ERP期末大作业-ERP项目实施模拟和演练

1、ERP项目实施模拟和演练目 录1. ERP实施四个阶段的主要任务1 1.1. 项目定义1 1.2. 蓝图设计4 1.3. 系统实现5 1.4. 上线支持62. 基础数据和物料编码规则7 2.1. 基础数据的概念7 2.2. 基础数据准备7 2.3. 物料编码的规则以家电为例113. BOM结构图和结构表12 3.1. BOM的定义12 3.2. BOM结构图以家电为例13 3.3. BOM结构表以家电为例144. 采购流程业务流程蓝图15 4.1. 采购价格资料维护流程15 4.2. 采购申请流程16 4.3. 采购订单流程17 4.4. 采购收料流程18 4.5. 采购退料流程19 4.6.

2、 采购结算流程205. 案例植入21 5.1. 项目背景21 5.2. 项目准备阶段21 5.3. 起初数据录入与核对216. 总结体会241. ERP实施四个阶段的主要任务1.1. 项目定义1.1.1. 项目立项 1、交接项目所有相关文档。例如，客户方招标文件、金蝶方投标文件、项目方案建议书、软件使用合同、实施合同、服务合同、来往E-mail等。 2、介绍客户方相关重要人员，并分析他们的特点，了解他们的关注点。例如，项目决策者是谁，决策者较为信任的人是谁，本项目的负责部门和可能的负责人有哪些，有利于推进项目的人有哪些，以及相关的对策。 3、对客户企业自身进行了解。例如，客户所处的行业、客户的

3、主要产品、重要的客户及供应商、客户的重要且特殊的业务流程、客户现在的管理水平如何、信息化的主要目的等。 4、对实施工作进行初步规划，制定实施策略，落实相关资料，初步形成意向性的项目实施小组名单 5、项目经理初步制定项目实施方案书（初稿）、项目实施计划（初稿）。1.1.2. 成立项目组织 1、顾问方的主要工作事项：由项目经理提出实施团队人员建议，并定义各角色的主要职责；由主管领导及相关部门沟通后，确定项目组成员；由公司正式发文形成实施团队任命书，并明确相关人员及主要责任；到客户现场由销售由销售人员负责将实施团队介绍给客户；项目经理向客户方主管领导详细解释项目实施公约的意义和要求，指导客户成立项目

4、实施小组；建议客户确定项目小组成员名单后，签署项目实施公约，让项目组成员满怀荣誉感和责任感；开会宣布项目实施公约，并签署，以项目小组成员联系表的格式记录项目小组成员的联系方式；请客户制定奖惩制度，可提供项目实施管理（奖惩）制度作为参考。 2、客户方的主要工作事项：认真了解项目实施公约的意义，并按照顾问方的建议成立项目实施小组；组织项目组成员开会并签署项目实施公约；制定奖惩制度并报送高层领导签署后作为公司制度发文，人事部门按其制度进行考核。1.1.3. 项目调研 1、对客户做整体上的了解。首先可以对项目经理进行访谈。从整体上了解客户所处的行业、行业的特性及企业在行业中所处的位置，企业自身管理的特

5、点和重点，企业对本次信息化的期望等。 2、拜访客户高层。了解企业战略规划、核心业务、发展目标等决策性信息。了解客户高层对本次信息化的期望、关注重点等。最重要的是取得客户高层的支持，要求每周将项目进度状况报告亲自递送给高层，在此过程中不断强化高层对项目的重视。 3、调研各部门。首先参观部门，介绍并认识各部门人员（最好取相关人员名片，没有的请记住重要人员姓名），尤其要对部门领导进行访谈，并取得他（她）对项目的支持。之后在会议室进行该部门的调研，顾问不仅针对调研报告内容进行了解，同时也要根据参观的状况，灵活地询问关键点。顾问要掌握发问技巧，使现场气氛保持活跃，在不经意间得到需要的信息，并做好笔记。

