Access基础教程-Access2010第三章

1、Access基础教程(第4版)、张俊雄师范大学计算机科学技术人员、3.1表创建3.2数据类型和字段属性3.3字段编辑任务3.4主键和索引3.5表的联接3.6数据输入和编辑、第3章表、表是Access数据库的基础，所有原始数据存储在表中，其他数据库对象(如查询、表单、报告等)是表中所有数据的载体本章详细介绍如何创建表格、构成表格的字段的数据类型、设置字段属性、编辑表格以及创建表格之间的关联。第3章表格、表格建立作业包括组织表格中的栏位、命名栏位、定义栏位的资料类型以及设定栏位属性。要在现有数据库中创建表，请执行以下操作：除了使用数据表视图创建表设计视图创建表使用SharePoint列表创建表以上

2、三种方法外，用于导入和链接外部数据的导入和链接方法还可以在数据库中创建表，如3.6部分所述。使用数据表视图创建表(例如，使用3.1.1数据表视图创建表1.18)的过程如下：1.如果单击当前数据库窗口功能区“创建”选项卡下“表”组中的“表”按钮以显示表工具窗口(如图3.2所示)，则将创建一个名为表1的新表，并在数据表视图中打开该新表2.选择ID字段列，然后在“表格工具/字段”选项卡下的“属性”组中，单击“名称和标题”按钮，如图3.3所示。3.打开“输入字段属性”对话框(如图3.4所示)，将字段名称修改为“部门代码”，然后单击“确定”按钮返回数据表视图(图3.5所示)。3.1创建表，4 .在“表工

3、具/字段”选项卡下的“格式”组中，将数据类型更改为“文本”，然后将特性组中的字段大小更改为6，如图3.6所示。5.在数据表视图中，在“部门代码”字段后单击“单击以添加”，在弹出的快捷菜单中，选择字段的数据类型为“文本”，将反向显示的默认字段名“字段1”修改为“部门名称”，按enter键确认修改，然后在“属性”组中单击，3.1创建表，6 .单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框(如图3.8中所示)中，输入表名“部门表”，然后单击“确定”按钮完成“部门表要同时输入数据，可以在标记为“*”的行中输入。创建3.1表、使用3.1.2设计视图创建表、修改字段数据类型和设置字段属性的最

4、直接、最方便的方法是设计视图。下表1.19专业表格说明了使用设计视图创建表格的过程。1.在当前数据库窗口中，在功能区的“创建”选项卡下选择表格组，然后单击“表格设计”按钮，将在表格工具/设计窗口中显示一个名为表格1的新表格，并在设计视图中显示2根据表1.19专业表的结构，在“设计视图”的字段名列下的第一个空白行中输入“专业代码”，在“数据类型”列下选择“文本”，然后在“字段属性”区域的“常规”标签下的“字段大小属性”框中输入6，3.1创建表，3 .根据表格1.19专业表格的结构，重复步骤2以完成其他栏位的设计。4.在“专业代码”字段中单击鼠标右键，然后从快捷菜单(如弹出图3.11)中选择“主键

5、”。5.单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，在如图3.12所示的“另存为”对话框中输入专业表，然后单击“确定”按钮完成专业表设计。6.设计完成后的“专业表”设计视图如图3.13所示。，3.1表创建，3.2.1数据类型表3.1汇总了Access中使用的所有字段数据类型、使用情况和已使用的存储空间。字段类型的选择由数据决定，定义字段类型，并且必须首先分析输入的数据。从两个方面来看，一个是数据类型，字段类型与数据类型匹配，数据的有效范围决定了数据所需的存储空间量。第二种是可以添加数字字段，但不能添加“是”类型的数据操作。通过对这两个方面的分析确定选定的字段类型。3.2定义数据类型和字段属性、3.2.

