强化管理职能,提高城建档案管理工作地位

1、强化管理职能,提高城建档案管理工作地位中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：城建档案工作是城市规划、建设和管理过程中一项重要的基础工作，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法检查的重要依据。城建档案是城市建设的历史记录，是城市可持续发展的重要生产要素、无形资产和社会财富。城建档案在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中具有非常重要的作用。新时期城建档案管理工作要做到“为事业而为”，“有为才有位”，才能充分展示城建档案管理工作在公共事务管理中的位置和作用。坚持“依法治档”城建档案管理工作只有在法律法规保证下才能实现可持

2、续发展。以中华人民共和国档案法、中华人民共和国城乡规划法、工程质量管理条例等国家层面的法律法规以及各省市出台相关的政策法规，为我们做好城建档案管理工作提供了强有力的法律支撑。在实际工作中，一是要加强法律法规的宣传，使建设、施工、监理部门明了向城建档案管理机构按质按量及时移交城建档案是应尽的法定义务，改变建设单位“一重、一轻”（即重视抓工程项目的建设，轻城建档案归档报送）的现象。二是要推行档案管理从业人员资格培训考试、资质认证制度，不断提高基础档案人员综合业务素质，纠正建设单位对档案人员安排的随意性，确保从业人员相对稳定。三是积极推进城建档案的执法检查。城建档案执法工作不仅是贯彻执行城建档案法律

3、法规的有效手段，而且是城建档案行政管理部门依法行政的重要形式，同时又是促进各单位依法管档、确保档案安全与完整，为国家积累档案信息资源，提高档案管理水平的重要环节、因此，各单位要充分认识城建档案执法工作的重要性，把城建档案执法工作落到实处，常抓不懈。明确“身份”，确定性质城建档案馆是各级建设、规划行政主管部门所属的事业单位。2000年我馆经市人民政府批准成立“天津市城建档案管理处”，与城建档案馆合署办公，实行“两块牌子，一套人马”。从形式上赋予了城建档案事业机构以管理职能，履行市政府管理城建档案工作专门机构的职能，但由于“身份”问题，其行政管理职能在实际工作中难以得到很好的体现。当前国家正在启动

4、新一轮的事业单位分类改革，其中具有行政管理职能的事业单位可按“参公”管理，城建档案馆虽归口城市建设、规划行政部门管理，但并不是一个部门的档案馆，而是国家专业馆。城建档案工作是面向全市的，城建档案不仅产生于某一个系统，而且涉及到许多系统的专业领域，这就使得城建档案的范围极为广泛。随着城市建设的发展，新的公共市政事业的兴起，其范围也在不断扩大，城市建设内容有政治、经济、军事文化，有物质文明建设，还有精神文明建设等，而且这些内容都是互相关联的，城市建设各方面的问题关系到各行各业，而各行各业的问题反过来又影响到城市建设的不同方面。这就决定了它具有综合性的特点，决定了城市建设具有内容庞杂，广泛性强的特点

5、，管理的是城市规划、建设、勘察、设计、地下管线等重要工程档案，如果没有其赋予城建档案行政管理职能，必然会影响到城建档案事业的发展。因此，在这一轮事业单位分类改革中，国家层面，省市层面建设、规划行政主管部门应积极主动向各级编制部门反映城建档案馆的工作职能，力争纳入“参公”管理。这样，一是有利于职工队伍的稳定，解决职工的后顾之忧，二是有利于吸引人才，三是解决了单位的经费列支渠道，四是有利于有效实施行政管理职能。充分发挥城建档案信息资源作用城建档案作为社会共享的信息资源，是社会发展和城市建设过程中不可缺少的宝贵资源，城建档案工作不仅是收集管理，关键在于利用，把“死档”变成“活档”，更好地发挥城建档案

