Access 数据库入门教程

1、第2章创建数据库和表，它们是存储程序(包括表、查询、表单、报表、宏和模块)中所有对象的应用程序，甚至包括一些数据访问页面。虽然某些数据库软件将数据库和表视为同一个词，但Access使用标准数据库术语，其中包含所有数据和管理该数据的所有对象，创建新表时无需创建新数据库。本章说明如何建立资料库，以及如何在资料库中建立表格。本章要点2.1创建第一个Access数据库2.2创建员工表2.3明智的图书开发公司数据库中表之间的关系2，2.1创建第一个Access数据库，启动Access后不能直接创建数据库，数据库创建方法都必须以一定的方式创建，以下是创建数据库的几种方法：2.1.1对于熟悉空数据库创建数据

2、库的用户，如果要创建特殊数据库，则可以创建自己的空数据库，然后根据需要设置数据库。1调用新文件活动窗口在Access中创建数据库是使用新文件活动窗口完成的，如下所示：(1)首次启动Access 2003时，界面中将显示“start job(启动作业)”任务窗格，然后单击任务窗格上方的其他任务窗格按钮以调出下拉菜单，如图2-1-1所示。在此选择“新建文件”菜单命令以调出“新建文件”工作窗口，如图2-1-2所示。如果您已经使用了另一个工作窗口，您也可以单击此按钮来装入新的文件工作窗口。2.1单击“创建第一个Access数据库”、图2-1-1其他任务窗格按钮图2-1-2“新建文件”任务窗格，2.1创

3、建第一个Access数据库，(2)如果任务界面中没有任务窗格，请单击“文件”“新建”菜单命令，或者2创建空数据库要创建空数据库，请执行以下操作：(1)装入新的文件工作窗口，如图2-1-2所示。(2)在“新建”栏上，单击“空数据库选项”以调出“文件”“新建数据库”对话框，如图2-1-3所示。图2-1-3文件“新建数据库”对话框，2.1创建第一个Access数据库，(3)从“保存位置”下拉列表框中选择相应的路径，在“文件名”文本框中输入数据库名称，然后在“保存类型”默认Microsoft Office Access数据库(* .mdb)。(4)单击“create(创建)”按钮将生成空的数据库窗口，

4、如图2-1-4所示。图2-1-4“培训管理数据库”窗口，2.1创建第一个Access数据库，使用2.1.2向导创建空数据库后设置实际基本数据，如表、查询、表单和报告。如果用户对数据库不太了解，可以使用数据库向导快速有效地创建整个数据库文件。数据库向导允许用户回答多个对话框的问题，然后设置包含整个对象(如表、表单、查询、报表和宏)的用户所需的数据库。使用向导创建数据库的特定过程如下：(1)单击“文件”“新建”菜单命令以调出“新建文件”工作窗格，如图2-1-2所示。(2)单击模板栏上的本地模板选项以调用“模板”对话框，如图2-1-5所示。2.1创建第一个Access数据库、图2-1-5模板对话框、

5、2.1创建第一个Access数据库，如果本地模板不符合要求，您可以在相应栏中进行选择，联机搜索，然后直接单击Office Online模板按钮。(3)在“模板”对话框中，单击“数据库”选项卡，然后选择联系人管理模板，如图2-1-5所示。(4)单击“确定”按钮以调用“文件”“新建数据库”对话框，如图2-1-3所示。(5)从“保存位置”下拉列表框中选择相应的路径，在“文件名”文本框中输入联系人管理文本，然后输入保存类型默认Microsoft Office Access数据库(* .)。mdb)。(6)单击“创建”按钮以调用其中一个“数据库向导”对话框，如图2-1-6所示。此时，可以单击“下一步”按

