电子文档管理.ppt

1、电子文档管理,郭小东 2012年4月10日,课程简介,电子文档概念及其产生与发展 电子文档的特点 电子文档管理的问题与挑战 电子文档管理的原则,电子文档定义： 是指人们通过信息手段在社会活动中形成的，以化学、磁性材料等为介质，以数据为载体，依赖于计算机系统存取并可在通信网络上传输的文字数字信息。 电子文档与电子文件、文件、电子档案的区分,电子文档的类型,按文档的信息存在的形式划分： 文本、数据、图像 图形、声音、影像、命令 按文档生成的方式分： 原生性、再生性文档,电子文档的产生,20世纪有两件大事对人类社会的发展产生了重大的影响： 计算机的产生（1946,1981） 网络的发展（1969AR

2、PANET,1993美国戈尔总统） 中国国家行政学院电子政务中心主任王益民17日在三亚表示，去年底中国网民数量达到5.13亿，微博数量近3亿，政务微博达到5万多个。,电子文档的产生,收发电子邮件过程中产生的电子文档 办公自动化（OA）过程中产生的电子文档 计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文档 电子商务、电子政务过程中产生的电子文档 模数转换过程中产生的电子文档（包括传统文档的数字化）,纸质档案的数字化包括文字、图纸、图片、照片等,技术处理,浏览,照片,纸质档案的数字化过程,拍照,扫描,phototshop,OCR,压缩,01010101,录音录像档案的数字化过

3、程,01 01 01,录音,录像,analog,digital,01 01 01,传统文档的数字化的意义？,数字化的意义： 可以降低原件丢失与损坏的风险。 数字化可以使档案馆更有效地管理馆藏与提供服务 数字化可以满足用户对档案的多种需求，提高利用率。,思考,在学校的哪些文档应该成为数字化的对象？ 这些文档在数字化的过程中生成的电子文档类型有哪些？ 你认为学校外还有哪些文档可以生成数字化？,电子文档的发展,最早在20世纪50年代的美国和日本出现 第一阶段：过程阶段 采用计算机，形成电子文档，输出成纸质后成为正式文档“草稿性电子文档” 第二阶段：辅助性电子文档阶段 纸质文档为正本，电子文档为副本。

4、 第三阶段：电子文档阶段 电子文档为正本，纸质文档为副本，电子文档法律效力被确认，纸质文档只在很少情况下被使用。 第四阶段：无纸阶段 工作中不再使用纸质文档，以往的纸质已成为“文物”,你认为电子文档有什么特点？,需要借助现代化办公设备才能阅读利用； 可以直接由计算机等设备迅速地处理和传递；（信息的可操作性） 是可共享的，不受时间和距离的影响；（信息的可流动性） 保存条件和环境要求与纸质档案不同，保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。,信息与载体的可分离性 安全性差 信息的不稳定性 存储的高密度性节省了存储空间 电子文件的凭证价值的认可需要相应的支撑 你对电子文档的哪

5、种特点感受最深，结合个人实例来谈一谈？,电子文档的生命周期,形成积累登记鉴定归档整理移交接收保管利用,生命周期,生成,最后处理（销毁或保存）,文档管理角色的变化,形成者,管理者,利用者,传统模式,文档系统,形成者,管理者,利用者,电子环境下,电子文档管理面临哪些挑战？,电子文档逐步替代纸质文件已是趋势，新的理论体系、法规体系、管理模式还不完善。继续套用传统管理体制和模式？ 电子文档的行政和法律效力、电子文档利用中的知识产权保护和隐私保护。 归档前大量电子文档的流失； 管理职能的模糊性； 文档系统的缺陷 归档后电子文档的长久保存难题。环境迁移、载体寿命、硬件淘汰、软件平台更新,思考,保证电子文档

6、有凭证价值的因素有哪些？,文档管理的各环节把控,归档：由文书人员、档案人员、计算机人员共同完成，实现一体化。 鉴定：直接鉴定法、以职能为基础的鉴定、实用的评估法。 整理：来源原则 保管：多套备份、及时拷贝、保密手段 （影响电子文档可读性因素有机读系统、介质和病毒）,什么是文档一体化？,文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。 包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化。,为什么需要文档一体化？,文档一体化的意义在于保证档案信息收集完

7、整、系统、准确； 从文件生产到归档全程控制； 数据信息重复利用，提高工作效率； 保证电子文档法律价值的需要 电子文档信息安全的需要,文档一体化的实现,实现的前提条件： 立法、制定严密的法规体系 制定各类综合管理标准 高效的档案行政运行管理机制 提高档案工作中的素质,文档一体化的理论依据和技术支持 文档生命周期是文档一体化的主要理论来源。 前端控制思想和来源原则为其提供了实践指导。 信息技术的发展为其实现提供了更大的可能性。,文档一体化管理策略,1.电子文档形成阶段： 自身创建和网络采集。 电子文档的命名。 2.电子文档采集：采集范围 3.电子文档的传送：发文、文件流转、收文 传送方式、传送格式、