会议的沟通技巧(徐)

1、会议的沟通技巧,xu,分 粥,有七个和尚曾经住在一起，每天分一大桶粥。要命的是 ，粥每天都是不够的。一开始，他们抓阄决定谁来分粥，每天轮一个，于是每周下来，他们只有一天是饱的，就是自己分粥的那一天。 后来他们推选一个德高望重的人来分粥，强权就会产生腐败，大家开始挖空心思去讨好他，贿赂他，搞得整个小团体乌烟瘴气。 然后大家开始组成3人的分粥委员会及四人的评选会，互相扯皮下来，粥吃到嘴里都是凉的。直到现在，那七个和尚还在为吃粥而痛苦不已，大家有什么办法吗？,有什么事情开个会解决,思考,1、喜欢开会吗？为什么？ 2、开会有用吗？为什么要开会？ 3、如果让你来组织一次会议，你会如何做好 会前准备？,会

2、议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 -格罗夫,群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。,会议的定义,1、交流信息 通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。,会议的目的,2、给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。,3、解决问题 会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。,4、作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。,谈判 目的是解决双方在利益上的冲突，

3、采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。 通知 目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。 解决问题 目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。 决策 目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。 交流 目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。,会议的种类,一、会前准备,明确会议的必要性 确定会议的

4、目标 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所,一、会前准备,拟定会议议程-会议日期、时间、地点、议题和参加对象等； 准备会议文件-保证议题的全面性和明了性； 分发预阅资料-方便与会者了解会议主题； 确定会议主持人-决定会议成功与否的关键； 确定与会人员-控制与会人员质量和数量； 预订会议场所-会议杂务准备。,会议布局类型图,礼堂型,U型,会议布局类型图,。,长桌型,圆桌型,会议布局类型图,。,V型,课堂型,思考,会场布置根据什么而确定？,会议的目的 会议的性质 会议的人数,二. 会议进行时的要求,会议能否顺利进行，很大程度上有赖于主持人对会议的节奏和方向的把握。具体来说，控制

5、会议进程，大致可以按以下步骤进行： （1）宣布会议的主题和目的 （2）根据会议议程提出每个议题，然后征求有关与会者的意见。 （3）给每人表述自己意见的机会。 （4）控制讨论进程。如果发现讨论与议题无关或深入到不必要的细节， 应该及时引导到议题本身。 （5）如果会上出现各种不同的见解，主持人应该根据自己的理解将各种 观点加以概括。 （6）遵守预定时间，不要拖延。 （7）在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或作出决策。 （8）在会议结束时，对已取得的结果进行概括。部分问题如确有必要作 进一步讨论，可以安排下一次会议。 （9）确定下一次会议的议题和时间。,三、与会者的素质体现,1、做好会前的准

6、备 对议事日程的主题和目标有较好的理解 2、参加会议时，当一名认真的听众 3、做一名良好的会议合作者,四、会后工作,会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查,五、会议的主持技巧,宣布会议准时开始，尽快使会议进入正题,方式？,（1）营造“会议群体感”,（2）充分利用与会者的经验和专长,（3）宽容对待与会者的错误,会议议程实例,开会啦！,M计算机公司,一号项目检查会议 会议时间： 2001年12月4日 下午2：303：45 会议地点： B大厦第二会议室 会议目的： 研究一号项目进展情况 会议议程： 1

7、公司第四季度销售情况； 2上次会议记录； 3上次会议记录中提出的问题； 4关于CPU进展报告； 5关于软件进展报告； 6下次会议日期、时间、地点。 附件 1软件进展报告，第7号； 2Case设计进展报告，第2号；,国际物流与运输学会（CILT）,会议议程安排（部分） 非洲 加纳 阿克拉市 2007年4月29日5月4日 赞助人：英国女王伊丽莎白二世 理事： 会长 二位副会长（英国） 名誉法律顾问 出席人：安妮公主殿下 声明：英王伊丽莎白二世是我们的赞助人。安妮公主作为学会上届荣誉会长出席本次会议。公主将继续关注并支持我们学会的工作。 注意：除国际会议外，所有其他的会议都在La Palm皇家海岸大

8、酒店举行。5月2日的国际会议在阿克拉国际会议中心举行。届时将有专车从La Palm皇家海岸大酒店接送到国际会议中心。,CILT委员会会议（仅限委员会成员参加！） 4月29日 周日 09：30 执行总裁会议 10：45 副会长会议 13：15 通讯与推广委员会会议 15：00 审计与财务委员会会议 晚上自由活动 4月30日 周一 09：00 管理委员会会议 13：00 教育研讨会 16：00 会员与教育委员会会议 18：30 CILT加纳分会举办欢迎招待会 着装方式：非正式 （邀请所有参会代表和随同人员参加） 必须提前登记！,5月1日 周二 国际理事会会议 会议地点：La Palm皇家海岸大酒店 着装：半正式 男士：夹克和领带 女士：合适即可 08：30 国际理事会会议开始 特别提示： 除了理事会一般的事务需要讨论外，提议在上午的会议期间讨论CILT如何应对人道主义物流和可持续发展的问题。这也是紧随理事会会议之后的国际会议的主题，讨论的主张和决议将作为最后一个部分在国际会议上宣布。 完整的会议议程将在会上发给大家！ -,有效会议的策略,不搞形式主义 明确会议的目的和目标 选择合适的与会者 合理安排会议议程 合理安排会务 控制好会议 分发会议简报,会议沟通的技巧,建立正面态度 消除抱