电子文件管理工作.ppt

1、a、1、电子文献管理工作、福建省档案化监督所黄燕芳、a、2、2、2020/7/8、主要内容、一、电子文献概要、二、电子文献管理共同点、三、情报系统环境下的电子文献档案化进程、a、3、3、2020/7/8、一、电子文献概要(1)电子文件概念(2) (3)电子文献的种类，a，4，1，电子文献的概念，(1)电子文献的概念和管理的核心1 .所谓电子文献的定义，是指在机构、团体、企业单位和其他组织处理公务的过程中，通过计算机等电子设备形成、处理、传输、存储的文字、图表、图像、声音、影像等不同形式的信息记载电子文献管理暂行办法，Page 4，文件行业目前已知的电子文献：可以档案化和电子文献的文档。 电子文

2、件：档案化的电子文献。档案化数字资源电子档案化电子卡片计程仪之外，a、5、5、2020/7/8、电子文件的属性、电子文件是数字信息，是电子计算机等数字机器生成并处理的信息，其信息以二进制数字编码记录显示。 电子文献是文档的一种，具有文档的各种属性，特别是特定的要素、作用、效力。a、6、6、2020/7/8、电子文献的构成要素、电子文献、内容、背景信息、文本、结构、内容、a、7、(3)电子文献的构成要素电子文献由内容、背景和结构构成，背景信息和结构信息统称为数据库元数据。 page 8，1，1 .内容是表现行为主体的思想、意图以及对策对象(对象)的过程、结果的信息，一般是文件内容信息。 a、8、

3、2 .背景是证明文件形成、处理过程和文件相互关系的信息。 一般情况下，包括(1)文件的形成机构及其他相关责任者；(2)与文件相关或相关的其他机构；(3)文件履行机构的职责和目的；(4)文件的形成时间；(5)与文件相关的其他时间；(6)机构职能所体现的文件的价值和重要性；(7) 与文件有关的文件的生成和保存系统(8)该文件与其他文件和资料的关系(9)影响该文件的法律、协议、实践、程序、计划、条件和隐含等。 背景信息与电子文献的真相直接相关，例如收发文件的内容是背景信息。 Page 9、a、9、3 .结构结构是指电子文献内容信息的组织表现方式，例如文字段落的配置、电子文献使用的查询密码、数据结构、

4、格式及载体、附件等信息。 结构与电子文献的可用性直接相关，是保证电子文献在长期保存过程中不断被理解和利用的重要内容。 管理页面1.0、声音和电子文献不仅是简单的内容信息管理过程，而且是基本上综合地管理电子文献的内容信息、背景信息和结构信息的过程。 值得强调的是，电子文献数据库元数据的管理是电子文献管理领域非常重要的一环，数据库元数据与电子文献的真实性、完整性、可用性、安全直接相关，不可忽视。a、1.0、9、2020/7/8、(2)电子文件特征、1、系统相关性2、信息的非人造的读写性3、信息存储的高密度性4、信息与特定载体之间的分离性5、信息的变性和操作性、a、1.1、1.0、2020/7/8、

5、1、系统相关性、电子文件如果设备发生故障或系统停机，电子文件将损坏并丢失。 电子文件与其他解老虎钳环境不兼容。 由不同软件环境形成的电子文件很难进行格式转换。 由于保密工作保密的需要，人工进行了复杂独特的查询密码加密法和信息分割处理，使电子文件的系统依赖性更大。a、1.2、1.1、2020/7/8、2、信息的非人造的读写性、电子文件以数字信息的形式存在，能够识别的文字、图形等被传输至计算机转换为二进制数字编码，不能直接读写至人造的。电子文件载体所记录的数字信息常常进行压缩编码、加密法等处理，读取适当的计算机和硬件、载体上的数字编码序列，转换为成人可识别的形式，在画面上显示或印刷在纸上，人们知道

6、其内容、a、1.3、1.2、2020/7/8、3、信息存储的密度、电子文件的存储密度远远高于各种传统的手动可读信息介质，并且随着技术的进步，电子文件介质的存储密度进一步提高。 应用信息压缩技术后，在光盘上保存文字和图像文件的能力会提高数倍以上。 3.5英寸软盘(1.44MB)-70万中国字刻录光驱盘(650MB-1GB)-3亿到5亿中国字DVD盘(4.7G)-20亿中国字，a，1.4，a，1.5，记忆媒体综合比较参考表， 在蓝光原盘25G 5.3元低0.21元32 MB/s 37 MB/s高复杂介质名单体容量单价附属设备成本/GB理论传送速度实际读取速度实际写入速度数据存储难度条件中， 方式转

