SAP财务管理-王纹(精华)

1、sap财务管理大全-王纹第一章 财务管理模块总览企业资源计划系统（enterprise resource planning，erp）是一种可以实现跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。一个强大的erp系统能够使财务的管理控制真正和业务紧密联系在一起，从而使计划，预算，监控，分析的触角伸到企业各个职能部门的最末端，为企业的运作提供决策支持。sap公司是全球最大的管理软件企业。财富500强企业中80以上使用sap公司的管理解决方案。在全球更有120多个国家的两万多个集团使用sap系统。sap在跨行业的通用产品外，还开发了23种行业解决方案和行业特殊应用，几乎覆盖所有的行业。由于

2、上述原因，本书中谈到的erp系统的管理思想和功能都是基于mysap erp系统的。如图1-1所示，mysap erp系统包含三个层面：战略层面、运营层面和技术架构层面。其中运营层面中又分为以下几大块内容：物流管理(lo)、财务管理(fi)、人力资源(hr)和跨模块组件(ca)。图1-2是运营层面的模块一览。图中下方的跨模块组件是指在物流、财务、人事三个模块中公用的功能，比如工作流，钻取报表，分类管理等。第1节 erp系统两个主要的特点：谈到erp，就会谈到集成。集成几乎成了erp的代名词。但是一个真正的erp系统，并不应该只是一个集成化的系统，它必须同时又是一个标准化的系统一个基于配置而不是基

3、于开发的系统。基于配置，才能最大限度降低实施系统时的开发量，也就是最大限度降低了实施的风险。同时，只有标准化的系统才可能是一个真正高度集成的系统。试想一下，现场临时开发，简单的测试，显然只能满足表面化的需求，是不可能将系统中数以万计的功能进行统一协调完善的，集成只能流于空谈。需要指出的是，集成化和标准化不仅仅是erp系统的两个核心特点, 也正是财务管理模块的主要特点。 一, 集成的系统我们以业务部门的一个简单操作为例，看一下在sap系统中业务是怎样和财务集成的。场景一：如图1-3, 假设a公司的财务部下设四个子部门：计划部、资金管理部、投资部和会计部。图当中的圆圈代表业务部门。某天，在业务部门

4、（如仓库）发生了一个简单的业务操作收货，让我们来看看这笔业务对于整个财务部的一系列影响。1，会计部首先，这笔收货可能不是一个单独的动作，它是采购定单的一个执行步骤。收货完成后，我们会收到供应商的发票，这时候会计部门会进行发票校验。发票校验在sap系统中并不是一个单独的输入，而是作为收货和采购定单的一个后续事务。在收货和收到发票后，系统会自动进行“三单”匹配的校验。“三单”指的是采购定单、收货单和发票。校验的内容包括：发票上的数量是否与收货的数量相一致，发票的单价是否与采购定单的单价相一致，发票日期和采购定单日期是否一致等等。另外，在系统里还可以设定相应的容差。如果三单匹配的结果有差异，而差异在

5、容差的范围内，业务就可以顺利流转下去。容差的目的在于一定授权下，微小的差异不会干扰总体业务的执行，这体现了重要性原则。2，计划部这笔业务的影响才刚刚开始。在发票校验时，sap会自动进行预算检查，即检查本次采购支出是否有足够的预算。试想一下：如果我们和某供应商签订了合同，对方按时按质交货，货物也验收入库了。财务部在核对发票时，却通知说因为预算不够这张发票将被冻结。这不仅对供应商来说是不能够接受的，从公司的管理流程角度来讲也是不合理的。 所以在sap中自动预算检查的控制点并不只是在发票校验时。通常在采购定单创建时，系统就会对此笔定单进行预算检查。检查的结果会直接影响后续的采购步骤。而发票校验时的自

6、动预算检查是对前次检查的复核。所以说 一个真正的erp系统，其财务控制是贯穿业务流程的，而不只是在记账时进行事后的核算。3，资金管理部同时，发票一旦校验通过，一般将在中短期内被支付，所以这笔业务对于资金管理部的资金安排是有影响的。而sap也正是这样设计的：发票校验通过时，会自动更新资金部的中短期资金预测，这种预测在系统中被称之为流动性预测。和预算检查控制点设在采购定单创建时相类似，采购定单的创建也会自动更新流动性预测。在发票校验后，系统会根据发票校验的数据对此采购定单影响的流动性预测值进行修正。4，投资部集成的影响还远没有结束。采购定单一般不是业务的起点，它可能是运行mrp（物料需求计划）的结

7、果。在图1-3中，我们假设此采购定单来源于一个项目，如石油行业的油井安装项目或设备大修项目。这种项目一般会包含很多项作业（也称活动，activity），其中有些作业可能被外包出去，其外包合同就是一种类型的采购定单。还有些作业可能由企业自己完成，但是需要采购一些原材料或服务，这些采购也是通过采购定单来执行的。这种情况下，采购定单就成了一个项目中某项作业的执行手段。系统会在项目管理模块里对其进行控制。由此，收货业务开始影响到投资部。同样，收货和收发票这些采购定单的后续步骤也会出现在这个项目管理的全貌中。但是项目管理也并不是管理的起始点。在图1-3的场景中，如果项目是一个新油井的设计施工和安装项目，

