公司公文格式标准解读

1、1,党政（电子）公文处理,2,目录,公文常用文种及基本写法 党政（电子）公文格式解读,3,公文是党政机关、人民团体和 企事业单位在实施管理、处理公务 过程中形成的具有特定或法定效力 和规范体式的文书，是传达贯彻党 和国家方针政策，指导、布置和商 洽工作，请示和答复问题，沟通信 息，交流经验和记录情况的重要工 具。,指挥策令作用； 行为规范作用； 宣传教育作用； 传递信息、联系公务作用； 凭证记载作用。,公文作用,同时，公文是提高工作效率，增加上下级、同级之间协调沟通的一种方法。公文的质量可以展现一个企业的形象，可以反映个人综合素质的高低。公文的起草可以培养一个人的语言组织、表达能力和行为方式等

2、综合能力。,公文定义及作用,公文种类,与99版比主要变化,公文文种主要变化,国家行政机关公文处理办法,中国共产党机关公文处理条例,结合企业实际，公司公文种类主要有9种,5,公文种类,1、报告 向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 2、请示 向上级机关请求指示、批准。 3、批复 答复下机关请示事项。 4、函 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准 和答复审批事项。 5、纪要 记载会议主要情况和议定事项。 6、通知 发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的 事项，批转、转发公文。 7、决议 会议讨论通过的重大决策事项。 8、决定 对重要事项作出决策和部署、奖惩有

3、关单位和人员、变更 或者撤销下级机关不适当的决定事项。 9、命令（令） 公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批 准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。,6,公文种类,10、公报 公布重要决定或者重大事项。 11、公告 向国内外宣布重要事项或者法定事项。 12、通告 在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 13、意见 对重要问题提出见解和处理办法。 14、通报 表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 15、议案 各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代 表大会常务委员会提请审议事项。,7,文种的选择和使用,根据行文目的确定公文种类 请求上级批准、给与指示、帮助支持

4、的，应使用“请示” 安排部署工作的，应使用“通知” 指导下级工作的，则应使用“意见” 根据行文关系确定行文种类 受文单位是上级的，应选用“请示”、“报告”等上行文种 受文单位是下级的，应选用“通知”、“批复”等下行文种 不相隶属单位行文应使用“函”等平行文种 “纪要”和“意见”在上行、下行和平行文中皆可使用 根据行文单位的职权确定公文种类 党政机关公文处理条例规定的文种，有的只能由党的机关或行政机关使用，企事业单位则不能随意使用，例如“公报”、“议案”等,8,几种常用公文的写法,1、报告与请示 2、通知 3、纪要 4、函 5、通报 6、决定 7、意见,9,几种常用公文的写法,报告适用于向上级机

5、关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问的上行文。 写作要求： 1、要总结出有规律的东西； 2、要注意个体材料和整体材料的配合使用； 3、所反映的情况要真实、具体； 4、要重点突出； 5、不得夹带请示项。,请示适用于下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题，明确某 项政策界限，审核批准某事项时使用的上行文。 写作特点： 1、请求性； 2、单一性，一事一请； 3、预先性，事前请示； 4、定向性，上行文使用，请而示之；,报告与请示,10,几种常用公文的写法,时间不同 请示在事前，不可以在事后； 报告写于事后或事中。 目的不同 请示要求上级给于批复； 报告是上情下达，不要求上级批复。 内容

6、不同 请示要求上级尽快答复，带有解决问题的迫切性； 报告是以向上级汇报、反映情况为主要内容。 写法不同 请示须注明缘由和事项； 报告则主要是汇报工作，陈述情况，分析问题，提出看法。 处理文件不同 有请示就有批复； 报告则不一定，有时可以根据情况转发。,报告和请示的区别,11,几种常用公文的写法,请示、报告混在一起，文章和标题不符 如：有的正文是报告，标题是请示；有的正文是请示，标题是报告。 有的在报告正文中夹带请示项， “请示报告”经常见到。 多头请示。 请示的主送机关只能是一个，多头请示容易出现上级批示的不同意见，会难 以、适从。 越级请示。 请示类文件未能注明联系部门及联系人的姓名和电话。

