文件归档规范讲义

1、工程档案资料管理相关 规范标准的解读与实践,胡耀林,培 训 前 的 必 要 思 考,为 什 么 来,学 什 么,怎 么 干,解析对象：国家规范及行业标准,建设工程文件归档规范-2014修编版 建筑工程资料管理规程-2009,关于“标准”的基本情况,因为今天要了解的对象是国家规范和行业标准，因此有必要弄清楚有关标准的基本知识，只要从事建筑行业，要执行标准就要懂得标准的定义、属性、等级、用词特点等。,有关编制“标准”的法律,中华人民共和国标准化法1988,中华人民共和国标准化法实施条例1989,建立规矩，加强统一,目 的,标准的种类, 强制性标准：国标GB 行标JGJ 推荐性标准 GB/T 行标J

2、GJ/T （协会标准是推荐性标准的一种:CECS）,强制性标准是保障人体健康、人身、财产安全以及法律法规规定必须执行的标准 除了强制性标准之外的其他标准是推荐性标准。是由采用者自愿选择的。,“标准”之间的关系,下级标准不得宽于国家标准，可以更加严格,建设工程文件归档规范GB/T 50328-2014,解 析,第 一 部 分,为什么对规范修编,修编的背景,城市建设快速发展,相关标准的发布,信息化建设的快速推进,已经不能满足实际需要,修编的依据,广泛的调查研究,国家相关法规,相关的技术规范,依据的相关规范和标准,行业标准建筑工程资料管理规程 JGJ/T185-2009,北京市地标建筑工程资料管理规

3、程 DB11/T695-2009,建设部城建档案业务管理规范 CJJ/T 158-2011,建设部建设电子文件与电子档案管理规范 CJJ/T1172007,建设部建设电子元数据标准 CJJ/T 187-2012,国家档案局发布的电子文件的移交与接收办法,对规范做了哪些修订,“规范”针对的主要对象：,建设单位 施工单位（包括物资供应单位等） 监理单位 勘察设计单位,总 则 术 语 基本规定 归档文件及其质量要求 工程文件立卷 工程文件归档 工程档案验收与移交,规范解析,新版“规范”共分为7个章节,1.0.1 为加强建设工程文件归档工作，统一建设工程档案的验收标准，建立真实、完整、准确的工程档案，

4、制定本规范。,1.0.2 本规范适用于建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交。,1.0.3 建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。,总 则 术 语,规范解析,新版规范共分为7个章节,弄清楚术语的重要目的：,是为了更好地理解和掌握“规范” 的相关要求，也是做好资料管理工作的基础。,带着问题来学习,请学员们来回答你理解的,1、什么叫建设工程,2、什么叫建筑工程,3、什么叫单项工程,4、什么叫单位工程,指为人类生活、生产提供物质技术基础的各类建筑物和工程设施的统称。建设工程又分为建筑工程、市政公用基础设施工程、地下管线工

5、程、道路工程、城市轨道交通工程等。,1、建设工程,建筑工程：,指通过对各类房屋建筑及其附属设施的建造和与其配套的线路、管道、设备的安装活动所形成的工程实体。,其中“房屋建筑”指有顶盖、梁柱、墙壁、基础以及能够形成内部空间，建筑工程为建设工程的一部分，与建设工程的范围相比，建筑工程的范围相对为窄，其专指各类房屋建筑及其附属设施和与其配套的线路、管道、设备的安装工程,建设工程,建筑工程,市政公用基础设施、地下管线道路桥梁、水利枢纽等其它 工程,建设工程项目,建设项目,经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算， 行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本 单位。它由一个或若干个具有

6、内在联系的单项工程所组成。,一个总体设计,统一核算,统一管理,N个单项,用建设工程定义建设工程,某大学建设项目由教学楼，图书馆，体育馆，游泳馆，综合楼，操场等多个单项工程组成,是建设项目的组成部分,具有独立的设计文件, 可以独立施工,竣工建成后,能独立发挥生产能 力或使用效益的工程,单项工程,单项工程1 体育馆,单项工程2 图书馆,单项工程3 教学楼,单项工程5 游泳馆,单项工程4 操场,幼儿园建设项目：包含了主楼、综合楼、宿舍楼,1,2,3,4,它是单项工程的组成部分，它具有单独的施工图设计，具有独立施工条件，并可单独作为成本计算的对象。 （在建筑工程中，一般一个单项工程也称为单位工程；建筑

