《业务工作执行管理》.ppt

1、发表人：左凤山博士，中级管理才能训练系列， 业务执行管理德国艾森州立大学ULUM研究院DID工业设计博士德国国家营销指导经营管理学会SUPD研修认定日本电通广告营销创造性激发POPAS海外训练研究认定美国商业经营管理协会AMA研究认定全球商业竞争力组织I . C . M . A认证G. I. M资格(亚洲第六位之一)美国商业管理教育协会A. A. B. E商业竞争战略研究员(台湾)企业经营管理顾问协会教育委员会主任委员会(台湾) 产品科技升级协会秘书长全国企业竞争力发展机构首席顾问台北市两岸四地文教经济贸易交流协会常务理事上海市政府中小企业服务中心整体企业竞争力计划顾问新加坡生产力中心SPC高

2、级指导顾问(台湾)经济部中小企业产业顾问团高级指导顾问加拿大国立皇家大学(RRU ) 企业研究所MBA教授国务院全国市长讲座G. I. M主任讲师福建省福建省西南五市企业合作网企业顾问团首席顾问中国国际商务咨询律师评价委员会(IBCAC )审查委员：左凤山，壹.计划的制定和推进(1) .计划的意义在于，管理者在执行任务前，对经营方针、工作目标、工作内容及未来状况的预测满足企业经营目标现阶段的工作方法(即人、时间、金钱、方法的组合)预测突发状况的未来情况的措施。 好的计划必须包括四个要素。 中级主管为了实现上司的经营目标，必须对自己部门的各种工作进行全面的计划。 一般人在制定计划时，不忽略计划的

3、目标和实现方法，但是容易忘记环境的变化，如果考虑到计划时未来可能影响计划的各种因素，不能事先模拟各种对策，就很容易使这个计划失败。 案例说明，你是计算机资料科科长，社长请在六个月内完成企业各部门的资料制作和各种报告书的设计。 在你的课上，我知道两位员工有可能在最近的三位资深人士结婚。 此外，一名员工的老师可能调往海外，同时制作计算机资料后，其他各部门的文件填写方法可能会发生变化。 将员工向各部门说明新的填写方法，员工也可能有病假。 面对这些可能发生的情况，事先安排临时工作和负责人，写好如何填写文件的手册，就不会在那个时候遇到很多人的压力。 你现在怎么处理？ 工作计划需要明确的目标和方针，公司和

4、上司指定的目标和方针是什么？目标数据是什么？ 数量是多少？ 比率是多少？ )目标的时限是什么？ (什么时候开始？什么时候完成？ )能达成吗？ 如何达成呢？ (3) .工作计划应该用疑问的方法思考，(为什么)为什么？ 为什么在这个时间做？为什么需要和别人商量？为什么需要调查？ 做什么需要什么？能用什么东西？需要那些设备吗？有什么可能成为障碍吗？ 如果是什么话可以避免呢？ 用什么方法好呢，从哪里得到必要的材料？ 哪里最好？放在哪里最好？送到哪里？什么时候开始最好？什么时候应该完成？ 什么时候是最佳时机？ 什么时候需要？什么时候能？ 谁做得最好？ 应该让谁来协助比较好，应该由谁来决定，应该批准还是向

5、谁报告，还有谁涉及？ 应该怎么做有更好的方法吗？ 我该怎么办？ 怎么决定呢？ 个案研究，这是城市超市的实际情况。 在这家超市，除了正式员工以外，还没有计时的员工共计50人。卖场按商品区分青果部的鲜鱼部和肉类部，配置几名员工负责照顾。 一天傍晚，有客人买竹子吗鱼片，卖场的小姐，很抱歉。 已经卖完了。 因为我们每天都是一样的数量，所以还只关门了三个小时。 不得了，这家店总是这样。 另外，架子也很乱。 好吧！ 到另一家买客人生气地走了。 这家超市的员工在没有客人的时候，不整理商品，有几个咨询对象站着聊天，有时大声笑，工作态度不太好。 一天，社长在巡视各店的途中，访问了那家店，问了店长的卖场状况报告，