8、那此项目就是集团的一个投资行为。投资部根据整个集团的投资规划和资金情况，综合考虑各种项目和拨款请求，通过一系列的计划、分析和审批，最终确定投资落实到哪些具体项目中去，并在项目管理模块中进行处理。因此投资部的投资管理模块和项目管理模块也是实时集成的。最后，收货这个动作在会计部会进行自动记账，也就是自动生成一笔会计凭证。而发票校验也会自动形成一笔分录，我们称之为物料凭证。从这个简单的场景我们可以看到对业务涉及影响的深度和广度的挖掘是集成的关键。只有具备足够的深度和广度，才能够保证大型企业集团对其繁复的业务流程进行迅速，灵敏和全过程的有效管理，让大象跳起舞来。 二, 标准化的系统集成是对业务在模块间

9、流动的深度和广度的挖掘，而标准化则是对模块本身功能的深度和广度的挖掘。这里我们仍以a公司为例来讲述系统的标准化。场景二：假设a公司刚刚获准在纽约上市。因此a公司必须在原先只向中国主管部门递交财务报表的基础上，开始向美国证券管理机构递交基于美国会计准则的财务报表。假设美国会计准则(us gaap)和中国会计准则（prc gaap）对固定资产的认定以及固定资产的折旧处理的要求都有所不同。那么，a公司必须在原有账目的基础上进行调整，使报表数据符合美国会计准则的要求。a公司使用的是sap系统，目前系统中只有基于中国会计准则的数据和报表。a公司希望系统能自动对固定资产按两种不同会计准则的规定进行平行记账

10、，并实时生成符合中国会计准则和美国会计准则的报表。同时，新功能的实现将不再请咨询公司来实施，而是由a公司财务部员工自己来完成。这就对系统提出了两大要求：（1）能同时按不同会计准则对数据进行实时的记录，核算和分析，且使用的方法是合理而高效的；（2）为满足功能需要而在系统中进行的实施工作是简单方便而且少量的。这两点要求其实也就是对系统标准化的要求。系统标准化是要让软件在按iso和cmm标准组织管理的软件工厂中开发出来，而不是在系统实施时在各行各业的客户的办公室里做现场开发。不同的行业，不同的业务类型，不同的规模，不同的企业特质的排列组合会使客户的需求千变万化。以一个标准化的系统来满足层出不穷的管理

11、需求，必须依靠两个原则：首先，这必须是一个可配置的系统，可以通过灵活的配置实现各种业务需求。其次，这个系统必须立足于最佳业务实践，即把各个行业先进的管理思想和最佳的业务处理模式兼收并蓄到系统中来。回到场景二，我们看一下sap系统是怎样实现业务需求的。在图1-4中，圆圈里是固定资产模块。我们在固定资产模块对固定资产进行管理。图1-4是sap财务在运营层面的模块总览图，从中可以看到固定资产模块是财务会计模块下的一个子模块。在介绍实施方案之前，我们首先介绍一下sap固定资产模块的组织结构。如图1-5所示，一个大型的集团公司，其各家子公司可以分别使用不同的科目表和折旧表。折旧表中又可以并行处理不同的折

12、旧范围。每个的折旧范围对应一种特定的折旧方法。比如在很多国家，财务和税务上对固定资产折旧计算的规定会有所不同。针对这种情况，就可以分别设置财务折旧范围和税务折旧范围来并行核算。多个折旧范围的设立，使对资产的并行估算成为可能。资产的并行估算是在资产明细账等级上进行的。在固定资产模块中，除可以做到根据折旧范围对资产进行估算外，还可以自由决定某一个折旧范围的估算值是否需要更新总账。这样对于具体的某一项资产来说，系统按照它所属的折旧表中的多个折旧范围对它的价值进行并行估算后，会实时将估算值计入它所分配的科目表的总账科目中去。这项资产也就按相应的可以按多套折旧方法来核算和记账了。同样，对于使用同一个折旧

13、表但不同的科目表的公司来说，在按照折旧范围估算所有资产后，系统会找到每个公司代码分配的科目表，将估算值计入到对应的总账科目中去。资产管理的另一个组织结构就是资产分类，比如我们可以按厂房和建筑物，机器设备，车辆等定义资产分类。在折旧范围中，我们可以定义资产分类的各种默认折旧方法，包括使用年限，残值率，开始和结束期间确定，直线法或其他方法等等。每个资产既可以继承资产分类中的默认折旧方法，也可以维护自己的折旧方法。这些资产我们会在固定资产章节详细讲述。图1-5就是固定资产在sap中的组织结构和可配置的一些内容。再回到场景二。场景二中的情况在sap中有一个很简单的解决方案，这其实就是一种最佳业务实践。

14、具体解决方案如图1-6。在图中有三个平行的折旧范围，一是符合中国会计准则的折旧范围（prc gaap），二是符合美国会计准则的折旧范围（us gaap），三是两者之间的差异gaap调整折旧范围。其金额为us gaap折旧减去prc gaap折旧。折旧运行后，prc gaap 的折旧范围与gaap调整的折旧范围里的数值都将直接更新总账。而us gaap的折旧范围里的数值将不更新总账。基于这样一种设置，并行折旧的计提以及总账的过账在系统中得以顺畅地运行。图1-7是系统中平行折旧方法的账务处理。在科目表设计时，主体部分是按中国会计制度设计的（图中上方框中的科目）。同时设置gaap的调整科目（图中下方

