公务文书课件-1

1、,公 务文 书,第2章,文种阐释,公文是公务文书的简称。 它有广义、次广义和狭义之分。,广义的公文，是指机关、团体、企事业单位在公务活动中所使用的书面材料的总称。,次广义公文，特指法定公文，即由我国的党、政、军等首脑机关以“公文处理办法”的形式规定的，用于各自行使职能的过程中必不可少的书面材料，因此，有党的公文、行政公文、军用公文之分。,狭义的公文，仅指法定公文中的行政公文。我们这里将要学习的就是行政公文。,行政公文（以下简称公文），是行政机关在行政管理过程中所形成的，具有法定效力和规范体式的公务文书。它是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布

2、置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,一、公文的特点,（一）法定的权威性 （二）明确的效用性 （三）体式的规范性 （四）作者的特定性,二、公文的作用,（一）管理调控作用 （二）约束规范作用 （三）协商交流作用 （四）依据凭证作用,三、公文的种类 1.现行公文： 是由国务院办公厅于2000年8月24日修订发布，从2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法规定的13种: （1）命令（令）;（2）决定; （3）公告; （4）通告; （5）通知; （6）通报; （7）议案; （8）报告; （9）请示; （10）批复; （11）意见; （12）函; （13）会议纪要。 2.按照递送对象的

3、不同，又可分为四类: 上行文。是指向上级机关呈送的公文，如请示、报告。 平行文。是指同级机关或不相隶属机关之间互相往来的公文，如函、议案。 下行文。是指上级机关发给下级机关的公文，如命令(令).决定、批复等。,不定向文。是指上下级机关、同级机关和不相隶属机关之间都可以使用的文种，有意见和会议纪要两种。 四、公文的格式 （一）文头（文眉）部分 1.发文机关标识（公文版头） 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文，如会议纪要可不加 “文件” 字样而只以发文机关全称或规范化简称发文。 2.份数序号 用阿拉伯数字标在公文首页左上角。 3.秘密等级和保密期限 3号黑体字，顶格、居右

4、标在第一行，即右上角，两字之间空1字。如:“机 密”。,如需同时标注保密期限，等级和期限用隔开，表示等级的两个字之间不空格。如:“绝密启用前”。 公文秘密等级有三个，绝密、机密和秘密。 4.紧急程度 是对公文送达时限的办理速度要求的标识。 紧急程度分为“特急”、“急件”两种，标识在“秘密等级”下方. 5.发文字号 由机关代字、年份、序号三部分组成，使用3号仿宋字。 年份用全称，使用六角括号。 发文字号的位置，按照规定，有三种标注样式: 下行文的文号居中标在发文机关标识下方空2行处，这是最常见的标注方式; 上行文须注明签发人，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;,函的发文字号在间隔线下第1

5、行最右处。 6.签发人 “签发人” 三字使用3号仿宋字，姓名使用3号楷体字，中间用全角冒号隔开。 7.红色间隔线 在发文字号下 4mm处印一条与板芯等宽的红色间隔线，行政机关公文的这条红线中间不加五角星，党的机关公文加红色五角星。 （二）主体部分 1.公文标题 间隔线下空2行，2号宋体字。 规范的公文标题是“机关名称+关于的+文种”,如有公文版头，标题可省略发文机关名称。,2.主送机关 标题下空 1行，3号仿宋字（主送机关以下，除主题词外，均为3号仿宋字）。 3.正文 每段前空2字。 4.附件说明 正文下空1行，左空 2字标识 “附件”。我认为，我们密切联系群众的活动最主要的是，应该围绕恢复党

6、的优良传统展开，其实不用什么花里胡哨的标语口号，我们需要践行的内容很简单，党的宗旨全心全意为人民服务；党的思想政治路线实事求是；党的三大作风理论联系实际，密切联系群众，批评与自我批评。有了这三条，一定是得民心的党。 “附件”后使用全角冒号，附件名称后不使用标点。 附件如使用序号，序号应上下对齐， 如:附件:1.2. 5.成文时间 时间使用汉字，“零”写成“”。成文时间靠右空4字。 成文时间距正文的距离，要结合印章的结构来确定。,6.印章（签署） 行政公文只盖公章，不在日期上方打印单位名称。 命令，应该以领导人手写字体签署。 印章下弧无字，下弧压在成文时间上（所谓骑年压月）; 印章下弧有字，印章

