力程序書,FORCECONISO文件管理負責人：劉玉蓮E-mail：sarah_liu,ISO9001&QC080000；ISO14001&OHSAS18001；ISO14064；SA8000.,三.ISO文件目前按照體系別分類存放：,四.ISO文件存放位置詳細解圖：,1.範圍：各體系二、三階文件；,五.文件撰寫與編碼：,文件制訂/修訂；文件編碼；文件審核/會簽；文件核准；文件發行。,2.文件撰寫主要內容：,1）文件制訂/修

3、訂；,封面(首页)必须依据FQ3-001-01Rev:A0格式制作；续页(内页)，必须套用FQ3-001-02Rev:A0；制訂及修訂文件需使用FQ3-001(文件發行變更申請表）申請之；版次以A0，A1,A2至A9时跳到B0，以此类推。使用八大段架構撰寫文件；使用MicrosoftWord建文件，字体为简体，标楷体，大小为“12”。,2）文件編碼：,3）文件審核/會簽/核準：,文件审核权限表,二阶文件会签相关单位后,呈请管理代表审核；一阶文件,会签相关单位后,呈请总经理审核。,4）文件發行：,文件经核准后发行,发行日期即为该文件之生效日。,六.文件管理：,文件管理主要內容：,文件發行；文件回

4、收；文件廢止；文件保存；文件借閱；外來文件管理。,1.文件發行：,以电子发行之管制文件，ISO资料中心将文件电子文件置于公司网络磁盘，并以E-Mail作相关发行通知；置于公司网络磁盘之管制文件资料，藉由网络授权系统之设定，防止文件电子文件被变更或打印。,2.文件回收：,目前文件發電子檔形式發行，新版文件發行時，將網路上電子檔更新為最新版本，舊版本文件回收處理；,3.文件廢止：,當文件不適用時，由拟案单位提出废止申请，填写“文件发行变更申请表“（FQ3-001-03），并知会相关单位，废止文件会签、核准完成后，ISO资料中心需依通知规则发出”废止通知”原檔文件封面及內頁蓋作廢章，以示區別。,4.

5、文件保存：,失效文件正本一律加盖”文件作废”章后与有效文件分开存放；一般性正本文件至少保存三年。,5.文件借閱：,文件若需携出ISO资料中心查阅，应以借阅之名义，填写“文件申请、借阅单”，经主管签核，至ISO资料中心办理借阅申请(借出以3天内归还为原则)借阅人员应维持文件档案之整洁，不得污损、划记，非经允许不得拆卸、复印，使用完应尽速归还。档案管理人员应仔细检视归还文件的完整性后入档,6.外來文件管理：,若外來文件需要資料中心列管，申請者填寫“文件发行变更申请表(FQ3-001-03)”移交至資料中心；外來文件編號延用原文件編號。外來文件若有版次則使用原版次，若無版次，則按照文件撰寫與編碼管理辦法編訂。,五.文件管理常見問題：,文件未經過會簽就申請發行；文件簽核級別不正確；文件的格式、架構及流程圖不正確。表單的編碼放置位置不正確，通常會放在右上角；使用之表單已更新，但是未經過發行；修訂內容及修訂章節不明確，通常都會寫“第XX葉修訂內容”，不具體。,1.發行前之撰寫及簽核：,2.發行后之管理：,文件已不適用，已制訂新版文件，但是舊版文件未申請作廢