15、的科目）。业务流程从固定资产的原值入账开始（来源于在建工程的转入或采购定单的收货或者是手工的固定资产入账）。在所有后续的业务中，无论是计提折旧，本年利润结转，未分配利润结转，固定资产报废，sap系统都会根据三套折旧范围中的折旧方法来进行计算，并自动在两类科目中记账。当出具报表时，图1-7中左边方框中的科目属于中国的资产负债表，中间方框中的科目应用于中国的损益表，右边方框中的科目应用于中国的利润分配表。在出具符合美国会计准则的报表时，只要将两类科目相加即可。通过场景二我们可以了解sap实现标准化的两种手段：（1）可配置。如可以配置不同的折旧表和折旧范围（最多达99种），资产类别，折旧方式，折旧年

16、限，残值等。（2）是最佳业务实践。sap在向全球120多个国家2万多家集团公司提供商务解决方案的同时，也吸收了其中一些行业领袖公司的先进管理理念和优秀业务实践，并将这些管理流程在系统中予以固化和优化。经过近30年的积累，在sap系统中对于各类型企业的通用情况和行业的特殊流程都有标准的解法。因而，可以说sap通过高度可配置和最佳业务实践两种手段，不仅降低了企业的二次开发量，规避了风险，更将先进的管理思想传达给企业，从而提高了管理平台的稳定性和可拓展性。第2节 自动记账和并行账 在第1节的场景一中，我们通过仓库的一个收货动作来简单介绍了集成。我们看到，集成带来的影响也包括了自动记账。图1-8是全景

17、式的自动记账。在最上面的物流层，我们可以看到物流中的各项业务，如销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，盘点等等。其中，只要是和财务管理相关的都会自动记账。而sap的账务处理采用的是平行账的概念。不同的账套满足不同的功能。比如财务会计、管理会计、资金管理、合并报表账、特殊目的分类账等等。而不同的组织结构（如公司代码）可以共用一个账套。从集成的角度来说，物流和人力资源的业务会自动更新与财务相关的不同的账套。这样对于一个大型的集团来说，无论有多少分子公司，信息都可以集中统一管理（如图1-9）。而通过严密的权限管理功能，又能保证信息的安全。第3节 财务的模块结构一览在第一节中，我们介绍过，mysap

18、 erp包含三个层面：战略层面、运营层面和技术架构。财务管理的内容主要包含在mysap erp的运营层面中，如图1-10所示。图1-11是运营层面的模块一览。如果把其中的财务管理模块进一步展开，就可以看到图1-12所示的财务管理子模块的全貌。如财务管理模块可以分为：财务会计、管理会计、资金管理、投资管理、项目管理、不动产管理等子模块。在财务会计模块中又包含了总账、应收账款、应付账款、固定资产 、银行会计 、特殊目的分类账 、基金管理和差旅管理等子模块 。除此之外，在mysap erp的战略层面，涉及到平衡计分卡，价值动因树，管理驾驶舱等内容，这些都是财务管理整体的一部分，我们将在以后的章节做详

19、细介绍。介绍了财务管理模块的结构，并以仓库收货这一单纯的业务动作对会计部、计划部、资金管理部、投资部的影响以及资产按不同会计准则并行记账为例对erp系统的两个重要特点：高度集成和标准化进行了概述。本书中，属于财务会计领域的章节有：第二章 集成的财务会计系统高度集成是erp系统区别于其他软件系统的一个显著标志。在第一章中，我们以仓库的收货为例，介绍了一笔业务对财务部产生的一系列影响。本章我们要着重介绍的是整个物流模块和财务会计模块的集成关系，我们将就以下7个集成点：销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，其他收发货，盘点和估价来逐一展开，来看看财务会计模块是如何完全融入到企业整体流程中去的。图2

20、-1描述了在集成环境下的财务会计模块。第1节销售开票销售开票的过程其实是在系统中生成一张开票凭证（billing documents）。发票，形式发票，红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证。我们通常提到的发票（如增值税专用发票或普通发票）是根据系统中的开票凭证在金税系统中套打出来（或直接套打出来）的实物凭证。在下文中如果不特别指明实物发票，则“发票”都是指系统中保存的开票凭证。erp系统是集成的，而销售开票又是销售流程的最后一个环节。因此发票在系统中不是孤立的，它一般是参照先行的其他凭证（如销售定单或发货单）建立的，系统会根据一定的规则自动的复制这些先行凭证的信息，这使得开票的过程尽可能的

21、简单，从而在很大程度上避免了人为错误的产生。一, 发票的结构发票是由一个发票抬头和多条行项目构成的。发票抬头中记录了整张发票的信息，比如付款方（客户），开票日期，整张发票的净金额，币种，付款条款，国际贸易条件，售达方（有时候付款方和售达方是不同的），价格条款（比如针对整张发票的折扣）。行项目中则记录了仅对该行有用的信息，比如 商品，数量，该行净金额，重量和体积，参照凭证的编号（比如，该发票针对的发货单号），价格条款（比如货款，运费，折扣，增值税等等）。从上文我们可以发现，系统中的发票所保存的信息大大超过了在出具实物发票时所需要的信息。在套打实物发票时，系统会根据各国家和企业的规定选取其中相关的