7、以外的其它工程单项工程和单位工程则不是同一个概念）,单位工程,水处理厂办公用 为建筑工程包括 N个单位工程,一个标段铁路建设单项工程 包含了由桥梁、隧道、电气 化设备等多个单位工程,带着问题来学习,1、什么叫建设工程文件（资料）,2、什么叫建设工程档案,3、什么叫建设项目档案,请学员们来回答你理解的,2、建设工程文件（资料）,在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。,8、建设工程档案,在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。,文件资料,档案,

8、文件资料,档案,档案是由文件和资料转化而来的。转化有三个条件： 1、办理完毕的文件才能成为档案 所谓办理完毕时相对而言，主要指完成了文书处理 程序，不能理解为要把文件中说的事情都办完。 2、具有一定查考利用的文件才能成为档案 可以说文件是档案的基础，档案是文件的精华。 3、按照一定的规律保存起来的文件才能最后成为档案 文件是档案的因素，档案是文件的组合,文件资料,档 案,建设项目档案,一个建设项目中，单项及单位工程全部竣工验收并投入 使用，包括项目投入使用后的评估、清算等全部应归档的 内容。（指可研报告批复的全部内容）而工程档案为建设 项目档案的一部分。,建设项目档案图示,9、建设工程电子文件

9、,10、建设工程电子档案,在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。,11、建设工程声像档案,记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。,12、整理,按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。,13、案卷,由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。,15、归档,文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷

10、后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。,16、城建档案管理机构,管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。,17、永久保管,18、长期保管,19、短期保管,工程档案保管期限的一种，指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。,工程档案保管期限的一种，指工程档案保存到该工程被彻底拆除。,工程档案保管期限的一种，指工程档案保存10年以下。,总 则 术 语 基本规定,规范解析,新版规范共分为7个章节,3.1、 工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。,以建立健全岗位责任制为基础，严格管理，有效控制，

11、协调开展,以法律法规、规范标准、施工合同为准绳，进行全方位管理与控制,以工程文件的内在联系为主线，将工程文件形成具有逻辑性、关联性和统一性的体系,实现以网络化、数字化、信息化为手段的新的管理模式,2、工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。,所有工程文件的形成单位均应根据“制度”和“合同”约定，做到形成、收集、整理同步进行,3、每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。,疑问1，能否实现,疑问2，怎么实现,疑问3，目前现状,以北京城建档案馆为例，目前没有直接接收电子档案，是将接收的纸质档案进行数字化，制作数字化副本，以满足利用的需要。,4、建设单位应按下列流程

12、开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：,本条重点强调了建设单位在工程档案资料管理工作中的职责,与所有参建方的合同中应明确工程档案资料的套数、内容、质量标准、移交时间等,收集和整理工程准备阶段形成的文件和竣工验收文件，并进行立卷归档；,组织、监督和检查个各等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；,接收和汇总参建各单位立卷归档的工程档案；,竣工验收前，提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；,对列入接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。,建设单位,5、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。,6

13、、 建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。,总承包进行检查汇总,总承包归档文件,监理归档文件,勘察设计文件,建设单位,7、 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，必须出具工程档案认可文件。,1、建设部90号令第八条，第九条,2、个地方政府颁布的专门法规,8、工程资料管理人员应经过工程

14、文件归档整理的专业培训,通过培训和继续教育的学习，掌握工程文件资料整理的流程及方法，了解行业发展变化和未来趋势。,建筑信息模型（Building information Modeling)是以三维数字技术为基础， 集成了建筑工程项目各种相关信息的工程数据模型，是对该工程项目信息的详尽表达。 BIM是数字技术在建筑工程中的直接应用，使工程相关参与人员能够对各种建筑信息做出正确对应，并为协同工作提供坚实基础。,比如随着工程信息化管理的快速发展，BIM技术的应用必将给工程资料的管理模式带来前所未有的变革,IBM,BIM3D协同效果图,BIM3D协同效果图,总 则 术 语 基本规定 归档文件及其质量要

15、求,规范解析,新版规范共分为7个章节,重点修改内容,4.1 归档文件范围,强调保存价值的文件 可能归档的文件按照建筑和市政工程分别编制了文件归档选择汇总表（附录A)(附录B),4.1 归档文件范围,提供了声像档案资料归档案范围和质量要求的执行标准(城建档案业务管理规范） 无保存价值工程文件可自行销毁,以北京市城建档案馆为例,由于早期没有意识到工程资料数量巨大的特点，对价值鉴定不重视，接收数量越来越多，造成库房饱和，不得不每年花几百万财政经费在外租库。同时对档案利用带来严重不便。,北京市城建档案馆近5年馆藏档案增长情况,项目数曲线,卷数曲线,近三年对外利用增长情况,北京城建档案馆接收工程档案分别

