档案分类与整理

1、定义文档的分类和整理，文档的整理工作，一、文档的整理工作，是指对处于零散状态且需要理化的文档进行分类、组合、整理、编目、体系化的过程。 是重要的基础工作。 文档整理方法：新的整理方法是以文件为管理单位，传统的整理方法是以卷为管理单位，二、一般的程序是从文档整理工作的全过程来看，主要区别全宗-全宗内的文件分类-立卷(或按文件装订) -文件卷(或文件)的排列和编号- - 1、区分全宗：将文件分为不同的形成机构、组织或个人，使不同机构形成的文件不混杂，反映各部门历史发展的情况。 2、全宗内的文件分类：将一个单位内的所有文件按来源、时间、内容和形式进行分类，并以一定的方式排列。 3、立卷：将档案化文件

2、按特定特征分类构成文件的基本保管单位文件。 包括文件材料的组合、文件内文件的配置、文件的标题和装订等。 4、文件卷的排列：将文件卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，固定文件卷的排列。 5、目录：以一定形式揭示介绍文件内容和形式特点的工作要填写文件目录、备考表、文件封面和文件目录及文件目录、编号等。 文件整理的原则已经处理好，有保存价值的遵循文件的形成规则和特点。 保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于文件的保管和利用，保持文件之间的有机联系，是指文件发生和处理过程中形成的固有关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等关系上。 例如，某机构及其内部机构的一定历史阶段、某年度的特定活

3、动、业务的处理、调查、承办事件、会议的不同文种、职业资料等，区别不同的价值， 应当根据机关文件资料的档案化和不档案化范围以及机关文件保管期限的规定(或者根据机关文件资料的档案化范围和文件保管期限的规定要求，区分档案化范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。 例如，根据保存价值大的重点整理和保管保存价值小的条件来区分没有保存价值，使文件的保管和利用变得容易，从文件整理的基本出发点和根本目的出发，必须把文件的保管和利用的便利性考虑到一盏茶。 新的整理方法是以件为管理单位的档案化文件整理规则在一盏茶调查国内外档案化文件整理方法和传统立卷方法的合理性的基础上，结合档案管理现代化的需要，规定了档案化文

4、件整理的原则和具体方法。 规则的制定，弥补了我国档案工作法律规范标准体系中档案整理工作方面的空白，是新形势下实现档案整理规范化、档案管理科学化的重要标准。 一、基本概念、档案化文件立位机关在其职能活动中形成、处理完毕，应作为文件保存的各种纸张资料。 整理档案化文件逐文件装订、分类、对齐、编号、片假名计程仪、装箱和有序化档案化文件的过程。档案化文件的整理单位。 一般来说，各文件合为一个文件的正本和定稿为一个正文和附件为一个正文和文件处理单等为一个原件和复制品为一个转送文和转送文为一个报告书、名册、音乐专辑等一册来文和复合句可以分开。 二、修改文件时，一般需要修改破损文件。复印笔迹容易模糊或褪色的

5、文件时，要去除容易生锈的金属物，将过大的文件折叠起来。三、文件的装订、档案化文件在“件”的装订“件”内必须将原本排在前面，后面决定原稿的正文在前面，附件在后面的原件在前面，复印件在后面的转发地址在前面，转发地址在后复合句在前，来文在后面的不同文字的文本，中排列方式1、装订前以一定的方式排列“件”内的各页，便于将来翻页利用。 2、装订左上犄角旮旯时，使左、上侧对齐。 3、采用左侧装订时，左、下侧对齐。装订方式和用品：常用的有：平缝机轧制线2、粘合式：切角3、变形材料：不锈钢回形针、阿里回形针、塑料回形针满足文件保护的要求，成本低，简单，四、档案化文件分类；(一)分类方法：年度分类法、机构/问题分

6、类法、保管期限(2)分类方案： 1、年度机构(问题)保管期限(例1、2) 2、年度保管期限(例3) 3、保管期限年度机构(例4) 4、保管期限年度例1:2001年：办公室永久、长期、短期人力资源部永久、长期、短期管理部永久、长期、短期2002年：办公室永久、长期、短期人力资源部永久长期，短期2003年例2:2001年：党群类永久，长期，短期业务类永久，长期，短期2002年：党群类永久，长期，短期业务类永久，长期，短期行政类永久，长期，短期2003年：例3:2001年：永久，长期，短期2002年：永久，长期，短期2003年：永久，长期人力资源部，管理部2002年办公室，人力资源部，管理部2003