6、4、提交调研报告。根据调研中了解的情况，编写调研报告，如果当天无法完整地记录下当天所了解的内容，也应列出所了解的内容提纲，以免过后忘记。待调研完成后，编写并提交详细的调研报告。1.1.4. 制定实施方案和实施计划 确立实施范围，主要包括公司组织范围、模块范围和软件应用范围；确定项目实施目标，主要包括整体目标、实施目标；制定实施策略；确定项目组织要求与责任；介绍实施过程中的关键节点和双方任务；制定项目实施验收标准，主要包括验收方式和各模块验收标准；制定项目实施计划；明确项目实施的约束条件；预测项目实施风险，并提出风险规避的解决措施。1.1.5. 项目启动大会与客户方项目经理确定启动大会议程，落实

7、各发言人的时间；按大会议程召开启动大会，项目启动大会PPT中需要接受啊项目实施方案的各项内容，目的是让客户高层了解实施过程、风险、责任、范围等内容；做好会议记录，记录实施方案主要内容。客户方领导讲话及客户方相关人员宣誓等，并公布在客户宣传栏中，让所有客户方员工都了解项目启动大会内容；签订项目实施公约，并交换实施文档。1.1.6. 中高层培训 对客户中高层进行实施方法论培训；参训人员须写出心得体会并相互讨论交流。1.1.7. 软件安装 检查客户软硬件环境是否满足系统正常运行要求，对于不满足或存在的隐患立即提出改善建议，要求在软件安装前完成；安装服务器，记录相关硬件换机的配置信息及系统安装软件的设

8、置信息；对客户一定要强调备份的重要性，协助客户完成每日数据库备份；测试远程控制软件，并培训客户使用各设置；结合ERP系统管理员手册内容，培训客户IT管理员并协助其安装客户端。1.2. 蓝图设计1.2.1. 核心小组成员培训 与客户方项目经理讨论培训计划，并协调讲师资源；应检查事先规划的各部门参训人员是否合适，应该参加的人员是否未列入名单，必要顾问需要到各部门与参训人员一一面谈，面谈时要观察被访人的办公环境、周围的同事与其讲话的口气、其处理实物的风格，并判断此人的能力及态度，协助客户项目经理放确定人员；每一模块可安排一半时间，结合培训PPT和系统以授课形式培训，当场进行考试和统计考试分数并进行公

9、布；每一块模板的另一半时间以日常业务单据为依据实战演练此模块的操作；每一快培训完成后留一天时间给学员做练习，检查方式是顾问第二次上课前检查练习的单据并统计练习成绩以备档；综合培训签到状况、上课表现、考试成绩及课后练习因素，评价培训效果并请客户确认。1.2.2. 制定基础数据管理规范 查看现有编码规范是否符合编码原则；编码原则讲解；BOM分层原则讲解；讨论物料、客户、供应商的编码规范。1.2.3. 准备基础数据指导客户如何进行基础数据的准备；分别以每一类基础数据讲解必须填写的字段，对重要字段要进行详细解释；对客户准备的基础数据进行最终检查。1.2.4. 现有业务流程梳理1、将ERP标准业务流程的

10、纸质文件或电子文件交给客户方项目经理，请其转交相关模块流程讨论人员预先浏览，如存在疑问可在讨论时一并提出。2、客户存在现有流程文档的，先请其讲解流程，在符合ERP流程时适时指出对应的系统作业；对于不符合的流程现场与客户进行沟通。如果能得到客户的同意现场修改流程，在系统模拟时重点关注此修改部分。当场无法沟通一致的，请客户自行商讨并给出结果。客户没有此流程文档，那么就按照标准流程进行讲解，相关部门及角色进行调整并记录客户已同意次流程。3、将所有流程逐一进行讨论，如客户确无此流程可跳过；在讨论时顾问要重点讨论以下几个方面：各角色权限分配、每一业务流程存在的意义、相关报表、输出的单据的联数及各关联的分

11、配、单据类型的确定。1.2.5. 流程优化与流程模拟 按照流程逐个请相关人员利用计算机以现实作业单据为例进行操作，相关系统单据套打出来，与真实上线操作要求完全一致；在模拟过程中顾问须全程指导，及时指出错误或疏漏的地方，并提醒在场所有人员注意；该部门人员流程模拟完成之后，需请该部门经理亲临现场进行验收，让部门经理了解实际状况，预估上线将会遇到的困难；大型企业参加人数较多，顾问可先对业务骨干进行模拟指导和验收，再由业务骨干对其他人员进行指导和验收，顾问可抽查人员状况。1.2.6. 确认新业务蓝图 将优化后需要确认的业务流程整理成册，供双方签字确认。1.3. 系统实现1.3.1. 初始化数据准备 给

