高等学校学生档案管理办法(试行)

1、.高等学校学生档案管理方法(试行)第一章总则第一条学生文件是在学生在校期间形成的，是由反映学生德利、智、体和家庭政治、经济状况的个人单位构成的文件。 学生档案是学校考察、录用、培养、教育过程中形成的第一份资料，是国家和社会录用人才的重要依据，也是干部(工人)档案形成的基础，为了加强学生档案的科学和规范化管理，现在根据学生档案的形成和管理特征，中央组织部和国家档案局在一九九九第二条学生文件管理是学校工作的重要组成部分，也是人事资料工作的组成部分之一，是贯彻党的教育方针，培养、选拔、录用人才服务的日常基础工作。第三条学生文件工作是在学校党政管理部门的宏观管理组织的协调下，由公文馆进行行政指导，在研

2、究生院、学生部、招生部和校团委员会的共同支持下由人事资料室全面负责学生文件管理工作。第四条学生档案管理工作，应当贯彻、严格保管党和国家的有关档案、保密的法规和制度，确保学生档案的连续、完整和安全。第二章管理责任第五条学生文件实施人事资料室的统一窗口指导，由负责人管理，行政和业务工作在接受资料馆的指导的同时，还接受校内有关指导部门的检查和指导。第六条学生文件种类多(本科、硕士、博士、专科、自费、委培)，流动性强，利用率高，工作量大，应当在档案馆配备一两名专职人员负责学生文件的管理。第七条学生档案管理的责任(一)保管学生文件为学校和社会积累个人资料的史料(2)收集、鉴别、整理学生资料(3)阅览、借

3、用学生文件(四)交接学生文件，向有关部门提供学生情况(五)做好学生文件的安全、秘密、保护工作(6)调查研究学生文件的工作情况，完善有关规章制度，做好学生文件的分析统计(七)办理其他有关学生的资料。第三章文件的内容和分类第八条制作学生资料，必须根据各学生的经验和实际情况，真实、历史、全面地反映学生的成长过程及其关系情况。第9条学生文件的内容及其分类第一类毕业生登记表第二类学生个人自传第三类鉴定、审查、考察资料第四类学生成绩卡(表)、学位证明书、论文评论第五类政治历史情况和学生升学政治审查资料加入第六类中国共产党、共产主义青年团的材料第七类奖励资料，包括三好学生、优秀党员、奖学金和优秀学生干部等第

4、八类处分资料，包括个人检查、调查报告、免除学校系处分决定和处分的意见等第九类出国留学资料，已经是国家正式员工的工资和任免资料等第十类其他供学校和社会录用人才时参考的资料。第四章管理范围第十条学生文件的管理与干部文件几乎相同，学校正式录用的书、专业学生、硕士学生、博士课程学生等各种学生文件均由档案馆人事资料室统一管理。第十一条学生毕业后，个人资料应当立即转移到学生岗位。第十二条毕业前夕，必须将学生在校德、智、体的主要表现和学生成绩输入电脑，永久保存在档案馆。第十三条硕士、博士、博士后论文和论文专家的评论也输入计算机永久保存。第十四条退学、死亡的，因病休学的学生文件应当作为学校以外的学生文件妥善保

5、存的休学学生，复学后，应该将该文件按班级归还在校生的文件。第十五条留级的学生档案，每学年接到教务处通知后，将该文件转送到保留班登记在名册上(删除原班的名字来说明原因)。第十六条学生被学校开除的，应当立即将文件转移到在校生以外的班级工作的，按照有关规定把文件交给有关人事部门保管。第十七条学生受到刑事处分和劳动教养期间，其文件保存在学校的人事资料室，刑满释放劳动教育或重新就业的，文件根据有关规定保管在其所属部门或居住地的人事部门。第十八条学生不出境、失踪、逃亡，该文件仍保存在学校公文馆。第五章文件资料的收集、鉴别和归档第十九条为了使学生文件适应社会发展的需要，必须通过学生所、共产主义委员会、研究生

6、院、学部等部门经常收集优秀学生、优秀学生干部、各种奖学金和学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体的资料，充实文件内容。第二十条研究生考试成绩合格、确定合格的，应当在收集考研前的人事资料后，交给人事资料室，资料室应当认真整理并签署研究生送来的所有资料(考研前的人事资料)。第二十一条各学院、各学部、所、教务处、研究生院应当立即向人事资料室提交学生在校期间形成的新资料归档。第二十二条主管人员收集的资料，必须认真鉴定，档案中的资料必须真实、完整、完整、文字清楚。 名字的书写要准确，不能曾经使用名字，也不能写同音字。 文件要注明本科、院、所、级，经过组织审查和盖章可以保存。第二十三条不属于规定文件的文

