采购与库存管理第一章

1、采购与库存管理,第1章 采购与库存管理概述,本章是对全书所涉及内容的概括性介绍，为以后各章的学习打基础。目的是使大家： 1、了解采购的重要性、采购的基本程序和原则、采购的新发展 2、理解采购、采购管理的概念、采购管理的发展趋势、库存管理的内容 3、掌握采购管理的内容与流程,1.1 采购,1.1.1采购的涵义 1、采购的概念 1）狭义的采购，是指企业基于生产、销售、管理等目的购买所必需的所有货物和服务的交易行为。,在采购过程中的主要活动是： 确定需要购买的商品和服务的规格(按照要求的质量和数量)； 选择最合适的供应商； 为制定协议做准备和实施与供应商的谈判； 将订单发给优先供应商； 订单的监督和

2、支出控制； 后续工作和评估(解决索赔，产品和供应商档案的更新，供应商评级和分类),2）广义的采购，是指企业为了满足某种特定的需求，以购买、租赁、交换、外包等途径，取得商品及服务的使用权的活动过程。 在日常经营活动中，我们所讲的采购主要是指狭义的采购。,2、采购的相关概念 1）订购、购置 订购指的是依照事先约定的条件向供应商发出采购订单，也包括并没有询问供应商的条件而直接发出采购订单的时候。如电话订购。订购是采购过程的一部分。 购置是指将从供应商处获取的产品送至最终目的地所要求的所有活动。 2）开发原料来源，是指寻找供应源，保证供应的连续性，确保供应的替代源，搜集可获得资源的信息等活动。 3）供

3、应是指包括订购、接收和存储在内的活动。,图1 采购过程模型和相关概念,1.1.2 采购的重要性 1、采购在企业价值链中的作用 价值链是指在经营过程中，以满足消费者需要为目的的，通过一系列对投入物的增值活动的过程。它由价值活动和由这些活动创造的边际利润组成。（如图） 基本活动是与公司交付给其客户的最终产品的物理变化和加工有直接关系的活动。 辅助活动作用于基本活动并给它以支持。它们可用来支持某一基本活动，也可用来支持整个基本过程。,基本活动分为五种基本类型： 内部物流。与接收、存储和分配相关联的各种活动，如：原材料的搬运，仓储，库存控制。 生产作业。与将投入转化为最终产品形式相关的各种活动，例如：

4、机械加工，包装，组装。 外部物流。与订货，存储和将产品发送给买方有关的各种活动，例如：产成品库存管理，送货车辆调度，订单处理。 市场和销售。与提供一种买方购买产品的方式和引导他们进行购买的各种活动，例如：广告，促销，渠道关系和定价。 服务。与提供服务以增加或保持产品价值有关的各种活动，例如：安装，维修，培训，零部件供应和产品调整。,辅助活动被分为以下四种基本类型： 采购。采购是指购买用于企业价值链各种投入的活动。采购的投入包括原材料、储备物资和其他易耗品；也包括各种资产，例如机器、实验设备、办公设备。 技术开发。 人力资源管理。人力资源管理包括涉及所有类型人员的招聘、雇佣、培训、开发和报酬的各

5、种活动。 企业基础设施。它们不只支持一项或更多的基本活动，也支持全部的公司过程。这些活动的例子有：管理，计划，筹资，会计，法律，行政事务和质量管理。在通常包括不同业务部门的大公司中，这些活动可按照总部和业务部门来划分。,采购的作用： （1）基本活动。采购满足与内部物流、外部物流，特别是与业务运作有关的物料需求。采购业务由物料需求计划所决定。为基本活动进行采购被称作“生产采购” 。 （2）辅助活动。采购活动也为其他辅助职能有关的辅助产品和服务提供支持，称为“非生产采购” 。例如购买：研发所用的实验设备；计算机中心所需的计算机硬件和软件；为销售部门和高级管理层租借的汽车等。 以辅助活动为目标的采购

6、在性质上有很大的不同。有的采购活动是日常的(维护、修理及运营用品，(MRO用品)、重复性的和低价值的，有的是唯一的和高价值的(投资品，固定设备，建筑物)，有的是服务。 这种类型采购的多样性使其获得统一的计算机信息系统和或采购程序的支持非常困难。,表1 为基本活动和辅助活动进行采购的主要区别,案例1 某公司采购管理改进前后状况比较 一、改进前 一个供应商接到该公司上海分公司的电话要买电脑10台的询价，又接总部询价电脑100台，IT部门询价某型号电脑配置和价格，并称需要笔记本电脑10台。供应商心想这个公司今年肯定有大的项目，频频添置新设备，立刻派员工光顾需求者，投之以“礼”。这样一来，该公司整体的

