档案信息资源管理

1、档案信息资源管理,主讲：景红 二零一五年九月,参考书目,档案学概论（第二版）冯惠玲主编，中国人民大学出版社，2006年版； 档案管理学（修订本）邓绍兴等编，中国人民大学出版社，2008年版； 科技档案管理学吴建华主编，南京大学出版社，2002年版。,成绩评定,总评成绩按以下比例计算： 平时成绩（含到课率、课堂作业、课后作业等）30%； 期中作业 20%； 期末考试（闭卷）50%； 总评成绩为前三项成绩之和（但期末考试卷面成绩不及格者不计总评成绩）。,1 档案概念与档案现象,档案的定义及其分析、理解 档案与相关事物的关系 档案的种类 档案载体的演变,1.1 档案的定义及其分析、理解,档案定义的两

2、种类型 直观描述型：从档案的形成转化过程和实体存在形态等较具体、直观的角度来描述档案概念的内涵和外延，属概念一般用 “文书”、“文件”、“文件材料”等； 抽象揭示型：从档案对人类社会的根本性作用、价值等相对性角度来定义档案概念的内涵和外延，属概念一般用“信息”、“历史记录”、“原始记录”、“记忆工具”等。,档案的本质属性及其定义表述 档案本质上是社会生活的原始记录，原始记录性是档案的本质属性。 档案的定义表述 档案工作基本术语的定义：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 一种确切揭示档案内涵的定义：档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清

3、晰、确定的原始记录作用的固化信息。,对档案定义的理解,社会性档案是人们在社会实践活动中形成的，其内容是对社会实践活动内容、过程及结论的原始记录。自然界自然形成的原始记录物不是档案。 历史性从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的。档案是非现行的。 确定性档案内容信息清晰性、确定性；档案载体的不可或缺性。 原始记录性-档案的本质特性档案是人们在社会活动中直接形成的原始信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用。,档案的实存形态及其形成过程,档案的实存形态档案在现实中的具体存在形式。 文书 非文书 档案的形成过程各种形态的文件，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的

4、过程。 制作时是“档案” 制作时不是“档案” 两种形成过程可归结为：有意、无意地制作+有意地处理保存。“意”，即档案制作者和保存管理者的档案意识。,对档案真实可靠性的辩证理解,档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实可靠的； 档案内容有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么其失实、歪曲、作伪乃至伪造的客观事实则由档案这一实存形态予以记录、固化，具有另一意义的“真实性”。,1.2 档案与相关事物的关系,档案与信息 种概念和属概念的关系，档案是信息的一种，是信息大家族中的一个重要成员。 档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源，从根本上体

5、现着信息的确定性和可靠性。 档案与文献 内涵不同，外延有大面积交叉重合。 区别：1、本质及核心含义不同； 2、价值不同； 3、内容系统性不同。,档案与文书 联系：主要是实存形态上的直接转化关系。 区别： 1、并非完全转化关系； 2、概念内涵，尤其是本质不同。 档案与图书 现实中关系密切，管理中有相通之处。 区别： 1、本质不同； 2、社会功能不同； 3、特点不同。,档案与资料 外延有大面积重合，资料的外延一般说来大于档案。 凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称之为资料。 档案部门保存的资料，是围绕档案形成、对了解档案内容及立档单位历史有价值的相关信息。 档案与文物 根本区

6、别：内容信息的清晰性和确定性。 实物档案的必要条件之一是技术上的可保存性。,1.3 档案的种类,档案分类涉及三个层面 对档案的认识性（概念）分类； 档案实体的管理性分类； 档案信息内容的管理性分类。,档案界常用的几种概念分类,公务档案与私人档案主要解决档案的归属及所有权问题； 历史档案与现行档案从档案形成时间的早晚以及档案作用角度的分类； 文书档案、科技档案与专门档案不是严格的逻辑分类，却是档案界和社会上应用最普遍的档案种类概念； 中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案是我国档案行政管理机关从行政管理角度，将归国家所有的全部档案划分为三种档案类型。,文书档案、科技档案与专门档案,

7、文书档案：即行政管理档案，是指在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文转化而成的档案。 科技档案：是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。 专门档案：除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。,1.4 档案载体的演变,纸张出现前的中国古代档案 甲骨档案 金石档案 简牍档案 缣帛档案,纸张出现前的外国古代档案 石刻档案 泥板档案 纸草档案 羊皮纸档案 蜡板档案 金属档案 棕榈叶档案 桦树皮档案,纸张出现后的中外近现代档案 纸质档案 音像档案 电子文件（电子档案）,思考题,1、什么是档案？如何正确理解档案概念和它的本质属性？ 2、档案有哪些相关