6、2字段属性字段时，除定义字段名称和字段类型外，还需要每个字段的属性说明。1字段大小在表格设计视图中设置字段数据类型时(如图3.13所示)，从数据类型下拉列表框中选择所需类型(图3.14所示)。窗口下面的“常规”选项卡如图3.15所示。此选项卡是字段属性的设置，选中“字段大小属性”框。对于文本字段，此属性是允许输入数据的最大字符数。对于数字字段，将字段设置为数字，如图3.16所示。3.2数据类型和字段属性，2格式可以统一导出数据的样式，如果在导入数据时未按规定的样式输入数据，则在保存时会自动进行按需转换。格式设置不影响导入的数据本身，仅更改数据输出的样式。要以导入数据时的格式显示数据，请不要设置

7、格式属性。预定义的格式可用于设置自动编号、数字、货币、日期时间以及是否是等字段。文本、注释、超链接等字段没有预定义的格式，可以自定义格式。3.2数据类型和字段属性除了上述预定义格式外，还允许用户通过在格式属性框中输入自定义格式字符来定义数据的输入格式。示例：如果将“出生日期”的格式属性定义为“mm月DD日yyyy”，则数据表视图中显示的输出格式将为“10月30日1995”，如图3.19所示。其中mm表示两位数的月份，DD表示两位数的日期，yyyy表示四位数的年份。有关详细信息，请参阅Access帮助。3输入法模式输入法模式用于设置是否允许汉字输入，有三种状态：随机、打开输入法和关闭输入法。“任

8、意”保持原汉字的输入状态。3.2数据类型和字段属性，4输入掩码输入法模式用于设置字段的数据输入格式，可以控制用户以指定格式在文本框中输入数据，输入掩码主要用于基于文本和时间/日期的字段或基于数字和货币的字段。工作方法：选择需要首先设置的字段类型，然后在“常规”选项卡的底部，单击“输入掩码”属性框右侧的。即，输入掩码向导启动，如图3.20所示。要将学生表中的出生日期字段设置为短日期格式，请单击“下一步”按钮，在出现的弹出对话框中(如图3.21所示)将占位符设置为“_”，然后单击“下一步”按钮，单击“完成”按钮返回到设计设置完成后，添加数据时，“出生日期”字段显示为图3.23。遮罩文字表格输入引用

9、表3.6，3.2数据类型和字段属性，在“5标题常规”选项卡下的“标题属性”框中输入文本后，原始字段名称将改为显示在数据表视图中。例如，如图3.24所示，将“部门”字段的“标题”属性设置为“所属部门”，以数据表视图中显示输出的形式打印图3.25。6默认值添加新记录时的自动输入值，通常用于简化输入，其中字段数据的内容相同或包含相同部分的情况。，3.2数据类型和字段属性，7有效性规则限制字段输入数据的范围，当违反有效性规则时，将提示您设置有效性文本。设置此属性可以防止在满足要求之前输入错误的数据。例如，如果将“出生日期”字段中的有效性规则属性设置为“=#1990-1-1#”(如图3.26所示)，则在

10、输入数据的过程中，您只能在“出生日期”字段中输入1990年以后的日期(包括1990年)。8有效性文本用户的输入违反有效性规则时显示的提示信息。实例：提示“出生日期”字段的有效性文本属性：请输入1990年以后的日期！“如果在输入数据时出错，如图3.27所示，则会显示图3.28所示的消息框。3.2数据类型和字段属性，9必填字段此属性值为“是”或“否”。如果设置为“是”，则必须输入此字段值；如果设置为“否”，则表示您可以将此字段值留空，而不填写此字段数据。10允许空字符串此属性仅用于设置文本字段，属性值仅具有“是”或“否”选项，如果设置为“是”，则表示可以填写所有信息，例如将字段留空。11设置索引有

11、助于查询、分组和排序字段，此属性用于设置单个字段索引。属性值有三种类型：一个是“无”。第二个是“是(重复)”；第三，“是(没有重复)”。3.2数据类型和字段属性；12 unicode压缩在unicode中占用两个字节，而不是一个字节。存储在一个字节中的每个字符的编码方案将用户限制在单个代码页(最多包含256个字符的数字集合)。但是，unicode使用2个字节来表示每个字符，因此最多支持65536个字符。通过将字段的unicode压缩属性设置为是，可以补充unicode字符表示法的影响，以确保优化的性能。unicode属性值有两个：“是”和“否”，此字段中的数据设置为“是”，表示可以使用多种语言

12、存储和显示文本。默认情况下，Access数据类型将unicode压缩属性设置为是，因此，如果文本字段大小设置为10，则无论汉字、数字还是字母字符，最大输入数都为10。3.2数据类型和字段属性，13输入法模式输入法模式用于设置在数据表视图中的字段中输入数据时是否打开中文输入法。默认选项是“开”、“关”、“任意”，“开”表示输入数据时中文输入法已打开。”关闭”表示输入数据时中文输入法关闭。也就是说输入法状态为英语。随机表示输入字段数据时输入器状态保持不变。也就是说，与上一字段的输入器状态匹配。可以根据表中字段的数据类型和字段内容设置此属性，并减少输入数据时切换输入方法所造成的时间浪费。3.2数据类

