第七单元公务文书

1、南开大学出版社,主编 王佳 顾洪波,应用文写作基础,第七单元 公务文书,第一节 行政文书概述,行政文书概念,第二节 通知,（一）通知概述 通知是上级机关对下级机关、组织或个人告知有关事项时使用的一种应用文。通知的应用十分广泛，系统或单位内部布置工作、传达事情、召集会议时常使用通知。 事务类通知以书面形式发出，但并非正式公文（明显标志是这类通知没有公文字号、主题词等），不需要存档备案。有时还可以直接在单位内部告示栏写出或张贴，不再另外行文。,（二）通知的格式与写法,标题,对象 名称,正文,落款,标题位于首行的正中，用比较醒目的字体，可以只写“通知”两字，也可以根据情况写“紧急通知”、“重要通知”

2、等，以引起注意。,通知对象的名称一般顶格在正文的第一行，后面加冒号。在日常事务性通知中，如正文内容已明确了通知的对象，开头或末尾的对象名称可省略不写。,正文写在名称下面，另起一行空两格开始写。通知的内容因事而异，有不同侧重点。,发出单位和时间分两行写在文尾的右下方，单位名称在上，时间在下。,（三）通知的写作要求,（1）通知的对象和内容必须明确、具体。如果含糊不清，就会贻误工作。,（2）通知的文字要简明、准确、有条理，让人一看就明白，便于理解、执行。,表扬通报 批评通报 情况通报,通报是党政机关、社会团体、企事业单位，将工作情况、经验教训以及各种典型事例告知有关单位和人员的公文文种，其作用是将有

3、关情况告知所属单位，以增加工作的透明度，使各单位相互协调，搞好工作。,第三节 通报,（一）通报概述,通报类型：,通报具有以下特点：,1内容的真实性,2目的的告知性,（二）通报的格式与写法,1表扬性通报,3情况通报,2批评性通报,正文内容包括：叙述先进事迹，包括时间、地点、人物、事件、经过及其结果；对先进事迹进行分析、评议，指出其典型意义，或概括主要经验；提出表彰决定；提出希望和学习号召。,内容包括：叙述事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故及其后果等；对事故进行分析评议，分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害；提出处分决定；引申出应当吸取的经验教训，有的放矢地提出希望和要求。,情况通报

4、正文内容包括：概括叙述情况；分析情况；针对情况提出希望和要求。,1及时、快速 通报具有较强的时间性。因为通报的内容都是新发生的事件和情况，与推动当前中心工作密切相关，因此，必须不误时机，否则，就会失去通报的价值。,2材料必须新颖、典型、具有代表性 通报必须选择新颖、典型、具有代表性的人与事，选择与中心任务有关的重大情况和事项，使众人周知，引起重视和警惕，从而对各机关的工作有所启示与推动。,（三）通报的写作要求,第四节 报告,报告概述,报告是机关、单位经常使用的重要的上行文。用好报告，能帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供依据，同时，有利于下级机关、单位接受上级的监督和指导。,报告的类

5、型及特点,（1）工作报告。 （2）专题报告。 （3）答复报告。 （4）递送报告。,反映实践性,概括陈述性,（二）报告的格式与写法,导语多交代撰写报告的目的或缘由。写完后多用“现将有关情况报告如下”的过渡语过渡到下文。,报告的具体内容。,一般报告的结尾都有习惯用语。根据报告的不同内容选用不同的习惯用语。,（三）报告的写作方法,1工作报告的要求,2专题报告的要求,3答复报告的要求,4递送报告的要求,内容要求写明工作进程、工作成绩、经验、存在的问题与下一步工作安排。 主要运用记叙方式。 重点突出，点面结合。要避免把工作报告写成面面俱到的流水账。 实事求是，报告中所列成绩或问题都必须属实，并能从中揭示

6、出一定的规律。 在报告中可以写设想、提建议，但不可写请示事项。,在内容上要求反映新事物、新问题、新情况，要有助于推进当前工作的开展。 写作要及时，做完一项专门工作或解决某项问题之后，立即报告。,要针对上级的询问，实事求是地回答问题。,写作内容简单，将报送的材料(文件、物件)的名称、数量写清楚。结尾用“请收阅”、“请查收”等结束。,第五节 请示,（一）请示的分类,请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题，给予答复。,1请求指示的请示 2请求批准的请示 3请求批转的请