7、“采购力”被分散、被浪费，价格五花入门，很难有什么优势可言，采购也就无所谓什么“采购技术”，至于竞标也就变成了一个形式。该公司的电脑什么牌子都有，经常修理、升级，形成价格无优势、服务低水准、管理混乱、舞弊成风的局面，导致公司形象受损。,二、改进后 首先由申请人提出申请，提交需要的数量。所有申请由部门经理根据预算批准，交公司财务总监批准，然后统一交由IT部门汇总。IT部门根据公司规定和工作需要决定配备的机型、配置、操作系统、软件及品牌。 该公司采购部门根据汇总数量和金额及要求，决定竞标的名单；IT部门提交竞标的内容，采购部门组成招标委员会或评标小组，邀请IT经理、工程师参加评审。采购部按照招标流

8、程进行采购活动，与参加投标的供应商一一谈判。谈判内容不仅仅是价格，也包括售后服务、交货条款、索赔条款、升级服务等等。评标委员会按照事先商定的评定标准评判参加投标的供应商，推出胜标者。采购部门与胜标方签署合同，并监督其执行。,这样，该公司的供应商得到了一个公平的竞争环境，采购人员也能发挥作用。他们的谈判能力及IT经理的专业能力也得到了发挥，申请人也得到他们需要的工具。同时，该公司也得到了采购部门努力换来的竞争优势：好的价格、好的售后服务、升级承诺及供应商的好的反馈。公司的“钱”被聪明地花出去了，该公司从而树立起了好的管理形象。,2、采购对企业经营的重要性 在企业的产品成本构成中，采购的商品和服务

9、占企业总成本的比例随行业的不同而不同，如图，大体在3085，平均水平在60以上。,图1 采购的商品和服务占商品销售成本的百分比,采购的杠杆作用,例1：现在，某公司的总销售额为1亿元，利润为500万元。其中，销售额的60%用来购买产品和服务，劳务费、工资占销售额的10%，以及一般管理费用。问题是:销售量、产品价格、劳务费和工资、一般管理费用或采购量要增加或减少多少，才能便利润从目前的500万元提高到1000万元?,表2 采购利用杠杆原理实现利润翻番 (单位:百万元),除了价格和采购外，其余各项都必须经历大幅度变动才能使利润增加一倍。而价格一项，市场上的激烈竞争会使价格的上涨很难实现。,例2：假设

10、某公司的年销售额为1000万元，总成本为950万元。公司拥有500万元的资产，其中200万元为库存。购入物料的成本占销售额的50%。库存占总资产的40%。如果采购价格下降5%，那么资产回报率将提高多少? 通过杜邦分析可以说明采购对公司投资回报的杠杆作用。,由于杠杆作用，采购价格小幅度下降可以便利润增长50%。另一方面，采购价格下降使库存价值降为原来的95%，以此减少了公司资产的基数，使资产周转速度从原来的2.00提高到2.04。资产回报率从原来的10%增长到15.3%，提高了53%。 这种杠杆作用相反方面也是有效的：如果在采购成本上缺乏控制可能会导致不可预见的财务亏损。,杜邦分析说明，采购在两

11、个方面对公司的资本回报率做出了贡献： （1）降低直接原料成本这将迅速导致公司利润的提高，而公司利润提高将提高资本回报率。引进新的供应商、竞标、寻求替代原料等方法都可能降低直接原料成本。 （2）降低公司所占用的资本这将会提高公司的资金周转次数。能够导致较低资本占用的方法有：较长的支付周期、通过准时制采购降低基本原料的生产线上库存、供应商质量的提高及租赁设备等。,3、采购对企业的间接贡献 1）对产品质量的保证作用 由于产品中价值的60是经采购由供应商提供的，所以产品的质量很大程度上受采购品质量控制的影响。 经验表明，一个企业要是能将14l3的质量管理精力花在供应商的质量管理上，那么企业自身的质量水

12、平起码可以提高50以上。可见，通过采购将质量管理延伸到供应商质量控制，是提高企业自身质量水平的基本保证。 2）对质量成本的削减作出贡献 当供应商交付产品时，许多公司都会进行进料检查和质量检查。选择那些有健全的质量保证体系的供应商，可以减少采购货物的来料检查和质量检查的成本。,1.1.3 采购的分类,1 、按采购主体分类，分为个人采购和集团采购。 个人采购是指个人生活用品的采购。一般是单一品种、单个决策、随机发生的，有很大的主观性和随意性的采购活动。 集团采购是指两人或两人以上公用物品的采购。一般是多品种、大批量、大金额、多批次甚至持续进行的，由集体决策，直接关系到多个人利益的采购活动。典型的集