8、事物？简述其与档案的相互关系。 3、档案界常用的档案种类划分有哪几种？你对档案种类划分有何建议？ 4、简述中外档案载体的演变过程并列举出留存至今的中外著名古代档案。,2 档案的价值与作用,档案价值与作用的概念 档案价值形态 档案的作用 实现档案价值的规律性,2.1 档案价值与作用的概念,档案价值-档案对国家、社会组织或个人的有用性。 档案价值是档案主体（档案利用者及其利用需求）与客体（各不同时代产生的各种类型、载体、内容的档案）之间的关系范畴，是主体需要和客体属性的统一和结合。 客体的属性构成价值的客观基础，主体的需要构成档案价值的前提，两者都不能单独决定档案的价值。,档案作用-档案对人们所从

9、事的社会实践活动的影响，是档案价值关系在社会活动中的具体体现。 “价值”具有较高的抽象性，从总体上、一般意义上表示档案的有益性、有用性；“作用”则比较具体，从具体的、个别的意义上表述档案的有益性、有用性。 “价值”具有比较稳定的特征，“作用”可根据社会的发展、需求的变化呈现出多种形式。 “价值”多为主体需求对客体属性的肯定，“作用”可以是正面作用，也可以是负面作用。,2.2 档案价值形态,档案价值形态档案价值的具体表现形式。 档案价值形态的几种表现形式： 凭证价值和情报价值 现实价值和长远价值 第一价值和第二价值,凭证价值和情报价值,这是根据档案价值实现领域和效果划分的。 档案是历史的原始记录

10、，其本质属性构成了档案的基本价值之一凭证价值。 档案的凭证价值，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。 从档案的内容看，是从当时直接使用的文件转化而来的，并非事后编制的； 从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记。,档案是事实、知识、经验的记录，这种可靠的、广泛的、可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值情报价值。 档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思维过程，给人以互有联系的、系统的、广泛的情报信息。 体现在一个档案馆（室）以至国家档案馆网的档案材料中； 体现在一定数量的文件单元组合中； 体现在一份文件的不同稿本中。,现实价值和长远价值,这是根据档案价值

11、实现时间划分的。 档案的现实价值又称现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有效性。档案现实价值的主体包括档案形成单位和其他单位，社会实践活动包括生产建设、行政管理、文化艺术、外交军事、科学研究等。 档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者的需要。,第一价值和第二价值,这是根据档案价值主体划分的。 文件的双重价值学说是由美国著名档案学家谢伦伯格提出。 文件的第一价值是文件对其形成机关的价值，是文件的原始价值，包括行政管理价值、法律价值、财务价值和执行价值； 文件的第二价值是文件对其他机关和个人利用者的价值，又称从属价值或档案价值包

12、括证据价值和情报价值。,档案的第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者。 档案的第二价值，是指档案对社会即档案形成者以外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。,2.3 档案的作用,1、行政作用档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性以及决策的科学性具有不可或缺、无可替代的凭证和参考作用。,2、业务作用档案在生产经营、金融贸易、工程设计、教育卫生、文学艺术、军事外交等业务领域发挥了重要的凭证和参考作用，是业务活动的信息支持和保障。 档案记载

13、了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是维持业务活动正常进行的必要条件； 档案为业务活动提供的信息支持，有时可产生明显的社会效益和经济效益。,3、文化作用档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，对人类社会文化的积累、传播和发展进步发挥着各种功能。 档案是人类记忆的工具，是历史文化遗产的重要组成部分； 档案是文化传承的手段，人类文化通过档案的保存和流传得以延伸； 档案是文化创新的基础，新的文化往往在借鉴和汲取已有文化的精华中产生。,4、法律作用档案在解决争端、处理案件等活动中发挥着证据作用。法律作用是档案凭证价值的集中体现。 在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争、解决领土争端等

14、方面，档案的凭证作用十分突出； 在维护国家、集体、个人合法权益方面，档案最能够证明权益的归属，具有无可辩驳的证据作用。,5、教育作用在社会教育的诸多素材中，档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料。 档案作为一种原始记录，翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹，形象生动地反映了社会的方方面面，具有不可抗拒的说服力和感染力； 国家各级档案馆大多已成为爱国主义（青少年）教育基地，是档案教育作用的重要体现。,2.4 实现档案价值的规律性,档案价值的扩展律 价值主体扩展导致的档案价值扩展 档案作用性质变化导致价值扩展 档案价值的时效律 档案与利用者需求之间关系的时效性 档案价

15、值形态的时效性 档案价值的条件律 社会环境 社会档案意识 档案管理水平,档案价值的扩展律,价值主体扩展导致的档案价值扩展 随着时间推移，档案利用者范围扩大，利用需求呈现多样化，导致档案价值的扩展。 主要原因： 档案作用从形成单位扩展到全社会； 档案机密程度递减。 档案作用性质变化导致价值扩展 档案形成之初主要发挥行政和业务作用，随着现行作用结束，逐步扩展到科学、文化、教育、司法等各个方面。,了解档案价值扩展律的意义：对于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用。 具体表现： 正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位； 确定合理的档案归档、移交时