7、件不得擅自保管文件。 鉴别后，可以按情况处理，以归还不可提交文件的单位处理。第二十四条收集的档案资料，应当整理装订成干部档案工作条例。第二十五条学生文件资料必须统一使用16张规格的办公用纸像奖学金一样的表可以八折对折，不能用圆珠笔、铅笔、红和纯蓝的墨水和复印纸写。第六章文件的保管和保护第二十六条应当根据安全秘密和方便检索的原则，严格科学地保管学生文件。(1)学生文件要建学生文件仓库，仓库坚固安全，需要防火、防潮、防盗、防盗等设施。(二)仓库防火、防潮、防盗、防盗、高温防止等安全设施必须经常检查确保安全，保持仓库的清洁和仓库内适当的温度、湿度(温度为摄氏14度24度，相对湿度45-65% )。(

8、3)保管学生文件，必须建立注册和统计制度，每年检查一次，发现问题后立即解决。(四)要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，实现科学化、标准化和现代化管理。第二十七条将学生文件入库后，必须更换统一和规范的学生资料袋。第二十八条认真管理学生文件，利用学生文件资料作弊的，应当根据情节轻重认真处理，违反学生档案管理要求、中华人民共和国档案法的，应当依法处理。第七章学生档案的利用第二十九条为了工作需要查阅和借用学生文件的，必须遵守下列规定。(1)来教室调查学生资料的，必须拿着各学部和有关部门的介绍信查(二)文件管理机构应当根据规定和需要提供服务利用(3)学生文件一般不借出，需要借出的，可以说明理由

9、，经主管文件馆长签字许可后再出馆(4)学生个人不能查自己的资料(五)查阅学生的资料，必须遵守保密制度和调查规定，严禁篡改、抽取、交换文件资料，发生这种情况时，应当按照学校的有关规定处理。第八章学生档案的传输第三十条学生就业后，应当立即把文件转让给新的主管部门。第三十一条本科毕业生必须考上大学研究生，学生部和各学部应当立即通知档案室把文件转送到录取大学。第三十二条交接学生文件应当遵守下列规定(1)学生文件必须用机器交通或派遣人寄送，不能邮寄，不得带给学生本人(二)转出的文件要完整、完整，按规定整理好装订，不得没收或分批转出资料(3)转出的学生文件必须按照干部文件交付通知书的项目详细填写，并严格封

10、入(4)收到文件的公司，在确认没有错误后，在收据上签字盖章后立即归还，过了期限一个月也没归还的，转出公司必须写信催促不要丢失。第三十三条严格执行转让制度，生成“没有头脑文件”的学生不服从分配，自己找公司没有立即申请文件的，人事资料室应当妥善保管。学生档案归档的注意事项全校学生：学生资料是个人人事资料的重要组成部分，也是国家、社会、组织选拔人才的重要依据之一。 招生工作的各地区由于学生文件管理和邮政不统一，给学生文件管理工作带来了很多困难。 例如，有些地区把学生文件交给学生个人拿到大学去，有些学生在入学报告时不把文件提交给指导员或档案馆而放在宿舍，开放后半年或半年以上的时间，发现毕业时为止没有中

11、学文件。 另外，个别学生文件意识差，擅自分解个人文件，对文件的真实性、正确性产生了严重的影响。为了保证学生文件的完整、准确、安全，并保证学生就业等利益不受影响，特别是学生全员将文件拿到学校时，请立即将文件提交给指导员或档案馆，防止文件丢失或破损。本科生档案管理的注意事项一、学生文件的原始资料必须完善1、高中毕业生登记表2、高校招生志愿表3、保送生登记表4、中学生成绩单5、高中学习成绩6 .政治审查表和入党、团资料七、中学期间奖励、处罚资料8、高中招生体验表。二、学生资料信息的记载必须正确规范1 .反映音像特征的照片、资料2、父母、亲属的政治面貌、工作单位、地址、邮政编码3、曾经必须用名字写，个