13、团采购主要是指企业采购、政府采购、事业单位采购、军队采购等。,2、按采购方法分类 1）传统采购。一般模式是:每个月的月末，企业各个单位报下个月的采购申请单及下个月需要采购货物的品种、数量，交采购部门汇总，制订出统一的采购计划，并于下个月实施采购。 特点：这种采购比较简单、粗糙，市场响应不灵敏，库存量大，资金积压多。 2）科学采购 (1)订货点采购。订货点采购是严格根据需求的变化和订货提前期的长短，精确确定订货点、订货批量或订货周期、最高库存量等，建立起连续的订货机制和库存控制机制，达到既满足需求又使得库存总成本最小的目的。 这种采购模式操作比较简单，同样具有库存量大、市场响应不灵敏的缺陷。,(

14、2)MRP采购。MRP采购主要应用于生产企业。它是生产企业根据主生产计划和主产品的结构以及库存情况，逐步推导出生产主产品所需要的零部件、原材料等的生产计划和采购计划的过程。 这个采购计划规定了采购品种、数量、采购时间和采购回来的时间，计划比较精确、严格。 (3)JIT采购。又称准时化采购，是一种完全以满足需求为依据的采购方法。 它的要求是:供应商恰好在用户需要的时候，将合适的品种、合适的数量送到用户要求的合适的位置，使得库存向零库存趋近。 (4)供应链采购。在供应链机制下，采购不再由采购者操作，而是由供应商操作。采购者把自己的需求规律信息及库存信息向供应商连续及时地传递，供应商根据自己产品的消

15、耗情况，不断及时连续小批量补充库存，保证采购者既能满足需要又使总库存量最小。,供应链采购对信息系统和供应商操作要求都比较高。 (5)电子采购。即网上采购，是在电子商务环境下的采购模式。 它的基本特点是在网上寻找商品、寻找供应商、网上交易洽谈、网上下单和网上付款结算，货物通过物流系统进行配送。 这种模式扩大了采购市场的范围、缩短了供需距离，简化了采购手续，减少了采购时间和采购成本，提高了工作效率。,3、按采购的价格分类 1）招标采购。将物料采购的所有条件 (如物料名称、规格、品质、数量、交货期、付款条件、处罚规则、投标押金、投标资格等)详细列明，刊登公告进行招标。 2）询价现购。采购人员选择信用

16、可靠的厂家将采购条件说明，并询问价格或寄予询价单，促请对方报价，比较后现价采购。 3）比价采购。采购人员请数家厂商提供价格后，从中加以比价后，选择厂商进行采购。 4）议价采购。采购人员与厂商经过讨价还价，议定价格进行采购。一般来说，询价、比价、议价是结合使用的，很少单独使用。 5）订价收购。购买货物数量巨大，并非几家厂商能全部提供的，如纺织厂订购棉花、糖厂订购甘蔗等，或当市场上该物资匿乏时，则订价现款收购。 6）公开市场采购。大宗采购货物时，价格变动频繁，采购人员在公开交易或拍卖时随机地采购。,4、按采购形态分类 1）有形采购是采购具有实物形态的物品，例如，原料、辅助材料。 2）无形采购是采购

17、不具有实物形态的技术和服务。 (1)技术。技术是指取得能够正确操作或使用机器、设备、原料等的专业知识。 (2)服务。用于服务、维护、保养等目的的采购统称为服务采购。具体包括安装服务、培训服务、维修服务、咨询服务等。 (3)工程发包。包括厂房、办公室等建筑的建造与修缮以及配管工程、机器储槽架设工程、空调或保温工程、动力配线工程及仪表安装工程等。,1.1.4 采购的新发展,1、订单驱动采购 采购由客户需求拉动，而不是仅仅由内部请购单推动。市场部门的客户需求订单驱动制造订单，制造订单驱动采购订单，采购订单驱动供应商，从而降低库存成本，提高库存周转率。 2、反向拍卖采购 反向拍卖是电子采购的一种模式，