22、信息，按规定的格式打印出来。二, 开票方式发票一般是参照先行的其他凭证建立的。在实际操作中，系统提供了各种简便灵活的方法来参照凭证（定单或发货单）生成发票。（1） 只要某些数据吻合，系统允许合并多张不同的凭证（销售定单和/或发货单）的全部或一部分，开出一张发票。前提条件是：首先，需要从这些参考凭证中复制的发票抬头数据在这些凭证中都是一致的。其次，拆分开票的条件不成立。比如在处理到期的开票清单时，系统会合并那些具有相同的客户编号，销售组织和开票类型的参照凭证，如果上述的前提条件都满足，系统将开出一张发票。（2） 某些情况下，需要分开出具发票，比如要求同一张交货单上的很多商品按不同的商品组分开开票

23、，这时可以通过定义拆分开票规则来实现。（3） 系统允许针对每张销售凭证开一张发票，比如每张发货单一张发票。在具体执行开票时，系统又提供了如下方法：（1） 发货单个别开票。我们可以针对整张定单，个别行项目或行项目的部分数量进行个别开票。（2） 处理到期开票清单。我们可以使用到期开票清单来处理开票。在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发货单单独开票。我们只需要输入选择条件，系统会自动挑选那些符合条件的定单或发货单，生成到期开票清单。经过手工编辑和模拟后就可以实际开票了。（3） 自动处理到期开票清单。为了减少处理时间和人力，可以将到期开票清单的处理安排在系统后台完成，比如每天下午四点由系统自

24、动生成。三, 财务会计过账当开票这一业务处理在系统中完成后，通过sap系统的集成功能，在财务会计模块会自动生成相应的会计分录。图2-1中“开票”标签所指的箭头就代表了这种自动过账。但是为了增强灵活性，也可以对于某些类型的开票凭证自动冻结过账，这样在流程设计时在正式过账前可以加入控制点。而当控制完成后，过账也仅仅是一个按钮的工作了。对于会计科目，系统是综合4个数据自动判断的，它们分别是销售组织，客户组，商品组和价格条款。这样系统可以自动将货款和增值税分别计入“产品销售收入”和“应交税金增值税销项”科目中。同样的，如果价格条款中还有运费和折扣，可以分别计入“产品销售收入”的二级科目中。此外这种科目

25、确定的机制也使得我们可以根据销售组织，客户组和商品组设置二级或三级科目。不过需要指出的是虽然系统提供了这些灵活性，但是在实际实施中我们未必需要这样做，特别是当我们同时实施了获利能力分析模块时，此类分析将没有必要通过科目来完成。获利能力分析将在第11章中具体介绍。对于金额的确定，系统是根据发票中各价格条款的金额来决定的。定价功能是sap销售模块的一个非常有力也非常有趣的功能。本书不做详细的介绍。需指出的是，我们在实施时，可以根据企业的实际情况和管理要求，决定开票时是直接从销售定单复制价格呢，还是允许修改或重定价（这种配置是基于发票类别的）。消费税的计算和过账是定价功能和科目自动确定功能在系统中的

26、应用。我们可以在销售定价模板中增加一增一减两个价格条款，它们的计算规则是货款的百分比，两者分别指向“产品销售税金和附加消费税”和“应交税金消费税”科目，同时消费税率维护在和商品相关的定价表中。因为消费税是价内税，所以我们的实物发票中并不体现，但是财务会计上却即时地记账了。这个问题的另一个解决方法是月末定期地运行报表计算消费税额，并自动批输入过账。这两种方法都是可行的，也都可以自动生成纳税申报表，前者的好处是记录的实时性，从而有利于盈利分析。四, 折扣和折让如果销售已经完成，但是客户对于产品的质量或者别的方面存在异议，双方协商以折扣和折让的方式处理。在系统中可以有如下三种处理方案：1，贷项凭证贷

27、项凭证在系统中和发票一样，是一种不同类型的开票凭证。贷项凭证可以参照发票或者贷项凭证申请来创建。贷项凭证的内容既可以针对整张发票也可以针对部分行项目，还可以针对行项目中的部分数量。使用贷项凭证申请，我们可以走正规的客户投诉和扣款流程，从而保证了内部控制机制的执行。如果我们不准备对实物发票，特别是增值税发票做任何处理，那么通过配置，可以让系统自动生成如下会计分录：借：产品销售折扣和折让贷：应收账款客户明细。对于这种处理方法需要注意如下两点：（1） 贷项凭证不能扣减增值税销项税额由于贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证，在我国是不能减少增值税销项税额的，因此折扣应该不含税价，否则折扣中的增值税部分就