6、钮进一步设置数据库；如果不再创建此数据库，可以单击“取消”按钮；如果按照向导的默认设置准备好创建所有数据库，则可以单击“完成”按钮自行创建。本书中以后可能出现的“上一步”、“下一步”、“取消”和“完成”按钮的使用方法和语义与上述基本相同，向导设置过程全部相同。(7)单击“下一步”按钮以调出“数据库向导”对话框中的2，如图2-1-7所示。图2-1-7数据库向导对话框2，2.1是“创建第一个Access数据库”、和图2-1-6数据库向导对话框之一，用于创建第一个Access数据库。在“数据库中的表”列表框中，用于创建此数据库中创建的三个表向导不能修改表的数量和名称，您可以单击表，在右侧的列表框中设

7、置表的字段。在此对话框中，“后退”按钮有效，如果要修改上一个对话框的设置，单击此按钮将返回到上一个对话框。(8)在“数据库中的表”列表框中，选择“联系信息”，然后在右侧“表中的字段”列表框中(如图2-1-7所示)选择要添加的字段。此列表框包含您可以选择的所有字段。列出的某些字段是斜体。默认情况下，字段前面的复选框中有“”标记。也就是说，此字段处于选中状态，不能取消。其他字段为斜体，默认情况下，如果字段前面的复选框中没有“”标记，则可以通过单击此复选框将其添加到表格中。此对话框中的其他两个表都是必填字段，不能修改，因此此处不再列出其内容，供读者查看。(9)单击“下一步”按钮以调用“数据库向导”对

8、话框的第三部分(如图2-1-8所示)，然后从右侧的列表框中选择样式。在此对话方块中，若要设定萤幕上显示的型式，右侧的清单方块中有可选取的型式，左侧具有该型式的效果。2.1创建第一个Access数据库，(10)单击“下一步”按钮调用数据库向导对话框中的四个对话框(如图2-1-9所示)，设置用于打印报告的样式，然后从右侧的列表框中选择格式。图2-1-8数据库向导对话框3图2-1-9数据库向导对话框4，2.1创建第一个Access数据库(11)单击“下一步”按钮以调用数据库向导对话框5，如图2-1-10所示。请指定数据库的标题.在文本框中输入相应的标题，如果要在所有报告中添加图片，请选择“是，我要包

9、含一幅图片。”您可以选取勾选方块。在这种情况下，“图片”按钮有效，单击此按钮将打开“插入图片”对话框，您可以在其中选择所需的图片。(12)单击“下一步”按钮调出“数据库向导”对话框的6，如图2-1-11所示。如果以前执行的任务没有要修改的内容，请单击完成按钮；要重置以前的选项，请单击返回按钮。如果选中“是，启动数据库”复选框，则在创建数据库后直接启动数据库。否则，不会启动数据库。，2.1创建第一个Access数据库，单击图2-1-10数据库向导对话框中的5图2-1-11数据库向导对话框6，2.1创建第一个Access数据库，(13)完成按钮、图2-1-12“数据库向导”对话框中的7，2.1创建

10、第一个Access数据库，完成创建后，您可以查看数据库窗口(如图2-1-13所示)，主切换面板表格显示在屏幕上(图2-1-14所示)。每次打开数据库以便用户在此处工作时，都会显示此表格。图2-1-13联系人管理数据库窗口图2-1-14主切换面板表单，创建第一个Access数据库，将数据输入数据库后，如果要预览报告，请在图2-1-14所示的表单中单击“预览报告”选项，然后单击下一级别的报告，如图2-1-15所示图2-1-15显示了在输入开始日期和结束日期后单击“预览”按钮时显示的“预览每周货币摘要报告”复选框的对话框。图2-1-15报表切换面板表单，创建第一个2.1 Access数据库，在2.1

11、.3数据库窗口的工具栏第一章中，Access的工具栏可以随着对象的更改而创建数据库，然后打开数据库窗口。工具栏是数据库的工具栏，如图2-1-16所示。、数据库工具栏上的按钮的功能类似于表2-1-1。图2-1-16数据库工具栏，第一个2.1 Access数据库创建，2.1.4组相关任务在数据库窗口左侧的对象栏下有一个“组”对象，设置组是为了更方便地管理数据库中的各种对象。例如，相同类型的物件可以放置在群组中，因此与群组相关的动作将在以下说明。1新建、删除或重命名组下面介绍了如何创建新组。(1)将鼠标移动到“Access数据库”窗口左侧组下方的区域，单击鼠标右键，然后从弹出菜单中选择“新建组”菜单