18、它是通过Intemet或私营网络实时进行的减价式竞价拍卖。拍卖由企业或代表企业的网络采购公司控制，通过网络采购公司的专用软件接受多个潜在供应商的竞价，决定最终供应商和价格，从而实现采购物料或服务的功能。 3、战略采购 战略采购是一种新兴的在合作关系与竞争性关系之间寻求平衡的采购模式。供需双方已建立起一种长期的、互利的合作关系，及时把质量、服务、交货期的信息传给供方，让供应商了解所供商品的使用情况并提出调整意见。 4、全球化采购 全球化采购是指在全世界范围内去寻找优秀的供应商提供原料，让企业本身能因为这项采购行为取得相对优势，然后再通过增值活动，创造出比竞争者更高的附加价值。,1.2 采购管理,

19、1.2.1采购管理的涵义 1、采购管理的概念 采购管理指的是对采购过程的计划、组织、协调和控制等，它包括管理供应商关系所必需的所有活动。 采购管理有内部和外部两个方面，着眼于企业内部、企业和其供应商之间构建和持续改进采购过程。,2、采购管理与采购的区别 采购是一项具体的业务活动，是作业活动，一般由采购员承担具体的采购任务。 采购管理是企业管理系统的一个重要子系统，是企业战略管理的重要组成部分，一般由企业的中高层管理人员承担。 采购管理的目的是保证供应，满足生产经营需要，既包括对采购活动的管理，也包括对采购人员和采购资金的管理等。,1.2.2 采购管理的基本目标,1适时适量保证供应 2保证质量

20、3费用最省 4协调供应商，管好供应链,1.2.3 采购管理的内容,1计划 1）接收采购请求，其内容应包括： （1）所需物料细项说明； （2）必需物料的质量与数量； （3）期望交货日期； （4）采购申请人。 2）进行采购决策 （1）品种决策，即确定采购物品的品种、规格及功能要求； （2）采购量决策，即确定计划期内的采购数量； （3）采购方式决策，即决定现货采购还是远期合同采购，向同一家购买还是向多家购买，由各部门采购还是由集团总部集中采购，是否进行网上采购或招标采购； （4）采购批量决策，即确定采购的数量和批次。 （5）采购时间决策。即确定采购周期和进货时间。 3）编制计划 编制采购计划，包括年

21、度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。,2组织实施 （1）采购部门选择供应商 采购部门必须选择能够供应所需商品的供应商。如果在当前文件清单上找不到合适的供应商，就应立刻去找新的供应商。选择供应商时可以参考供应商分级。 （2）采购部门向供应商订货 订单涉及的费用很大，尤其在一次性购买设备的情况下，往往要求供应商投标，此时需要生产与设计人员来帮助采购部门和供应商进行协商。 数量大、经常使用的细项，可以使用总购货订单的方法。一般情况下，每年只需和供应商协商一次价格，其后一年内的价格都遵照它来执行。 中等数量的细项可以用总购货订单的方法，也可以采用个别订货的方法。 少量购买也可由需要某细项的生产单位

22、直接与供应商联系，这种采购也要有控制措施。,（3）验收入库 收货部门必须检查供应商交付的货物的质量与数量，同时通知采购、会计与需要货物的生产单位。如果货物不符合接收要求，就必须将其退回给供应商并要求赔偿或替换，或接受仔细检验。此时还应及时通知采购、会计与生产单位。 （4）合同监督 定期检查合同执行情况，并将执行过程及时输入数据库，以便对供应商做出评价。采购部门要加强与供应商的联系，督促其按期交货，对出现的问题要及时进行交涉。 （5）购后评价和调整 对供应商供货情况和合同执行情况进行评价，更新供应商分级评估记录，以便对下一次供货进行调整。,3监控 1）采购监控的内容 采购监管与控制是采购管理工作

23、的一项重要内容，其主要目的是为了保证实现适时、适质、适量、适价、适地的“5适”采购工作。 从采购监管与控制的内容来看，主要是采购人员的控制、采购流程的控制、采购资金的控制、采购信息的收集与使用以及采购绩效的考核。,（1）采购人员的控制。 要加强采购人员的素质管理；还要加强采购人员的职业道德教育和业务知识培训，建立奖惩制度，及时对采购人员进行奖惩。,（2）采购流程的控制 包括整个采购的流程，但应抓住采购流程中的关键点，以重点控制达到控制全局的目的。要点内容如下： 采购计划的制定、准备； 采购文件的基本内容和要求、审批、保管； 向合格的供应商提交采购文件； 采购合同的审批、签订； 向供应商提供采购