7、年长期： 2001年办公室，人力资源部，管理部2002年办公室，人力资源部，管理部2003年短期： 2001年办公室，人力资源部，管理部2002年办公室，人力资源部，管理部2003年，5，档案化文件的排列，分类方案的最低事由的原则可以将时间、重要性水平会议文件、统计报告书等定径套文件汇总排列，(1)同一事由内的档案化文件的排列按文件形成时间的优先顺序即文件的重要性水平排列。 (2)不同事由之间的档案化文件的排列，按不同事由形成时期的优先顺序，按排列事由的重要性水平，按排列事由所具有的共通属性，汇总排列。 六、档案化文件的编号、档案化文件必须按分类方案和排列顺序一件一件地编号，在文件掌门人页上端

8、的空白位置按档案化章填写有关内容。 档案化章的必要项目是全宗号、年度、保管期限和项目编号的选择项目是组织(问题)。 全宗号是档案化馆对其接收范围内的各立位机关作成的符号，是指档案化文件的形成年度。保管期限是根据文件保管期限表在档案化文件中规定的“品目号”是档案化文件的排列顺序号。 填写档案化章项目时，必须以符合文件保护要求的笔迹材料来推一推档案化章：时间档案化章形式(图)、七、档案化文件目录、档案化文件必须按分类方案和和室编号排序来编制档案化文件目录。 档案化文件的目录由两部分构成。 档案化文件目录的目录的封面、档案化文件的目录、档案化文件的目录各一个，目录中的一个仅表现一个项目。 例如，在来

9、文和复合句是一个的情况下，只使复合句片断计程仪化。 档案化文件目录查询的各项必须反映档案化文件的内容和形式特征，便于检索和利用。 档案化目录查询包括项目编号、责任者、编号、标题、日期、页数、注释等项目。、档案化卡塔计程仪机构：办公、档案化卡塔计程仪用纸采用国际标准的A4型用纸横排或纵列档案化卡塔计程仪印刷装订，封面档案化卡塔计程仪封面设定全宗名、年度、保管期限、机构(问题)等项目，存档目录封面、八、存档文件箱、箱上设置存档文件装箱要求：不同形成年度的档案化文件不要放在同一档案化箱不同保管期限的档案化文件不要放在同一档案化箱不同组织(问题)的情况下，不同组织(问题)创建的档案化文件不要放在同一档

10、案化箱。档案化盒的封面、档案化盒的脊、备注表、九、架、文件可以按分类方案，例如年度机构(问题)的保管期限或年度保管期限机构(问题)的从上而下、从左到右的顺序排列陈列，也可以将往年的文件按保管期限汇总保管。 传统的整理方法是以卷为管理单位，书卷有密切关联的几个文件的组合立卷是已经处理完毕且有审查保存价值的文件，根据其固有特征和内部关联，对书卷进行分类整理分类， 即对相互关联的文件进行分类、分类、分类、流程、立卷的工作是文件工作的重要组成部分，分类一全宗内的文件，(一)分类的常用方法1年度分类法按其形成、处理年度分类文件。 一般的文件分为文件形成年度，跨年度或者专业年度的文件根据情况区别年度。 2

11、、组织机构分类法根据其形成或承担文件的机构进行分类。 3、问题分类法按文档内容所反映的每个问题进行分类。 (2)常用的复式分类方法，1 )年度和组织分类法： 2000年办公室2001年办公室人力资源部事业部办公室2000年人力资源部2000年2001年2002年2 )年度和问题的分类法： 2000年党群类2001年党群类行政类教育类外事类综合类2000年业务类2000年2001年2001年立卷的组合方法，立卷“六个特征”即问题、作者、名称(文种)、时间、通讯者、地区特征组卷1、问题组卷每一卷文档内容涉及的同一事件、问题或同一种类性质的问题文档卷2、作者组卷每一卷相同的作者文种(名称)按组卷将文