7、,请示与报告的常见问题,12,几种常用公文的写法,通知是使用范围最广的一种公文。是发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机 关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要共同执行事 项等，凡需要特定机关和人员知道如何办理的事宜，都可用通知。通知没有上行文。 特点： 1、功能的多样性，可以发布法规规章、传达指示、布置工作、批准文件任免人员等； 2、内容的综合性，大小内容、综合性、专题性内容都可； 3、指导性； 4、权威性； 5、时间性； 6、应用的广泛性。 注意事项： 1、要准确表达领导的意图 ； 2、要具体明确地表述通知事项。,通知,13,几种常用公文的写法,纪要适用于记载

8、会议主要情况和议定事项，是在会议后期，根据会议记录、会 议文件等材料所撰写的，传达会议议定事项和主要精神，需要与会单位共同遵守执行的 公文。会议纪要要起到传达会议精神、交流情况和指导工作的作用。 特点： 1、较强的提要性。对会议主要精神、要点的提炼和概括。 2、具有决议的性质。对会议议定事项的概括和归纳，一经下发，便对有关单位和人员产生一种指示作用和约束力。 3、具有存查备案的作用。,主要写法： 1、条项式写法。即把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。会议讨论了几个问题，纪要就以几个问题各成一点写出。 2、综合式写法。即把会议内容按性质分为若干部分，然后逐一写出。 3、摘录式写法。即摘要只记

9、录会上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。,纪要,14,几种常用公文的写法,纪要写成记录，不能突出重点。 语言琐碎、繁杂，条理不清晰，逻辑性不强。 纪要对已经议定的内容不突出，决议内容不能很好总结。 用词不精确，经常使用“大概”、“可能”等模糊性词语。,纪要常见问题,15,几种常用公文的写法,函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批 准和答复审批事项。 写作要求： 1、行文要直陈事项、言简易明。 2、用语谦和，讲究分寸。 3、主要用于说明事项与提出要求。,函,一函一事，突出中心，有的放矢，及时准确。 直述缘由，行文简洁，语言明快，措辞得体。,16,几种常用公文的写法,通报

10、是把工作中的情况、经验教训、好坏典型事例以及具有示范、指导、 教育、警戒意义的事件，通知所属下级单位的一个文种。 按其内容 ，大体可分为表扬性、批评性和情况通报三种。 表扬性通报： “为什么要表彰”+“表彰的具体内容”+“希望或要求” 批评性通报： “问题基本情况”+“问题解决办法（处理意见或情况）” +“希望或要求” 情况通报： “提出问题”+“分析问题”+“解决问题”,通 报,17,几种常用公文的写法,决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者 撤销下级机关不适当的决定事项。 按其内容和使用情况分为四类： 1、方针政策性通报 用来统一对某一方面或某类带有普遍性的重大问

11、题的认识，确定方针的 如：中共中央关于加强党的执政能力建设的决定 2、部署指挥性决定 用来部署某一重要工作或某一重要活动的 如：国务院关于进一步加强农村教育工作的决定 3、决策知照性决定 即用来解决具有特殊意义的重要事项 如第十一届全国人民代表大会第一次会议关于国务院机构改革方案的决定 4、表彰处分性决定 某一党政机关，按照有关政策、章程、规定给予有功人员或有过人员所做的表 彰或处分性的正式书面决定。,决 定,18,几种常用公文的写法,意见是上级机关针对当前即将进行的主要工作，提出原则性的 要求和具体的处理办法，并直接下发至下级机关或转发至有关部门 遵照执行的一种公文。 特点：实施性、指导性、