16、间，建立合理的馆藏结构，以适应不同时期档案价值实现的特点和要求； 在档案价值鉴定中以全面、历史、发展的观点分析档案价值； 坚持正确的保密观念； 树立服务观念。,档案价值的时效律,档案与利用者需求之间关系的时效性 不同种类档案的时效性不同 利用者的需求具有时效性 档案价值形态的时效性 行政业务作用转向科学、文化作用 了解档案时效律的意义：有利于档案工作者以辩证思维认识时间对于档案价值的影响，正确判断不同档案的时效性，不失时机地开发档案信息资源，积极提供利用。,档案价值的条件律,档案利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件。 三个主要条件： 社

17、会环境社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对档案利用需求、档案机构可能提供的档案程度有很大的制约作用。 社会档案意识人们对档案的认识水平以及社会对档案的普遍认识程度会对档案利用需求、档案利用政策和档案服务观念产生重要影响。,档案管理水平档案管理水平的高低直接影响到档案管理部门提供档案服务、满足社会需求的能力，以及利用者获取所需档案信息的可能性。 了解档案价值条件律的意义：当档案利用的条件不具备或不充分时，档案发挥作用就会受到限制，它的价值只能是潜在的形式，无法真正实现；档案工作者、档案管理部门乃至整个国家应积极创造相应条件，促进档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，使潜在价值转

18、化为现实价值。,思考题,5、档案价值和作用的联系和区别是什么？ 6、档案价值有哪些？为什么？ 7、档案作用的具体表现有哪些方面？请举例 说明。 8、档案价值的实现有哪些规律？了解这些规律 有何意义？ 9、目前档案学术界对于档案价值问题的研究， 有哪些具有代表性的观点？你对此有何评 价？,3 档案事业及其构成,我国档案事业的构成 档案工作的基本原则 档案事业的管理体制,3.1 我国档案事业的构成,档案管理工作 档案行政管理工作 档案教育工作 档案宣传工作 档案科学研究工作 档案国际合作与交流工作,3.1.1 档案管理工作,档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

19、又称档案的微观管理。 基本内容包括：档案的接收和征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。 档案管理业务通常可分为“八个环节”，两个基本部分：档案基础工作和档案提供利用工作。,档案管理工作的“八个环节”,档案收集工作：解决档案的分散与集中利用之间的矛盾。 档案整理工作：解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾。 档案鉴定工作：解决档案数量激增与区分价值保管和提供利用之间的矛盾。 档案保管工作：解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾。,档案编目与检索工作：解决档案馆藏体系的单向线性排列与社会多样和变化的利用需要之间的矛盾。 档案编辑与研究工作：解决档案

20、材料的原始性、珍本性与社会广泛利用需求之间的矛盾。 档案统计工作：为了对档案、档案管理和利用状况进行数量观察和分析研究，从而发现档案工作的规律性，提高档案管理水平。 档案利用工作：以多种方式向用户提供档案材料，全面满足社会实际利用档案的需要。,3.1.2 档案行政管理工作,以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方档案工作进行的宏观管理活动。又称档案的宏观管理，档案事业管理。 关键词： 统筹规划 组织协调 统一制度 监督指导,3.1.3 档案教育工作,我国目前的档案教育体系： 高等教育 中等教育 在职继续教育 社会教育,高等教育 这是我国教育的核心部分，是培养中、高级档案研究人才，档案管理

21、人才，信息开发人才以及档案事业管理人才的主要途径。 分为研究生（博士、硕士）、本科生和专科生三个层次。,中等教育 这是培养初级档案管理人员、技术人员的主要途径，是我国档案教育体系结构中的重要组成部分。 办学形式主要有中等专业学校和职业学校两种。,档案在职教育 这是对已从事档案工作的人员进行档案专业知识的提高性教育。 对受过档案专业教育的人员进行继续教育； 对未受过档案专业系统教育的档案人员进行培训。,档案社会教育 这是指在社会各方面宣传档案学知识，增强社会档案意识。 以举办档案展览、编写各类通俗读物等多种方式进行。,我国档案事业的发展需要高、中、初级的档案专业人才有一个合理的比例。 档案教育必

22、须根据一定时期一个国家、地区或专业系统的档案人才需求状况，合理确定高等、中等及在职教育的发展比例，合理配置各类人才的专业知识结构。,3.1.4 档案宣传工作,档案宣传是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想，从而影响人们行为的过程。 档案宣传的内容 宣传档案 宣传档案工作 宣传档案人员,档案宣传的形式,口头宣传 媒体宣传 档案陈列与展览 档案专业报刊 档案网站,3.1.5 档案科学技术研究工作,档案科学的基础理论研究 档案科学的应用理论研究 档案科学的应用技术研究,3.1.6 档案国际合作与交流工作,是发展我国档案事业的外部条件； 是国家外事活动的组成部分； 是国家对外文化与科技交流活动的重要