12、件种类或名称相同的文件记录在文件卷4上，按时间组卷将文件形成的时间或文件内容记录在相对于时间属于同一时期的文件上，5、按通讯者的组卷将针对某部门和某些问题的交际文件记录在文件上在地区小组卷中，记录来自同一地区和内容相同地区的文件，一般采用两个以上的特征进行记录，如市委党委1999年会议记录那样，采用作者、时间和名称三个立体特征，三、整理卷内文件，(1)调整小组卷1， 检查文件是否完整、有木有是否保存2、卷内不需要档案化的文件检查有木有，或者应转入年立卷的文件检查有木有3、卷内文件的保管期限是否一致， 检查卷内的文件数量是否多4、卷内的文件是否破损、纸张是否过小、有无金属物等，立即进行维护。 (

13、2)卷内文件的排列和编号，1，卷内文件的排列按重要性水平和时间顺序排列，注意文件之间的联系，保持来文和复印文，正文和附件，同一文件的各种原稿本(原本，定稿等)之间不能分离的联系。一般来说，正品在前，附件在后的原件在前，原稿在后的承认在前，请示在后的事件的结论性文件在前，根据性资料在后。 2、卷内文件编号文件的页码，用页码机打印在正面的右上犄角旮旯、反面的左上犄角旮旯上，从001开始组织。 通常，每卷2厘米以下(200张)。 没有装订的文件，请在文件的右上角盖上文件编号的章，并加上编号。 (3)制作文件目录，(4)填写备注栏放在文件的末尾，登记文件的基本情况，文件管理者和使用者容易理解文件的关系

14、情况。 (5)文件装订采用三孔一线，(6)填写文件封面，1、文件标题的制作包括本文件的主要责任者、问题、名称。 例如，浙江档案化的员工福利问题的决定2，栅栏的创建是各种顺序编号的总称，一个栅栏表示某个特定的文件实体，它是网站数据库在文件中的标记。 移位编号的制作固定了文件的分类和排序的顺序，保管和检索的利用变得容易了。 编号的基本结构：全宗号-文件目录号-文件号-件或页(张)号全宗号-文件号-件或页(张)号编号原则：唯一性、合理性、稳定性、可扩展性、简单性原则、四、类内文件号的排列、文件号的排列是指以一定的方式，将各类内文件号的前后顺序和保管位置基本的方法是，根据文件中反映的问题和工作上的联系

15、来排列的文件的作者、发送接收机以及与文件内容相关的按地域排列的文件所属时的顺序排列的文件内容的重要性水平来排列。五、编制文件目录，文件编号、文件标题、年度、页数、期限、备忘录等项目六；文件架文件从上到下、从左到右排列。业务文件整理、整理的总体要求：通常需要根据文件整理的要求经过分类、组卷、排列、编目等工艺，结合具体情况和行业要求，强调业务特色。 为了便于检索和利用，文档封面的项目设定不仅可以遵循基于文档文件整理的一些要求，还可以表现一些业务特征。 保险管理文件的文件整理，一、摄影图片的文件整理(一)基本概念1、摄影图片的文件：机关和个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材

16、料为载体，以图像为主要反映方式，辅助用文字叙述的记录资料。 2、书页：中性的碱性纸张介质，固定摄影图片和底片，显示说明，是摄影图片册、底片的组成部分。 (2)摄影图片文件的构成由底片、摄影图片、文本说明三部分组成；(3)摄影图片文件的收集；(1)本部门在工作活动中生成的证书和有参考价值的摄影图片；(2)本部门的领导活动的摄影图片；(3)社会名人在本部门工作、学习的摄影图片；(3)本部门向有关部门提出内容和要求，拍摄或募集(四)整理原则保持了摄影图片文件的有机联系，便于检索和利用。 摄影图片底片应分别整理，放入专门制作的底片本，摄影图片及其文本说明一起整理放入摄影图片本。 (5)保管期限和机密级、保管期限是按摄影图片、底片的价值规定的剩馀年数，可分为永久、长期、短期三种。 具体按照国家档案化机关文件保管期限的规定执行。 机密等级是指摄影图片、底片的机密等级。 密级的划定按照保密法及其实施方法执行。 底片的整理，1，底片的整理可以按年度分开，然后加上底片号码。 底片编号格式：全宗编号-保管期限查询密码-张编号。 二、可以用一张底片或一组底片作为一个保管单位，制作序列号。如果要为胶片定径套添加序列号，请在定径套中的每个胶片上添加分号。 3、底片的号码可以用铁元素笔横刻在底片边缘，但不要损坏图片。 4、将底片放入胶乳袋，在胶乳袋右上角的空白处标明底片号码。 5、按底片号