12、针对性、明确性和可操作性。 种类：直发性意见、请批性意见、建议性意见、指导性意见和规划 性意见。 意见与决定的区别： 决定具有指挥性，而意见只具有指导性；决定所形成的决策、 指令等，下级机关必须不折不扣的执行，而意见则要求下级机关结 合本行、本地区的实际贯彻执行；决定重在宏观指挥，而意见侧重 于微观指导。,意 见,19,公文的语言特点,20,公文的语言特点,称谓词语,第一人称我、本 例：我公司、本厂、本单位 第二人称你、贵 例：你部、贵局、贵公司 第三人称该 例：该项目、该同志,引叙词语,前接 例：前接你局来函。 收悉 例：贵厂2003年5月15日来函收悉。 悉 例：东风司发200388号文悉

13、。,21,公文的语言特点,期请词语,请 例：请遵照执行。请批示。 望 例：望给予支持。,表态词语,照办 同意 例：公司同意 不同意 准予 例：凡符合规定者，准予办理。 不予 例：凡不符合上述规定的，不予晋级。,22,公文的语言特点,征询词语,当否 例：当否，请批示。 可否 妥否 例：妥否，请函复。 是否可行 例：是否可行，望予指示。,转折词语,据此，特 例：据此，特作如下规定： 为此，现将有关 例：为此，现将有关情况报告如下： 鉴于此 例：鉴于此，公司再次重申：,23,公文的语言特点,经办词语,经 例：经公司研究同意（批准） 业经 例：关于业经公司常务会讨论通过，现印发给你们。 经查 例：经查

14、，一些单位和部门擅自,结束词语,为盼 例：特此至函，望予接洽为盼。 特此通知（通报、函复、函达）,24,公文的句子特色,1、应使用高度概括词语 2、常用祈使句 3、多用介词结构,25,公文的句子特色,应使用高度概括词语 一个中心、两个基本点，非典 颁行（颁布并施行） 报经（上报并经过） 报批（上报并请上级批准) 明文（明确的文件条文） 下达（向所属下级单位发布或传达）,26,公文的句子特色,常用祈使句 肯定祈使句：请、希、希望、要、应、必须 否定祈使句：不得、不准、禁止、严禁 例：现印发给你们，请遵照执行。 必须坚决予以制止。 在防治非典战役中，不得擅离职守。,27,公文的句子特色,多用介词结

15、构 介词和实词结合起来表示目的、原因、依据、方式、范围、方向、时间等。 例：在 从 为了 由于 根据,28,目录,公文常用文种及基本写法 党政（电子）公文格式解读,29,依据文件,党政机关公文处理工作条例 （中办发 2012 14号） 党政机关公文格式（GB/T9704-2012） 党政机关公文处理工作条例国家标准应用指南,30,31,装 订,用 纸,版 面,页 码,标 点,总体标准,总体标准,32,总体标准,公文用纸,公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度

16、80-90%。,总体标准,版面要求,公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。,1,1,37mm,26mm,28mm,35mm,页边和版心尺寸,总体标准,版面要求,一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。,行数和字数,总体标准,页码,一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。,7mm,26mm

17、,总体标准,标点,公文中标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。一般采用全角标点，注意符合中文排版规范。,总体标准,装订,公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90，无毛茬或缺损。 骑马订或平订的公文应当： a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差4mm； b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固； c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。,公文格式要素编排,公文格式要素及结构划分,公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。 公文首页红色分隔线以上的

18、部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。 -版头一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等要素组成。 -主体一般由标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。 -版记一般由抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。,公文格式要素编排,公文结构划分,1,版头： 红色分隔线（含）以上部分。,主体：红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上部分。,主 体,公文格式要素编排,版头部分,份号：一般用6位阿

19、拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。,密级和保密期限：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,紧急程度：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。,发文机关标志：居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。,分隔线： 0.35-0.55mm。,公文格式要素编排,版头部分,如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列； 涉及国家秘密的公文密级按重要程度标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，同时标注份号； 涉及商业秘密公文密级按重要程度标注“