12、客户的相关操作人员培训基础资料准备上所需要的工作、注意事项等；各业务环节开始准备初始化动态数据；客户要确认基础资料完成，并保证其正确性、规范性，顾问对其进行最终逻辑性检查。1.3.2. 最终用户培训制定培训计划；准备培训资料；准备培训环境；软件操作培训；培训考核；培训工作小结。1.3.3. 系统初始化培训系统初始化操作流程及注意事项；建立数据中心；录入初始数据；录入基础资料和初始余额；检查初始数据，结束初始化。1.3.4. 上线辅导 1、现场指导、解决操作员操作及流程等方面所遇到的问题（行政组织、业务流程、产品结构权责范围与事先设定的不一致），及时汇总与归类。 2、项目经理（实施方）每天组织日

13、小结会议，会议议程包括：本日各部门发生的问题、问题是否已经解决、解决的措施是什么。未解决的问题，解决方案是什么，预计未来将会发生的问题及对策。上线辅导时间结束后也要请客户方项目经理将本日会议主持续下去。 3、每周金蝶方项目经理与客户方项目经理共同向客户经理报告进度及状况，将本周日会议问题点进行提炼与总结，报告时注意不要停留在细节而需要把握总体，如与计划进度比较如何，部门间无法协调的问题，项目可否控制，人员情绪及不利言论需要总经理激励及要求的。1.4. 上线支持1.4.1. 编写验收报告编写项目总结报告；编写项目验收报告。1.4.2. 召开项目验收报告客户方项目经理汇报项目实施工作成果；客户方领

14、导小组组长对实施工作进行评价，并宣布项目实施成功验收；顾问方领导小组组长对实施工作进行评价，并承诺将一如既往地提供优质服务；双方签署项目验收报告。1.4.3. 项目交接 交接实施资料；交流实施工作过程，重点事项交流；双方在工作交接单上签字。2. 基础数据和物料编码规则2.1. 基础数据的概念ERP基础数据是指企业中物料编码、工艺流程、BOM等数据资源，另外加上工时、定额、员工、部门等数据。包括存货信息、业务信息、财务信息、生产制造参数、物料清单、业务对应会计科目、期初余额录入方面的设置。我们小组在项目模拟演练中，对数据基础设置有了较清楚的了解，从基础数据设置学习中掌握了以下几个知识点：2.2.

15、 基础数据准备2.2.1. 确定工作范围首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备，然后确定参与部门和人员配备，进而确定工作计划，切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做，必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议，以方便工作人员之间沟通。2.2.2. 建立必要的编码原则ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标识，并且贯穿以后的查询和应用，建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法，所谓磨刀不误砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了这些重要的工作。另外，编码原则的制定属于企业级标准的

16、建立，应该按照ISO9000的标准制定和管理，尤其对于量大的基础数据（如物料主文件的编码）必须由多个部门共同确定方案。2.2.3. 建立公用信息建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中被引用，并且数据量不大，可以利用较少的时间和人力完成。如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话，整体效率和进度会大打折扣。2.2.4. BOM结构的确定（根据企业情况可选）如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系，这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层

17、次少或层次不设定，今后的统计分析就不能细化；如果半成品设定多，就会大大增加数据量。如果遇到下列情况，那么半成品要设置编码管理：对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务，除此以外半成品尽量不用编码，也不用录入软件系统，BOM 每多一层，相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量，我个人的观点是尽量少的BOM阶次可以使这项工作处于可控状态。2.2.5. 集第一手资料，将原来的离散数据从不同部门集中在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中，应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各部门将与自己相关的数据填入

18、表格，完成后传递给下个部门，以此类推，直到完成此步工作。在工作中应注意传递的安排，传递路径需提前确定。为了保证工期，可以让不同部门同时开始，然后交叉传递，或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时，将每张发出的表格统一编号（唯一），并在部门间交接时作好记录，这样不仅可以控制进度，还能避免数据丢失。2.2.6. 数据检查完整性检查：完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数，将其和历史数据比较。同时还要检查字段的完整性，所有的ERP软件都有必须输入的字段，如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定，如物料的提前期、默认仓库等。另外还有一些非软件要求的必须输入的字段，对企