28、只能由销售方作为费用多承担了。但是在实际业务中这往往会使双方的业务人员夹缠不清，无法理解。（2） 贷项凭证会影响所得税由于贷项凭证没有增值税发票做原始凭证，在我国的实施中可能会引起企业所得税应纳税额计算上的争议。尽管如此，使用贷项凭证来处理折扣和折让的优点还是很明显的：它不涉及对原增值税发票的处理，众所周知，这类处理在我国是非常难的。2，取消原票重新开具发票此种方法下，业务人员需要先取消原发票，然后根据折扣和折让后的数字，重新开具发票，取消发票在系统中会生成反方向的红字发票和冲销会计分录，业务人员取消原发票后重新开票，并更改价格条款。从实物发票的角度来看，会有如下两种操作情况：1 如果对方能够

29、返还两联增值税发票,我们可以开出红字发票，其中记账联作为减少销项税的原始凭证。其他三联和返还的原发票的两联应妥善保管。2如果对方不能返还两联中的任何一联，必须做如下操作：客户应从当地税务部门取得退货或折扣证明单并交给销售方。销售方开出红字发票，其中两联作为其减少销项税的原始凭证，另两联交给客户。3， 贷项凭证与重新开具发票结合在此方法下，我们只是使用贷项凭证的功能。通过配置，让系统自动生成如下会计分录： 借：产品销售收入借：应交税金增值税销项贷：应收账款客户明细 ，金额为折扣金额。同时开具实物红字发票，金额为原发票金额。再根据折扣后金额重开实物发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭

30、证。需要注意的是，在系统中我们使用贷项凭证，往往是以调整金额直接记账的。但是我国增值税管理要求中对于增值税发票变更的处理方法，一般都是先用红字发票冲销，随后再对变更后的金额开具发票。在实际情况下，企业可以根据自己的业务流程的需要来选择处理折扣折让处理的方法。如企业流程中需要使用贷项凭证功能的，则贷项凭证仍以调整额记账，但将实物红字发票和重开发票两者一起作为贷项凭证的原始凭证，即选择贷项凭证结合重新开具发票的方法来处理折扣折让。如企业是使用先冲销原始发票，再重开发票方式的，即可选用取消原票重新开具发票的方法处理折扣折让。当然，这两种方案都避免不了红字发票难开的问题，但这已经不是erp系统的问题。

31、在实务中有些企业会提出避免开具红字发票的要求，这样就可以选择贷项凭证的方法来处理折扣折让。五, 退货客户投诉的另一种解决方法是退货。退货在sap系统中有三种处理方案：（1） 标准退货流程标准退货流程是指在发生退货时，先将被退回的货物入库，然后将需要补给客户的货物出库。在标准退货流程下，首先要建立退货凭证。退货凭证既可以是针对销售定单建立的也可以是针对发票建立的。当货物实际退回时，仓库参照退货凭证做入库处理，系统自动生成会计分录 借：存货贷：产品销售成本。如果需要补货，那么做补货的发货处理，系统自动生成会计分录 借：产品销售成本 贷：存货。标准退货流程是不影响开票和实物发票的。（2） 退货不补货

32、如果客户不要补货，而要退回货款，那系统将针对退货开出贷项凭证，并自动生成如下分录： 借：产品销售收入 借：应交税金增值税销项 贷：应收账款客户明细， 金额为退回货物的售价。同时财务人员开具红字发票，金额为原发票金额。再根据退货后余额重开发票。并将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。（3） 退货不补货并不建立退货凭证对于不要求补货的退货，我们也可以不建立退货凭证，而直接取消原发票（对应红字发票），退货入库后，再重新开出发票（对应重开的增值税发票）。六, 返利返利是指根据客户或者经销商在一定期间里的购买量，而定期返还给他们的款项。在销售和分销模块中，我们需要维护返利协议。在返利协议中，必

33、须指明：（1） 谁可以得到返利。（2） 返利的标准。（3） 协议的有效期。（4） 是否需要在会计上计提返利。（5） 返利比例。销售部门需要维护各种产品或产品组的返利比例。返利比例可以是直线的，也可以是坎级的：对于越大的购买量，返利比例也越高。销售和分销模块还会跟踪所有和返利相关的开票凭证。根据返利协议计算返利的金额。在协议有效期内可以先定期结算部分返利，在最终结算时，系统会自动扣减累计的部分结算的返利。从财务会计的角度看，返利会有如下影响：（1） 预提返利费用根据返利比例，系统可以自动预提返利费用。分录如下：借：产品销售收入 或 销售费用贷：预提费用（2） 返利结算分录当返利协议结算时，系统会

34、自动生成贷项凭证申请（credit memo requests），申请批准后，系统会自动生成分录如下： 借：产品销售收入 或 销售费用贷：应收账款客户明细。该笔贷方的金额或者直接和该客户原先账户中的未清发票对清，或者在发生贷方余额时，纳入付款流程。同时自动冲销先前的预提凭证。由于返利和贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证（以双方的返利协议结算报告作为原始凭证），在我国的实施中可能会面临一些麻烦，因此企业有时候会用票面返利的形式处理，所谓票面返利是指返利不记录在表内科目里，而是在表外另行记录。返利的金额被用于扣减今后销售定单的价格而不是直接对清发票或者付款。但是这样的处理往往在系统配置上较为麻烦，

