日常办公行政流程攻略

1、日常行政工作流程化攻略目录一、 钉钉使用攻略1（一）日常功能1（二）办公协同2（三）事项审批3二、 办公用品领用攻略5三、 用印审批流程攻略6四、 文件审批流程攻略7（一）制度规范类文件7（二）部门日常事务类文件7（三）财务类文件7（四）采购类文件7（五）其它文件7 为简化日常行政工作的流程，使得工作流程更加明晰、一目了然，避免出现该工作负责人员缺岗时，该项事务停滞无法进行。为避免此类情况的发生，故整理本攻略以使行政工作机制更完善。日常行政事务主要涉及办公物品管理、办公环境管理和用印管理等。1、 钉钉使用攻略（一）日常功能1.考勤打卡。根据手机定位和预设范围、时间，在手机端进行考勤打卡，替代传

2、统打卡方式。请大家积极参与，尽快熟悉钉钉操作。操作办法：商务中心中心200米范围内，早上8:30，打开钉钉即可完成上班考勤打卡。下午17:30以后在钉钉主界面点击工作-选择考勤打卡-点击下班打卡，即可完成。系统会在上下班前10分钟发消息提醒，请大家注意时间。（通过钉钉请假、外出审批的，考勤记录会显示相应状态）。2. 签到。通过发送当前位置，便于其他人掌握了解行踪，较电话、短信、微信汇报更为直观、方便。如考察接待点位准备时，通过签到报送准备情况。操作办法：钉钉主界面点击工作-选择签到-点击签到。3. 日志。通过手机端记录和上报个人日、周、月工作总结，便于记录工作及让其他人看见你的业绩。（不强制要

3、求，鼓励大家积极使用）（二）办公协同1.单聊群聊。可通过工作群、私聊等方式交流沟通，发出消息后将显示消息接收状态（已读、未读），如对方未及时读取消息，可进一步通过ding、短信、电话等方式提醒。操作办法：工作群在消息界面点击、编辑、发送（可通过长点群名称，设置为置顶，便于操作）；单聊通过进群-点击右上角群成员图标-点击群成员-点击具体人进行私聊。发送网页链接，通过复制网页链接-粘贴-发送完成（微信上网页不支持直接分享，需要复制链接）。发送文件资料，一是通过电脑版钉钉操作（同微信网页版、电脑版操作相同）。二是下载到手机（微信接收的文件打开后，会自动保存在手机），在钉钉聊天页面点击“+”-文件-选

4、择相应文件，完成共享。三是通过电脑版将文件保存在钉盘（云端），在手机钉钉点击工作-钉盘-选择文件-长按-发送给联系人完成（钉钉收到文件也会自动保存在钉盘）。2. 私密消息。在单聊私密模式下，头像和昵称都会打码，截屏无用，所有消息阅读后自动销毁，不能复制、转发，不留存。操作办法：单聊页面点击右上角，选择发起私聊。3. ding.是一种通过免费商务电话、免费短信、应用内的方式通知到对方，无论对方是否安装钉钉，都能实现消息必达。可使用ding通知会议（被通知人可反馈参加、不参加等信息）、事项、任务（被通知人可随时反馈完成情况）等。操作办法：钉钉主界面点击“ding” -点击右上角新建图标-选择通知事

5、项-编辑内容-选择发送。（电话通知方式将会由系统电话拨打，适用于会议通知、重要事项通知等群体性和实效性较强的信息通知）4. 电话会议。可发起2-8人电话会议。操作办法：在钉钉主界面点击工作-电话会议-马上开会（预约会议）-选择人员（组织架构-子群“下级”-选择群成员）-召开开会。5. 视频会议。可发起2-16人视频会议。在钉钉主界面点击工作-视频会议-马上开会-选择人员（组织架构-子群“下级”-选择群成员）-召开开会。（三）事项审批当前启用请假、外出和用车审批，可通过手机端操作完成，提升效率。1. 请假审批。1天内总经理、分管领导审定，负责人审批（可打印请假审批单存办公室，备查）。1天以上请填

6、写纸质请假条按程序送审。2. 外出审批。因公需外出办事1天以内的，按需要报相应领导审批，可抄送需知晓人员（此功能便于领导和同时了解动向）。3. 用车审批。办公室内部因工用车的，填写使用时间、返回时间、出发地点、车辆类型和数量，报行政经理审定、审批、安排（审批意见填写安排车辆和司机），可抄送乘坐人员知晓。操作办法：可通过在钉钉主界面点击工作-审批-选择审批事项-填写时间、事由，选择审批人、抄送人。审批人根据审批权限选择所在部负责人、分管领导、负责人。抄送人可选择需知晓人员。审批完成后如需打印审批单，可在在审批单界面点击右上角“更多”-点击“打印”，审批单将以pdf格式发送到手机和电脑版钉钉，下载

7、后即可打印。4.物品领用公司员工领用办公用品、固定资产必须通过钉钉申请，操作方法：钉钉主界面-行政管理-物品领用-填写物品用途、物品名称、数量，经办公室负责人审批通过后，通知抄送人领取即可。办公用品发放管理统一归由公司办公室负责。做到办公用品发放统一管理，统一配发，严控指标，厉行节约。2、 办公用品领用攻略个人或部门领用办公用品时，需在钉钉上进行提请，审批人为行政经理（贾敏），抄送行政专员（江应慧）。操作方法：钉钉主界面-行政管理-物品领用-填写物品用途、物品名称、数量，经办公室负责人审批通过后，通知抄送人领取即可。注意事项：1.物品领取需本人在领取到物品后，进行纸质版登记；2.物品出库之后，

8、尽快在“百卓优采”管理系统中将物品进行出库管理；出库流程：登录百卓优采app出入库管理出库新建选择物品和数量（标明领取人和部门）保存3、 用印审批流程攻略公司各职能部门及下属单位有关事务需盖公司印章的，应由经办人在钉钉申请用印审批用印。以公司名义发出的重要公文、函、证件以及合同、担保书等重要法律文书，必须由董事长签发。董事长有书面授权的，可由被授权人签发。用印审批两种方式：纸质版审批和钉钉审批。方式一：纸质版审批。用章部门或个人填写纸质版用印申请单印章保管部门（财务部）签字董事长签字通知办公室主管、财务经理用印请求开柜用印方式二：钉钉审批正常用印提请不建议使用钉钉，除紧急情况、董事长外出时间较长，方可采用钉钉进行用印审批，其它情况下一律填写纸质版申请单进行用印审批。用印人打开钉钉工作用印申请填写用印信息上级部门审批审批通过通知抄送人员用印4、 文件审批流程攻略（一）制度规范类文件审批流程：文件发起部门负责人行政经理董事长（二）部门日常事务类文件审批流程：文件发起部