12、命令，以调用“新建组”对话框(2)在“新建组名”文本框中输入名称，然后单击“确定”按钮以创建新组。如果要删除现有组，请将鼠标移动到要删除的组上，单击鼠标右键，然后从菜单中选择“删除组”，即可删除组。如果要更改组名称，请将鼠标移动到组名称上，右键单击组名称，然后从弹出菜单中选择“重命名组”菜单命令，以显示“重命名组”对话框，如图2-1-18所示。在对话框的“新建组名”文本框中输入新组的名称，然后单击“确定”按钮。图2-1-19显示了重命名为“订单”的组和组中的对象。2.1创建第一个Access数据库、图2-1-18重命名组对话框、图2-1-17新建组对话框、2.1创建第一个Access数据库、选

13、择对象并按键盘上的Delete键将弹出一个对话框，询问您是否要删除该对象，单击“是”按钮将从组中删除该对象。该对象将从组中移除，但只是从组中删除了该对象的快捷方式，并没有实际删除该对象。2.2表示如果要创建“员工”表并使用Access数据库数据，则数据必须存储在Access最重要的组件表中，这是许多应用程序的根本原因。表由特定数据集或相同主题的数据集组成，是查询、表单和报表的基础，并且Access数据库中必须至少存在一个表。第2.1节是使用数据库向导创建的数据库，可以直接学习输入表中的数据。如果用户创建空数据库，并且此库中没有对象，则可以直接构建表并使用Access提供的表向导。使用2.2.1

14、表向导创建表创建名为客户资料的空数据库，然后单击对象列表中的表对象。此时，数据库窗口将列出当前数据库中的表以及创建表的方法，如图2-2-1所示。您可能会看到此数据库中没有表。在此数据库中创建表。使用表向导创建表的特定步骤如下：(1)使用以下方法之一调用“表向导”对话框：单击数据库窗口中的按钮以调用“新建表”对话框(如图2-2-2所示)，选择表向导选项，然后单击“确定”按钮以调用表向导对话框(图2-2-3所示)。2.2创建“员工”表，图2-2-1“客户数据”数据库窗口图2-2-2“新表”对话框，2.2 (2)选择“业务”单选按钮，然后在“示例表”列表框中选择“客户”选项，在“示例字段”列表框中选

15、择所需的字段名，然后双击字段名，重复步骤(3)(2)中的操作，将新表中所需的其他字段添加到新表的“字段”列表框中。可以使用多种方法添加、删除和重命名字段：单击按钮时，可以将“样例字段”列表框中的所有字段添加到“新表中的字段”列表框中。可以选择已添加到新表的字段列表框中的字段，双击字段名称，或单击按钮从新表的字段列表框中删除字段。要从新表的“字段”列表框中删除所有字段，请单击按钮。要移动“新建表中的字段”列表框中的字段，必须清除字段，单击“新建表中的字段”列表框中要显示字段的位置，然后添加字段。单击“重命名字段”按钮，在“重命名字段”文本框中输入新字段的名称，然后单击“确定”按钮，如图2-2-4所示。、2.2创建员工表、和图2-2-3表向导对话框之一的“rename field(重命名字段)”对话框、创建2.2员工表、(4)单击“next(下一步)”按钮以创建图2-2-2(5)单击“next(下一步)”按钮以调出表向导对话框中的三个对话框，如图2-2-6所示。使用此对话框可以设置创建表后的操作。、图2-2-5表向导对话框图2-2-6表向导对话框图3，2.2创建员工表，然后单击“完成”按钮，根据上一步骤的设置调用“客户：表”窗口或“客户”表单，您可以在图2-2-1所