35、对于今后的分析也不够清晰。七, 收入的确认根据上文的介绍，我们会发现一个问题：sap标准设置是在开票时确认销售收入，而在交货时结转销售成本。系统本身是不保证收入和成本配比的，这主要是因为两者各有支持的原始凭证（发票和出库单）。对于这个问题我们认为：除非是行业特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要应当从流程的角度通过控制开票和交货的时机来解决，比较理想的状态是开票直接指向交货，交货后即时开票或者定期（每天或至少月底）开票。我国的增值税法也要求企业在销售交货之后应当及时开具增值税专用发票。但是，在有些情况下企业由于种种原因无法实现这种流程上的匹配，就需要一些别的功能和手段来实现这种匹配：（1）

36、在期末执行收入确认程序调整收入当使用这种方法时，开票时，系统不直接确认销售收入，而是计入“递延收入”科目：借：应收账款客户明细贷：递延收入 贷：应交税金增值税销项（如果是服务业，则没有税金行）。当期末执行收入确认程序时，系统根据预先设定的规则确定当期应确认的收入，做分录如下：借：递延收入 贷：主营业务收入 。具体的规则可以是根据实际交货或确认的服务来确认收入，也可以是根据期间分配收入（如长期合同的收入）。（2） 收入确认程序下的成本结转同样，当企业采用执行收入确认程序来确认收入时，其货物在交货时也不结转成本，而是先计入“递延成本”。直到实际开票时才将“递延成本”转为“产品销售成本”。（3） 通

37、过项目定期的结果分析计算收入和成本对于大型项目来说，收入和成本是通过项目定期的结果分析计算出来的，而不是开票以及成本的原始凭证决定的，两者之间的差额通过调整“预提”和“存货”等科目实现。关于项目管理和结果分析我们将在第13章中着重介绍。当然还有其他的一些方法来解决收入和成本匹配的问题，比如走寄售流程，或者建立客户虚拟库，但是这些方法一方面会增加操作的步骤和复杂程度，另一方面也曲解了业务本身，变成了为了会计处理而改变业务流程，有点得不偿失。最后，仍然想重申的是：除非真正源自行业的特殊性，否则应尽量考虑从流程的角度来解决收入成本匹配的问题。毕竟实施sap系统的目的之一是拥有简洁流畅清晰的企业运作，

38、舍弃一些模糊混乱带来的“好处”是值得的。第2节销售发货销售定单的交货是销售定单执行的一个环节，通常会先于开票环节。在sap中交货是一个多步骤的过程，包括交货单（交货申请），拣配，包装，装载，装运和发货过账等步骤，其中大多数步骤属于物流管理的范畴。sap还提供了对整个交货过程的全程监控的功能，包括交货期管理，自动确定装运点等等功能。销售发货和财务会计的集成点出现在发货过账这个步骤上。在发货过账时，系统通过库存管理模块的自动记账功能，生成了会计分录，借：产品销售成本贷：存货 。存货的计价既可以是标准成本，也可以是移动平均价或个别认定的批次成本。但是对于制造型企业来说，由于实际成本必须在月末才能得到

39、，而发货是实时的，所以此时一般应使用标准成本，到月末再根据实际成本重估库存和产品销售成本。图2-1中“销售发货”标签指向的箭头就代表财务会计和销售发货的集成。同时我们还可以发现，销售发货环节本身就是销售模块和库存管理模块的一个集成点。销售发货的动作是由仓储部门完成的，而它实现的同时又是销售业务的一个步骤。第3节采购收货采购定单的收货是采购定单执行的一个环节，通常会先于发票校验。和销售发货类似，采购收货是采购和储运部门的共同职责，同时系统通过自动记账功能，生成会计凭证。一般手工或简单会计软件的记账，要求收货要等到收到发票以后再入账，如果月末发票未到就暂估入账。这样做是为了方便会计工作，但同时也带

40、来了两大弊端：一容易造成库存账实不符；二平时的工作简化了，期末的核对工作却大大增加了。sap系统是一个实时的系统，同时又讲究账实相符和集成。因此它采取了收货和发票校验两个业务都记账，两者通过“商品采购”（或称为“货或发票未到”）科目对清，同时还能完成三单匹配（指采购定单，收货和发票校验）的内部控制机制。关于采购收货的系统自动账务处理我们在下一小节发票校验中一起介绍。第4节发票校验发票校验功能充分显示了sap系统的高度集成性，图2-1中是以“发票校验”标签指向的箭头表示的。该功能从采购模块的采购定单和收货中获取信息。当发票校验完毕并过账时，数据被自动传入财务会计模块。在发票校验时很重要的一点是参

41、照采购定单和收货单，这样系统可以自动检查发票的内容，单价并计算准确性。当发票过账时，系统会在供应商的账户上创建一条未清项，它会在财务会计的付款业务中被结清。在配置系统时我们还可以规定每个系统操作者能够处理的最大发票金额。一, 输入发票输入发票时可以有三种方法：（1） 参照采购定单选择参照采购定单输入发票时，我们只需要输入采购定单号，系统会自动建议发票的数量，金额，税率和付款条款（指到期日和现金折扣比率）。如果实际收到的发票和这些默认值有差异，默认值是可以更改的。当我们输入发票时，系统会提示实际值和默认值之间的差异。我们可以设置对于单条发票行的差异的容差。如果差异小于容差，它们将被系统接受。如果