13、型和字段属性，创建表格后，您可以在实际工作流程中进一步调整表格的结构，调整表格结构，或者添加、编辑、移动和删除字段。表格结构的调整通常在表格设计视图中进行。添加字段1在“设计视图”中打开要调整的表格(如图3.29所示)，使用鼠标选择要插入行的位置(在选定字段之前插入)，然后在功能区的“表格工具/设计”选项卡下的“工具还可以将鼠标指向要插入的位置，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“插入行”，如图3.30所示。或者，您可以在选择列之前插入新字段，方法是在数据表视图中选择要添加新字段的位置，单击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“插入字段”，如图3.31-图3.32所示。，3.3字段编辑操作，2变更字

14、段变更字段字段主要表示变更字段的名称。变更栏位名称不会影响资料，栏位的属性也不会变更。当然，您也可以修改资料类型、栏位属性，其行为与建立栏位时相同。在设计中，选择要修改的字段，然后输入新名称。或者，在数据表视图中(如图3.31所示)，选择要修改的字段，右键单击，然后从“属性”菜单中选择“重命名字段”。如果字段设置了标题属性，则字段选择器中显示的文本可能与实际字段名称不匹配。在这种情况下，修改之前必须从标题属性框中删除名称。在3.3字段编辑操作、3字段移动设计中，将鼠标指向要移动的字段左侧的字段选择块，选择要移动的字段，将鼠标拖放到要移动的位置，然后将字段移动到新位置，如图3.29所示。您可以移

15、动数据图表，方法是选择要移动的字段，然后将鼠标拖放到要移动的位置。4删除字段在设计图中，使用鼠标单击要删除的字段左侧的字段选择块，选择要删除的字段，单击鼠标右键，然后从快捷菜单(如图3.30所示)中选择“删除行”。或者，您可以通过选择要删除的字段并单击工具栏中的按钮来删除字段。或者，在数据表视图中(如图3.31所示)，选择要删除的字段，单击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“删除字段”。3.3字段编辑操作，3.4.1关键字创建每个表后，必须设置唯一标识表中每个数据行的关键字(特殊情况除外)。关系数据库系统的强大功能是，可以通过查询、表单和报表快速查找和合并存储在徐璐其他表中的信息。要执行此操作，每

16、个表必须包含一个字段或一组字段，用于唯一标识表中存储的每个记录(称为表的主键)。指定表的主键后，为了确保唯一性，Microsoft Access不允许在主键字段中输入重复值或Null。3.4主键和索引，1主键的主键类型(1)自动编号主键。向表中添加每个记录时，可以设置“自动编号”字段以自动输入连续数字的编号。将自动编号字段指定为表的主键是创建主键的最简单方法。如果在保存新创建的表之前未设置主键，Microsoft Access将询问是否创建主键，如图3.33所示。如果回答“是”，Microsoft Access将自动为新表格创建“编号”字段作为主要事件。如果回答否，则不会设置自动编号主键。回应

17、取消会取消表格储存作业。3.4主键和索引，(2)单个字段主键。如果字段包含唯一值(如ID号或学生的学号)，则可以将该字段指定为主键。如果选定字段具有重复或空值，则Microsoft Access不会设置主键。您可以运行查找重复项查询以查找包含重复数据的记录。如果编辑数据以消除此重复项仍然不容易，则可以添加自动编号字段并将其设置为主键，或定义多个字段主键。(3)多字段主键。如果无法保证单个字段包含的唯一值，则可以将多个字段设置为主键。这种情况最常用于多对一关系中关联其他两个表的表。3.4主键和索引，设置或更改2主键(1)以定义主键。在设计视图中打开相应的表，然后选择一个或多个要定义为主键的字段。如果选择字段，请在字段中单击以选择块。如果要选择多个字段，请按住Ctrl键，单击每个所需字段的字段以选择块，然后在功能区的“表格工具/设计”选项卡下的“工具”组中，单击“关键”(2)删除主键。在设计中打开相应的表格，单击当前使用的主键的字段以选择块，然后在功能区的“表格工具/设计”选项卡下的“工具”组中，单击“主键”按钮。3.4主