6、说“离开店还有时间”。 是的，召集空着的人，我给他们说我的构想。 接到通知的员工马上就集合了。 社长说：“接下来，在柜台工作，按照我说的调整。” 员工不知道社长想说什么，但一瞬间会场鸦雀无声。 社长根据合适的气氛说：“各卖场总是由指定主办者负责，今后将由团队负责，进一步明确责任。 也就是说，授予各团队权限，自己决定商品的种类、库存和销售的管理。 同时，追加什么样的新商品请交给团队。 当然，帐簿和利润的管理要做好。 并且，现在的超市方式卖场变更为一般零售方式。 向团队成员提供收支货款的机会，与顾客对话，充分说明商品的特征和利用方法。 希望各卖场团结一致地工作。 销售额的目标是提高5，同时使卖场成

7、为顾客喜欢的地方。 是否好好地管理卖场，只要看一下商品购买簿等相关总账就能一目了然。 同时，客人的反应也能传到我的耳朵里。 这种销售方式由本店领导其他分店开始。 如果效果好的话，其他分店也这么做。 听了这话，员工既吃惊又不安。 社长发表谈话后，鲜鱼部的员工聚集在卖场，但谁也不知道该怎么办。 主任陈青山说：“反正这是社长决定的，大家要照做。 我开始研究商品的购买方法。 黄莺说：“儿子读高商，希望你记住帐簿，我们不能输给别的卖场。” 于是大家选了自己的主题，准备改革。 不久，店内改装完成，开始了新方式的营业。 改装后，新开店的顾客，看到和以前不同的销售方式犹豫不决的员工也在担心采购的商品能否顺利销

8、售，以及销售额能否如社长所期待的那样上升。 尽管如此，大家都在认真工作。 鲜鱼部集团的林广进，为了新增加的进口鱼，只有研究在家做菜的方法才好吃。 除了自己做菜、品尝之外，还印刷传单和简易烹饪法分发客人。 其他集团的成员也充满活力地工作，礼貌地接待顾客，商店得到好评，销售额迅速增长，成为了市内有名的超市。 你觉得社长为什么成功了？ 你觉得这个计划掌握了什么要点，弐.命令的艺术？ 分配工作的方式、部下的能力和意志在考虑部下的能力时我们可以从三个角度考虑：与工作直接相关的能力、经验是部下的学历、经验、技能、态度和工作间接相关的能力和经验是部下的适应力、自己的抱负和期待、发展潜力、体力状况部下的其他意

9、志、爱好等背景包括年龄、个性、爱好，平均分配的团队精神在分配工作时，除了合适以外，另一个重要因素是考虑整个部门团队的合作情况。主管希望所有被分配的工作顺利完成，所以我们总是把工作分配给最能干的部下，有长期负责的人，也有只能做旁观者的人。 由此，不仅消除了部下之间和谐的团队精神(team work )，还剥夺了能力弱的部下受到挑战和成长的机会。 (2) .工作执行的要求标准、工作的要求标准在分析某工作的目标和标准时，能从这个工作的目标是什么这一点上考虑这项工作的标准在那里吗？这项工作的细节和项目中包含它们吗？ 工作的人必须有其知识、技能和态度吗？ 这项工作对部门和整个企业的影响是什么？ 这项工作

10、的时效性和紧急性是什么？这项工作之后有连续性的工作吗？ 这项工作当场执行吗？ 个案研究，上午11点，林社长走出会议室，带着资料急忙回到办公室。 啊，张先生，王秘书去了那里！ 林社长望着王秘书的空位问。 啊！ 社长，王秘书刚才接到幼儿园的电话，说她的儿子在幼儿园玩的时候受伤了，她急忙赶到了。 张先生回答道。 太过分了。 这个资料会在下午上班前制作。 我该怎么办，张先生，拜托你了。 社长，这个资料我以前没做过，可以吗？这个很简单。 这是报告书。 把这份资料打入我们的财务分析表就行了。 到了下午1点，小张把完成的报告带去给小林。 社长，这是早上看你坐出租车的报告经理，说：“小张，你上面有修改过的地方

11、。 如果这个报告的资料错了的话，就不能变更。”是的，对不起社长。 我再打给你！ 四十多分，小张把再次打来的资料拿来给小林。 太好了。 那是正确的。 林社长检查后称赞了。 啊，小张，为什么只有一份呢？这个报告每次都要用复印纸印三份，其他两份呢？ 我不知道！ 你刚才没说要三份，你怎么不知道？ 你也不问吗，我想你把经理接任务时的缺点看作是老张接任务时的缺点。 发布命令时，最担心的是让对方误解你的意思。 因此，我提供几个发出具体命令的方法。 明确说明任务的目标、内容和情况，分别说明该任务的目标、要求的标准、工作项目、过去遇到的情况。 自己还不知道任务的目标和内容的话，先不要急于下命令。 如果允许部下完