42、它们大于容差，我们将收到系统的警告信息，通知我们检查该发票，但是仍然可以过账。如果容差的上限被超出了，这张发票仍可过账，但是对它的付款将被冻结。只有当财务会计通过另外一个操作释放这张发票后，这张被冻结的发票才可以被付款。当我们过账发票时，系统将自动生成会计凭证。（2） 参照采购收货单在选择参照采购收货单输入发票的情况下，应付账款会计输入收货单号，系统查找并建议相应的数据。每笔收货单都将被这样结算。当然我们也可以输入采购定单号，系统会帮助查找此采购定单相关的收货单。（3） 不做参照当然，我们也可以不参照任何凭证输入发票。这时可以手工输入发票项，分别计入总账，存货或固定资产。二, 财务会计过账采购

43、收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成会计凭证，其科目是在系统配置时预先设定的。自动记账的科目和金额的处理受到存货计价方法和收货与收发票的先后次序等因素影响。具体规则如下：1，标准成本法和移动平均价sap系统有两种典型的存货计价方法：标准成本法和移动平均价。2，发票晚于收货（货到票未到）如果收到发票晚于收货，根据存货计价方法的不同，自动记账的科目和金额也会有所不同：（1） 标准成本法标准成本法下，价差将计入“发票价差”科目。价差包括收货时标准成本和采购定单价格的差异，也包括发票校验时采购定单价格和发票价格的差异。（2） 移动平均价移动平均价下，收货时直接按采购定单价格计入存货价值。收发票时的

44、价差，如果库存充足则直接更新库存价值，如果库存低于发票数量，则按比例一部分更新“库存”价值，一部分计入“发票价差”科目。3，发票早于收货（票到货未到）如果收到发票早于收货，那么收发票时按发票金额计入“商品采购”科目。（1） 标准成本法标准成本法下，收货时价差计入“发票价差”科目。（2） 移动平均价移动平均价下，收货时按发票金额更新“库存”价值。这些规则听起来有点复杂，主要是因为各种情况的排列组合比较多。下面我们以一些具体的例子来理解一下这些规则。例2.1 标准成本法/先收货标准成本: 1.2元/件 库存数量: 100件采购定单: 1.3元/件 数量: 100件收货 : 数量: 100件发票:

45、1.24元/件 数量: 100件这种情况下，系统自动记账如表2-1。表2-1 “标准成本法/先收货”的自动记账科目收货发票校验存货120+发票价差10+6-商品采购130-130+应付账款供应商明细124-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表2-2。表2-2 物料数量，金额和成本变化数量金额标准成本开始时100件120元1.2元/件收货后200件240元1.2元/件收发票后200件240元1.2元/件例2.2 移动平均法/先收货/库存充足初始移动平均价: 1.2元/件 库存数量: 100件采购定单: 1.3元/件 数量: 100件收货 : 数量: 100件发票: 1.24元/件 数量: 10

46、0件这种情况下，系统自动记账如表2-3。表2-3 “移动平均法/先收货/库存充足”的自动记账科目收货发票校验存货130+6-商品采购130-130+应付账款-供应商明细124-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表2-4:表2-4 物料数量，金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收货后200件250元1.25元/件收发票后200件244元1.22元/件例2.3 移动平均法/先收货/库存不足初始移动平均价： 1.2元/件 库存数量: 100件采购定单: 1.3元/件 数量: 100件收货 : 数量: 100件领用: 数量: 120件发票: 1.4元/件 数量: 10

47、0件这种情况下，系统自动记账如表2-5。表2-5 “移动平均法/先收货/库存不足”的自动记账科目收货发票校验存货130+8+发票价差2+商品采购130-130+应付账款-供应商明细140-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表2-6:表2-6 物料数量，金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收货后200件250元1.25元/件领用后80件100元1.25元/件收发票后80件108元1.35元/件例四 移动平均法/先收发票初始移动平均价:1.2元/件 库存数量: 100件采购定单: 1.3元/件 数量: 100件发票: 1.24元/件 数量: 100件收货 : 数量

48、: 100件这种情况下，系统自动记账如表2-7。表2-7 “移动平均法/先收发票”的自动记账科目发票校验收货存货124+商品采购124+124-应付账款-供应商明细124-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表2-8:表2-8 物料数量，金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收发票后100件120元1.20元/件收货后200件244元1.22元/件一, 增值税上文的例子为清晰起见，都没有考虑增值税。实际在输入发票时，如果是增值税专用发票，我们也需输入税码（包含了税率的一个参数）和税额。系统会自动检查含税价，税率和税额是否正确。如果存在差异，系统会提示一个警告信息，

49、但是我们仍然可以将其过账。如果是不含税的发票（比如运输发票和农产品收购），系统可以自动计算税额。如果发票的每行税码不同，系统会分行处理。当发票过账时，增值税会自动计入“应交税金增值税进项”科目中。二, 收货成本计划内的收货成本包括以下类型：运费，关税，保险费，包装费等等。对于每种类型，我们可以决定成本是固定的或基于数量的还是收货货款的一定百分比。计划内的收货成本可以在采购定单的每一行项目中输入。当收货时这些成本被计入库存，对方科目是一个特殊的清账科目（比如：“商品采购运费”）。当采用移动平均价时分录如下：借：存货贷：商品采购货款 贷：商品采购运费。在发票校验时，我们可以列出某张采购定单，收货单