23、方面。,3.2 档案工作的基本原则,我国档案工作基本原则在实践中不断发展和完善。 1950.9，提出机关档案工作以集中管理为原则； 1955.1，规定档案工作的基本原则，是集中统一地管理机关档案，维护档案的完整与安全，便利机关工作，反对分散保存； 1956.4，明确指出档案工作的基本原则是集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用； 1959.1，补充对党政档案和党政档案工作实行统一管理的原则。,中华人民共和国档案法规定的我国档案工作基本原则的主要内容,全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则； 维护档案的完整与安全； 便于社会各方面的利用。,全国档案工作实行统一领导

24、、分级管理的原则,国家档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理； 全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理； 对党政档案和党政档案工作实行统一管理。,维护档案的完整与安全,维护档案的完整 收集齐全：凡有保存价值的档案，都要尽量收集齐全，实现一个单位、一个系统、一个地区，直到整个国家真正有保存价值的档案的完整。 整理系统：凡有保存价值的档案，必须按照它的形成规律，组成有机联系的整体。 维护档案的安全 实体安全：在管理上和技术上采取相关措施，使档案不受损坏，尽量延长档案的寿命。 内容安全：对机密档案和需要控制利用范围的档案实行严格管理，确保机密档案不丢失、不泄

25、密，不超范围扩散。,便于社会各方面的利用,便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，是档案工作的根本目的。 是否便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的重要标准，也是保证档案工作发展的重要条件。,档案工作基本原则三个组成部分之间的关系,我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的有机整体。 统一领导、分级管理是核心； 维护档案的完整与安全是手段； 便于社会各方面的利用是目的。,3.3 档案事业管理体制,含义： 指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。 基本类型： 分散式（英国式、瑞士式、美国式） 集中式（中国式、法国式、瑞典式）,

26、分散式档案事业管理体制,一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。 英国式：英德等国不设立国家档案行政管理部门，只设立中央级国家档案馆，同地方档案馆权力均等，没有领导、指导和监督关系。 瑞士式：不设立国家档案行政管理部门，只设立联邦档案馆，和各州之间没有领导、指导和监督关系，但档案工作者协会可协调档案馆之间的关系。,美国式：在首都设立联邦政府的业务管理机构国家档案与文件署，通过其管辖的国家档案馆对联邦政府内各机构的档案实行集中统一管理，但该署对各州档案机构没有领导、指导和监督关系。,集中式档案事业管理体制,一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督。 中国式：实

27、行执政党和政府的档案、档案工作集中统一管理原则下的管理体制，在全国各级政府机构中设立档案行政管理部门，分级统一掌管全国档案事务。,法国式：法国、意大利、罗马利亚等国在首都设立中央档案行政管理中心，即国家档案局，负责全国公共档案馆和公共档案事业建设，指导和监督中央、地方国家档案工作，但尊重地方档案机构的自治权。 瑞典式：瑞典、芬兰、挪威、丹麦等国不单设国家档案行政管理部门，国家档案馆具有档案保管机构和档案行政管理部门的双重职能，国家档案馆同作为其分馆的地方档案馆之间，形成有隶属关系的档案馆网络。,我国档案事业管理体制发展变化,档案事业由分散管理逐步向集中统一管理的管理体制过渡发展，集中式管理体制

28、处在不断完善之中。 新中国成立初期，我国档案事业管理体制属于分散式的管理体制。 1954.11，国务院设立国家档案局，逐步加强档案工作的统一管理； 1959.11，党加强了对档案工作的领导，实行各级党委直接领导的体制，全国档案事业管理全部集中统一管理起来；,1980年，规定科技档案工作管理体制，强调科技档案工作必须按专业实行统一管理； 1985年2月，调整档案工作领导体制。实行党、政档案工作统一管理的原则，各级档案管理机构既是党的机构，又是政府机构，列入政府编制序列；国家档案局由国务院领导，统一掌管全国档案事务；中央档案馆是中共中央和国务院直属事业机构，日常工作由中共中央办公厅直接领导，业务上

29、受国家档案局指导；地方各级档案局是各级人民政府直属局，地方各级档案馆归属各级档案局管理。,1993年，中央档案馆和国家档案局合并，作为党中央和国务院的直属机构，由中央办公厅管理。 我国档案事业领导体制几经变化，始终坚持党政档案工作统一管理的基本原则，重视党对档案事业的领导，重视政府部门对档案事业建设与发展的支持。,思考题（1）,10、简述档案事业的基本构成。 11、档案管理业务有哪两个基本组成部分？包括哪些基本环节？各环节的具体工作内容有哪些？ 12、你对我国档案教育结构和教学内容的设置有何建议？ 13、如何理解我国档案工作的基本原则？,思考题（2）,14、什么是档案事业管理体制，分为哪些基本