20、普通商密”、“核心商密”和保密期限； 工作秘密公文标注“内部使用”或“内部资料”和保密期限。,35mm,文件不需要加注份号、密级和保密期限、紧急程度的，应当保留其空白位置，即发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为35mm 。,公文格式要素编排,版头部分,下行文,由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。用3号仿宋字。,年份、发文顺序号用阿拉伯数码。年份应标全称，用六角括号“”括入。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为001），在阿拉伯数字后加“号”字。,公文格式要素编排,版头部分,上行文,上行文（包括请示、报告等）必须标识签发人姓名，由“签发人”三

21、字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空2行位置。,发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一处。,签发人姓名用3号楷体字。,公文格式要素编排,版头部分,小字头,适用于“东风司函”、“东风司复”、“东风司纪”等。,公文格式要素编排,版头部分,联合行文,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。,公文格式要素编排,主体部分,标 题,标题：由发文单位全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。回行时，应做到词意完整，排

22、列对称，间隔恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。,空2行,标题中除了法规、规章名称需要加书名号外，一般不用其他标点符号。,公文格式要素编排,主体部分,主送机关,空1行,主送机关：标题下空1行位置居左顶格用3号仿宋体标示，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。,公文格式要素编排,主体部分,正 文,正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。,文中结构层次序数依次应该用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。,公文格式要素编排,主体部分,附 件,附件：在正文之下（间隔一行，空两格）、成文

23、时间之上，标明附件顺序和名称（如“附件：1.），在正文对应处用括住标明“见附件”等字样；附件名称后不加标点符号； 附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,空1行,公文格式要素编排,主体部分,发文机关署名、成文日期,在成文日期之上、已成文日期为准居中编排。用全称或规范化简称。,用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）,公文格式要素编排,主体部分,印 章,公文格式要素编排,主体部分,印 章,公文格式要素编排,版记部分,印发机关和印发时间,需要注意的几个问题,与99版比主要变化,公文格式要素名称主要变化,按照条例的相关要求，增加和删减了若干要素，并

24、调整了部分要素名称。,需要注意的几个问题,与99版比主要变化,公文格式要素编排主要变化,需要注意的几个问题,份号标注,并不是所有的公文都要编制份号。条例规定，涉密公文应当标注份号。即“秘密”、“机密”、“绝密”、“核心商密”和“普通商密”才需要标注份号。 -如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份号。 -编制份号一般采用6位3号阿拉伯数字，实际编号时推荐使用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”“0001”“00001”“000001”，不应编为“1”“01”。,需要注意的几个问题,发文机关标志,2012年版国标推荐发文机关标志推荐使用小标宋体字，原则上以

25、不大于上级机关为原则自行酌定。 发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要尽量拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，做到醒目、美观、庄重。 与1999版国标相比，发文机关标志的位置有了变化，上边缘至版心上边缘的距离统一为35mm。35mm就是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限及紧急程度。 上行文不再留80mm的空白区域，发文机关标志上边缘至版心上边缘也是35mm的距离。,需要注意的几个问题,公文标密,公司及各单位在日常管理和经营活动主要存在三类涉密文件即：国家秘密、企业商业秘密及工作秘密。 国家秘密是指关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内

26、只限一定范围的人员知悉的事项。目前公司日常经营管理中所涉及的国家秘密主要为二类：一是接收上级党政机关标有密级的“三密”文件、密码电报、电传等文件；二是与军方签订有保密协议或军方有保密要求的军品项目技术资料、产品图纸和相关文件等。国家秘密文件保密规范标识为：密级+保密期限，密级按照重要程度分为“秘密、机密、绝密”三级。除此之外，各单位不得随意扩大和划定国家秘密范围，如确需要划定为国家秘密的，应通过公司保密办上报国家有关部门按照法定程序确定。 商业秘密是指能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的经营信息和技术信息。商业秘密文件保密规范标识为：密级+保密期限，密级按照重要程度分为“普通商密、核心商密”二级。商业秘密范围由各单位依据东风汽车公司商业秘密保护暂行条例（东风司发201115号）中商业秘密划定指导目录自主确定。 工作