19、业今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围，例如客户分类和所属地区等。正确性检查：正确性的范围很广，这里不做一一说明，可以由企业自己根据需要制定检查原则。有些错误如会计科目是资产类型的，但是因为人为错误输入成负债类型的，再比如有的物料是采购来的，但是录入成自制件，这样的错误在系统上线前必须发现并改正。唯一性检查：数据的唯一性应该从两个角度检查，常见错误有多个实物编成同一个编码，如果以后录入系统，成熟的ERP软件会提示编码已经存在，并拒绝接受。同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝，这种错误ERP软件是发现不了的，必须利用人工查找，否则在上线后会发生多个账务错误。在改正错误的同时，要做好

20、资料版本的控制，这个工作在多部门参与的数据整理工作中尤为重要。曾经有个客户，多个部门都在同时修改一份相同的资料，修改之后的文档中只有自己的一部分数据是正确的，其他部门数据还是错误的。在录入数据时，无论以谁的数据为准都是不行的，必须用正确的数据替换错误数据后进行合并才行。由此可见，针对每类数据都应该设置负责部门和负责人员，每次修改后由负责人员将文档的版本更新，同时旧版本数据也要保存。这样做可将误操作的损失降低到最小。2.2.7. 将数据录入软件系统录入前应该将基础数据原始档案归档，对于以电子文档保存的数据，应该将数据备份好，并注明整理人员、完成时间和最后版本，如果是打印的纸介质，应该将其保存在专

21、门的文件柜中，作为重要文档管理。接下来的的录入工作是艰巨而枯燥的重复工作。通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。这些方法各有利弊。（1） 所有软件都提供录入界面，可以调集人员将数据逐条录入，或者利用软件的复制功能复制类似的数据，然后进行关键字段的修改。这种方法比较安全，完善的ERP软件可在录入的同时自动查错，大多数前期未查出的错误可以在录入时被系统提示并禁止录入，由此保证数据的准确性。这种方法的缺点是工作量大，完成时间和记录条数是倍数的关系。如果数据量不大，推荐利用此方法，安全、可靠，事后检查工作量也小。（2）如果项目组中有数据库高手，并且用人工录入在人力和时间上都不能实现，可以采用直

22、接导入数据库的方法，这样做的优点是效率高，完成时间与数据表个数成倍数关系。缺点是隐含错误多，不易检查，曾经有个客户在上线几个月后发现有问题，反复检查后发现是数据中有个字段空缺造成的，但是录入的数据是可以由系统自动填写默认值的。如果采用此方法，应该在前面的检查工作中设定严格的检查步骤，尤其在正确性检查中，对重要字段要逐个检查，这项工作可以利用各种软件技术辅助人工进行。（3）另外一种方法结合了以上两种方法的优点。曾经有一个客户开发了一个程序模拟人工工作，基本原理是首先从电子表格中读一条记录的第一个字段（模仿人眼看数据的功能），然后在ERP录入界面中的相应字段录入该数据（模拟人手的操作），再次读下个

23、字段，再次录入程序此记录完成后转下一条记录。此方法利用程序的录入界面录入，继承了界面录入的差错功能，同时和数据导入相比，不需要人工干预，可以一天24小时的工作，速度也是很高的，不过需要高水平的程序员，至今还只见过一个客户成功采用过此方法。2.2.8. 系统检核 完成录入工作后仍然不能彻底放松，必须再次检查，此时最好的方法是利用软件程序测试数据，例如将数据库备份成一个新的数据库，将企业常用的流程在新数据库中做一遍，通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。 在收集和整理这两个步骤中，各企业根据自身员工的技术和特长，通常会用一些工具软件辅助数据收集和整理工作，常用的有MS Excel、Acces