30、类型？各有何优缺点？ 15、我国现行的档案事业管理体制是什么？你认为有哪些需要完善和发展之处？,4 档案机构,公共档案馆 内部档案机构 档案行政管理机构 新型档案机构,4.1 公共档案馆,国家档案馆 历史档案馆 综合性档案馆 中央级 地区级 专业档案馆 全国性 地方性 专业系统,国家档案馆,历史档案馆 中国第一历史档案馆 中国第二历史档案馆 综合档案馆-我国国家档案馆和档案事业的主体 性质：是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案的中心。,综合档案馆的科学文化性质 从档案馆的管理对象来看，它管理的是历史上政治、经济、军事、文化和科学技术等活动的记录，是一种

31、重要的历史文化遗产和精神文化财富。 从档案馆的活动方式和工作成果来看，档案馆工作是一项研究性工作。 从档案馆的职能来看，它不仅肩负科学管理档案的重任，而且致力于社会化服务工作。,基本职责：集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。 具体任务： 接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理； 通过多种方式，积极地开展档案资料的利用工作； 参与编史修志。,专业档案馆,基本含义：国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。 专业职能 档案载体和内容的特

32、殊形式 类型： 特殊载体档案馆（照片档案馆、电影资料馆） 城市建设档案馆（20万人口以上大、中城市） 部门档案馆（外交部档案馆、公安部档案馆、铁道部档案馆、交通部档案馆等）,4.2 内部档案机构,含义： 在某一机关或组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并主要为本单位提供服务的档案机构。 类型： 企业（事业单位）档案馆 档案室,企业（事业单位）档案馆,含义： 具有档案馆的一般属性； 收藏和管理本企业（事业单位）档案； 主要服务本企业（事业单位）。 特点： 综合性； 专业性。 职能： 保存、利用、移交本企业（事业单位）档案； 负责本企业（事业单位）档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作； 编研档

33、案信息，开发档案信息资源； 宣传教育职能。,档案室,性质： 单位的内部组织机构； 保存档案的过渡性机构； 服务于本单位。 作用： 机关档案工作的组成部分，是机关内具有参谋和咨询作用的部门，为机关管理和职能活动提供必要的档案信息支持； 全国档案工作的基础，是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，为档案馆工作创造条件。,任务： 对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督； 负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用； 定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。,类型： 普通档案室 科技档案室 音像档案室 人事档案室 综合档案室 联合档案室 档案信息中心,4.3 档案行政

34、管理机构,职责： 在统一管理党政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。 任务： 拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划； 指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作；,研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题； 组织和指导档案工作业务经验的交流，档案干部的专业教育和档案科学研究； 组织和参与档案工作的国际交流。,档案机构之间的关系,上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督关系； 档案行政管理机构，对同级

35、档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系； 档案室和档案馆之间，具有档案交接关系； 各级各类档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。,4.4 新型档案机构,文件中心 档案寄存中心 档案事务所 现行文件资料中心,文件中心,含义： 是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构。 背景： 最早诞生于二战期间的美国； 甘肃省永靖县1988年成立我国第一个文件中心。,特征： 文件中心是一种实体性管理机构； 文件中心是一种社会化、集约化和专业化程度很高的档案管理机构； 文件中心对其保管的处于休眠阶段的

36、文件只有保管权，而无所有权； 文件中心是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构； 文件中心承担文件管理咨询与培训的职能。,类型： 政府性文件中心：由政府拨款建立，为政府机关服务的非营利性文件管理机构。 商业性文件中心：由有关机构或个人创办的一种营利性档案管理机构，为工商企业或个人提供现代化的文件存储设施，科学的文件管理和高效的文件服务，它不属于国家档案管理系统之列，但执行国家档案行政管理部门的相关管理标准。,档案寄存中心,含义： 是指由国家综合档案馆设立的、为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。 背景： 国有企业改革中存在管理不善乃至无处可归等情况； 非国有企业档案管理大

37、多比较混乱； 一些社会团体和个人不具备档案保管的充分条件。,档案事务所,含义： 是指提供档案事务服务的一种商业性档案服务机构。 产生背景： 档案业务量迅速增加，档案行政部门监督、指导工作不堪重负。 服务对象： 该行政区域内各级国家综合档案馆，各机关、团体、企业、事业单位，乡（镇）、村以及公民个人。,业务范围： 开展档案业务的指导、咨询，以及各种档案的劳务性服务工作。 性质: 独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位。 管理: 各地档案行政管理部门会同有关部门制定档案事务所的有关管理规定，并对档案事务所的业务工作进行指导、监督。,现行文件资料中心,含义： 公共档案馆在收集、集中政府机构现行文件的