16、存放,海军档案馆,空军档案馆,总装档案馆,武警档案馆,4.2 归档文件的质量要求,纸质工程文件强调原件 文件的内容和深度符合国家相关规范 内容真实、准确、与实际相符 文件书写及清晰度要求 竣工图的质量要求 增加了电子文件的归档要求,关于资料“原件”的问题,由于工程文件的特殊性和来源的复杂性，全部收集并归档原件时很难实现的，如一些材料的质量证明文件产品的检测报告等。因此，对于原件的形成、收集和归档应具体情况具体对待。 根据国家档案法实施办法，复制件上由原件保存单位加盖公章或法人签字，该件与原件具有同等的法律效力。,3.0.4 工程资料应为原件。当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应

17、有经办人签字及日期。提供单位应对资料的真实性负责。,可以掌握一个原则，凡现场形成的资料必为原件，针对该工程形成的检测检验报告必为原件，针对产品而形成的合格证及检测报告等可为复印件，但应符合“规范”规定的条件。,竣工图质量分为两个层面：,第一个层面是图纸的纸张，绘图的工具、图面的整洁，图纸的合法性及竣工图章的要求,第二个层面是图纸完整齐全，绘制的真实准确性要求,竣工图章的说明,水电等专业深化设计图也应为竣工图的一部分,弄清合同约定的套数，准备好相应的图纸,审查核对 全部绘制用图纸，组织绘制前交底,不能出现同名称图纸，多家施工一张图纸的，应交换修改竣工图，并各自盖章确认,竣工图编制应掌握以下几个重

18、点,收集好绘制依据，根据变更情况选择绘制方法,绘制实例1目录及说明图修改,（二）、绘制实例2建筑图修改,（二）、绘制实例3结构图修改,（二）、绘制实例4通风空调图修改,（二）、绘制实例5给排水采暖图修改,（二）、绘制实例6电气图修改,检查发现此处竣工图修改没有到位,格式通用 元数据 电子签名问题，内容真实可靠 必须与纸质文件一致 移交的存储载体应经过检测，并保证接收方通过适当设备读出数据,关于电子文件的质量要求,总 则 术 语 基本规定 归档文件及其质量要求 工程文件立卷,规范解析,新版规范共分为7个章节,5.1 立卷流程、原则和方法（新增加内容）,1、对文件进行分类，确定归档内容（根据合同和

19、归档内容表）,2、整理、编目（见规范表格）,3、根据整套档案案卷编制案卷目录（也可称为档案移交目录）,科学合理的立卷是工程档案资料提供利用查询效率的重要保证,流 程,1、遵循形成规律和专业特点，便与保管和利用,立卷原则,2、按不同形成单位及建设程序组卷,3、按前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、验收文件分别立卷，根据数量多少组成一卷或多卷,4、按建设项目单项工程单位工程分部工程立卷,5、不同载体分别立卷,幼儿园建设项目：包含了主楼、综合楼、宿舍楼,1,2,3,4,以东方广场为例：,东方广场中包括了8幢写字楼、2座豪华公寓、1座大型开放式商场（东方新天地以及1间豪华五星级酒店（东方君悦大酒店）

20、等多个单项和单位工程 如何根据立卷原则进行立卷？,写字楼,商场,公寓,写字楼,酒 店,以建筑工程为例，了解其全过程档案构成情况,5.2卷内文件的排列,文件的排列 图纸的排列 图文混卷的排列,应根据各设计单位提供的 图纸专业分类进行排列,应根据具体情况而定，是前期文件附图？还是施工文件和竣工图？,5.3案卷编目,页号的编写规定（见图示） 卷内目录的编制（见图示） 卷内备考的编制（见图示） 案卷封面的编制 案卷题名的填写要求,案卷题名中“工程名称” 一般包括工程项目名称、单项工程名称。,案卷题名编写过程中应注意以下几点： 建设单位名称应编写其对外公开名称、全称或通用简称。一些住宅小区、公用建筑、商

21、业建筑等可以省略工程建设单位，直接以地名机构批准的名称作为工程项目名称。 2 工程名称部分应编写其工程的正式名称，并根据工程项目实际情况增加时间特征、工程地址特征、工程性质等特征，进行必要的补充说明，以完善题名构成。,3 案卷题名的拟写应做到唯一性，不应该出现案卷名称相同的现象。对于同类文件或图纸，需要立若干个案卷时，可以加入卷册序号、图号等以示区别。,5.4 案卷装订与装具,装订的形式 装具的要求,5.5 案卷目录的编制,案卷目录不同于卷内目录，是一项工程一整套档案的汇总目录，也是办理档案移交时必备的移交清单（见图列）,总 则 术 语 基本规定 归档文件及其质量要求 工程文件立卷 工程文件归