6、信息服务城市建设发展，服务于政府决策，服务工程建设项目，服务广大人民，这样才能不断提升城建档案管理工作在社会公共管理的地位。要充分利用行政措施和法律法规手段加大接收力度，由于城建档案产生于不同的行业各部门，特别是地下管线档案，涉及单位多，执行标准也不尽相同，资料保管各自为政，很难形成共享的社会资源。仅凭城建档案馆工作人员为建设单位提供业务指导服务来取得建设单位理解和支持是不够的，要辅以相应的措施配套，把工程建档服务放在首位，采用提前介入，现场指导，跟踪管理等多种方式，从工程建设的源头抓起，做到工程建档与工程开工同步，档案整编与工程进展同步，档案验收与工程竣工验收同步，使建档的指导、检查、监督贯

7、穿于工程建设的全过程，才能扭转城建档案接收难的局面，确保城建档案最大限度地接收进馆。同时，广泛征集、收集具有保存价值和地方特色的档案资料进馆，不断丰富优化馆藏，提高其利用价值。1、合理制定归档范围，精简接收内容全国的城建档案馆在开展城建档案特别是工程档案管理工作时，都根据本地实际情况制定了进馆范围和归档内容，作为工作的依据和标准。建设部2002年颁发的建设工程文件归档整理规范也对建设工程的归档内容作出详细的规定，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件六个部分共计200多项，信息量巨大。但是通过工作实践证明了一点，有些归档文件中包含的信息大量重复，比如，天津城建档案馆接收

8、的工程档案里，大多数工程准备阶段文件和规划审批管理档案中的文件重复；通过对档案利用情况的统计对比分析，相当数量的施工文件，比如混凝土抗压强度实验报告、隐蔽工程验收记录等文件的利用率几乎为零。这其中很大的原因是重复归档，多套保管。另外，施工文件里包含的各类信息的结果在监理、竣工验收等文件和竣工图中有所反映，产生了信息交叉。针对这些情况，我们认为：随着城乡建设的不断发展，城建档案工作者们有必要重新审视和制定新的建设工程进馆范围和建设工程文件的归档内容，提高工程进馆的标准，大量减少接收进馆工程的数量；精简建设工程文件的归档内容，减少接收档案的数量。双管齐下，并且形成一个长效机制，长期坚持下来，就有助

9、于改变库房容量紧张的局面和现象，让城建档案馆成为真正意义上的永久保管城建档案的基地。2、档案接收工作与利用工作接轨丰富馆藏是利用工作的基础，而档案的接收是丰富和优化馆藏的唯一途径。所以要注重强化档案接收，抓住重点，超前控制，围绕馆藏档案的利用热点来指导和进行档案接收工作，才能逐步完善馆藏档案的结构。城建档案馆作为一个地方档案事业的重要组成部分，其历史使命在于服务这个地区、这座城市，通过服务来发展、壮大自身，所以其发展动力也来源该地区、该城市。为此，要优化馆藏,就必须面对和置身于能丰富自身的这座城市,吸收其能全面、生动反映地方现代化城市建设的各种信息资源。因此，为了更好地服务社会进步和城市发展，

10、城建档案馆在摸清自身家底的同时，必须着手制定接收规划，强化接收工作，抓住馆藏档案的服务热点来制定接收城建档案的重点，并确定超前控制的工作思路，严格把好进馆关。3、加快城建档案信息化建设市利用手段城市建设的不断发展使城建档案呈几何数增长，其拥有的信息量急剧膨胀。而计算机技术、网络技术、通讯传播技术以及多媒体技术的互相渗透和融合，为城建档案数字化建设提供了可能。城建档案只有通过这一现代化手段，促进城建档案资源的开发利用、保存和传递，使社会更广泛的了解城建档案，更方便的使用城建档案，更加深刻认识城建档案的作用，使城建档案工作从“默默无闻”中走出来，使城建档案信息从“静态”、“封闭半封闭”的状态下“动”起来，我们的工作只有在社会上有了知名度，才能有地位、有价值。4、加强宣传，提高社会的档案意识是利用的有效途径城建档案管理工作由于其自身业务的特点，不论是接收还是提供服务，多数情况还是“点对点”（即单个用户对馆或馆对某一建设单位），很难产生其“群体轰动效应”，与社会的接触面还是相对窄，要充分利用报纸、电台、电视、杂志、网络等多种传播形式，积极主动开展城建档案的宣传，提高社会地位的影响力，唤起社会