24、s、FoxPro、SQL server等。利用工具软件不仅能大大提高收集和整理的效率，更大的优势是能够查错，下几条简单指令就可以发现大部分错误，如果依靠人工比对检查，所需的时间和工作量都是企业无法承受的。2.3. 物料编码的规则以家电为例2.3.1. 零件的编码X X XXX XX X X X ：大类，R，表示电阻、c，表示电容、L，表示电感、M表示机构类等：材质类别，如P为塑料类，c表示陶瓷类等：阻值、容量等：耐压等：误差精度等级：特别指定：包装方式例如：ZR6代表了容值为22000PF=22NF50V误差为+80一20的陶瓷电容2.3.2. 组件的编码XXXX-X XX X X ：产品代号

25、，如6SRD：第六型SRD；：PCB板别制程号别，如A、B、C板；：版本号别，如Ol为第一版产品；：组件别，如s为单元电路组件、x为成品组件；：制造类别，M、B为SMD正反面装配；A、R为卧立式自动插件装配、I为手工插件；C为补焊作业；S个别加工动作；F、P为成品组装与包装等。3. BOM结构图和结构表3.1. BOM的定义BOM表（Bill of Material）即物料清单，是计算机可以识别的产品结构数据文件，也是ERP的主导文件。ERP系统中BOM的种类包括：缩排式BOM、汇总的BOM、反查用BOM、成本BOM、计划BOM。BOM表在金蝶软件操作中的形式如下：3.2. BOM结构图以家电

26、为例一个产品由哪些物料(标准件、零部件、原材料)组成，以及这些物料在组成时的从属关系、数量关系(也就是产品结构)，是进行MRP运算时首先必须明确的内容。产品结构树直观地表达了成品、标准件、零部件、原材料等物料之间地从属关系和数量构成关系，为了便于计算机识别，把用图示表达的产品结构转化成某种数据格式，这种以数据格式来描述产品结构的文件就是物料清单，也即BOM是定义产品结构的技术文件，因此它又称为产品结构树、产品结构表或BOM表。图3-1 x的产品结构树图2-1所示是一棵4级的x产品结构树，其中，大写字母表示“加工件”，小写字母表示“采购件”，括号中数字表示父项与子项之间的数量关系(父项对子项的用

27、量因子)。由图2-1，可以清晰地看到：产品x由6个h、3个A和2个D组成，而加工件A则由4个C和2个b组成，依次类推。 一个产品通常具有多层的结构，通过把多层的结构转化成多个单层的结构，可以简化BOM的存储格式，一种常见的做法是：在BOM中，每一个关系都定义成“父项子项”的形式，并给出父项对于子项的用量因子，同时，一个关系中的某个从属子项也可以在其它关系中充当“父项”，这样一来，关于一个产品的所以“父项子项”关系的集合，就完整地表达了产品地结构。图3-2 BOM的记录结构3.3. BOM结构表以家电为例表3-1 产品X的物料清单(BOM) 在图3-2的记录结构模型中，有关物料的详细信息独立存储

28、在物料主文件中，而在BOM表中，父项和子项通过物料编码来记录，该编码与物料主文件中的物料记录相对应。假设图3-1是以物料编码表示的产品结构，那么，表达产品x结构的物料清单如表3-1。4. 采购流程业务流程蓝图4.1. 采购价格资料维护流程4.2. 采购申请流程4.3. 采购订单流程4.4. 采购收料流程4.5. 采购退料流程4.6. 采购结算流程5. 案例植入5.1. 项目背景 宁波远景电器有限公司是一家中日合资的电器专业制造企业，坐落于宁波市江北区经济开发区。本公司以技术研究开发为先导，以提高现代家居水平为目标，主要产品为抗菌，除臭等功能性塑胶电子产品。本公司在外观三维造型设计，电子技术，模具设计制造，塑胶成型等方面有较强的实力。主要开发电子与塑胶技术合为一体的中小型家用电器。并承接客户所委托的电器或塑料制品的OEM&ODM订单。依靠强大的设计实施能力强化市场应用，以服务需求为主的客观态度为客户设计具有世界先进水平的产品。公司的原则，以客为本，以客优先，锐意进取，精益求精。公司的经营宗旨：以“新颖、优质、价廉”三大核心竞争力，以最佳的性价比服务与客户，竭诚欢迎海内外客商前来合作，共创辉煌。5.2. 项目准备阶段 首先进行帐套的建立，按