7、移难度恢复难度的可靠性要求SATA3企业号级的硬盘3T 700元为0.23元为750MB/s 130 MB/s 100 MB/s低中简单约114年，LTO5录音带1.5T 925元为0.62元为140 MB/s低中复杂约3.0年SATA3固态硬盘128G 450元低3.8元750 MB/s 300 MB/s 100 MB/s低简单约171年，文件级DVD-R (16倍速) 4.7G 25元低5.3元21 MB/s高复杂约2.0年，2016/7/21， 20 2020/7/8、a、1.6、1.3、2020/7/8和4，信息和特定载波之间的隔离能够位于不同载波上云同步中或者相互变换。 在电子文献上

8、没有不变的笔迹和载体，其内容被保存的场所没有固定。 可通过网络传送到远程的的一个或多个接收者。a、1.7、1.4、2020/7/8、5、信息的变性和操作性、电子文件和载波的分离性也在电子文件被转发或交换到其它载波时，有可能被变更而没有被察觉。 存储介质的性能的不稳定性能够引起文件内的信息的改变。 新信息查询密码、存储格式和系统软件的出现，对其稳定性是一个巨大的冲击。 现有的文件信息可以用于其他的事情。a、1.8、1.5、2020/7/8、(3)电子文件的种类、电子文件的不同载体：常见的是磁记录文件、光学记录文件。 磁记录文件主要是以录音带、磁盘、磁性卡片等为载体的文件。 光学记录文件主要是光盘

9、等。a、1.9、1.6、2020/7/8、电子文件的种类可以分为电子文件信息存在的形式，即通常所说的形式，主要是文本文件数据文件图像文件声音文件多媒体文件、a、2.0、1.7、2020/7/8、 使用不同文字处理软件编辑的文本文件通常不能交换使用。 纯文本文件(TXT )不包含任何格式化代码，并且不受计算机硬件或软件类型的限制。a、2.1、1.8、2020/7/8、文本电子文献必须以公文处理发票OFD、PDF、PDF/A版结构文件形式保存，痕迹原稿必须以WPS、RTF、DOC等同级综合档案化馆许可的形式保存。 文本文件的类别查询密码t，a，2.2，1.9，2020/7/8，数据文件也称为数据库

10、电子文件，作为主要包含数据的电子表格文件的第二个是数据库电子文件，一个数据库由多个记录查询密码构成，一个记录查询密码为了在不同的数据库之间进行信息交换，通常需要转换方案计程仪。 一般来说，数据文件必须是DBF文件格式，或者可以通过XML文档进行数据交换。 数据文件的类别查询密码d，a，2.3，2.0，2020/7/8，图像文件，图像文件是使用数码机器收集或者制作的画面，例如用扫描仪扫描的各种原始画面，用电子数码拍摄的摄影图片等。 不能任意交换使用不同形式的图像文件。图像电子文件将JPEG、TIFF、RAW、PDF设为通用文件格式。 所谓图像文件的类别查询密码I，a，2.4，2.1，2020/7

11、/8，格拉夫快速文件，格拉夫快速文件包含用一定的算法描绘的格拉夫和格拉夫，用图标表示几何学图形和压力和强度等物理量的图表等。 这是格拉夫、格拉夫等，其中数据的内在联系以图形形式表示，并且通常计算机辅助设计(CAD )和技术图形的一部分用数字格拉夫表示。 所谓格拉夫快速文件类别查询密码g，a，2.5，2.2，2020/7/8，影像文件，影像文件，是指使用网络视频捕获老虎钳注册的数字影像，使用动态视频软件作成的二维、三维动态视频等各种动画，例如数字电影、动画等。 图像文件有不同的格式和标准，再生需要相关的去老虎钳和程序。 在视频电子文件中，MPEG和AVI是通用文件格式。 影像文件种类查询密码v、

12、a、2.6、2.3、2020/7/8、声音文件、声音文件是用音频设备输入或者用编辑软件生成的文件。 音频文件的音质越好，文件所占的存储空间也越大。 音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。 音频文件类别查询密码a，a，2.7，2.4，2020/7/8，多媒体文件，多媒体文件是指包含两种以上的信息形式的文件，该文件用多媒体技术制作，具有复杂的结构，必须用多媒体计算机再现。 多媒体数据也同样将MPEG、AVI作为通用文件形式。 多媒体文件类别查询密码o，a，2.8，Page 5，a，2.9，2电子文件管理的核心必须是真实、完整、可用、安全。 - -电子文献管理暂行办法(官厅语200939号)、

