档案管理12章

1、档案管理【第12章】,第十二章 档案信息化,档案信息化是在国家总体规划和宏观组织之下，以现代信息技术（含计算机技术、网络技术等）为手段，以档案信息资源为对象，以档案工作为依托，以档案学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、检索、开发和利用的现代化管理过程。 学习本章，理解和领会档案信息化的概念和内容,掌握电子文件和电子文化管理的相关知识。重点要了解数据库的建设和传统档案的数字化。另外，档案网站和数字档案馆的建设和管理也是本章的重点和难点。,第一节 档案信息化概述,档案信息化的概念 档案信息化是在国家总体规划和宏观组织下，采用现代信息技术改造传统档案业

2、务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会档案需求的建设过程，它是国家信息化体系的有机组成部分，是国家信息化战略在档案领域的具体体现，其建设内容十分丰富并不断变化，具有时代性和社会性。 档案信息化是以现代信息技术（含计算机技术、网络技术等）为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。,1.档案信息化基础设施建设 2.档案信息资源建设 3.档案信息化标准规范建设 4.档案管理应用系统建设 5.档案信息化人才队伍建设 6

3、.档案信息安全保障体系建设,档案信息化建设的内容,二、档案信息化的发展原则,（一）系统规划原则 （二）协调发展原则 （三）标准开放原则 （四）安全可靠原则,一、档案管理各环节的计算机辅助作业 （一）档案的收集 （二）档案的整理 （三）档案的保管 （四）档案的检索 （五）档案的利用 （六）档案的编研,二、文档一体化计算机管理系统的设计 (一) 系统分析 （二）系统功能 （三）系统设计（五）系统维护,第二节 档案的计算机辅助管理,（一）电子文件概述 电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）将电子文件（Electronic Records）定义为，在数字设备及环境中生成，以数码形式存

4、储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 电子文件具有信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间可分离性、信息易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可操作性等特点。,第三节 电子文件管理,（一）电子文件概述 电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）将电子文件（Electronic Records）定义为，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,（二）电子文件管理概述,电子文件管理的基本原则 （1）全程管理原则 全程管理原

5、则是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理和控制。,（一）电子文件概述 电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）将电子文件（Electronic Records）定义为，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,（二）电子文件管理概述,（2）前端控制原则 前端控制原则是指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。,（

6、一）电子文件概述 电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）将电子文件（Electronic Records）定义为，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,（二）电子文件管理概述,（3）真实性保障原则 电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （4）完整性保障原则 电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。,（一）电子文件概述 电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）将电子文件（Electronic

7、 Records）定义为，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,（二）电子文件管理概述,（5）有效性保障原则 电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （6）安全性保障原则 电子文件的安全性保障是指电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。,机构内部电子文件的管理模式,电子文件的管理模式,档案馆电子文件的管理模式,1.对电子文件实行统一管理

8、2.实行文件、档案一体化管理,1.集中式管理模式 2.分布式管理模式 3.集中与分布相结合的数字档案馆模式,二、电子文件的鉴定、归档与整理,（一）电子文件的鉴定 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。,（二）电子文件的归档 电子文件归档与管理规范规定：“文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。”,电子文件的归档分为逻辑归档（Logical Filing）和物理归档（Physical Filing）,电子文件归档的时间分为实时归档和

9、定期归档两种。,逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。,实时归档是指电子文件形成后即可归档；定期归档是指按照有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案机构移交。,（一）电子文件概述 电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）将电子文件（Electronic Records）定义为，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,（二）电子文件的整理,管理性归档电子

10、文件应以件为单位整理。同一全宗内的管理性电子文件按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。科技类电子文件和其他专业性电子文件，按照与其相对应的纸质档案相同的体系进行整理。,三、电子文件的移交、接收与安全保管 对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。四、电子文件的利用 电子文件利用是指用户通过电子文件检索系统查找出所需电子文件信息，并使其转化为现实价值的过程。 电子文件归档与管理规范规定：“利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，

11、有稳妥的安全保密措施利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。”,五、数据库的建设 数据库是依照某种数据模型组织起来并存放于存储器中的数据集合。 档案信息数据库包括目录数据库和内容数据库。 目录数据库主要是存储著录标引产生的以二维数据方式存放的档案二次文献，主要包括档案资料案卷级目录、文件级目录、人名索引。 数据库主要包括纸质档案资料数字化形成的图像数据，照片档案数字化形成的图像数据，馆藏录音和录像带数字化后形成的多媒体信息，移交进馆的电子档案数据，重要资料数据信息。,一、纸质档案数字化,纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、

12、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需要。,（二）电子文件的整理,档案整理、档案扫描、 图像处理、图像存储、 目录建库、数据挂接、 数据验收、数据备份、 成果管理,纸质档案数字化的基本环节,二、照片档案数字化,（一）照片档案数字化对象的选择 （二）照片档案数字化方式的选择 （三）照片扫描分辨率的选择 （四）图像色彩模式的选择 （五）文件格式 （六）照片档案数字化的前处理 （七）照片档案数字化后的图像处理 （八）照片档案数据库的建立,三、音频档案数字化

13、,（一）音频档案数字化系统的软硬件配置 1.放音设备 2.模数转换设备 3.多媒体计算机 4.信息存储设备 5.监听、拾音设备 6.操作系统和数据库管理系统平台 7.音频制作软件,（二）音频档案数字化处理的基本步骤,音频档案数字化处理的工作流程如下图所示:,1.原音带处理 2.音频线路连接 3.音频采集 4.音频编辑 5.音频存储 6.后期工作,四、视频档案数字化,（一）视频档案数字化的软硬件配置 1.放像设备 2.视频采集设备 3.视频采集、编辑系统（软件） 4.视频存储设备 （二）视频档案数字化的过程 1.原像带处理 2.设备准备和连接 3.视频采集 4.视频编辑和格式转换 6.后期工作

14、5.光盘刻录,一、档案网站的功能定位 （一）宣传与展示功能 （二）服务利用功能 （三）交流互动功能 （四）政务公开与信息公开功能 （五）档案查询功能 （六）学术研究平台功能,第五节 档案网站的建设与管理,二、档案网站建设的实施步骤,（一）准备阶段 （二）制作阶段 1.网页设计要美观 2.导航栏目设计要合理 3.相关链接要齐全 4.重视档案数据库的建设 （三）反馈阶段 1.网页的点击率 2.检索的使用率,三、档案网站管理与维护,（一）网站信息更新 （二）知识产权保护 （三）档案网站的安全保障问题 首先，技术层面上应采用备份、加密、只读、防火墙、身份验证、内外网物理隔离等安全技术,选择并使用安全性高的数据库产品,以防范病毒侵扰和黑客攻击。 其次，安全管理上应建立严密可靠的信息发布制度，确保信息“上网不涉密，涉密不上网”。,第六节 数字档案馆建设,数字档案馆的定义 我国的数字档案馆，应该是以数字化的实体档案馆为基础资源，以计算机网络为基础设施，面向社会提供数字化档案信息和其他相关信息的开放系统。,数字档案馆的特征 1.档案信息资源数字化 2.空间虚拟化 3.档