24、文件、反馈采购物资的质量状况； 对供应商提供的产品进行验证。 采购监管与控制应制定并实施对采购质量进行重点控制的工作程序，应对采购文件的编制、评审和发放实施控制。 采购文件主要分为几类：ISO9000文件、ISO14000文件、运作程序、作业指导书、表格、图纸和技术资料，这些采购文件要准确地规定采购产品的要求并有利于供应商的理解。,（3）采购资金的控制。 采购预算控制是采购资金控制常用的手段。采购预算实现了采购计划的具体化，为采购资金的控制提供了明确的标准。 对于采购资金的使用要建立起一套严格的规章制度，资金的领取、审批、使用一般要规定具体的权限范围，要有审批制度和书面证据制度。 对于货款的支

25、付，要根据对方的信用程度及具体的风险情况进行妥善的处理。,（4）采购信息的收集和使用。 采购控制过程是通过采购信息的传输和反馈得以实现的，控制部分有信息输入到受控部分，受控部分也有反馈信息送到控制部分，从而形成闭合回路。 控制是根据反馈信息来比较、纠正和调整它发出的控制信息，以此实现有效控制。 （5）采购绩效的考核。 对采购绩效的考核可以分为对整个采购部门的考核及对采购人员个人的考核。 对采购部门绩效的考核可以由企业高层管理者来进行，也可以由内部客户来进行；而对采购人员的考核通常由采购主管来进行。,2）采购监控的方法 （1）建立健全完善的采购规章制度，规范采购人员的行为和采购作业流程。 （2）

26、实施采购标准化作业。要制定标准化的采购作业流程，制定采购作业手册。 （3）建立采购评价制度。采购评价包括两个部分：一是对采购人员的评价，二是对采购部门的评价。 （4）建立奖惩制度。奖惩要公平合理，要在采购绩效考核的基础上，以客观事实为依据。,1.2.4 采购管理的发展趋势,（1）采购管理集中化 可以集中全公司和集团的采购力，对整个供应市场产生影响，使采购处于有利地位； 有利于公司对供应商的管理，便于公司主体资源的优化。 （2）采购管理职能化 采购部门从生产部门或其他部门独立出来，开始直接向总经理、副总经理汇报。采购职能也从原来被动的花钱，开始有了节省资金、满足供应、降低库存等一系列目标。 采购

27、成为供应链管理的强有力的一环，将生产计划、物料计划、采购、仓储、运输集成为一个反应迅速、总成本最低、物流速度快、响应市场要求的灵敏的链条。,（3）采购管理专业化 采购员需要了解购买的物品，了解产品的原理、性能，了解市场行情、价格走势，了解供应商的实力、报价的合理性，实地考察供应保证能力，需要极强的谈判能力和计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和质量标准。 作为专业采购人员，需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购内容的专业，同时，采购人员需要有能力与公司其他国家的同样的物品采购部门进行沟通，了解世界市场变化和供应商的表现，因此英语表达和沟通能力、计算机网络知识也很需要。 资深采购专家则需要项

28、目管理、财务管理、供应链管理专业等专业技能。,（4）采购管理一体化 采购管理一体化要求生产计划、库存控制、质量检查和采购之间紧密合作，采购不能够只遵循自身的原则。 （5）环境问题 环境问题给采购管理提出了全新的挑战。与供应商一起寻求解决环境问题的思路和措施也是采购管理的任务，这些思路和措施应该能够解决或缓解这些问题。如对使用过的包装废弃物负责。,1.3采购管理与库存管理,1.3.1 库存的概念 1、狭义的库存是指在仓库中处于暂时停滞状态的物资。 2、广义的库存是指用于将来目的、暂时处于闲置状态的资源。即资源停滞的位置并不仅仅限于仓库里，而是可以在非仓库中的任何位置，包括运输途中，同时这种资源的

29、闲置状态可能由任何原因引起，可以是主动的各种形态的储备、被动的各种形态的超储、完全的积压。,3、库存具有二重性。一方面它是企业生产和生活的前提条件，没有库存，企业的生产和生活就不能正常进行；另一方面，库存也是一种负担，它需要占用企业大量的资金，耗费很高的成本。 4、企业库存的目的，是为了保障供应。 5、生产企业为了生产的需要处在生产准备状态，即处在一种暂时等待状态的物资，就是库存。,生产企业的库存有三种情况： 1)原材料库存。原材料是从市场上采购回来准备用于生产，但是还没有用到生产上之前的处于暂时等待阶段的物资。 2)在制品库存。在制品是指在生产过程各个工序之间临时储存的工件、物料等。上个工序加工完了，应该流到下一个工序，但是下一个工序还没有空出来，不能进入下一个工序