22、档,规范解析,新版规范共分为7个章节,1、归档文件必须经过整理 2、电子文件归档方式要求 3、归档时间 4、参建单位归档前应组织自查，合格方可移交建设单位 5、工程档案编制套数不少于两套，建设单位保存一套，城建档案管理机构保存一套 6、移交各方应办理移交手续 7、参建各单位应根据本规范要求，做好自身归档工作,整理方法应出台具体细则,按法规和合同要求,城建档案馆室根据接受范围接收。建设单位根据使用需要制定编制套数，并在合同中明确,总 则 术 语 基本规定 归档文件及其质量要求 工程文件立卷 工程文件归档 工程档案验收与移交,规范解析,新版规范共分为7个章节,1、依法开展工程档案预验收 2、预验收

23、检查内容 3、明确工程档案移交期限 4、停建缓建的工程档案由建设单位暂时保存 5、改扩建工程形成的工程档案按要求移交城建档案管理机构 6、建设单位向城建档案管理机构移交档案时应提交案卷目录（移交目录），双方办理移交 手续。,检查内容应根据规范要求和合同约定,移交时间应在上位法规定期限内由双方合同约定,移交,多套分存分级管理,档案移交到终极保管单位后，保管单位将进行档案的整编著录工作包括对不同载体文件的制作，为上架利用做好准备工作,如何做好管理工作,第二部分,资料管理员应具备如下能力：,根据所在不同单位，明确自身工作重点,建设单位资料员,了解 建设单位工程文件形成特点,1、形成单位多、来源广泛

24、2、部门多，时间周期长，收集难度大 3、很多政府行业部门审批文件，管理责任大,形成单位及文件内容,形成单位及文件内容,形成单位及文件内容,施工、监理合同备案表,竣工测量报告,招标投标及中标文件,工程地质勘查报告 扩初设计文件、施工图报审文件、施工图,形成单位及文件内容,建设单位资料员工作重点: 1、建章建制，注重收集，同步整理，兼顾利用 2、重视招标文件与合同制定，明确资料归档具 体要求。（套数按多套分存，分级管理要求制定） 3、了解“规程”相关规定，掌握档案编制标准 4、加强过程监督检查，确保合同落实 5、做好工程档案的验收，接收和移交工作,建设单位组织 检查,组织工程档案专项验收会,在了解

25、接以下内容之前先谈谈,角色定位,建设单位资料员,监理单位资料员,监理单位资料员重点工作： 1、了解并掌握工程资料的相关内容和相关技术标 准要求 2、做好自身形成资料的同步形成、收集、和整理，落实合同要求 3、根据施工合同相关要求，协助甲方开展相关工作（比如过程检查，指导，督促等）,加强过程监督检查,在了解接以下内容之前先谈谈,角色定位,建设单位资料员,监理单位资料员,施工单位资料员,充分了解施工资料特点,1、现场形成数量庞大 2、持续时间长 3、资料种类繁多，专业技术性强 4、来源渠道广泛，收集难度大 （如设计变更，试验资料，各类检测检验报告等） 5、随机性强（如变更洽商等）,施工单位资料员重

26、点工作： 1、熟悉工程情况，了解合同，施工组织设计及技术方案。 2、根据施工流程，全面掌握施工资料的形成内容。可根据本工程施工方案，制作一张流程图表，标明每个流程需要形成的资料名称，以便根据施工进度主动出击，及时收集。 3、加强过程管理，重视同步收集和分类整理，编制分项目录。 4、总包资料员应全程介入管理，根据合同制定档案编制计划 5、重视分包合同相关内容要求,知道要几套，每套什么标准（归档资料内容），移交时间等,6、负责协调组织，确保汇总齐全，将所有进场施工单位列表汇总，并标注其施工内容、形成资料，进退场现场时间及资料移交等。 7、定期例会，发现问题及时处理 8、确保各级档案资料验收顺利通过,对分包管理控制表,建筑 与 结构工程 C1 C7,建筑给排水及采暖工程 C1 C7,建筑电气工程 C1 C7,通风与 空调工程 C1 C7,电梯安装工程 C1C7,按专业划分（分部工程）,含4个分部工程,建筑节能工程 C1 C7,智能建筑工程 C1 C7,由于工程资料具有形成时间长，形成数量大的特点，因此规定和统一工程资料的编号方法是加强对过程资料管理及利用必要手段,4.2 编号,1.分部、（子分部）工程划分及代号规定(附录B) 2.施工资料编号的组成：4.2.3 施工资料应按以下形式编号： 1 2 3 4 注： 1 为分部工程代号（2位），按附录B规定的代号填写。 2 为