书面沟通的技巧课件

1、商 务 沟 通 技 巧,学习情境二 书面沟通,1,PPT学习交流,主要技能点,技能点四 其他商务文书的写作,技能点三 调查问卷的设计,技能点二 商务信函,技能点一 商务报告的写作,2,PPT学习交流,技能点一 商务报告的写作,一、商务报告书概述 二、商务报告的特点 三、商务报告的格式 四、商务报告的结构 五、商务报告的写作过程,3,PPT学习交流,商务报告书概述,报告的三种类型 仅提供信息的报告（信息性报告：只想读者提供一些数据） 信息加分析的报告（分析性报告：对数据加以分析但不给出建议和解决方案） 信息加分析加建议的报告（建议性报告：给出建议和解决方案的报告）,4,PPT学习交流,商务报告的

2、特点,5,PPT学习交流,商务报告的格式,信函格式 备忘录格式 报告格式 预先备好的表格,6,PPT学习交流,商务报告的结构,7,PPT学习交流,商务报告的写作过程,（一）明确问题，限定报告范围 （二）收集和分析资料 （三）组织材料 （四）撰写报告,8,PPT学习交流,技能点二 商务信函,一、商务信函的概述 二、撰写商务信函的原则 三、商务信函的写作要点 四、商务信函的结构 五、商务信函的格式,9,PPT学习交流,商务信函的概述,商务信函是用来商洽交易事项，联系业务，询问和答复有关具体问题的一种信函。,10,PPT学习交流,撰写商务信函的原则,11,PPT学习交流,商务信函的写作要点,主题突出

3、，观点明确 面向对方，态度诚恳 实事求是，谦恭有礼 结构严谨、首尾圆合 语气平和，用词准确 清楚简洁，注意修辞,12,PPT学习交流,商务信函的结构,（一）中文商务信函常规结构 1标题（事由） 2称谓 3正文 4落款 5附件,（二）英文商务信函常规结构 1信头 2日期 3信内名称和地址 4称呼 5正文 6结尾敬语 7签名 8附件,13,PPT学习交流,商务信函的格式,（一）缩行式 缩行式商务信函是一种比较传统的信函格式，整封信看起来匀称美观。 （二）齐行式 齐行式是一种较具现代气息的信函格式，目前被普遍采用。 （三）混合式 混合式是基于缩行式和齐行式改良而成的，看起来既典雅，用打字机或电脑处理

4、起来也方便。,14,PPT学习交流,技能点三 调查问卷的设计,一、问卷设计概述 二、调查问卷的基本结构 三、问卷设计的步骤 四、问卷设计的要点,15,PPT学习交流,问卷设计概述,调查问卷，又称为调查表、访谈表，是一份以问答方式向被调查者搜集资料和信息，了解被调查者的态度、意见和反应的调查工具。它是现代社会用于收集资料的一种最为普遍的工具。,16,PPT学习交流,调查问卷的基本结构,调查问卷一般包括三个部分，卷首语、正文和结束语。 正文是问卷的核心部分，是每一份问卷都必不可少的内容，而其他部分则根据设计者需要可取可舍。,17,PPT学习交流,问卷设计的步骤,（一）确定调研目的，资料来源 （二）

5、确定数据收集方法 （三）确定问题回答形式 （四）决定问题的措辞 （五）确定问卷的流程和编排 （六）评价问卷和编排 （七）获得各方面的认可 （八）预先测试和修订 （九）准备最后的问卷并实施,18,PPT学习交流,问卷设计的要点,（一）找出与调查主题相关的要素 （二）问题与问题之间要具有逻辑性 （三）问题设置要规范 （四）问题设置不要加入诱导性 （五）问题的提出不能太敏感 （六）便于整理分析,19,PPT学习交流,技能点四 其他商务文书的写作,一、电子邮件的写作 二、创建备忘录,20,PPT学习交流,电子邮件的写作,（一）如何开始 （二）内容和语气 （三）电子邮件的回复 （四）其他注意事项,21,PPT学习交流,创建备忘录,备忘录是一种记录以备忘的非正式文件。它主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。 备忘录