38、基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界、特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理各方面现行政策规定的内部机构。又称“现行文件阅览中心”、“现行文件开放中心”。 建立背景： 适应我国政府信息公开和政治文明建设需要而设立的一种新型文件管理机构。,中华人民共和国政府信息公开条例,第十六条 各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。 行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子信息屏等场所、设施，公开政府信息。 行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。,基本工

39、作： 收集、集中一批与用户查询有关的法规性和政策性现行文件和现行文件信息； 对现行文件保密与非密界限进行审查，确定供用户查阅的现行文件范围和服务重点； 进行现行文件网上发布，并在一定程度上开展用户调查和研究。,需进一步解决的问题： 确认现行文件资料中心的合法性地位； 建立现行文件报送、收集和管理的常规性与强制性机制； 制定合理的、科学高效的开放工作制度与管理规范； 尝试进行现行文件开放服务方式与手段的创新。,思考题,16、如何理解国家综合档案馆的科学文化事业性质？ 17、什么是专业档案馆，我国专业档案馆主要有哪些类型？ 18、企业档案馆有哪些基本职能？与企业文化建设有何关系？ 19、档案室的性

40、质和任务是什么？有哪些主要类型？ 20、档案机构之间的相互关系是什么？ 21、我国近年来出现了哪些新型档案机构，它们之间有何区别？,5 档案工作的性质、规律与发展,档案工作的性质、地位与效益 档案工作的发展规律 档案工作的国际交流与合作 档案信息化建设,5.1 档案工作的性质、地位与效益,档案工作的性质 档案工作的地位 档案工作的效益,5.1.1 档案工作的性质,档案工作的性质，是指档案工作区别于其他事物的内在规定性。 档案工作的本质是管理档案和开发利用档案信息资源为各项社会活动服务的工作。档案管理水平的有限性与社会多样、变化的档案信息需求之间的矛盾是档案工作的基本矛盾。 档案工作的基本性质：

41、 管理性 服务性 政治性 科学性 文化性,档案工作的管理性,档案工作以维护和确认档案的原始性为基本任务，这就使得档案工作有别于其它管理工作。 档案工作管理性的具体表现： 管理档案的专门业务 信息资源管理的重要内容 社会管理活动的组成部分,档案工作的服务性,服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本原因。 档案工作和其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性知识服务工作。,档案工作的政治性,档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。 档案工作开放度的大小是档案工作政治性的表现之一，集中表现在档案机构的开放性、档案信息内容的开放性和档案人员观念的开

42、放性等方面。 档案工作的机要性是档案工作政治性的另一个表现，这是由档案本身的特点以及国家、民族利益所决定的。,档案工作的科学性,为科学研究和科学管理工作提供必要条件； 档案工作实践中包含特殊规律和丰富的科学内容； 大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。,档案工作的文化性,档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用； 档案馆具有传播社会文化知识和信息的作用； 档案馆具有社会文化教育的作用； 档案馆具有发展科学文化的作用。,5.1.2 档案工作的地位,档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。 档案工作是传承社会记忆，再现历史面貌的重

43、要文化事业。 档案是重要的信息资源，是实现科学管理的重要资源条件。 档案是重要的经济资源，是推动经济发展必不可少的资源要素。,5.1.3 档案工作的效益,档案工作的效益就是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系。即档案工作的劳动消耗和劳动成果之间的关系。 档案工作效益区别于其他工作的基本特点： 社会性 隐蔽性 滞后性,档案工作效益的社会性,档案工作是一项提供档案，为社会服务的专门性工作； 部分档案信息属于公共信息； 档案工作的收益体现在社会各方面，体现在广大利用者中； 实现档案工作效益，必须依赖社会各界对档案的有效利用。,档案工作效益的隐蔽性,档案工作有时

44、不直接创造价值； 档案效用的发挥，依赖于社会的利用，具有被动性； 档案工作的收益对象，不是档案部门，而是利用档案的部门和人员； 档案工作收益地点具有广泛性和分散性。,档案工作效益的滞后性,档案从收集到开放利用，需要一个时间过程（开放滞后）； 档案从开放到被利用并取得实际效果，也需要一个时间过程（效应滞后）。,5.2 档案工作的发展规律,档案工作的分化与整合规律 档案工作的智能化发展规律 档案工作发展与社会环境变化的互动性规律 档案工作的社会化发展规律,5.2.1 档案工作的分化与整合规律,从档案工作的发展历史看，在相当长的时间内档案工作与文书工作、图书资料工作是不分的。 中华人民共和国成立之后