50、或供应商的所有收货成本，从中选择出正确的收货成本的发票。系统生成分录如下：借：商品采购运费贷：应付账款供应商明细。计划内收货成本也会在采购定单历史报表中即时显示。计划外的收货成本也可以用发票校验输入。系统自动将它们根据各行项目的金额分配下去。如果需要，我们也可以手工分配这些成本。计划外的收货成本直接计入库存，分录如下：借：存货贷：应付账款供应商明细。第2节其他收发货实际上上文提到的销售发货和采购收货只是库存移动的两种移动类型。库存移动是指引起库存变化的业务。主要包括：（1） 收货收货指从供应商或生产定单接收库存并过账。收货导致仓库存货的增加。（2） 发货发货指存货的领用，消耗或交运至客户并过账

51、。发货导致仓库存货的减少。（3） 移库移库指存货从一个库存地点转移到另一个库存地点。移库既可以是在同一个工厂，也可以是跨工厂的（工厂是sap中决定存货估价，mrp等的重要组织结构）。（4） 转换转换是一类特殊的存货变化的总称。它和存货是否发生物理上的移动无关。比如：将存货从一种物料代码转换成另一种；将存货从质检货状态释放；将存货从寄售商品转换成自有库存等。sap系统使用“移动类型”来分类管理库存移动的各种不同的种类。在sap系统中使用物料凭证来管理和记录所有的库存移动，物料凭证中包含了移动类型，工厂，库存地点，物料编码，数量，批次等信息。系统通过物料凭证来追踪和证明库存移动，打印出来的物料凭证

52、就是我们通常所说的出入库单。同时物料凭证的输入也不是孤立的，系统通常会根据情况自动建议收发货的数量，地点等等，比如根据采购定单收货，根据生产定单领用原材料。可以说库存管理是sap物流的中心环节之一，它连接了采购，生产和销售等各个环节。sap的库存管理讲究的是实时地记录和反映现有的库存情况：收发货及时记录进系统，系统自动更新库存的当前状况，既可以以各种报表的形式提供给库存管理者即时的信息，又通过集成直接参与其他的功能中，如mrp，销售的可用性检查等等。从财务会计的角度来看，库存移动既反映了库存数量的变换，同时还代表了价值的转移。因此大部分的库存移动需要在财务会计上进行反映。上文中我们已经介绍过销

53、售发货和采购收货，仓管人员只负责存货数量的记录，而不需关心其价值。系统根据一定的规则来决定存货的价值，同时根据自动科目确定自动生成财务会计凭证（参见上文采购收货的财务会计过账）。会计凭证和物料凭证在系统中是相互勾稽的，而且能直接从任何一张中进入另一张的显示。库存移动的自动科目确定是一个智能化较高的功能，系统配置也较复杂，但是简单地说，系统是根据移动类型 各行的性质（如是库存行还是对方行）物料主数据 工厂 等信息决定会计分录中每一行的科目。这里我们再介绍两种重要的移动类型：（1） 原材料生产领用原材料生产领用时，系统自动记账如下：借：生产成本原材料贷：原材料。原材料的估价方式可以是标准成本或移动

54、平均价。（2） 产成品入库产成品入库时，系统自动记账如下：借：产成品贷：生产成本生产产出。产成品的估价方式一般采用标准成本法。第3节盘点一, 盘点的方法库存的盘点是企业财务会计掌控或参与的一项重要工作。在sap中提供了如下几种盘点方法：1，定期盘点定期盘点是指在资产负债表日将公司所有的存货都进行实物盘点。在进行这种盘点时，每个物料都必须被点到。因此在盘点时，整个仓库必须冻结物料的移动。2，持续盘点持续盘点是在整个财政年度里，存货持续不断地进行盘点。对于这种盘点重要的是对于每一类库存来说，必须保证一年中至少被盘到一次。3，循环盘点循环盘点是指在一个财政年度中按一定的时间间隔进行实物盘点的方法。这

55、些时间间隔（或循环）是由物料主记录中的循环盘点指标决定的，我们可以在后台更改每个指标的盘点间隔。循环盘点可以使流动性大的存货比流动性小的更经常地接受盘点。除了人为决定每种存货的循环盘点指标外，我们还可以使用系统的abc循环盘点分析功能。该功能可以根据存货的消耗或需求将存货归为abc等各类。该功能可以自动更新物料主数据中的循环盘点指标。4，抽样盘点抽样盘点是指在资产负债日，系统按统计计算随机地选取一部分的库存进行盘点的方法。如果抽样盘点的结果和账面库存的差异足够小，就认为整个账面库存数是准确的。抽样盘点是以统计科学为基础以减少盘点的工作量的一种方法。二, 盘点的阶段不论采取什么盘点方法，盘点的流程可以分为三个阶段：1，盘点准备（1） 创建盘点表（在系统中）盘点表是系统中的一种凭证，是整