7、示,事前行文性,请示批复性,一文一事性,(二) 请示的特点,（三）请示的结构与写法,缘由,事项,结语,即请求事项所持的依据、缘由，它是上级机关批复的主要依据，因此，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、有说服力。,即请求上级机关给予或指示或批准或支持和帮助的具体内容。事项要具体，所提的要求要有可行性和可操作性。如果内容比较复杂，则分条列项写。用语要明确，不能含糊其辞。语气要得体。,请示用结语表达要求，通常使用“妥否，请批复”、“特此请示，请予批准”、“请批准”、“如无不当，请批转”等惯用语。这是请示结尾必不可少的惯用语。,一文一事；只主送一个主管的领导

8、机关，不能多头主送，也不送领导者个人；按隶属关系逐级请示，在一般情况下，不越级请示；请示上报的同时不抄送下级与同级机关；请示与报告不能混用，不能将请示写成报告，即不写“请示报告”。,两个以上单位联合向上级机关请示时，要在事前确定主办单位，经过认真磋商，取得统一认识，而后会签、印发。,提出请示事项时，应同时根据本地区、本机关的实际情况，对所请示的问题提出解决的初步意见与方案，供领导批复时参考，因此事先要经过周密的调查研究，使提出的意见与方案准确切实。,请求批准行政规章的请示，要在正文中说明制定此项规章的必要性及其主要内容，然后规章草案作为请示的附件，一并报送。,（四）请示的写作要求,第六节 批复

9、,（一）批复概述 批复适用于答复下级机关的请示事项。先有请示，后有批复。批复是下行文。,类型,特点,1指示性批复 主要是针对方针、政策性问题进行答复。 2表态性批复 是对指示事项表示同意或不同意的批复。,（1）针对性。 （2）被动性。 （3）权威性。,（二）批复的格式与写法,1批复引语 批复引语的写作，必须先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。如“你公司关于的请示（20号）收悉”。引述来文是为了说明批复根据，点出批复对象，使请示机关一看批复的开头,就明白是因何事而作的批复。,2批复事项 需针对请示事项给予明确答复或具体指示，做到态度鲜明，语言简明，绝不能模棱两可，含糊其辞，以免下级无

10、所适从。 一般来说，对常规事项、例行工作的批复，特别是同意有关请示的批复，不必阐述批复理由，表明同意态度即可。 如不同意请示事项，或对下级机关要求的支持和帮助难以满足，则除在批复中表明态度外，一般还需要适当说明理由，以便对方能较好地接受，并及时作出相应的工作安排。,3批复结语 一般在正文末尾写上“此复”、“特此批复”等语。有些批复在批复事项之后还另提出有关执行要求。,一个批复针对一份请示。有时数个下级联合请示同一件事，经研究后，应分别给各个下级机关行文批复。,收到请示必须予以及时答复，以免贻误下级机关的工作。,批复问题应持慎重态度，加强调查研究与磋商，而不宜轻率定夺。有的批复如需要其他所属机关

11、周知时，亦可批转给有关的下属机关或在文件公报上刊登。,（三）批复的写作要求,第七节、函,（一）函的概述,函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。,1,使用广泛性 其使用不受级别高低、单位大小的限制，收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。,2,行文多向性 函可以上行、下行，但大多数函为平行文。,3,用语谦敬性 不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。,（二）函的格式与写法,1.标题 （1）发文机关+事由+文种，如：重庆市学校关于申请困难学生生活补助的函。 （2）事由+文种，由于有些公函是套红印发的，红头部分已经有发文机关的名称，在标题中就只有事由和文种两个要素，如：关于商请增加学生艺术节表演项目的函。 （3）发文机关+文种，如：中华人民共和国交通部函；如果是答复性函，标题中应有所体现，如关于问题的复函。,2.主送机关 此为接收函的机关，复函写来函的发文机关。,3.正文 （1）发函缘由。这是函的开头部分，主要交代去函或复函的依据、理由或原因。 （2）事项。是函的主体和核心部分。询问、商洽或请批的内容要写得具体、清楚，一文一事，便于对方答复；答复函要针对来函的问题做出明确的表态，批准性批