45、，我国档案工作才真正从文书工作、图书工作中分化出来，发展成为一个独立工作系统。 随着档案工作自身发展，特别是档案信息资源观的形成和信息技术在档案工作中的广泛应用，档案工作的发展又面临新变化。 文书、档案管理工作一体化 档案、图书、情报管理一体化,5.2.2 档案工作的智能化发展规律,档案工作的智能化发展规律突出表现在档案技术设备的变化上。 物化智能在档案管理工作中的具体应用： 档案管理的自动化 档案信息资源的数字化 档案信息传递的网络化 档案缩微化与保护技术水平的提高,5.2.3 档案工作发展与社会环境变化的互动性规律,档案工作与社会环境的互动性规律表现在： 社会环境状况影响和制约着档案工作的

46、生存与发展。 档案工作在参与社会事务过程中，也对社会环境变动，特别是社会精神文明和物质文明建设做出贡献。,影响档案工作生存与发展的社会环境因素： 社会物质生产与档案工作 社会物质生产活动不断对档案工作提出新的任务和要求； 物质生产的发展决定着档案工作的基本物质条件和技术条件。 社会政治经济制度与档案工作 社会经济政治制度决定着档案工作的目的和性质； 社会经济政治制度决定了档案工作的基本原则。,科学文化事业与档案工作 科学的繁荣使人们产生更多的信息需求； 科学文化活动的发展推动档案学理论的研究和普及； 科学文化事业的发展为档案工作提供新的管理理念和科学技术。 社会档案意识与档案工作 社会档案意识

47、是人们对档案和档案工作的认识水平和敏感程度； 表现出社会对档案工作的重视程度。,档案工作的社会贡献与档案部门的公共关系 档案工作的社会贡献集中表现在： 为延续和积累社会记忆而积累资料； 为国家的政治、经济、科学文化管理活动的开展提供资料，创造社会效益和经济效益。,档案部门的公共关系： 档案行政管理机关职能的拓展需要良好的公共关系； 档案馆的科学文化性质决定了档案部门必须建立良好的公共关系； 机关档案业务的扩大需要良好的社会公共关系； 新时期档案事业的发展需要树立档案部门的良好形象，开展公共关系建设。,5.2.4 档案工作的社会化发展规律,档案工作的社会化发展规律主要表现为随着人类社会活动领域的

48、扩大，社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案来源与形式日益广泛和多样，档案信息服务逐步社会化，档案管理越来越具有广泛的社会意义。 档案管理的社会化：全社会的档案以不同形式分层分类集中控制，形成一个社会性的开放管理系统。 档案信息服务的社会化：档案部门在保证国家和公民个人根本利益不受损害的前提下，最大范围、最大限度地向社会各方面提供档案信息。,5.3 档案工作的国际合作与交流,档案工作国际合作的基本形式 关于国家档案保护、归属和继承问题的三个国际公约,档案工作国际合作的基本形式,参加国际档案理事会组织的活动 国家间建立双边的档案工作合作关系 开展国际档案学术交流活动,国家档案保护、归属和继承问

49、题的国际公约,海牙公约：1954年联合国教科文组织在海牙通过的关于发生武装冲突时保护文化财产的公约。 巴黎公约：1970年联合国教科文组织在巴黎通过的关于采取措施禁止并防止文化遗产非法进出口和所有权非法转让公约。 维也纳公约：1983年联合国大会在维也纳通过的关于国家对国家财产、档案和债务继承的公约。,档案国际法制建设的特点,1、各国对国家档案的保护、归属和继承问题有着强烈的敏感性； 2、国际档案立法具有长期性、艰巨性和复杂性，并日趋成熟和完善； 3、国际法的主体是国家而非个人，没有统一的立法机构和集中统一管理的强制执行机关，而是通过各国的协议来制定、修改和执行； 4、国际档案立法，往往涉及档

50、案和档案工作的新观点、新知识，具有档案学理论和实践的研究价值。,5.4 档案信息化建设,档案信息化建设的涵义 档案信息的数字化 档案网站建设 数字档案馆建设 档案信息化建设的基本对策,5.4.1 档案信息化建设的涵义,档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。 档案信息化建设以网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标。,基本涵义： 信息化建设的基本推动力是信息技术； 信息化建设的阶段性目标是提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案

51、管理与服务的基本框架； 档案信息化建设中必须重新思考档案管理的原则、理论和方法； 档案信息化建设的最终目标是实现社会公众满意的档案信息社会化服务。,5.4.2 档案信息的数字化,含义： 利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。 原则： 规范性原则 安全性原则 效益性原则,内容和形式: 档案目录信息的数字化 档案全文信息的数字化 主要困难: 档案信息数字化的技术还不成熟且不经济； 数字化的对象问题； 合作问题。,5.4.3 档案网站建设,含义： 档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，一般以