12、人不得随意改名。 要求身份证、学籍卡、各种表的姓名、出生年月日一致。三、查询学生文件需要以下三个条件1、学生号码是查询学生档案的唯一正确条件2、名字是查询的重要辅助条件3、专业是名字查询的辅助条件。学生和单位查询文件时，先报告学号，不记得学号的话，先报告名字和专业。 在任何情况下，学号都是唯一不重复的，所以名字和专家有时是同名同姓同名的专家。四、交付学生文件时应当做以下工作1、本科在学生毕业时(每年六月底前)，应把学生的奖励处罚、入党等资料全部放进学生的记录袋，准确、完全地、一次性地交给学生，为学生就业提供最准确的信息2、报考大学研究生的学生接到调职通知时，首先在招生处盖章申报，立即与资料馆联

13、系，资料馆首先发行相关证明书，文件资料齐备后，一次送到合格学校，避免两次送文件带来的各种恶劣结果3、因为没有工作，文件留在学校的学生，需要学校相关的证明资料，档案馆方面应教育部的要求保存个人文件，个人其他原因保管文件的学生，文件保管所和文件保管所签订协议，文件保管所应当按照协议的规定保管个人文件4、学生因休学、延长学年、未完成课程等原因保管文件时，文件暂时保管在文件保管库，学业结束后立即联系文件保管库，人事资料保管室向使用者发送文件学费不足而文件积压的学生，在结算学费后，拿着票据的复印件， 在人事资料室办理交档手续，因支付相应保管费用的个人原因提交文件时，文件应暂时保管在档案室，本人应立即与档

14、案室联系，提出转让和保留的意见，并提交相应的管理费用5、学生退学的文件必须马上发送。 如来年参加大学入学考试的学生可以把文件送到当地市、县教育局，就业的时候，可以把文件送到当地人事局和人才交流中心。毕业生递交文件的须知全校毕业生同学：我校毕业生文件邮寄通过杨凌“机要局”转发。 机密局要求收证处必须是县团级以上的部门。 因此，文件的送达地点必须写明像“四川省成都市铁路第二调查设计院人事所”那样的省、市、公司名称。 另外，国营公司可以接收文件，民营企业、合资企业不能接收文件，只能由当地人才交流中心和人事代理机构接收。 例如，一名学生毕业后，就业单位为“深圳市富士康精密组件有限公司”，这个学生文件只

15、能发给“广东省深圳市宝安区人才交流中心”。 因此，学生在公司签字时，必须向所属公司知道文件发送地址的正确地址，以防止文件无法发送，或者发送地址不明，所以不得退货。具体的事情请和档案室联系。 电话号码：北农林科学技术大学档案馆2008年6月1日学生档案的利用和传输一、为了工作需要查阅和借用学生文件的，必须遵守以下规定。(1)来教室调查学生资料的，必须拿着各学部和有关部门的介绍信查(二)文件管理机构应当根据规定和需要提供服务利用(3)学生文件一般不借出，必须借出的，要说明理由，经负责人事资料的馆长签字批准后再出馆(4)学生个人不能查阅自己的资料(五)查阅学生的资料，必须

16、遵守保密制度和调查规定，严禁篡改、抽取、交换文件资料，发生这种情况时，应当按照学校的有关规定处理。二、学生就业后，必须立即将文件转发给新的主管部门。三、本科毕业生应考大学研究生，学生部和各学部应当立即通知档案室把文件转送给采用大学。四、转送学生文件，必须遵守以下规定(1)学生文件必须用机器交通或派遣负责人寄送，不能邮寄，不得带给学生本人(二)转出的文件完整、完整，要按规定整理好装订，不得扣押或分批转出资料(3)转出的学生文件必须按照干部文件交付通知书的项目详细填写，并严格封入(四)收到文件的公司必须在收据上签字盖章后立即归还，逾期一个月未归还的，转出公司应当写信催促不要丢失。五、严格执行转让制

17、度，不发生“没有头脑的文件”，有学生不服从分配，自己找公司没有立即申请文件的，人事资料室应当妥善保管。第一，说明大学如何加强档案资源建设第一部分高校档案资源建设的现状与发展对策档案资源是档案部门的立足之本，档案资源建设是国家档案事业生存和可持续发展的重要基础，是开发利用档案资源的前提，档案工作也是“对历史负责，为现实服务，为未来考虑”的根本保证。 教育部27号令的公布实施，为我们的文件工作提供了发展的机会和空间。 从这种高度认识，充分认识、着力、牢牢把握和发挥档案资源建设的重要意义，把档案资源建设放在突出位置，加强档案资源建设。 现在，认真分析大学档案工作的现状和问题，共同策划大学档案资源建设大计。一、我国高校档案