12、成任务的方法有一定程度的自决权利，就说明执行的原则即可。 书面命令与口头命令合作，如果认为口头命令不完整，可以用书面命令补充。 但是，使用书面命令时，必须注意口头和书面命令都必须是同一个任务，口头和书面命令都必须同时进行。 向团体下达命令时，我们命令的对象不是某个部门、两个部门，而是整个部门。 在这种情况下，应该先把任务分类，提出属于该小组的任务，先说明任务完成的大目标和标准，然后再说明详细情况。 首先让全体部下理解整个任务，然后让自己理解自己在这个大任务中扮演的角色。 为了确认部下的认知度，命令听起来是单方面的自上而下的交流，但实际上，命令的成功与否总是保持在双向交流中。 所以，你下达命令后

13、，需要让部下说明他知道的任务内容和目标等。 这样，不仅你是否明确下达了这个命令，还能知道部门有多少完成这个任务的意志。部下执行的意志如果部下有执行任务的意志，负责人不是加在他身上，而是在他自己心里产生的，所以执行的意志是不能强制的。 但是，主管可以使用外部的方法，使部下产生衷心希望高兴的意志。 一般来说，有向部下说明任务完成后对企业整体的影响的方法，和向部下说明部下自身得到的好处和成长的方法，部下有以自尊心和荣誉感来实行的意志。 向部下征求对执行这项任务的意见和执行方法，有个管理者在等重要的电话，突然来了客人，必须自己应对。 于是对今年刚进公司的女职员说：“一位王老师打了电话，我们在接待室后就

14、急忙离开了办公室。 小时候，这个主管很担心电话，回到办公室对女职员说：“有王老师的电话吗？她马上回答了。我说你在接待室接待，他说再晚一点再打就好了。 于是主管说：“王老师打来电话请到接待室，下次打电话请务必叫我。”这个主管会客回到座位上时，那个女职员因为家里有急事早点下班，另一位新职员说：“一个王老师打来了，还有他的电话号码，有个案研究我们以下列举五种不同情况下适合命令的语调，供你参考。 使用时机：紧急情况或需要严格控制工作结果和过程的情况。 使用原则：管理者负责命令成功与否的一切责任，部下服从命令行动。 /用这种格式打字的话，请马上用有期限的信寄出。 请告诉我使用时间。 如果一般情况或部下可

15、以选择灵活的做法，原则：部下可以提出自己的建议和想法。 请参考这个例子来设计生产报告书的格式。 听好了，问使用时间：为了激发部下的意志和责任感。 使用原则：管理者和部下处于同一立场。 我想这样做比较好，你觉得怎么样？暗示使用时间：用暗示的方法自动完成部下的工作，启发部下积极的态度的情况。 使用原则：管理者只传达命令的大致轮廓，让部下自动完成任务。 把桌子重新排列一下，办公室可能有点大。 求使用时间：分配的工作超出部下的职务内容范围时，部下无法接受时含有危险性质的情况和异常使用原则：管理者承担命令成功与否的所有责任，必要时还需要带头对部下执行任务。 例句：我们必须彻夜工作。 有人想接受这项工作吗

16、？总务李科长对会议室负责人王宝说，销售经理星期四下午要召开销售会议，事先准备会议室。 于是，王宝问：“就像平常一样”，李科长说：“是的！ 的双曲馀弦值。 会议前一天傍晚，销售经理问李科长为什么会议没有准备好。 于是，李科长问王小宝发生了什么事。 王宝看了自己的笔记本，回答说：“明天上午一定准备好，有两个小时就足够了。” 李科长说：“营业科将会议时间变更为上午举行。 前天，我不是把营业科会议的申请书发给你了吗王宝那天工作很忙，还没看。 因此王宝对科长说：“我还没有看申请书，所以他尽快召集人员，和往常一样布置会议室。 这时，营业部的职员来了，“不是说要把桌子这样排列吗？我会喃喃自语，或者重新排列会议的桌子。案例分析，参考.控制的方式，(1) .控制的阶段性流程，控制不是动作，而是