13、Page 6、真相、电子文献的内容即使经过传输、压缩、格式转换等处理也不变，即始终与原始的生成状态一致。 电子文件的内容包括全文信息和数据库元数据。 完全性包括两个级别的含义：完全性电子文件的内容和完全性电子文件所依赖的计算机系统。 电子文件内容的完全性是指电子文件的全文信息和数据库元数据没有缺失，电子文件依赖的计算机系统的完全性是指能够用于读取电子文件的计算机软件和硬件的组装正确且没有缺失。 意思是正确读取和展示电子文件的全文信息和数据库元数据。 包括数据识别、存储环境的可靠性、运营商的运行状况和兼容性等。 保密工作是指电子文件的生成、传输、保存和应用备份的可靠环境，防止在传输、保存和迁移过

14、程中删除、篡改、破坏或非法获取电子文件。a、3.0、电子(文档)档案管理原则真人真事文件的真人真事主要在受控环境中执行，主要是在文件和档案管理的形成、接收、传送、存储和处置的全过程中执行，每个步骤根据相关联的管理方法和过程记录。 可以向云同步证明绕过受控制的环境而不能操作文件。符合公司职责，全程记录控制，不受控制，2016/7/2.1，3.7，a，3.1，电子(文件)档案管理原则可靠性文件内容可靠，一盏茶，准确证明的事务，活动和事实文件必须在事务处理或其相关事件发生时或之后形成，由负责人或业务活动设备形成。 内容的真实性反映了事件的现状，文件化学基引用的文件得以执行，背景经营单位的人员对时间、

15、地点、2016/7/21、3.8、a、3.2、电子(文件)的文件管理原则的完全性意味着文件完整而且未变更。 必须防止文件被不正当地变更。 应用系统必须控制创建文件后可以对该文件进行哪些添加和注释、可以在哪些条件下行政许可添加和注释以及谁来行政许可添加和注释。 对所有授权文档的评论、添加和删除必须能够清楚地识别和跟踪。文件齐全，没有未经授权的变更，完全性、2016/7/21、3.9、a、3.3、电子(文件)的文件管理原则的可用性意味着文件被检索、检索、提示、理解。 文件的可用性也反映在查看文件的背景信息，了解创建和使用这些个文件的业务活动的全貌。建立相同(或类似)原因文档之间的有机联系，以便快速

16、搜索这些个相关文档。文档内容、背景信息、相关文档、2016/7/21、4.0、a、3.4、(2)电子文献产生式系统(1)办公自动化系统(2)ERP (企业资源计划系统) (3)CAD (计算机辅助设计系统) (4)CAM (计算机辅助制造系统) (5) CAT (计算机辅助测试系统) (6)CAPP (计算机鼎力相助过程设计系统) (7)CAI (计算机辅助教学系统) (8)GPS (全球定位系统) (9)GIS (地理信息系统) (10 )电子邮件系统(11)EDI (电子数据交换) (12 ) EC (电子商务系统) (13)EG (电子政务系统) (1.4 )数码照片与摄像以及多媒体系统

17、(15)A/D (扫描仪装置和光学字符辨识软件OCR等的模拟数字转换系统)。 Page 7、电子文献产生式系统决定了电子文献的特征属性和数据库元数据，影响了电子文献管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。 a、3.5和电子文件的档案化方式有上线了档案化和离线档案化两种。 Page 17、上线了档案化是指在计算机网络上进行的，将在不改变原来的存储方式和位置的情况下实现的电子文献的管理权限移交给文件部门的过程。 离线档案化是指将电子文献集中下载到可以离线存储的运营商中，然后传递给文件部门的过程。a、3.6、Page 18、a、3.7、二、电子文献管理的共同点，Page 19、电子文献管理暂行办法(官话200939号)、电子文献档案化和管理规范(GB/T18894 )、福建省电子文件管理暂行办法(福建省委员会发行201429号)、a、38、二、电子文件管理的共同点， page 1.9电子文献管理暂行办法(厅字200939号)、电子文献的档案化和管理规范(GB/T18894 )、福建省电子文献管理暂行方法(福建省委员会发行2014