7、中心线压在成文时间上。 无论印章下弧是否有字，应保证印章上沿距正文24mm。 7.附注 附注紧随成文时间的下行，不空行。 附注使用3号仿宋字，加圆括号，居左空2字。 （三）文尾（版记）部分 文尾的每部分之间用反线隔开，反线长度同版心。 1.主题词 “主题词” 三字用3号黑体字居左顶格标识，用全角冒号和主题词目隔开。,词目用3号宋体字。词目之间空1字，词目中间和结尾都不使用标点。 2.抄送 在主题词下行。用3号仿宋字居左空 1字标识“抄送”，用全角冒号和后面单位名称隔开。抄送机关回行，回行文字与冒号后的抄送机关对齐，如: 抄送:， ，。 3.印发机关和印发时间 在抄送机关之下，无抄送机关在主题词

8、之下。 用3号仿宋字，印发机关居左空1字，印发时间居右空1字，均用阿拉伯数字标识。,文件 发20056号 签发人:王 关于的请示 : 以上请示，请批复为盼。 附件: 二五年五月五日 （联系人，电话:） 主题词: 抄送:。 印制 2005年5月6日,国家公文格式示意图,机 密一年 紧 急,下行文文眉格式: 005 机 密紧 急 文件 发20056号 下行文标题距版心上沿25mm，其余格式同上行文 五、公文的办理 公文的办理分为收文和发文两个阶段。具体程序如下: （一）收文,1.签收。是指收件人员在对方的传递单或送交簿上签字,以表示文件收到并明确责任。,2.登记。公文由文书（或专人）统一登记，其办

9、法一般应按主送件、抄送件，分别以本机关收文的顺序统一编号，登入收文登记簿。抄送件可直接送往有关部门。,3.分发。分发要重点抓好分类、分办两个环节。,4.拟办。是指办文人员对来文应由哪位领导审批，哪一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见,供领导同志批办时参考。,5.批办。机关领导人签批具体承办意见，包括指定谁(部门或人）负责办理，如何办理，办理到什么程度，以及时限等;然后文书人员根据领导同志的指示，把文件分别送交给有关人员或部门办理。,6.承办。指有关部门根据批办意见处理公文。,7.催办。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。,8.归档。,（二）发文 1.草拟

10、。就是起草公文，一般是谁主管的事谁拟稿，重要公文由领导同志亲自拟稿，稿时要用发文稿纸，草拟后在发文稿纸有关栏目内填写清楚。 2.审核。审核的重点是: 是否确需行文，行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。 3.签发。重要的必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发;经授权，有的公文可由秘书长或办公厅主任签发。 4.复核。公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是: 审批、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一.规范等。 5.缮印。签发的公文，要按照规定的公文格式打印。做到清楚、整洁、美观。打印后的公文，要认真细致地校对，负责打印、校对的人员，都要

11、在“发文稿纸”上签名。 6.用印。 7.登记和分发。,六、行政公文专门用语,（一）领叙词 根据 按照 为了 鉴于 接 前接或近接 遵照 敬悉 惊悉收悉 查 为特 现如下,（二）追叙词 业经 前经 均经 即经 复经 迭经,（三）承转词 为此 据此 故此 鉴此 综上所述 总而言之 总之,（四）祈请词 希 即希 敬希 请 望 敬请 烦请 恳请 希望 要求,（五）商洽词 是否可行 妥否 当否 是否妥当 是否可以 是否同意 意见如何,（六）称谓词 第一人称: “本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。 第二人称: “贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。 第三人称: “该”，在应用文中使用广泛，可用于

12、指代人、单位或事物。,（七）受事词 :蒙 承蒙,（八）命令词 表示命令语气的语词有: 着 着令 特命 责成 令其 着即 表示告诫语气的词语有: 切切 毋违 切实执行 不得有误 严格办理,（九）目的词 请批复 函复 批示 告知 批转 转发用于下行文，如: 查照办理 遵照办理 参照执行用于知照性的文件，如:周知 知照 备案 审阅,（十）表态词 应 应当 同意 不同意 准予备案 特此批准 请即试行 按照执行 可行 不可行 迅即办理,（十一）公文结语词 此布 特此报告 通知 批复 函复 函告 特予公布 此致 谨此 此令此复再次明确行文的具体目的与要求。如: 为要 为盼 是荷 为荷表示敬意、谢意、希望。

13、如: 敬礼 致以谢意 谨致谢忱,七、几种常用公文的写法,（一）通知 通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项及任免人员。,（二）通报 通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。,（三）请示 请示适用于向上级机关请求指示、批准。,（四）报告 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,（五）通告 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,（六）函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。,（七）会议纪要 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