52、主页形式提供档案服务和开展档案宣传。 功能： 服务功能 宣传功能 交流功能,主要内容： 档案工作信息 档案机构信息 档案资源信息 档案利用服务信息 问题与对策： 问题：建设目标不明确、提供信息内容不够丰富、访问率不高。 对策：设立龙头网站、门户网站和样板网站，丰富网站信息，注重档案网站的规划设计、配备专门人才。,5.4.4 数字档案馆建设,涵义： 数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。 数字档案馆是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储、以网络化的方式相互连接，从而提供及时利用，实现资源共享。 数字档案馆是指二进制编码的数字方式存储

53、、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统。 数字档案馆的实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。它不是具体的档案馆形态，而是无形的档案信息组织和利用环境。,主要特点： 存在方式上：数字档案馆是一种无形的档案信息组织和利用环境。 运行方式上：数字档案馆是存取档案信息的网络化。 功能定位上：以存取为中心，对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结。,具体特征： 档案馆管理自动化 馆藏档案信息数字化 档案信息组织标准化 档案信息存储海量化 档案信息传递网络化 生成空间虚拟化 档案信息服务社会化,数字档案馆与现行实体档案馆的关系 现行实体档案馆和

54、馆藏档案是数字档案馆形成的基础； 数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求； 数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。,数字档案馆与数字图书馆的比较 从技术角度而言，数字档案馆和数字图书馆所依赖的技术和理念几乎一样：丰富的数字化信息+先进的技术手段+高效的信息服务。 数字档案馆与数字图书馆的区别 数字档案馆对于数字档案的真实性和原始性的维护至关重要，数字图书馆则更重视版权问题。 数字档案馆的信息提供利用时受时效与密级的限制，数字档案馆必须分内部网和外部网两部分，数字图书馆没有时效和密级的限制，开放利用比较自由。,5.4.5 档案信息化建设的基本对策,制度完善 档案信

55、息管理制度标准 档案信息安全标准 档案业务技术标准 资源建设 确立纳入档案信息化目标的信息类型 档案信息数据库的共建,强化管理 信息化咨询监理机制的建立 项目管理 规划制定 外包管理 风险控制 组织风险 信息安全风险 知识产权风险,思考题(1),22、如何理解档案工作的性质？ 23、档案工作发挥效益具有哪些特点？ 24、档案工作的发展过程中呈现出哪些规律性？ 25、档案工作智能化发展规律具有哪些具体表现？,思考题(2),26、什么是档案工作发展与社会环境变化的互动性规律？ 27、我国档案界的国际交往与合作有哪些基本形式？ 28、国家档案保护、归属和继承问题主要有哪些国际公约，其基本内容是什么？

56、 29、档案信息数字化的含义和原则是什么？,思考题(3),30、请浏览五个以上中外有代表性的档案网站，通过分析比较，指出目前我国档案网站建设中亟待解决的问题并试着提出若干建议。 31、数字档案馆与实体档案馆之间存在怎样的关系？数字档案馆和数字图书馆建设有何关系？ 32、我国档案信息化建设包括哪些主要内容？,6 档案法规与档案职业道德,国家档案法规体系概述 中华人民共和国档案法 档案行政法规、党内法规、军事法规 地方性档案法规 档案规章 档案职业道德,6.1 国家档案法规体系概述,概念 国家档案法规体系是以中华人民共和国档案法为核心，由符合中华人民共和国立法法规定的若干有关档案工作的法律、行政法

57、规、地方性法规和规章所构成的相互联系、相互协调的统一体。 档案法律 档案行政法规、党内法规和军事法规 地方性档案法规 档案规章,档案法律 由全国人民代表大会及其常务委员会制定，并由国家主席签署主席令予以公布。主要有中华人民共和国档案法以及刑法、民法等基本法律及其他专门法律中涉及到档案的内容或条款 。,档案法律规范，是用以揭示国家有关档案和档案工作立法内容的一个概念。 档案法律规范和档案工作的法律条文之间，是同一事物的内容和形式的关系。一定的法律规范必须通过有关立法中的具体条文表现出来。,本质和特点 共同本质：档案法律是国家和人民意志的集中表现，是整个社会均需要严格遵守的基本行为规范之一。 自身

58、特点 直接性 具体性 综合性,6.2 中华人民共和国档案法,制定与修订 1987年9月5日，第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过了档案法，并于1988年1月1日开始实施。 1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过了关于修改中华人民共和国档案法的决定。,主要内容 总则 档案机构及其职责 档案的管理 档案的利用和公布 法律责任 附则,中华人民共和国档案法,1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过。 根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关于修改的决定修正。 第一章 总 则 第一条 为了加强对档案的管理和

59、收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。,第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。,第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。 第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。,第二章 档案机构及其职责,第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。 县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本