14、,1.通知的种类 （1）批转文件的通知。用于转发上级机关或不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文。 （2）周知性通知。用于传达领导或职能部门的意见，向下级机关布置工作，通知会议的有关事项等。 （3）任免通知。用于任免人员。 2.通知的写法 （1）批转文件的通知: 标题通常由发文单位、动词批转（或转发、印发、发布）、被批转文件名称、通知四部分组成。,正文部分用简洁的语言引出被批转的文件，适当指出其重要意义、原则性要求。 最后将被批转的文件附后即可。 （2）周知性通知: 标题拟定要注意分寸，应显得庄重严肃。 正文部分的开头，一般要写明发布本通知的依据、目的。 主体写明通知的具体事项，本部分如内容繁

15、多则应分条列项地写。 结尾写上“特此通知”等习惯用语，以示郑重。 （3）任免通知: 标题为“关于等同志职务任免的通知”。 正文部分先写明任免的依据，然后写清任免事项。 最后要按干部管辖权限抄送主管机关。,3.通知的写作要求 一是主题要集中。二是重点要突出。三是讲求实效。,1.通报的种类 （1）表彰性通报。用于上级机关表彰下级机关的先进集体或先进个人，以便树立典型，鼓励先进。 （2）批评性通报。用于上级机关批评下级单位或个人所犯错误或不良倾向，以便揭露问题，引起有关方面注意，并引以为鉴. （3）情况通报。用于领导机关从全局出发，传达某些重要决策或情况，以便上情下达，协调工作。 2.通报的写法 通

16、报的正文一般包括以下内容: （1）通报事实。 （2）分析与评价。 （3）通报决定。 （4）提出希望要求。,3.通报的写作要求 （1）内容的典型性。 （2）材料的真实性。 （3）要提出总结性、指导性意见。 4.通知与通报的区别 （1）内容范围不同。 （2）目的要求不一样。 （3）表达方法不同。,1.请示的种类 （1）请求指示的请示。（2）请求批准的请示。 2.请示的写法 （1）主送机关。 （2）正文。 请示的正文一般包括三部分。 一是阐明情况。 二是提出请示事项。,三是以征询期复性用语作结。 一般用 “妥否，请批示”、“是否妥当，请指示”、“请予批准”、“请批复” 等习惯用语作结。 3.请示的写

17、作要求 （1）要坚持一事一请示。 （2）要准确地阐明情况，恰当地提出意见或建议。 （3）标题规范。 （4）用语得体。,1.报告的种类 （1）汇报性报告。主要报告本单位工作进展情况、存在的问题、解决的办法。 （2）答复性报告。针对上级机关的询问所作答复而写的报告. （3）递送报告。这类报告在向上级递送文件、物件时使用。,2.报告的写法 （1）汇报性报告。 开头先交待工作开展的背景、缘由、总的情况； 主体部分陈述具体情况，如基本做法、主要经验、存在问题; 结尾可用 “特此报告”、“请审阅” 等习惯用语。 （2）答复性报告。 交待写作缘由，再针对上级机关的询问或要求，将有关工作和情况回答清楚即可，不

18、旁及其他问题。最后用 “特此报告”等习惯用语作结。 3.报告的写作要求 （1）坚持一文一事，重点突出。 （2）注意用事实说话，少发议论。 （3）报告不得夹带请求事项。,4.报告与请示的区别 共同点是: 在内容方面，都要反映情况，陈述意见; 在格式方面，也有许多相同之处，一般都只能主送一个上级机关。 不同点是: 一是使用目的不同。 二是性质不同。 三是内容不同。 另外，请示的标题一定不要出现 “请示报告” 字样，机关中有的人凡是遇到上行文一律在标题中写 “报告” 字样，以示对领导机关的尊重，这在文种使用上是不对的。 报告的结语也不必写成 “以上报告，请批示”，呈文是不需要批复的。,1.通告的种类

19、 （1）规定性通告。是国家政府职能部门依法公布有关政策，要求一定范围内的单位、部门和人员遵守、执行的事项。 （2）周知性通告。是政府机关或企事业单位告知有关单位或人员需要知道的事项。 2.通告的写法 通告的正文要写明通告缘由、通告事项。 一般以 “特此通告” 这一习惯用语结尾。 3.通告的写作要求 写作通告要符合法律法规和方针政策的要求，明确具体地阐明需要遵守或周知的事项，便于阅读和理解。,1.函的种类 （1）公函。 （2）便函。 2.函的写法 正文的开头交待写函的根据，或据实情，或据来文，要直截了当，谦恭有礼。 主体部分提出要商洽、询问、答复、告知的事项，提出希望或要求。事项较多时，可分条列项。这部分要写得具体明确，条理清楚。 结尾可根据函的类别，用不同的习惯用语作结。去函可用“为盼”、“请速回复”、“盼复”、“特此函达”等; 复函可用“此复”、“特此函复”、“专此函复”等。 3.函的写作要求 （1）叙事简洁，要求明确。 （2）用语得体，注意